Uchwała zmieniająca sposób zarządzania wspólnotą

Ustalenie sposobu zarządzania nieruchomością wspólną

Podstawowe znaczenie ma art. 18 ustawy z dnia 24 czerwca 1994 r. o własności lokali. Zgodnie z tym przepisem właściciele lokali mogą w umowie o ustanowieniu odrębnej własności lokali albo w późniejszej umowie zawartej w formie aktu notarialnego określić sposób zarządu nieruchomością wspólną. Mogą w szczególności powierzyć zarząd osobie fizycznej albo prawnej.

Jeżeli sposób zarządu został określony przy sukcesywnym wyodrębnianiu lokali, wiąże on także kolejnych nabywców lokali. Oznacza to, że nabywca mieszkania od dewelopera albo od poprzedniego właściciela zwykle „wchodzi” w sposób zarządu opisany w akcie notarialnym, nawet jeżeli sam nie negocjował tych postanowień.

Jeżeli natomiast sposobu zarządu nie określono w umowie ani w uchwale zaprotokołowanej przez notariusza, obowiązuje ustawowy model zarządu z ustawy o własności lokali. Obecnie istotna jest granica trzech lokali: gdy liczba lokali wyodrębnionych i niewyodrębnionych jest większa niż trzy, właściciele lokali mają obowiązek wybrać jednoosobowy albo kilkuosobowy zarząd. Członkiem takiego zarządu może być wyłącznie osoba fizyczna.

Zarząd właścicielski, zarząd powierzony i zwykłe administrowanie

W praktyce często myli się trzy pojęcia: zarząd jako organ wspólnoty, zarząd powierzony oraz administrowanie nieruchomością. Zarząd właścicielski jest organem wybranym przez właścicieli na podstawie art. 20 ustawy o własności lokali. Kieruje sprawami wspólnoty, reprezentuje ją na zewnątrz i wykonuje uchwały właścicieli.

Zarząd powierzony oznacza natomiast, że właściciele w trybie art. 18 ustawy powierzyli zarząd nieruchomością wspólną określonej osobie fizycznej albo prawnej, np. spółce deweloperskiej, profesjonalnemu zarządcy albo innemu podmiotowi. Taki sposób zarządu wynika zwykle z aktu notarialnego i dlatego jego zmiana wymaga dalej opisanej formy notarialnej.

Jeszcze czym innym jest zawarcie przez zarząd umowy o administrowanie budynkiem. Jeżeli wspólnota ma wybrany zarząd, a ten zarząd zleca firmie obsługę księgową, techniczną lub administracyjną, nie zawsze dochodzi do zmiany sposobu zarządu w rozumieniu art. 18 ustawy. Wtedy w wielu przypadkach wystarczy zwykła uchwała albo decyzja zarządu mieszcząca się w zakresie jego kompetencji, zależnie od treści umowy i zakresu czynności.

Jeżeli problem dotyczy wspólnoty po zakupie lokali od dewelopera, pomocne może być również omówienie: zmiana zarządu wspólnoty mieszkaniowej a umowa z deweloperem.

Kiedy uchwała musi być zaprotokołowana przez notariusza?

Uchwała wymaga zaprotokołowania przez notariusza wtedy, gdy zmienia sposób zarządu ustalony w trybie art. 18 ust. 1 ustawy o własności lokali. Dotyczy to w szczególności sytuacji, gdy wspólnota chce:

• przejść z zarządu powierzonego na zarząd właścicielski,
• przejść z zarządu właścicielskiego ustalonego w umowie na zarząd powierzony,
• zmienić model zarządzania wynikający z aktu notarialnego,
• zmienić zarządcę ujawnionego jako podmiot sprawujący zarząd powierzony, jeżeli z treści aktu albo księgi wieczystej wynika, że jego osoba jest elementem ustalonego sposobu zarządu.

W orzecznictwie podkreśla się, że niezachowanie formy notarialnej przy uchwale zmieniającej dotychczasowy sposób zarządu powoduje bardzo poważne ryzyko zakwestionowania takiej uchwały. Sąd Apelacyjny w Białymstoku w wyroku z 3 marca 2020 r., I ACa 588/19, wskazał, że wymóg udziału notariusza nie jest pustą formalnością, lecz gwarancją prawidłowości i pewności procedury.

Warto też odróżnić zmianę sposobu zarządu od samego odwołania członków zarządu wybranego na podstawie art. 20 ustawy. Jeżeli wspólnota działa w ustawowym modelu zarządu właścicielskiego, właściciele mogą odwołać członków zarządu i wybrać nowych zwykłą uchwałą. Inne problemy z przekroczeniem uprawnień zarządu opisuje artykuł: odwołanie zarządu wspólnoty ze względu na przekroczenie uprawnień.

Czy można dozbierać głosy po zebraniu bez notariusza?

Przy zwykłych uchwałach właścicieli lokali art. 23 ustawy o własności lokali dopuszcza trzy sposoby głosowania: na zebraniu, w drodze indywidualnego zbierania głosów przez zarząd oraz w trybie mieszanym, czyli częściowo na zebraniu, a częściowo przez indywidualne zbieranie głosów.

Przy uchwale zmieniającej sposób zarządu sprawa wygląda inaczej. Skoro ustawa wymaga, aby uchwała była zaprotokołowana przez notariusza, to głosy przesądzające o jej podjęciu powinny zostać objęte protokołem notarialnym. Samodzielne dozbieranie po zebraniu podpisów „za” bez udziału notariusza jest obarczone istotnym ryzykiem prawnym. Taki sposób działania może stać się podstawą zarzutu, że uchwała nie została skutecznie zaprotokołowana, a więc nie spełnia wymogu z art. 18 ust. 2a ustawy.

Najbezpieczniejsze rozwiązanie polega na tym, aby notariusz protokołował całe głosowanie nad uchwałą wymaganą przez art. 18 ust. 2a, w tym ewentualne dalsze zbieranie głosów, albo aby wspólnota przeprowadziła głosowanie ponownie w sposób niebudzący wątpliwości. W protokole powinny znaleźć się co najmniej: treść uchwały, sposób liczenia głosów, wynik głosowania, informacja o udziałach głosujących oraz załączniki pozwalające zweryfikować oddane głosy.

Jak liczy się większość głosów we wspólnocie mieszkaniowej?

Co do zasady uchwały właścicieli lokali zapadają większością głosów liczoną według wielkości udziałów w nieruchomości wspólnej. Jeżeli więc za uchwałą oddano około 20% albo 30% udziałów, uchwała nie została podjęta, o ile nie obowiązuje szczególna zasada liczenia głosów i nie osiągnięto wymaganej większości.

W określonych sytuacjach można głosować według zasady, że na każdego właściciela przypada jeden głos. Może to wynikać z umowy albo z uchwały, a w przypadkach wskazanych w art. 23 ust. 2a ustawy żądanie takiego trybu mogą zgłosić właściciele posiadający łącznie co najmniej 1/5 udziałów. Dotyczy to m.in. sytuacji, gdy większość udziałów należy do jednego właściciela albo suma udziałów nie jest równa 1.

Nie istnieje natomiast wymóg kworum w takim znaczeniu, że na zebraniu musi pojawić się określona liczba właścicieli. Uchwała jest decyzją ogółu właścicieli, a nie wyłącznie osób obecnych na zebraniu. Brak kworum nie rozwiązuje jednak problemu uchwał wymagających notariusza – jeżeli potrzebna jest forma z art. 18 ust. 2a ustawy, procedura głosowania musi być tak przeprowadzona, aby uchwała mogła być skutecznie zaprotokołowana.

Zmiana zarządu powierzonego przez dewelopera

W nowo utworzonych wspólnotach mieszkaniowych często spotyka się postanowienia aktu notarialnego, zgodnie z którymi zarząd nieruchomością wspólną przez pewien czas sprawuje deweloper albo wskazana przez niego spółka. Jeżeli taki zarząd powierzony został ustanowiony w trybie art. 18 ust. 1 ustawy, jego zmiana na zarząd właścicielski wymaga uchwały zaprotokołowanej przez notariusza.

Jeżeli z aktu wynika, że zarząd powierzony ma obowiązywać tylko przez określony czas, trzeba dokładnie zbadać brzmienie tego postanowienia. Czasami po upływie terminu zarząd powierzony wygasa zgodnie z treścią samej umowy, ale wspólnota i tak powinna uporządkować reprezentację, wybrać zarząd właścicielski i ocenić, czy dla pewności obrotu oraz wpisów w księdze wieczystej potrzebna jest uchwała notarialna. W przypadku wątpliwości nie należy zakładać automatycznie, że zwykła uchwała bez notariusza wystarczy.

Jeżeli zarządca powierzony nie zwołuje zebrania albo utrudnia zmianę modelu zarządzania, właściciele posiadający co najmniej 1/10 udziałów mogą żądać zwołania zebrania. W określonych sytuacjach możliwe jest również skorzystanie z drogi sądowej, zwłaszcza gdy zarząd nie został powołany, nie wykonuje obowiązków albo narusza zasady prawidłowej gospodarki.

Co zrobić, gdy uchwała nie uzyskała większości?

Jeżeli uchwała nie uzyskała wymaganej większości, zarząd nie może po prostu uznać, że mimo to samodzielnie zmieni sposób zarządu. Brak większości oznacza brak uchwały. Zarząd albo zarządca, któremu powierzono zarząd nieruchomością wspólną w trybie art. 18 ust. 1, może natomiast wystąpić do sądu na podstawie art. 24 ustawy o własności lokali o rozstrzygnięcie sprawy.

Sąd nie działa jednak automatycznie po stronie zarządu. Powinien ocenić cel zamierzonej czynności oraz interesy wszystkich właścicieli. Sam fakt, że część właścicieli nie popiera zmiany, nie jest jeszcze wystarczającym powodem, aby pominąć procedurę uchwałową. Wniosek do sądu powinien być dobrze uzasadniony i wykazywać, dlaczego planowana zmiana leży w interesie wspólnoty jako całości.

Jeżeli uchwała została ogłoszona jako podjęta mimo wadliwego zbierania głosów albo bez wymaganej formy notarialnej, właściciel lokalu może rozważyć jej zaskarżenie. Termin na zaskarżenie wynosi 6 tygodni od dnia podjęcia uchwały na zebraniu albo od dnia powiadomienia właściciela o treści uchwały podjętej w trybie indywidualnego zbierania głosów. Więcej o sporach dotyczących uchwał wspólnoty można przeczytać w materiale: zaskarżenie uchwały wspólnoty.

Jak przygotować uchwałę o zmianie sposobu zarządu?

Przed zebraniem warto przygotować projekt uchwały, projekt uzasadnienia oraz komplet informacji dla właścicieli. Zawiadomienie o zebraniu powinno wskazywać dzień, godzinę, miejsce i porządek obrad, a jeżeli planowana jest zmiana wzajemnych praw i obowiązków właścicieli – także treść tej zmiany.

W projekcie uchwały należy jasno wskazać, czy wspólnota zmienia zarząd powierzony na zarząd właścicielski, czy odwrotnie, od kiedy zmiana ma obowiązywać, kto reprezentuje wspólnotę po zmianie oraz jakie dokumenty i czynności powinny zostać wykonane po podjęciu uchwały. Jeżeli zmiana dotyczy zarządcy ujawnionego w księdze wieczystej, trzeba także przewidzieć złożenie wniosku wieczystoksięgowego.

Właściciele powinni mieć realną możliwość zapoznania się z projektem uchwały przed głosowaniem. Praktyka polegająca na przedstawieniu istotnej uchwały dopiero na zebraniu albo późniejszym selektywnym zbieraniu podpisów może zwiększać ryzyko sporu i zarzutu naruszenia interesów właścicieli.

FAQ

Czy każda zmiana zarządu wspólnoty wymaga notariusza?

Nie. Notariusz jest potrzebny przede wszystkim wtedy, gdy uchwała zmienia sposób zarządu ustalony w trybie art. 18 ustawy o własności lokali. Sama zmiana składu zarządu właścicielskiego wybranego na podstawie art. 20 ustawy zwykle nie wymaga protokołu notarialnego.

Czy można zbierać głosy indywidualnie przy uchwale notarialnej?

Przy zwykłych uchwałach tryb indywidualnego zbierania głosów jest dopuszczalny. Przy uchwale z art. 18 ust. 2a głosy przesądzające o zmianie sposobu zarządu powinny być objęte protokołem notarialnym. Samodzielne zbieranie podpisów bez notariusza może podważyć skuteczność uchwały.

Ile głosów potrzeba do zmiany sposobu zarządu?

Co do zasady potrzebna jest większość głosów właścicieli lokali liczona według udziałów w nieruchomości wspólnej. Inny sposób liczenia, np. jeden właściciel – jeden głos, musi wynikać z ustawy, umowy albo skutecznej uchwały.

Czy wpis zarządcy do księgi wieczystej jest konieczny?

Uchwała zaprotokołowana przez notariusza stanowi podstawę wpisu do księgi wieczystej. Sam wpis zwykle porządkuje stan ujawniony w księdze i ułatwia reprezentację wspólnoty wobec banków, urzędów i kontrahentów, ale każdorazowo trzeba sprawdzić, co dokładnie jest ujawnione w danej księdze.

Czy zarząd powierzony deweloperowi wygasa automatycznie po terminie z aktu?

Może wygasnąć, jeżeli tak wynika jednoznacznie z aktu notarialnego. Nie zawsze oznacza to jednak, że zwykła uchwała wystarczy do uporządkowania sytuacji. Wspólnota powinna sprawdzić treść aktów, księgę wieczystą i potrzebę podjęcia uchwały notarialnej.

Co zrobić, gdy zarząd ogłosił uchwałę mimo braku większości?

Właściciel lokalu może zażądać dokumentów głosowania, sprawdzić sposób liczenia udziałów i rozważyć zaskarżenie uchwały. Termin wynosi 6 tygodni od podjęcia uchwały na zebraniu albo od powiadomienia o uchwale podjętej z udziałem głosów zebranych indywidualnie.

Podsumowanie

Zmiana sposobu zarządzania wspólnotą mieszkaniową wymaga dokładnego ustalenia, jaki model zarządu obowiązuje obecnie i z czego on wynika. Jeżeli zarząd powierzony albo inny sposób zarządu został ustalony w akcie notarialnym, jego zmiana wymaga uchwały właścicieli lokali zaprotokołowanej przez notariusza. Dotyczy to zarówno odejścia od zarządu powierzonego, jak i wprowadzenia takiego modelu, jeżeli skutkiem jest zmiana sposobu zarządu nieruchomością wspólną.

Tryb mieszany głosowania jest dopuszczalny przy zwykłych uchwałach, ale przy uchwałach notarialnych należy zachować szczególną ostrożność. Głosy zebrane bez notariusza po zebraniu mogą nie wystarczyć do skutecznej zmiany sposobu zarządu. Jeżeli uchwała nie uzyskała większości, zarząd nie może zastąpić decyzji właścicieli własną decyzją – może jedynie skorzystać z przewidzianych przez ustawę instrumentów, w tym wniosku do sądu.

Źródła:

1. Ustawa z dnia 24 czerwca 1994 r. o własności lokali, tekst jednolity: Dz.U. 2026 poz. 232 - Dziennik Ustaw
2. Uchwała Sądu Najwyższego z dnia 21 stycznia 2009 r., III CZP 129/08
3. Wyrok Sądu Apelacyjnego w Białymstoku z dnia 3 marca 2020 r., I ACa 588/19
4. Ustawa z dnia 17 listopada 1964 r. - Kodeks postępowania cywilnego - Dz.U. 1964 nr 43 poz. 296