Bezpłatne użyczenie lokalu firmie a barter i podatki

Bezpłatne użyczenie lokalu firmie – kiedy jest dopuszczalne?

Tak, przedsiębiorca może oddać lokal lub jego część do bezpłatnego używania innej firmie. Podstawą prawną jest art. 710 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny, zgodnie z którym przez umowę użyczenia użyczający zobowiązuje się zezwolić biorącemu, przez czas oznaczony lub nieoznaczony, na bezpłatne używanie oddanej mu w tym celu rzeczy.

Kluczowe jest słowo bezpłatne. Jeżeli druga strona ma korzystać z pomieszczenia i niczego nie daje w zamian, można zawrzeć umowę użyczenia. Jeżeli jednak w zamian za lokal mają być przekazywane suknie pokazowe, wzory, towary, usługi albo jakiekolwiek inne korzyści majątkowe, przestaje to być klasyczne użyczenie w rozumieniu art. 710 Kodeksu cywilnego.

W praktyce najbezpieczniej rozdzielić dwa modele:

Kiedy przekazanie towaru wyklucza użyczenie?

Jeżeli właściciel lokalu ma otrzymać suknie pokazowe albo inny towar w zamian za możliwość korzystania z pomieszczenia, pojawia się świadczenie wzajemne. Taka konstrukcja nie odpowiada art. 710 Kodeksu cywilnego, bo użyczenie musi być nieodpłatne.

W takiej sytuacji bliżej jest do najmu. Zgodnie z art. 659 § 1 Kodeksu cywilnego przez umowę najmu wynajmujący zobowiązuje się oddać najemcy rzecz do używania, a najemca zobowiązuje się płacić umówiony czynsz. Z kolei art. 659 § 2 Kodeksu cywilnego wyraźnie stanowi, że czynsz może być oznaczony w pieniądzach lub w świadczeniach innego rodzaju.

To oznacza, że czynsz nie musi mieć postaci gotówki. Może nim być także świadczenie rzeczowe, np. przekazywanie określonych wzorów sukien, ekspozytorów, materiałów reklamowych czy innych towarów, o ile strony tak to ustalą i da się określić wartość tego świadczenia.

Zobacz również:

Jak bezpiecznie zakwalifikować umowę?

Jeżeli zależy Państwu na rzeczywiście darmowym udostępnieniu pomieszczenia, w umowie nie powinno być żadnego zapisu, z którego wynika, że druga strona przekazuje cokolwiek w zamian za lokal. Nie należy też łączyć w jednym dokumencie użyczenia z obowiązkiem dostarczania towarów, bo taki zapis może przesądzać, że faktycznie chodzi o odpłatne korzystanie z lokalu.

Jeżeli natomiast strony chcą, aby w zamian za lokal przekazywane były wzory lub inne towary, lepiej zawrzeć umowę odpowiadającą rzeczywistej treści współpracy, czyli najem z czynszem określonym w świadczeniu niepieniężnym albo umowę barterową. W razie kontroli liczy się nie nazwa dokumentu, lecz jego rzeczywista treść i sposób wykonania.

Skutki podatkowe po stronie użyczającego

Po stronie właściciela lokalu samo nieodpłatne użyczenie co do zasady nie powoduje powstania przychodu z tego tytułu, ponieważ użyczający nie otrzymuje świadczenia wzajemnego. Trzeba jednak zwrócić uwagę na rozliczanie kosztów podatkowych związanych z lokalem.

Jeżeli przedmiotem użyczenia jest środek trwały, zastosowanie mogą mieć ograniczenia dotyczące amortyzacji. Dla podatników PIT znaczenie ma art. 23 ust. 1 pkt 45a lit. c ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych, a dla podatników CIT art. 16 ust. 1 pkt 63 lit. c ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych. Przepisy te wyłączają z kosztów uzyskania przychodów odpisy amortyzacyjne od składników majątku oddanych do nieodpłatnego używania – z określonymi wyjątkami wynikającymi z tych ustaw.

W praktyce trzeba więc ustalić co najmniej:

• czy udostępniane pomieszczenie jest wyodrębnionym środkiem trwałym czy częścią większego środka trwałego,
• czy lokal nadal pozostaje wykorzystywany także we własnej działalności,
• jaką część powierzchni i przez jaki okres oddano do nieodpłatnego używania.

To ma znaczenie dla prawidłowego rozliczenia kosztów, w tym amortyzacji oraz wydatków eksploatacyjnych.

Skutki podatkowe po stronie korzystającego z lokalu

Po stronie przedsiębiorcy, który korzysta z cudzego lokalu nieodpłatnie, co do zasady może powstać przychód z tytułu nieodpłatnego świadczenia. Dla podatników PIT podstawą jest art. 14 ust. 2 pkt 8 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, a dla podatników CIT art. 12 ust. 1 pkt 2 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

Wartość takiego przychodu ustala się według zasad wyceny świadczeń nieodpłatnych, odpowiednio na podstawie art. 11 ust. 2a ustawy o PIT albo art. 12 ust. 5–6 ustawy o CIT. W przypadku udostępnienia lokalu zwykle punktem odniesienia jest rynkowa wartość czynszu za podobne pomieszczenie.

Jeżeli korzystający jest podmiotem zagranicznym, dochodzą jeszcze kwestie rezydencji podatkowej i ewentualnego opodatkowania transgranicznego, dlatego tu nie ma jednej odpowiedzi dla każdego przypadku.

Zobacz również:

Barter lub najem z czynszem w naturze – skutki w PIT i CIT

Jeżeli strony umawiają się, że za korzystanie z pomieszczenia właściciel otrzyma towary, próbki lub inne rzeczy, mamy do czynienia z odpłatnym świadczeniem. Wtedy po stronie właściciela lokalu powstaje przychód z działalności gospodarczej, a po stronie kontrahenta – koszt, o ile spełnione są ogólne warunki podatkowe.

Wartość przychodu ustala się według ceny określonej w umowie, o ile odpowiada ona wartości rynkowej. Jeżeli cena bez uzasadnionej przyczyny znacznie odbiega od wartości rynkowej, organ podatkowy może ją kwestionować. W zależności od statusu podatnika znaczenie mają tu m.in. art. 14 ust. 1 i 3 ustawy o PIT albo art. 12 ust. 1 oraz art. 14 ustawy o CIT w zakresie zasad ustalania przychodu.

W umowie barterowej trzeba więc bardzo precyzyjnie określić:

• jakie świadczenie daje każda ze stron,
• w jakich terminach jest ono wykonywane,
• jaką ma wartość,
• czy wartość świadczeń jest równoważna, czy przewidziano dopłatę.

Jeżeli wartość przekazywanych sukien pokazowych jest znacznie niższa niż rynkowa wartość korzystania z pomieszczenia, urząd skarbowy może zakwestionować przyjęty model rozliczeń albo uznać, że część świadczenia nadal ma charakter nieodpłatny.

VAT przy użyczeniu i VAT przy barterze

Przy nieodpłatnym użyczeniu lokalu kwestia VAT zależy od konkretnego stanu faktycznego, zwłaszcza od tego, czy udostępnienie następuje na cele związane z działalnością gospodarczą użyczającego, czy na cele inne niż działalność gospodarcza, oraz czy przy nabyciu lub wytworzeniu nieruchomości przysługiwało prawo do odliczenia VAT. Nie da się więc uczciwie przyjąć jednej odpowiedzi dla wszystkich przypadków.

Punktem wyjścia są art. 5 ust. 1 pkt 1, art. 8 ust. 1 oraz art. 8 ust. 2 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług. Z tych przepisów wynika, że opodatkowaniu podlega odpłatne świadczenie usług, a niektóre nieodpłatne świadczenia usług również mogą być uznane za opodatkowane, jeżeli następują do celów innych niż działalność gospodarcza podatnika.

Jeżeli natomiast strony zawierają barter albo najem z czynszem w naturze, co do zasady występuje odpłatne świadczenie usług lub odpłatna dostawa towarów. Wtedy obie strony transakcji rozpoznają własne czynności według właściwych zasad VAT. Każda strona dokumentuje swoje świadczenie odrębnie, zwykle fakturą. Podstawę opodatkowania ustala się według art. 29a ustawy o VAT.

Stawka VAT zależy od rodzaju świadczenia: inaczej rozlicza się usługę udostępnienia lokalu, a inaczej dostawę towarów przekazywanych w zamian. Dlatego przy barterze nie wystarczy samo nazwanie świadczeń – trzeba jeszcze sprawdzić, jaka stawka VAT jest właściwa dla każdej czynności.

użyczenie a opłaty - ze Spółki z o.o.

Co powinna zawierać umowa użyczenia lokalu firmie?

Choć Kodeks cywilny nie wymaga dla użyczenia lokalu szczególnej formy, w relacjach biznesowych zdecydowanie warto zawrzeć umowę na piśmie. Dla celów dowodowych ma to istotne znaczenie, zwłaszcza przy rozliczeniach podatkowych i ewentualnych sporach.

W umowie warto wskazać:

• dokładne oznaczenie stron,
• opis lokalu lub jego części, najlepiej z podaniem powierzchni i sposobu korzystania,
• cel używania pomieszczenia,
• czas trwania umowy,
• zasady ponoszenia opłat eksploatacyjnych i mediów,
• zakaz pododdawania lokalu bez zgody właściciela,
• zasady odpowiedzialności za szkody,
• sposób zwrotu lokalu po zakończeniu umowy.

Przy opłatach warto pamiętać, że nawet gdy samo korzystanie z lokalu jest nieodpłatne, strony mogą odrębnie uregulować, kto ponosi koszty prądu, ogrzewania, wody, internetu czy wywozu odpadów. Sam zwrot kosztów eksploatacyjnych nie zawsze przesądza jeszcze o odpłatnym najmie, ale sposób zapisu musi odpowiadać rzeczywistemu modelowi współpracy.

Jaką umowę wybrać w opisanej sytuacji?

Jeżeli druga firma ma otrzymać pomieszczenie całkowicie bezpłatnie i bez żadnego ekwiwalentu – właściwa będzie umowa użyczenia z art. 710 Kodeksu cywilnego.

Jeżeli w zamian za lokal mają być przekazywane suknie pokazowe lub inne towary – bezpieczniej potraktować to jako odpłatny stosunek prawny, najczęściej najem z czynszem w naturze na podstawie art. 659 § 2 Kodeksu cywilnego albo umowę barterową. Takie rozwiązanie lepiej oddaje stan rzeczy i zmniejsza ryzyko zarzutu, że strony nazwały umowę „użyczeniem”, choć faktycznie realizują odpłatną wymianę świadczeń.

FAQ

Czy użyczenie lokalu między firmami musi być na piśmie?

Nie ma ogólnego wymogu ustawowego formy pisemnej, ale w obrocie gospodarczym umowa pisemna jest bardzo wskazana ze względów dowodowych i podatkowych.

Czy można nazwać umowę użyczeniem, jeśli w zamian dostaję towar?

Nie powinno się tak robić. Jeżeli pojawia się świadczenie wzajemne, sama nazwa „użyczenie” nie ochroni przed uznaniem umowy za najem lub barter.

Czy przy bezpłatnym użyczeniu zawsze powstaje VAT?

Nie zawsze. Zależy to od celu świadczenia, związku z działalnością gospodarczą i prawa do odliczenia VAT. Trzeba ocenić konkretny stan faktyczny na tle art. 8 ust. 2 ustawy o VAT.

Czy korzystający z lokalu może mieć przychód podatkowy?

Tak. Co do zasady nieodpłatne korzystanie z cudzego lokalu może oznaczać przychód z nieodpłatnego świadczenia po stronie przedsiębiorcy korzystającego z lokalu.

Czy zwrot kosztów mediów zmienia użyczenie w najem?

Niekoniecznie. Zależy od konstrukcji umowy i tego, czy chodzi tylko o refakturowanie lub zwrot kosztów eksploatacyjnych, czy w rzeczywistości o wynagrodzenie za korzystanie z lokalu.

Źródła

• art. 710 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny
• art. 659 § 1 i § 2 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny
• art. 14 ust. 2 pkt 8, art. 11 ust. 2a oraz art. 23 ust. 1 pkt 45a lit. c ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych
• art. 12 ust. 1 pkt 2, art. 12 ust. 5–6 oraz art. 16 ust. 1 pkt 63 lit. c ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych
• art. 5 ust. 1 pkt 1, art. 8 ust. 1, art. 8 ust. 2 oraz art. 29a ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług