Niewykonanie opłaconej usługi i niewywiązanie się z ustaleń

Problem niewykonanej, opłaconej usługi najczęściej pojawia się wtedy, gdy strony zaufały sobie i nie podpisały szczegółowej umowy. Nie oznacza to jednak, że zamawiający jest bezradny. W praktyce umowę można wykazywać nie tylko dokumentem zatytułowanym „umowa”, lecz także korespondencją mailową, wiadomościami, ofertą, fakturą, potwierdzeniem przelewu, projektem, harmonogramem lub zeznaniami świadków.

W opisanej sytuacji pan Arkadiusz zlecił znajomemu wykonanie strony internetowej. Wykonawca przesłał wycenę elementów strony, wystawił fakturę i otrzymał zapłatę, ale po 6 miesiącach strona nadal nie była ukończona. Taki stan faktyczny pozwala rozważyć zarówno żądanie wykonania umowy, jak i odstąpienie od umowy oraz dochodzenie zwrotu pieniędzy.

Brak pisemnej umowy a możliwość dochodzenia roszczeń

Brak podpisanej umowy nie oznacza automatycznie, że umowy nie było. Zgodnie z zasadą swobody umów strony mogą zawrzeć umowę także ustnie, mailowo albo przez faktyczne zachowanie, jeżeli przepisy nie wymagają dla danej czynności szczególnej formy pod rygorem nieważności. W przypadku typowego zlecenia wykonania strony internetowej, projektu graficznego, usługi marketingowej czy innej usługi przedsiębiorcy zwykle nie jest konieczna forma aktu notarialnego ani szczególna forma pisemna.

Jeżeli obie strony działały jako przedsiębiorcy, znaczenie ma także art. 74 § 4 Kodeksu cywilnego. Przepis ten stanowi, że ograniczeń dowodowych związanych z niezachowaniem formy pisemnej, dokumentowej albo elektronicznej zastrzeżonej dla celów dowodowych nie stosuje się do czynności prawnych w stosunkach między przedsiębiorcami. W praktyce ułatwia to wykazywanie ustaleń stron w sporze gospodarczym.

W sprawie pana Arkadiusza istotne będą zwłaszcza: mail z wyceną, faktura, potwierdzenie przelewu, korespondencja dotycząca zakresu strony, ewentualne wersje robocze strony, historia zmian, wiadomości z ponagleniami oraz dowody na to, że wykonawca nie ukończył uzgodnionych prac.

Czy żądać wykonania umowy, czy zwrotu pieniędzy?

W pierwszej kolejności trzeba zdecydować, jaki cel jest dla zamawiającego realnie korzystny. Jeżeli wykonawca jest w stanie dokończyć usługę i zamawiający nadal chce otrzymać efekt prac, można żądać wykonania umowy oraz naprawienia szkody wynikłej ze zwłoki. Jeżeli jednak utrata zaufania jest tak duża, że dalsza współpraca nie ma sensu, zwykle praktyczniejsze jest przygotowanie gruntu pod odstąpienie od umowy i żądanie zwrotu zapłaty.

Przy projektach takich jak strona internetowa trzeba też ocenić, czy mamy do czynienia z umową o dzieło, umową o świadczenie usług, czy umową mieszaną. Jeżeli strony umówiły się na konkretny rezultat, np. gotową stronę o określonych funkcjach, częściej będziemy mówić o elementach umowy o dzieło. Jeżeli wykonawca miał jedynie wykonywać określone czynności, np. bieżące wsparcie lub obsługę, sprawa może być bliższa umowie o świadczenie usług. Ma to znaczenie m.in. dla terminów przedawnienia i sposobu formułowania roszczeń.

Wezwanie wykonawcy do wykonania umowy

Jeżeli wykonawca nie wykonał usługi w terminie, zamawiający powinien wysłać ostateczne wezwanie do wykonania umowy. Najlepiej zrobić to w formie, którą da się później udowodnić: listem poleconym, e-mailem z potwierdzeniem doręczenia, przez ePUAP, kwalifikowaną usługę doręczenia elektronicznego albo w inny sposób pozwalający wykazać treść i datę doręczenia wezwania.

Podstawą jest art. 491 § 1 Kodeksu cywilnego. Przepis ten stanowi, że jeżeli jedna ze stron dopuszcza się zwłoki w wykonaniu zobowiązania z umowy wzajemnej, druga strona może wyznaczyć jej odpowiedni dodatkowy termin do wykonania z zagrożeniem, że po bezskutecznym upływie wyznaczonego terminu będzie uprawniona do odstąpienia od umowy. Może również żądać wykonania zobowiązania i naprawienia szkody wynikłej ze zwłoki.

Termin powinien być „odpowiedni”, czyli realny w świetle charakteru prac, dotychczasowego opóźnienia i tego, ile zostało do wykonania. Czasem 7 dni będzie wystarczające, zwłaszcza gdy wykonawca od miesięcy nie reaguje, ale przy bardziej złożonym projekcie bezpieczniej wyznaczyć termin dłuższy albo precyzyjnie wskazać, czego zamawiający oczekuje w tym czasie.

Wezwanie powinno zawierać co najmniej:

• oznaczenie stron oraz opis umowy lub zamówienia,
• wskazanie, jaka kwota została zapłacona i kiedy,
• opis niewykonanych albo nienależycie wykonanych prac,
• konkretny termin na wykonanie zobowiązania,
• wyraźne zastrzeżenie, że po bezskutecznym upływie terminu zamawiający odstąpi od umowy,
• zapowiedź żądania zwrotu pieniędzy i ewentualnego odszkodowania.

Odstąpienie od umowy i zwrot zapłaconego wynagrodzenia

Samo wezwanie z zagrożeniem odstąpienia nie zawsze wystarczy, aby umowa przestała wiązać strony. Najbezpieczniej po bezskutecznym upływie dodatkowego terminu wysłać osobne oświadczenie o odstąpieniu od umowy. W oświadczeniu należy wskazać, że termin minął bez wykonania zobowiązania, dlatego zamawiający odstępuje od umowy i żąda zwrotu zapłaconej kwoty na wskazany rachunek bankowy.

Skutki odstąpienia reguluje art. 494 Kodeksu cywilnego. Zgodnie z tym przepisem strona, która odstępuje od umowy wzajemnej, obowiązana jest zwrócić drugiej stronie wszystko, co otrzymała od niej na mocy umowy, a druga strona obowiązana jest to przyjąć. Strona odstępująca od umowy może żądać nie tylko zwrotu tego, co świadczyła, lecz również naprawienia szkody wynikłej z niewykonania zobowiązania na zasadach ogólnych. W praktyce oznacza to, że pan Arkadiusz może żądać zwrotu zapłaconego wynagrodzenia, a jeżeli poniósł dodatkową szkodę, również jej naprawienia.

W niektórych przypadkach odstąpienie od umowy bez wyznaczania dodatkowego terminu może być możliwe, np. gdy z umowy wynikało uprawnienie do odstąpienia na wypadek niewykonania zobowiązania w ściśle określonym terminie. Jeżeli jednak strony nie spisały umowy i nie zastrzegły takiego mechanizmu, bezpieczniejszą ścieżką jest najpierw wezwanie z dodatkowym terminem i dopiero potem oświadczenie o odstąpieniu.

Odszkodowanie za niewykonanie lub nienależyte wykonanie usługi

Oprócz zwrotu wynagrodzenia można dochodzić odszkodowania na podstawie art. 471 Kodeksu cywilnego. Zgodnie z tym przepisem dłużnik obowiązany jest do naprawienia szkody wynikłej z niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązania, chyba że niewykonanie albo nienależyte wykonanie jest następstwem okoliczności, za które dłużnik odpowiedzialności nie ponosi.

W sprawie niewykonanej strony internetowej szkodą mogą być np. koszty zlecenia projektu innemu wykonawcy, dopłata wynikająca z pilnego trybu prac, utracona zaliczka dla podwykonawcy, koszt naprawienia wadliwego kodu albo realnie wykazane utracone korzyści. Trzeba jednak pamiętać, że straty wizerunkowe i utracone zyski są trudniejsze do udowodnienia niż proste koszty zastępcze. Samo ogólne twierdzenie, że nieukończona strona zaszkodziła firmie, może nie wystarczyć.

Dlatego przed wystąpieniem z roszczeniem odszkodowawczym warto zebrać dokumenty: oferty innych wykonawców, faktury za prace zastępcze, korespondencję z klientami, raporty sprzedaży, potwierdzenia anulowanych zamówień, harmonogram kampanii reklamowej albo inne dane pokazujące konkretny związek między niewykonaniem usługi a szkodą.

Wezwanie do zapłaty i dalsze kroki

Jeżeli wykonawca nie reaguje na odstąpienie od umowy i nie zwraca pieniędzy, kolejnym krokiem jest wezwanie do zapłaty. W piśmie należy wskazać kwotę główną, termin zapłaty, numer rachunku bankowego, podstawę roszczenia oraz informację, że brak zapłaty spowoduje skierowanie sprawy do sądu. Można również doliczyć odsetki ustawowe za opóźnienie, jeżeli roszczenie jest już wymagalne.

W przypadku sporu sądowego zamawiający powinien przygotować materiał dowodowy tak, aby wykazać: zawarcie umowy, jej treść, zapłatę, termin wykonania, niewykonanie albo nienależyte wykonanie zobowiązania, skuteczne wezwanie, odstąpienie od umowy oraz wysokość dochodzonej kwoty. W sprawach między przedsiębiorcami szczególnie ważna jest staranność w przedstawieniu twierdzeń i dowodów już na początku postępowania.

Terminy przedawnienia roszczeń

Nie należy zwlekać z działaniem, bo roszczenia z umów przedawniają się. Jeżeli umowa ma charakter umowy o dzieło, zastosowanie może mieć art. 646 Kodeksu cywilnego, zgodnie z którym roszczenia wynikające z umowy o dzieło przedawniają się z upływem 2 lat od dnia oddania dzieła, a jeżeli dzieło nie zostało oddane – od dnia, w którym zgodnie z umową miało być oddane.

Jeżeli roszczenie jest związane z prowadzeniem działalności gospodarczej i nie ma szczególnego krótszego terminu, co do zasady termin przedawnienia wynosi 3 lata. Zgodnie z art. 118 Kodeksu cywilnego koniec terminu przedawnienia przypada zasadniczo na ostatni dzień roku kalendarzowego, chyba że termin przedawnienia jest krótszy niż 2 lata. Ustalenie właściwego terminu wymaga jednak oceny konkretnej umowy i charakteru roszczenia.

Praktyczne zastosowanie w sprawie pana Arkadiusza

Pan Arkadiusz powinien w pierwszej kolejności uporządkować dowody: mail z wyceną, fakturę, potwierdzenie zapłaty, korespondencję dotyczącą terminu i zakresu prac oraz dokumentację niedokończonej strony. Następnie powinien wysłać wykonawcy ostateczne wezwanie do wykonania umowy, wyznaczając odpowiedni termin i zastrzegając, że po jego bezskutecznym upływie odstąpi od umowy.

Jeżeli termin minie bez skutku, pan Arkadiusz może wysłać oświadczenie o odstąpieniu od umowy oraz wezwanie do zwrotu pieniędzy. Jeżeli poniósł dodatkowe, udokumentowane koszty albo realną stratę, może również dochodzić odszkodowania. Gdy wykonawca nadal nie zapłaci, pozostaje skierowanie sprawy na drogę sądową.

FAQ

Czy umowa ustna z wykonawcą jest ważna?

Tak, co do zasady umowa ustna jest ważna, jeżeli przepisy nie wymagają szczególnej formy pod rygorem nieważności. W sporze trzeba jednak udowodnić jej treść, dlatego ważne są e-maile, wiadomości, faktury, przelewy, oferta, notatki i świadkowie.

Czy sama faktura wystarczy, aby odzyskać pieniądze?

Faktura jest ważnym dowodem, ale zwykle nie wystarcza sama w sobie. Najlepiej połączyć ją z potwierdzeniem zapłaty, korespondencją o zakresie zamówienia, ustalonym terminem i dowodami, że usługa nie została wykonana albo została wykonana wadliwie.

Czy trzeba najpierw wyznaczyć wykonawcy dodatkowy termin?

Najczęściej jest to najbezpieczniejsze rozwiązanie. Przy zwłoce w wykonaniu umowy wzajemnej art. 491 Kodeksu cywilnego pozwala wyznaczyć odpowiedni dodatkowy termin z zagrożeniem odstąpienia od umowy po jego bezskutecznym upływie.

Czy można od razu żądać zwrotu pieniędzy?

Można żądać zwrotu pieniędzy, jeżeli istnieje podstawa do odstąpienia od umowy albo inna podstawa rozliczenia. Jeżeli wykonawca po prostu się opóźnia, a umowa nadal obowiązuje, warto najpierw prawidłowo wezwać go do wykonania zobowiązania i dopiero po bezskutecznym terminie złożyć oświadczenie o odstąpieniu.

Czy można żądać odszkodowania za utracony wizerunek firmy?

Można próbować, ale takie roszczenie wymaga konkretnych dowodów. Łatwiej dochodzić kosztów zastępczego wykonania usługi, dodatkowych wydatków albo innych policzalnych strat niż ogólnie opisanych strat wizerunkowych.

Jaki termin dać wykonawcy w ostatecznym wezwaniu?

Termin musi być odpowiedni do sytuacji. Przy wielomiesięcznym braku reakcji 7 dni może być uzasadnione, ale przy skomplikowanych pracach lepiej wskazać termin realny i opisać, czego dokładnie oczekuje zamawiający.

Kiedy roszczenie o zwrot pieniędzy się przedawnia?

To zależy od rodzaju umowy i statusu stron. Przy umowie o dzieło roszczenia przedawniają się zasadniczo po 2 latach, a przy roszczeniach związanych z działalnością gospodarczą często po 3 latach, jeżeli nie ma przepisu szczególnego. Warto ustalić termin przed podjęciem działań sądowych.

Podsumowanie

Jeżeli wykonawca przyjął zapłatę, ale nie wykonał usługi, zamawiający powinien działać metodycznie: zabezpieczyć dowody, wysłać wezwanie do wykonania umowy z dodatkowym terminem i rygorem odstąpienia, a po bezskutecznym upływie terminu złożyć oświadczenie o odstąpieniu i wezwać do zwrotu pieniędzy. Jeżeli powstała szkoda, można dochodzić także odszkodowania, ale trzeba ją wykazać dokumentami i powiązać z niewykonaniem zobowiązania.

W sporach tego rodzaju decydują szczegóły: treść ustaleń, charakter umowy, dowody zapłaty, stopień wykonania usługi, zachowanie wykonawcy i termin przedawnienia. Dlatego przed skierowaniem sprawy do sądu warto przygotować precyzyjne pismo oraz zebrać pełną dokumentację.

Źródła:

1. Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny – Dz.U. 1964 nr 16 poz. 93, w szczególności art. 74, art. 118, art. 471, art. 491, art. 494 i art. 646.