Czy związek zawodowy może żądać listy płac od pracodawcy?

Czy pracodawca musi ujawnić związkowi zawodowemu listę płac?

Nie w każdym przypadku. Aktualny art. 28 ustawy o związkach zawodowych przewiduje, że pracodawca ma obowiązek udzielić zakładowej organizacji związkowej informacji niezbędnych do prowadzenia działalności związkowej. Przepis wymienia w szczególności informacje dotyczące warunków pracy i zasad wynagradzania, działalności i sytuacji ekonomicznej pracodawcy związanych z zatrudnieniem, stanu i struktury zatrudnienia oraz działań mogących powodować istotne zmiany w organizacji pracy lub podstawach zatrudnienia. Po stronie samej organizacji związkowej odrębne obowiązki dotyczą ewidencji i dokumentowania środków; zobacz zasady księgowości związków zawodowych.

To uprawnienie jest szerokie, ale nie jest nieograniczone. Związek może żądać informacji potrzebnych do kontroli przestrzegania prawa pracy, prowadzenia rokowań, opiniowania regulaminów, ochrony interesów pracowników czy przeciwdziałania nierównemu traktowaniu. Nie oznacza to jednak, że pracodawca powinien automatycznie przekazać pełną listę płac z nazwiskami albo zestawienie, które po stanowisku, funkcji lub małej grupie pozwala łatwo ustalić wynagrodzenie konkretnej osoby.

Praktycznie oznacza to, że pracodawca powinien najpierw ustalić, czego dokładnie żąda organizacja związkowa, po co informacje są potrzebne oraz czy ten cel można osiągnąć przez dane mniej ingerujące w prywatność pracowników. Jeżeli tak, pierwszeństwo powinny mieć dane zbiorcze, zanonimizowane albo opis zasad wynagradzania, a nie indywidualne kwoty przypisane do konkretnych osób.

Ochrona informacji o wysokości wynagrodzenia

Informacja o wynagrodzeniu pracownika może być chroniona na kilku poziomach. Po pierwsze, może stanowić element prywatności i dobro osobiste pracownika w rozumieniu art. 23 i 24 Kodeksu cywilnego. W uchwale z dnia 16 lipca 1993 r., sygn. I PZP 28/93, Sąd Najwyższy wskazał, że ujawnienie przez pracodawcę bez zgody pracownika wysokości jego wynagrodzenia może naruszać dobro osobiste pracownika. Ocena zależy jednak od okoliczności, w tym od tego, czy informacja rzeczywiście dotyczy sfery prywatnej danej osoby i czy istnieje podstawa prawna do jej ujawnienia.

Po drugie, wynagrodzenie jest informacją o sytuacji ekonomicznej osoby fizycznej, a więc może być daną osobową, jeżeli dotyczy osoby zidentyfikowanej albo możliwej do zidentyfikowania. Po wejściu w życie RODO nie należy już opierać analizy na uchylonej ustawie o ochronie danych osobowych z 1997 r. Podstawowe znaczenie mają art. 5 i 6 RODO, w szczególności zasady zgodności z prawem, celowości, minimalizacji danych i rozliczalności.

W praktyce problem nie dotyczy tylko imienia i nazwiska. Dane mogą identyfikować pracownika także pośrednio. Jeżeli związek żąda informacji o wynagrodzeniu dyrektora, głównego księgowego albo kierownika jedynej komórki organizacyjnej, to nawet bez nazwiska może być jasne, o którą osobę chodzi. W takiej sytuacji przekazanie kwoty wynagrodzenia wymaga szczególnej ostrożności.

Jakie informacje o wynagrodzeniach można przekazać związkowi?

Najbezpieczniejszym kierunkiem jest przekazanie informacji o systemie wynagradzania, a nie o prywatnych zarobkach konkretnych osób. Pracodawca może więc co do zasady udostępnić związkowi:

• regulamin wynagradzania, regulamin premiowania i inne wewnętrzne akty płacowe, jeżeli obowiązują u pracodawcy,
• zasady ustalania wynagrodzenia zasadniczego, dodatków, premii, nagród i innych składników,
• widełki płacowe, kategorie zaszeregowania lub tabele stanowiskowe, jeżeli funkcjonują w firmie,
• informacje zbiorcze o najniższym, najwyższym i przeciętnym wynagrodzeniu w grupach zawodowych, ale tylko wtedy, gdy dane są odpowiednio zagregowane i nie prowadzą do identyfikacji konkretnych pracowników,
• informacje potrzebne do oceny, czy nie dochodzi do naruszenia zasady równego traktowania w zatrudnieniu.

Dane zagregowane nie zawsze są anonimowe. Jeżeli grupa zawodowa obejmuje jedną lub dwie osoby, podanie średniej, minimum i maksimum w praktyce może ujawnić ich wynagrodzenia. Wtedy pracodawca powinien rozważyć połączenie kilku grup, podanie szerszych przedziałów, opisanie zasad bez kwot indywidualnych albo zwrócenie się do związku o doprecyzowanie celu i zakresu wniosku.

Kiedy związek może poznać wynagrodzenie konkretnego pracownika?

Indywidualne wynagrodzenie konkretnego pracownika może zostać ujawnione związkowi przede wszystkim wtedy, gdy istnieje wyraźna podstawa prawna, zgoda pracownika albo związek działa w indywidualnej sprawie tej osoby. Przykładowo pracownik może zwrócić się do związku o reprezentowanie go w sporze z pracodawcą dotyczącym naliczenia pensji, premii, dodatku stażowego albo nierównego traktowania. Wtedy zakres danych powinien być ograniczony do tego, co konieczne do prowadzenia sprawy.

Odrębnie należy traktować sprawy zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. Przy przyznawaniu świadczeń socjalnych pracodawca może żądać danych niezbędnych do oceny sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej, a przedstawiciele strony społecznej mogą uczestniczyć w procedurze zgodnie z regulaminem ZFŚS. Takie przetwarzanie także musi być ograniczone do celu socjalnego i nie daje podstaw do swobodnego ujawniania list płac.

Uprawnienia związków zawodowych a ochrona danych

Uprawnienie informacyjne organizacji związkowej trzeba pogodzić z obowiązkami pracodawcy jako administratora danych. Pracodawca powinien wykazać, że udostępnienie informacji ma podstawę prawną, służy konkretnemu celowi i obejmuje tylko dane niezbędne. Z kolei organizacja związkowa powinna sformułować wniosek tak, aby wynikało z niego, dlaczego żądane informacje są potrzebne do działalności związkowej.

Jeżeli żądanie jest zbyt szerokie, pracodawca nie powinien po prostu go zignorować. Prawidłowe działanie polega na udzieleniu informacji w części dopuszczalnej, odmowie przekazania danych nadmiarowych oraz wyjaśnieniu, że przekazanie danych identyfikujących pracowników mogłoby naruszyć ich prywatność i przepisy o ochronie danych osobowych. Warto również zaproponować alternatywną formę informacji, np. zestawienie zbiorcze.

Trzeba pamiętać, że związki zawodowe kontrolują przestrzeganie przepisów dotyczących interesów osób wykonujących pracę zarobkową. Nie można więc wykorzystywać RODO jako pretekstu do całkowitego blokowania każdej informacji o wynagrodzeniach. RODO wymaga jednak dobrania takiego zakresu danych, który jest adekwatny do celu i możliwie najmniej ingeruje w prawa pracowników.

Czy trzeba podać najniższą, najwyższą i średnią płacę w grupach zawodowych?

Takie dane mogą mieścić się w informacji o zasadach wynagradzania, ale tylko wtedy, gdy są rzeczywiście potrzebne do działalności związkowej i zostały przygotowane w sposób ograniczający ryzyko identyfikacji osób. Jeżeli grupa jest liczna, a zestawienie ma charakter statystyczny, przekazanie danych o minimum, maksimum i średniej może być dopuszczalne. Jeżeli jednak grupa obejmuje jedną osobę albo łatwo ustalić, kto w niej pracuje, przekazanie kwot może oznaczać ujawnienie indywidualnego wynagrodzenia.

Przykładowo zestawienie dla grupy „pracownicy administracyjni” liczącej kilkadziesiąt osób będzie miało inny ciężar prawny niż zestawienie dla grupy „dyrektor”, „główna księgowa” albo „kierownik działu kadr”, gdzie stanowisko samo wskazuje konkretną osobę. W takim przypadku można odpowiedzieć, że pracodawca przekaże zasady wynagradzania tych stanowisk, przedziały płacowe albo dane ujęte w szerszej kategorii, ale nie przekaże danych identyfikujących wynagrodzenie konkretnych pracowników.

Jawność wynagrodzeń od 2025 i 2026 r. a lista płac

W Polsce obowiązują już przepisy dotyczące równego traktowania w zatrudnieniu, w tym równego wynagradzania za jednakową pracę lub za pracę o jednakowej wartości. Dodatkowo od 24 grudnia 2025 r. Kodeks pracy przewiduje większą przejrzystość wynagrodzeń na etapie rekrutacji. Pracodawca ma przekazywać kandydatowi informacje o proponowanym wynagrodzeniu albo jego przedziale z odpowiednim wyprzedzeniem, a nie może żądać informacji o wynagrodzeniu kandydata w obecnym lub poprzednich stosunkach pracy.

Na poziomie Unii Europejskiej obowiązuje dyrektywa 2023/970 dotycząca przejrzystości wynagrodzeń i wzmocnienia zasady równości płac kobiet i mężczyzn. Termin wdrożenia dyrektywy do prawa krajowego upływa 7 czerwca 2026 r., a w Polsce trwają prace legislacyjne nad pełniejszym wdrożeniem tych rozwiązań. Sama idea przejrzystości płac nie oznacza jednak dowolnego ujawniania imiennych list płac związkom zawodowym, innym pracownikom czy osobom trzecim.

Jak pracodawca powinien odpowiedzieć na wniosek związku?

Odpowiedź powinna być pisemna lub przynajmniej utrwalona w sposób pozwalający wykazać, co i kiedy zostało przekazane. Warto zachować rzeczowy ton i unikać ogólnej odmowy. Najlepiej wskazać, jakie informacje pracodawca przekazuje, których danych nie może przekazać i dlaczego, oraz zaproponować bezpieczną alternatywę.

Przykładowa odpowiedź może brzmieć:

Konsekwencje błędnej odpowiedzi

Zbyt szeroka odmowa może zostać potraktowana jako utrudnianie działalności związkowej, zwłaszcza gdy pracodawca odmawia przekazania nawet informacji o zasadach wynagradzania, regulaminach, strukturze zatrudnienia czy danych zbiorczych. Ustawa o związkach zawodowych przewiduje odpowiedzialność za utrudnianie działalności związkowej prowadzonej zgodnie z prawem.

Z drugiej strony nieuprawnione ujawnienie indywidualnych wynagrodzeń może narazić pracodawcę na roszczenia pracownika z tytułu naruszenia dóbr osobistych, skargę do organu ochrony danych osobowych, odpowiedzialność administracyjną na gruncie RODO oraz spór pracowniczy. Dlatego w praktyce najbezpieczniejsza jest odpowiedź wyważona: udzielić informacji potrzebnych związkowi, ale ograniczyć albo zanonimizować dane identyfikujące pracowników.

FAQ

Czy związek zawodowy może dostać imienną listę płac?

Co do zasady nie powinien dostawać imiennej listy płac, jeżeli nie ma wyraźnej podstawy prawnej, zgody pracowników albo konkretnej sprawy indywidualnej wymagającej takich danych. Zwykle wystarczające są zasady wynagradzania, widełki płacowe lub dane zbiorcze.

Czy można przekazać średnie wynagrodzenie w grupie zawodowej?

Tak, ale tylko wtedy, gdy grupa jest na tyle liczna, że średnia nie pozwala ustalić wynagrodzenia konkretnej osoby. Przy grupach jednoosobowych albo bardzo małych trzeba rozważyć szerszą agregację lub odmowę przekazania kwot.

Czy RODO całkowicie blokuje przekazanie informacji związkowi?

Nie. RODO nie blokuje realizacji ustawowych uprawnień związków zawodowych, ale wymaga podstawy prawnej, celu, adekwatnego zakresu danych i minimalizacji. Pracodawca powinien przekazać to, co jest niezbędne, a nie wszystko, o co poproszono.

W jakim terminie trzeba odpowiedzieć na wniosek związku?

Wniosek o informacje z art. 28 ustawy o związkach zawodowych powinien być rozpatrzony bez zbędnej zwłoki, a przepisy przewidują termin 30 dni od dnia otrzymania wniosku. Warto zachować potwierdzenie daty wpływu wniosku i treści udzielonej odpowiedzi.

Czy pracownik może sam ujawnić swoje wynagrodzenie?

Pracownik może rozmawiać o swoim wynagrodzeniu, zwłaszcza gdy służy to ochronie jego praw lub przeciwdziałaniu nierównemu traktowaniu. Inaczej ocenia się jednak ujawnienie wynagrodzenia przez pracodawcę bez podstawy prawnej, ponieważ pracodawca przetwarza dane wielu osób i musi respektować RODO oraz dobra osobiste pracowników.

Podsumowanie

Pracodawca nie powinien odpowiadać na wniosek związku jednym zdaniem: „nie udostępniamy danych o wynagrodzeniach”. Taka odpowiedź może być zbyt daleko idąca. Związek ma prawo uzyskać informacje niezbędne do działalności związkowej, w tym o zasadach wynagradzania i danych zbiorczych, jeżeli są potrzebne do kontroli przestrzegania prawa pracy.

Jednocześnie jawność wynagrodzeń nie oznacza dowolnego ujawniania zarobków konkretnych osób. Prawidłowa odpowiedź powinna rozdzielać informacje o zasadach i danych zbiorczych od danych indywidualnych. W razie wątpliwości trzeba ocenić liczebność grupy, cel wniosku, możliwość anonimizacji i ewentualną zgodę lub upoważnienie pracownika.

Źródła

• Ustawa z dnia 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych, w szczególności art. 8, art. 28 i art. 35: tekst jednolity w Dzienniku Ustaw.
• Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy, w szczególności art. 85 § 5 oraz przepisy o równym traktowaniu w zatrudnieniu: tekst aktu w systemie ELI.
• Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny, w szczególności art. 23 i 24: tekst aktu w systemie ELI.
• Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679, czyli RODO, w szczególności art. 5 i 6: UODO - akty prawne RODO.
• Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2023/970 z dnia 10 maja 2023 r. w sprawie przejrzystości wynagrodzeń: EUR-Lex.
• Uchwała Sądu Najwyższego z dnia 16 lipca 1993 r., sygn. I PZP 28/93, OSNCP 1994/1/2.
• Wyrok Sądu Najwyższego z dnia 8 maja 2002 r., sygn. I PKN 267/01, OSNP 2004/6/99.