Zmiana zarządcy we wspólnocie a brak informacji o saldzie opłat

Prawo właściciela do informacji o rozliczeniach

Jeżeli jesteś właścicielem lokalu we wspólnocie mieszkaniowej, masz uzasadnione prawo oczekiwać informacji o stanie swoich rozliczeń z tytułu zaliczek i innych opłat. Sama zmiana zarządcy albo administratora nie powoduje, że dane o wpłatach „znikają” ani że wspólnota może odmówić ich odtworzenia.

Podstawą jest art. 29 ust. 1 ustawy z dnia 24 czerwca 1994 r. o własności lokali, zgodnie z którym zarząd lub zarządca, któremu powierzono zarząd nieruchomością wspólną, prowadzi dla każdej nieruchomości wspólnej ewidencję pozaksięgową kosztów zarządu nieruchomością wspólną, zaliczek uiszczanych na pokrycie tych kosztów oraz rozliczeń z innych tytułów na rzecz nieruchomości wspólnej.

Oznacza to w praktyce, że wspólnota powinna dysponować dokumentacją pozwalającą ustalić, ile właściciel wpłacił, czy powstała zaległość, czy wystąpiła nadpłata i za jaki okres.

Zmiana zarządcy a obowiązek przekazania dokumentacji

Wspólnota mieszkaniowa działa przez zarząd albo przez zarządcę, któremu powierzono zarząd w trybie art. 18 ust. 1 ustawy o własności lokali. Niezależnie od tego, kto faktycznie obsługuje nieruchomość, dokumentacja finansowa dotycząca wspólnoty nie jest „prywatną własnością” poprzedniego zarządcy, lecz dotyczy wspólnoty jako odrębnego podmiotu praw i obowiązków.

Jeżeli doszło do zmiany podmiotu zarządzającego, dotychczasowy zarządca powinien wydać dokumenty związane z wykonywanym zarządem. Brak prawidłowego przekazania dokumentacji obciąża wspólnotę i osoby odpowiedzialne za zarząd, ale nie może być prostą wymówką wobec właściciela lokalu, który domaga się informacji o swoim saldzie.

Jeżeli problem wynika z nieprawidłowego przekazania akt po zmianie podmiotu zarządzającego, pomocna może być także analiza, czy potrzebna jest zmiana zarządu wspólnoty albo podjęcie działań wobec poprzedniego zarządcy.

Jakie opłaty i rozliczenia powinny być ujęte w ewidencji

Właściciele lokali uczestniczą w kosztach utrzymania nieruchomości wspólnej i ponoszą wydatki związane z własnym lokalem. Podstawę stanowią przede wszystkim art. 12, art. 13, art. 14 i art. 15 ustawy o własności lokali.

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o własności lokali właściciele lokali uiszczają zaliczki na pokrycie kosztów zarządu co miesiąc, z góry do dnia 10 każdego miesiąca. Z kolei art. 14 tej ustawy wskazuje przykładowe składniki kosztów zarządu nieruchomością wspólną, w tym wydatki na remonty, konserwację, media dotyczące części wspólnej, ubezpieczenia, podatki i wynagrodzenie zarządcy albo zarządu.

W praktyce ewidencja wspólnoty powinna umożliwiać ustalenie co najmniej:

• wysokości naliczonych zaliczek,
• faktycznie dokonanych wpłat,
• stanu nadpłaty albo zaległości,
• rozliczeń okresowych, np. mediów lub innych świadczeń, jeśli wspólnota je prowadzi.

Jeżeli w Twojej sprawie pojawia się problem rozliczenia wpłat, warto porównać go także z sytuacją, w której powstaje nadpłata wspólnocie mieszkaniowej i trzeba ustalić sposób jej rozliczenia.

Do kogo kierować żądanie informacji

Najbezpieczniej skierować pismo nie tylko do administratora lub zarządcy, ale przede wszystkim do zarządu wspólnoty mieszkaniowej. To zarząd reprezentuje wspólnotę na podstawie art. 21 ust. 1 ustawy o własności lokali, chyba że w danej wspólnocie zarząd powierzono podmiotowi zewnętrznemu w trybie art. 18 ust. 1 tej ustawy.

W piśmie warto zażądać:

• podania aktualnego salda lokalu,
• wskazania okresu, którego saldo dotyczy,
• przedstawienia zestawienia wpłat i naliczeń,
• umożliwienia wglądu do dokumentów źródłowych, jeżeli saldo jest kwestionowane.

Dobrze jest wyznaczyć termin odpowiedzi, np. 7 albo 14 dni, oraz złożyć pismo w sposób pozwalający wykazać doręczenie: listem poleconym, e-mailem z potwierdzeniem odbioru albo osobiście za pokwitowaniem.

Co zrobić, gdy zarządca zasłania się brakiem dokumentów

Argument, że nowy zarządca nie otrzymał danych od poprzednika, nie zamyka sprawy. Z punktu widzenia właściciela lokalu wspólnota nadal ma obowiązek ustalenia stanu rozliczeń. Może to wymagać odtworzenia historii wpłat z dokumentacji bankowej, rozliczeń rocznych, książeczek opłat, potwierdzeń przelewów albo zestawień księgowych.

W piśmie do zarządu wspólnoty możesz wskazać, że brak przekazania dokumentów między zarządcami jest problemem organizacyjnym wspólnoty, który nie uchyla obowiązku prowadzenia ewidencji wynikającego z art. 29 ust. 1 ustawy o własności lokali.

Jeżeli posiadasz własne potwierdzenia przelewów, dołącz ich kopie. Ułatwi to szybkie ustalenie co najmniej części salda i ograniczy ryzyko błędnego wykazania zaległości.

Wgląd do dokumentów wspólnoty

Ustawa o własności lokali nie zawiera jednego przepisu, który wprost i szczegółowo opisuje procedurę „wydania kopii salda”, ale z obowiązków zarządu i zarządcy oraz z prawa właściciela do kontroli spraw wspólnoty wynika możliwość żądania wglądu do dokumentacji finansowej dotyczącej rozliczeń wspólnoty i własnego lokalu.

W praktyce właściciel może domagać się okazania dokumentów związanych z naliczeniami i wpłatami. Jeśli wspólnota odmawia, warto powołać się na konieczność wykonywania przez zarząd obowiązków z art. 21 ust. 1 oraz art. 29 ust. 1 ustawy o własności lokali, a także na zasady prawidłowego zarządu nieruchomością wspólną.

Zobacz również:

Jak powinno wyglądać pismo do wspólnoty

W piśmie warto zawrzeć:

• oznaczenie właściciela i lokalu,
• wskazanie, że żądasz informacji o saldzie opłat na dzień sporządzenia odpowiedzi,
• żądanie przedstawienia rozliczenia za konkretny okres, np. od dnia zmiany zarządcy,
• powołanie art. 21 ust. 1 i art. 29 ust. 1 ustawy o własności lokali,
• wniosek o wyznaczenie terminu wglądu do dokumentów, jeśli saldo jest niejasne,
• żądanie pisemnej odpowiedzi.

Jeżeli wspólnota nalicza opłaty w sposób, którego nie rozumiesz, możesz dodatkowo zapytać o podstawę uchwał, wysokość stawek oraz datę ich wprowadzenia. Bywa to szczególnie ważne wtedy, gdy spór dotyczy nie tylko salda, lecz również wysokości naliczeń i tego, jaki jest prawidłowy obowiązki wobec wspólnoty w danej sytuacji.

Co dalej, jeśli wspólnota nadal nie odpowiada

Jeżeli po wezwaniu nadal nie uzyskasz informacji, możliwe są dalsze kroki, zależnie od stanu faktycznego:

W większych wspólnotach właściciele mogą podejmować uchwały dotyczące funkcjonowania zarządu na podstawie art. 22 i art. 23 ustawy o własności lokali. Jeżeli problem ma charakter trwały i dotyczy wielu właścicieli, rozwiązanie organizacyjne bywa skuteczniejsze niż pojedyncza korespondencja.

Czy notariusz wymaga zaświadczenia o braku zaległości?

Co do zasady przepisy nie przewidują ogólnego obowiązku przedstawienia notariuszowi zaświadczenia wspólnoty o niezaleganiu z opłatami przy sprzedaży lokalu. Brak takiego zaświadczenia zwykle nie blokuje zawarcia aktu notarialnego. W praktyce strony transakcji czasem same chcą je uzyskać dla bezpieczeństwa rozliczeń, ale jest to raczej element obrotu i ostrożności kontraktowej niż ustawowy warunek ważności sprzedaży.

Trzeba jednak pamiętać, że ewentualne zaległości wobec wspólnoty mogą mieć znaczenie przy rozliczeniach między sprzedającym a kupującym, dlatego ustalenie salda przed transakcją jest bardzo wskazane.

Przykłady

Poniżej dwa typowe warianty, w których brak informacji o saldzie po zmianie zarządcy wymaga nieco innych działań.

FAQ

Czy zarządca może odmówić podania salda, bo nie dostał dokumentów od poprzednika?

Nie powinien. Brak dokumentów po zmianie zarządcy nie znosi obowiązku prowadzenia ewidencji i ustalenia rozliczeń wspólnoty zgodnie z art. 29 ust. 1 ustawy o własności lokali.

Czy mam prawo zobaczyć dokumenty dotyczące moich opłat?

Tak, co do zasady właściciel może domagać się informacji i wglądu do dokumentów potrzebnych do weryfikacji rozliczeń jego lokalu oraz rozliczeń wspólnoty.

Do kogo pisać: do zarządcy czy do zarządu wspólnoty?

Najlepiej do obu, ale formalnie przede wszystkim do zarządu wspólnoty, który reprezentuje wspólnotę na podstawie art. 21 ust. 1 ustawy o własności lokali, chyba że zarząd powierzono w trybie art. 18 ust. 1 tej ustawy.

Czy brak zaświadczenia o niezaleganiu blokuje sprzedaż mieszkania?

Zwykle nie. Przepisy nie ustanawiają ogólnego obowiązku przedstawienia takiego zaświadczenia notariuszowi jako warunku zawarcia umowy sprzedaży.

Źródła

• Ustawa z dnia 24 czerwca 1994 r. o własności lokali (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 1048; obecnie tekst jednolity ogłaszany z późn. zm.), w szczególności art. 12, art. 13, art. 14, art. 15, art. 18, art. 21, art. 22, art. 23 i art. 29.
• Praktyka funkcjonowania wspólnot mieszkaniowych dotycząca przekazywania dokumentacji i rozliczeń po zmianie zarządcy – każdorazowo zależna od uchwał wspólnoty, umowy o zarządzanie i konkretnego stanu faktycznego.