Uchwała o zmianie udziałów w nieruchomości wspólnej

Zmiana udziałów w nieruchomości wspólnej

Zgodnie z art. 3 ust. 3 ustawy o własności lokali udział właściciela lokalu wyodrębnionego w nieruchomości wspólnej odpowiada stosunkowi powierzchni użytkowej lokalu wraz z powierzchnią pomieszczeń do niego przynależnych do łącznej powierzchni użytkowej wszystkich lokali wraz z pomieszczeniami do nich przynależnymi. Oznacza to, że udział nie powinien być ustalany uznaniowo, według wygody wspólnoty albo aktualnego sposobu korzystania z części wspólnych.

Jeżeli udziały zostały określone błędnie, wspólnota powinna doprowadzić do ich sprostowania. Może to wynikać na przykład z błędnego obmiaru, nieuwzględnienia pomieszczeń przynależnych, podziału lokalu, adaptacji części wspólnej albo historycznych błędów w aktach notarialnych. Nie każda zmiana udziałów jest jednak dopuszczalna w trybie prostej uchwały. Art. 22 ust. 3 pkt 5a ustawy o własności lokali dotyczy zgody na zmianę wysokości udziałów we współwłasności nieruchomości wspólnej, ale w praktyce najbezpieczniej traktować go jako podstawę do korekty udziałów, które nie odpowiadają ustawowemu sposobowi ich obliczania.

Jeżeli zmiana udziałów jest związana z adaptacją strychu, podziałem lokalu albo zmianą powierzchni lokali, trzeba dodatkowo sprawdzić dokumentację techniczną, treść ksiąg wieczystych, akty notarialne oraz to, czy nie doszło do naruszenia praw pozostałych właścicieli. W podobnych sprawach przydatne może być omówienie zagadnienia adaptacja strychu przepisanie udziałów oraz problemu nielegalna adaptacja strychu we wspólnocie.

Uchwała właścicieli lokali i pełnomocnictwo dla zarządu

Zmiana wysokości udziałów w nieruchomości wspólnej należy do czynności przekraczających zakres zwykłego zarządu. Zgodnie z art. 22 ust. 2 ustawy o własności lokali do podjęcia takiej czynności potrzebna jest uchwała właścicieli lokali wyrażająca zgodę oraz udzielająca zarządowi pełnomocnictwa do zawierania umów albo składania oświadczeń w formie prawem przewidzianej.

Uchwała powinna więc nie tylko stwierdzać, że właściciele zgadzają się na zmianę udziałów. Powinna także jasno określać, jakie udziały mają zostać przyjęte po korekcie, z czego wynika zmiana, kto ma wykonać uchwałę oraz do jakich czynności zarząd jest umocowany. W praktyce warto dołączyć zestawienie dotychczasowych i projektowanych udziałów, podstawę obliczeń, opis lokali oraz wskazanie ksiąg wieczystych.

Uchwały właścicieli lokali zapadają zasadniczo większością głosów liczoną według wielkości udziałów, chyba że w konkretnej wspólnocie stosuje się tryb głosowania jeden właściciel - jeden głos w przypadkach przewidzianych ustawą. Jeżeli uchwała jest podejmowana częściowo na zebraniu, a częściowo w drodze indywidualnego zbierania głosów, trzeba zadbać o prawidłowe zawiadomienie właścicieli o jej treści i wyniku głosowania.

Czy uchwała o zmianie udziałów wymaga aktu notarialnego?

Najważniejsza jest nie sama nazwa dokumentu, ale forma czynności, którą uchwała ma umożliwić. Jeżeli wykonanie uchwały wymaga złożenia oświadczeń w formie aktu notarialnego, to pełnomocnictwo dla zarządu również powinno zostać udzielone w tej formie. Wynika to z art. 99 § 1 Kodeksu cywilnego, zgodnie z którym jeżeli do ważności czynności prawnej potrzebna jest szczególna forma, pełnomocnictwo do dokonania tej czynności powinno być udzielone w tej samej formie.

W praktyce oznacza to, że uchwała zawierająca pełnomocnictwo dla zarządu do dokonania czynności notarialnej powinna być podjęta w taki sposób, aby notariusz mógł sporządzić odpowiedni protokół albo akt obejmujący wymagane oświadczenie. Jeżeli wcześniejsza uchwała została podjęta zwykłą formą pisemną, notariusz może odmówić dokonania czynności, uznając, że zarząd nie ma pełnomocnictwa w wymaganej formie.

Nie oznacza to jednak automatycznie, że każdy właściciel lokalu musi później osobiście stawić się w kancelarii notarialnej. Art. 21 ust. 3 ustawy o własności lokali przewiduje, że zarząd na podstawie pełnomocnictwa, o którym mowa w art. 22 ust. 2, składa oświadczenia w celu wykonania uchwał m.in. w sprawach zmiany udziałów, ze skutkiem w stosunku do właścicieli wszystkich lokali. Dlatego po prawidłowym umocowaniu to zarząd może wykonać uchwałę u notariusza.

Co powinien zrobić zarząd po podjęciu uchwały?

Po podjęciu prawidłowej uchwały zarząd powinien podjąć czynności wykonawcze: skontaktować się z notariuszem, przygotować dokumenty, doprowadzić do złożenia wymaganych oświadczeń, a następnie zadbać o dalsze formalności, w szczególności o ujawnienie zmian w księgach wieczystych, jeżeli jest to konieczne. Zarząd nie powinien traktować uchwały jako deklaracji bez dalszych skutków.

Do dokumentów potrzebnych notariuszowi mogą należeć w szczególności: uchwała wspólnoty, protokół z zebrania albo dokumenty głosowania, pełnomocnictwo dla zarządu, aktualne odpisy ksiąg wieczystych, dokumentacja powierzchniowa lokali, wypisy z rejestru gruntów lub kartoteki budynków, a także projekt nowych udziałów. Zakres dokumentów zależy od przyczyny korekty i stanu prawnego nieruchomości.

Jeżeli problem dotyczy reprezentacji właściciela, kontaktów ze wspólnotą albo działania przez pełnomocnika, warto sprawdzić również zagadnienie pełnomocnictwo i obowiązki wobec wspólnoty.

Jak zmusić zarząd wspólnoty do działania?

Pierwszym krokiem powinno być pisemne wezwanie zarządu do wykonania uchwały. W wezwaniu warto wskazać numer i datę uchwały, opisać czynności, które powinny zostać wykonane, wyznaczyć rozsądny termin oraz zażądać informacji, u którego notariusza i kiedy sprawa zostanie załatwiona. Dobrze jest wysłać takie pismo w sposób pozwalający wykazać doręczenie.

Jeżeli zarząd pozostaje bierny, właściciele dysponujący co najmniej 1/10 udziałów w nieruchomości wspólnej mogą żądać zwołania zebrania na podstawie art. 31 lit. b ustawy o własności lokali. We wniosku należy precyzyjnie wskazać proponowany porządek obrad, na przykład: wykonanie uchwały o zmianie udziałów, podjęcie uchwały w prawidłowej formie, zobowiązanie zarządu do stawienia się u notariusza, odwołanie dotychczasowego zarządu i powołanie nowego.

W sprawach wspólnotowych znaczenie mają także codzienne zasady współdziałania właścicieli i zarządu. Przykładowo inne spory o korzystanie z części wspólnych pokazują, jak praktycznie działają obowiązki wobec wspólnoty przy korzystaniu z nieruchomości wspólnej, a przy zmianie sposobu użytkowania lokalu ważna bywa zgoda wspólnoty i obowiązki wobec wspólnoty.

Odwołanie zarządu, absolutorium i zarządca przymusowy

Zgodnie z art. 20 ust. 2 ustawy o własności lokali członkowie zarządu mogą być w każdej chwili odwołani albo zawieszeni w czynnościach. Uchwała o odwołaniu zarządu co do zasady nie musi zawierać rozbudowanego uzasadnienia. W praktyce warto jednak zadbać o prawidłowe zwołanie zebrania, jasny porządek obrad i prawidłowe liczenie głosów, aby ograniczyć ryzyko późniejszego zaskarżenia uchwały.

Nieudzielenie absolutorium zarządowi, o którym mowa w art. 29 ust. 2 ustawy o własności lokali, nie powoduje automatycznego odwołania zarządu. Jest jednak istotnym sygnałem braku akceptacji dla sposobu prowadzenia spraw wspólnoty i często poprzedza uchwałę o zmianie zarządu.

W poważniejszych przypadkach można rozważyć wniosek do sądu o ustanowienie zarządcy przymusowego. Art. 26 ust. 1 ustawy o własności lokali pozwala każdemu właścicielowi lokalu żądać ustanowienia zarządcy przymusowego, jeżeli zarząd nie został powołany, nie wypełnia swoich obowiązków albo narusza zasady prawidłowej gospodarki. To rozwiązanie powinno być stosowane ostrożnie, zwykle wtedy, gdy zwykłe środki wewnątrz wspólnoty nie przynoszą rezultatu.

Zaskarżenie uchwały i ryzyko wadliwej procedury

Jeżeli uchwała o zmianie udziałów narusza przepisy, umowę właścicieli lokali, zasady prawidłowego zarządu nieruchomością wspólną albo w inny sposób narusza interes właściciela, może zostać zaskarżona do sądu na podstawie art. 25 ustawy o własności lokali. Termin na zaskarżenie wynosi 6 tygodni od dnia podjęcia uchwały na zebraniu albo od dnia powiadomienia właściciela o treści uchwały podjętej w trybie indywidualnego zbierania głosów.

Wadliwa forma pełnomocnictwa nie zawsze musi prowadzić do konieczności kwestionowania samej uchwały, ale może uniemożliwić jej wykonanie u notariusza. Dlatego przed eskalowaniem sporu warto ustalić, czy problem polega na merytorycznej wadzie uchwały, braku wymaganej większości, błędnym obliczeniu udziałów, czy tylko na nieprawidłowej formie pełnomocnictwa dla zarządu.

Praktyczny plan działania dla właścicieli

Jeżeli wspólnota podjęła już uchwałę, ale zarząd nie wykonuje jej u notariusza, właściciele powinni działać etapami. Najpierw należy sprawdzić treść uchwały i formę pełnomocnictwa. Następnie warto wezwać zarząd do wykonania uchwały. Jeżeli zarząd nie reaguje, właściciele posiadający co najmniej 1/10 udziałów powinni zażądać zwołania zebrania z konkretnym porządkiem obrad.

Na takim zebraniu można podjąć uchwałę naprawczą w prawidłowej formie, zobowiązać zarząd do wskazanych działań, odwołać członków zarządu albo powołać osoby, które realnie wykonają uchwałę. Jeżeli konflikt jest głęboki, a zarząd trwale paraliżuje sprawy wspólnoty, pozostaje droga sądowa, w tym wniosek o zarządcę przymusowego.

FAQ

Podsumowanie

Zmiana udziałów w nieruchomości wspólnej wymaga starannego przygotowania. Trzeba ustalić, czy udziały rzeczywiście są nieprawidłowe, przygotować nowe wyliczenia, podjąć uchwałę właścicieli i udzielić zarządowi pełnomocnictwa w formie właściwej dla czynności, którą zarząd ma wykonać. Jeżeli wykonanie uchwały wymaga aktu notarialnego, zwykła forma pisemna może okazać się niewystarczająca.

Gdy zarząd zwleka z wykonaniem uchwały, właściciele nie są bezradni. Mogą zażądać zwołania zebrania, odmówić absolutorium, odwołać zarząd, powołać nowy zarząd albo w poważnych przypadkach wystąpić do sądu o zarządcę przymusowego. Najważniejsze jest jednak zachowanie właściwej procedury, ponieważ błędy formalne mogą zablokować całą zmianę u notariusza lub w księdze wieczystej.

Źródła

1. Ustawa z dnia 24 czerwca 1994 r. o własności lokali, w szczególności art. 3, art. 20-23, art. 25, art. 26, art. 29 i art. 31 - tekst jednolity w Dzienniku Ustaw
2. Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny, w szczególności art. 73, art. 99 i art. 158 - tekst jednolity w Dzienniku Ustaw
3. Ustawa z dnia 14 lutego 1991 r. - Prawo o notariacie, w zakresie czynności notarialnych i protokołów - Internetowy System Aktów Prawnych