Ekwiwalent za niewykorzystany urlop przy rozwiązaniu umowy

Odpowiedź na takie pytanie nie jest całkowicie automatyczna. Aktualnie nie można już bez zastrzeżeń przyjąć, że samo wpisanie w piśmie o rozwiązanie umowy za porozumieniem stron, iż pracownik „zobowiązuje się wykorzystać zaległy urlop”, zawsze pozbawia go prawa do ekwiwalentu.

Kluczowe jest to, czy urlop został pracownikowi rzeczywiście udzielony i czy został on faktycznie wykorzystany przed ustaniem stosunku pracy. Zasadę tę wprost wyraża art. 171 § 1 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy, zgodnie z którym w razie niewykorzystania przysługującego urlopu w całości lub w części z powodu rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy pracownikowi przysługuje ekwiwalent pieniężny.

Kiedy ekwiwalent za urlop przysługuje

Prawo do ekwiwalentu powstaje z dniem rozwiązania albo wygaśnięcia stosunku pracy, jeżeli do tego dnia urlop nie został wykorzystany. Jest to roszczenie ustawowe wynikające bezpośrednio z art. 171 § 1 Kodeksu pracy. Pracodawca nie może go dowolnie wyłączyć samym oświadczeniem pracownika, jeżeli w praktyce urlop nie został udzielony.

Wyjątek przewiduje art. 171 § 3 Kodeksu pracy – ekwiwalent nie przysługuje, jeżeli strony postanowią, że niewykorzystany urlop zostanie wykorzystany w czasie pozostawania pracownika w kolejnym stosunku pracy zawartym bezpośrednio po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniego stosunku pracy z tym samym pracodawcą.

Jeżeli więc umowa po prostu się kończy, a urlop nie został udzielony i wykorzystany, co do zasady należy wypłacić ekwiwalent.

Urlop w okresie wypowiedzenia a rozwiązanie za porozumieniem stron

Trzeba odróżnić dwie sytuacje.

Przy zwykłym wypowiedzeniu pracodawca może skierować pracownika na urlop nawet bez jego wniosku. Wynika to z art. 167¹ Kodeksu pracy. Jeżeli chcesz porównać tę sytuację z klasycznym końcem zatrudnienia, zobacz także materiał o urlopie w wypowiedzeniu.

Natomiast przy rozwiązaniu umowy za porozumieniem stron nie ma ustawowej reguły, że samo uzgodnienie końcowej daty zatrudnienia daje pracodawcy takie samo uprawnienie jak w okresie wypowiedzenia. W praktyce decyduje treść porozumienia: czy strony uzgodniły wykorzystanie urlopu w oznaczonym okresie, czy pracodawca udzielił urlopu, czy pracownik został zwolniony wyłącznie z obowiązku świadczenia pracy, czy też wyraźnie „przebywał na urlopie”.

Czy brak wniosku urlopowego oznacza prawo do ekwiwalentu

Niekoniecznie, ale często ma duże znaczenie dowodowe. Sam brak formalnego wniosku urlopowego nie przesądza sprawy, ponieważ urlop może zostać udzielony także w inny sposób, o ile z dokumentów lub poleceń pracodawcy jasno wynika termin i zgoda na wykorzystanie urlopu.

Z drugiej strony samo zdanie w piśmie pracownika, że „zobowiązuje się wykorzystać zaległy urlop”, nie jest jeszcze równoznaczne z tym, że pracodawca rzeczywiście urlopu udzielił. Aby mówić o wykorzystaniu urlopu, powinno istnieć realne i skonkretyzowane udzielenie urlopu na określone dni przed ustaniem zatrudnienia.

Jeżeli pracownik został tylko zwolniony z obowiązku świadczenia pracy, to nie jest to automatycznie tożsame z urlopem wypoczynkowym. To dwie różne instytucje prawa pracy. Zwolnienie z obowiązku świadczenia pracy jest obecnie uregulowane w art. 36² Kodeksu pracy, natomiast urlop wypoczynkowy regulują m.in. art. 152–173 Kodeksu pracy.

Co wynika z orzecznictwa

W praktyce nadal powołuje się wyrok Sądu Najwyższego z 26 kwietnia 2011 r., sygn. akt II PK 302/10, zgodnie z którym zasada z art. 167¹ Kodeksu pracy może mieć odpowiednie zastosowanie także do okresu od zawarcia porozumienia o rozwiązaniu umowy do ustalonego terminu jej rozwiązania.

To jednak nie oznacza, że w każdej sprawie o rozwiązanie za porozumieniem stron ekwiwalent automatycznie odpada. Orzeczenie mówi o odpowiednim zastosowaniu, a więc z uwzględnieniem konkretnego stanu faktycznego. Trzeba więc sprawdzić, czy strony rzeczywiście uzgodniły wykorzystanie urlopu, a nie tylko ogólnie wspomniały o nim w piśmie.

Jeżeli porozumienie jest lakoniczne, brak harmonogramu urlopu, brak adnotacji w ewidencji czasu pracy albo pracownik był tylko zwolniony z obowiązku świadczenia pracy, roszczenie o ekwiwalent może być zasadne.

Jak ocenić opisaną sytuację w praktyce

W opisanym stanie faktycznym trzeba sprawdzić przede wszystkim:

• czy doszło do rozwiązania umowy za porozumieniem stron na podstawie art. 30 § 1 pkt 1 Kodeksu pracy,
• czy w porozumieniu albo innym dokumencie wskazano konkretne dni wykorzystania urlopu,
• czy pracodawca formalnie udzielił urlopu,
• czy w ewidencji czasu pracy okres ten został oznaczony jako urlop wypoczynkowy,
• czy pracownik był tylko zwolniony z obowiązku świadczenia pracy.

Jeżeli nie było wyraźnego udzielenia urlopu, a pracownik jedynie zadeklarował gotowość jego wykorzystania, istnieją argumenty za tym, że po ustaniu stosunku pracy powinien otrzymać ekwiwalent na podstawie art. 171 § 1 Kodeksu pracy.

Jeżeli jednak z porozumienia i dokumentacji jasno wynika, że strony ustaliły wykorzystanie urlopu w oznaczonym okresie przed rozwiązaniem umowy, a pracodawca ten urlop zaakceptował i rozliczył, prawo do ekwiwalentu co do zasady nie powstanie.

Co zrobić, gdy pracodawca nie wypłacił ekwiwalentu

Najpierw warto wystąpić do pracodawcy na piśmie o wypłatę ekwiwalentu i wskazać podstawę prawną, czyli art. 171 § 1 Kodeksu pracy. Dobrze dołączyć kopię porozumienia, paski płacowe, świadectwo pracy i – jeżeli to możliwe – ewidencję czasu pracy lub korespondencję dotyczącą urlopu.

Roszczenia ze stosunku pracy przedawniają się z upływem 3 lat od dnia, w którym stały się wymagalne, zgodnie z art. 291 § 1 Kodeksu pracy. W przypadku ekwiwalentu termin ten co do zasady liczy się od dnia rozwiązania stosunku pracy.

Jeżeli pracodawca odmawia zapłaty, pracownik może dochodzić należności przed sądem pracy. W zależności od stanu faktycznego pomocne bywa również żądanie sprostowania świadectwa pracy, jeżeli dokument błędnie wskazuje wykorzystanie urlopu.

Przykłady

Poniższe przykłady pokazują, jak podobne przepisy działają w różnych praktycznych wariantach.

FAQ

Czy pracodawca może nie wypłacić ekwiwalentu tylko dlatego, że pracownik napisał o wykorzystaniu urlopu?

Nie zawsze. Sam zapis w piśmie nie wystarcza, jeżeli urlop nie został rzeczywiście udzielony i wykorzystany przed ustaniem zatrudnienia.

Czy zwolnienie z obowiązku świadczenia pracy oznacza urlop?

Nie. To odrębna instytucja od urlopu wypoczynkowego. O tym, czy był to urlop, decyduje treść dokumentów i sposób rozliczenia czasu pracy.

Czy przy porozumieniu stron pracodawca może jednostronnie wysłać na urlop jak przy wypowiedzeniu?

Nie wprost. Art. 167¹ Kodeksu pracy dotyczy okresu wypowiedzenia. Przy porozumieniu stron trzeba ocenić, co dokładnie uzgodniono.

Kiedy roszczenie o ekwiwalent się przedawnia?

Z upływem 3 lat od dnia wymagalności roszczenia, co wynika z art. 291 § 1 Kodeksu pracy. Zwykle termin biegnie od dnia rozwiązania stosunku pracy.

Czy ekwiwalent należy się także za urlop zaległy?

Tak. Jeżeli zaległy urlop nie został wykorzystany do dnia ustania zatrudnienia, również podlega rozliczeniu ekwiwalentem na zasadach z art. 171 § 1 Kodeksu pracy.

Źródła

• art. 30 § 1 pkt 1, art. 36², art. 152–173, art. 167¹, art. 171 § 1 i § 3, art. 291 § 1 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy
• wyrok Sądu Najwyższego z 26 kwietnia 2011 r., II PK 302/10
• rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop