Czy kontrahent może notą księgową zmienić uzgodnioną kwotę faktury?

Umowa między kontrahentami

Uprzejmie wskazuję, że istotna w stosunkach gospodarczych, tj. w stosunkach pomiędzy przedsiębiorcami, jest umowa, która reguluje prawa i obowiązki. Bardzo ważne na jest, aby na początku współpracy, tak napisać kontrakt będący przedmiotem wzajemnych praw i obowiązków, aby w jak największym stopniu wyeliminować niejasności w przypadku, gdy na skutek współpracy dojdzie do sytuacji, która będzie wymagała np. naliczenia kar umownych, miarkowania wynagrodzenia, naprawienia szkody. Zwrócić należy uwagę, że zgodnie z zasadą swobody umów, która określona jest w art. 353¹ ustawy Kodeks cywilny.

Strony zawierające umowę mogą ułożyć stosunek prawny według swego uznania, byleby jego treść lub cel nie sprzeciwiały się właściwości (naturze) stosunku, ustawie ani zasadom współżycia społecznego. Przesłane dokumenty stanowiącej podstawę wzajemnych praw i obowiązków strony nie są sporządzone w sposób, który gwarantowałby zabezpieczenie interesu reprezentowanej przez Panią strony. Główny mankament podpisanej regulacji to brak jasnych wytycznych dotyczących np. naliczenia kary umownej. Również sporządzone protokoły będące podstawą wystawienia faktury nie są sporządzone w taki sposób, aby jasnym było że druga strona umowy akceptuje kwotę wynagrodzenia i nie będzie dokonywała żadnych potrąceń. Protokół również nie wskazuje np. w przypadku określenia godzin pracy, czy pracownicy byli obecni w danym okresie w pracy, czy też w tym zakresie są jakieś uwagi.

Nieobecności pracowników

Po tym wstępie należy przejść do odpowiedzi na dodatkowe pytanie: Czy firma kontrahenta mogła zrobić potrącenie za 3 miesiące, czy takie potrącenie powinno być dokonywane co miesiąc?

Zgodnie z aneksem za każdy dzień nieusprawiedliwionej nieobecności pracownika wykonawcy zamawiający ma prawo obciążyć wykonawcę karą w wysokości 300 zł dziennie za nieobecność. Zatem zgodnie z tą regulacją:

• kara umowna może, a nie musi być naliczona,
• chodzi o nieusprawiedliwioną nieobecność.

Tu pytanie, czy zamawiający prowadzi ewidencję czasu pracy? Czy to do zamawiającego należy ocena, czy nieobecność jest usprawiedliwiona, czy też nie? Proszę pamiętać o tym, że zamawiający nie jest przełożonym pracowników/współpracowników wykonawcy, zatem w ogóle taki zapis jest nieuprawniony i, jak Pani widzi, daje pole do nadużyć. Umowa również nie precyzuje, w jakim czasie ta kara może być naliczona, tj. czy za każdy miesiąc, czy za dany okres. Zatem należy przyjąć, że potrącenia można dokonać, o ile nie doszło do przedawnienia roszczenia, a w tym zakresie do przedawnienia nie doszło.

To, co aktualnie można zrobić, to właśnie uderzyć w niezasadność nałożonej kary i wystąpić do zamawiającego o wskazanie podstaw naliczenia kary umownej poprzez:

• wykazanie, za jakie dni nieobecności kara umowna została naliczona,
• na jakiej podstawie prowadzona była ewidencja czasu pracy,
• na jakiej podstawie uznano że nieobecność była nieusprawiedliwiona,
• na jakiej podstawie dokonano potrącenia, skoro odebrano pracę na podstawie protokołu bez zastrzeżeń.

W zależności od odpowiedzi będzie można podjąć decyzję co do kwestionowana dokonanego potrącenia.

Natomiast na przyszłość, jeżeli chcecie Państwo dalej współpracować z firmą, to warto byłoby zmienić warunki współpracy i je doszczegółowić, tak aby nie było podobnych wątpliwości.