Umowa użyczenia lokalu między ojcem a synem

Co zrobić, gdy urząd skarbowy żąda umowy użyczenia?

Jeżeli syn prowadzi działalność w lokalu należącym do rodziców, a strony nie podpisały wcześniej dokumentu, nie oznacza to automatycznie, że korzystanie z lokalu było bezprawne albo że wszystkie wydatki firmy należy wyłączyć z kosztów. Umowa użyczenia mogła zostać zawarta ustnie lub nawet przez zgodne, faktyczne zachowanie stron: rodzice pozwolili synowi korzystać z lokalu, a syn faktycznie używał go na potrzeby firmy.

Praktyczny problem polega na dowodach. Organ podatkowy może żądać wyjaśnień i dokumentów, aby ustalić, czy przedsiębiorca miał tytuł do lokalu, w jakim zakresie z niego korzystał i czy zakwestionowane zakupy rzeczywiście służyły działalności gospodarczej. Dlatego najlepiej przygotować pisemne potwierdzenie istniejącego stanu faktycznego.

W takiej sytuacji warto sporządzić dokument zatytułowany np. „Potwierdzenie ustnej umowy użyczenia lokalu” albo zwykłą umowę użyczenia podpisaną obecnie, z wyraźnym wskazaniem, że strony potwierdzają wcześniejsze ustne ustalenia i faktyczne korzystanie z lokalu od konkretnej daty. Data podpisania dokumentu powinna być rzeczywista. Nie należy antydatować umowy, bo mogłoby to stworzyć dodatkowe ryzyko dowodowe i podatkowe.

Jeżeli lokal jest współwłasnością rodziców albo należy do majątku wspólnego małżonków, dla bezpieczeństwa dokument powinni podpisać oboje właściciele lub współuprawnieni do lokalu. W dokumencie warto wskazać dokładny adres, część lokalu oddaną do używania, sposób korzystania, czas trwania umowy, zasady ponoszenia opłat oraz to, czy syn może dokonywać zakupów wyposażenia, drobnych napraw albo nakładów związanych z działalnością.

Na czym polega umowa użyczenia?

Umowa użyczenia jest umową nieodpłatną. Użyczający pozwala biorącemu na bezpłatne używanie rzeczy przez czas oznaczony albo nieoznaczony. W przypadku lokalu oznacza to, że właściciel nie pobiera czynszu, ale zgadza się, aby inna osoba korzystała z pomieszczenia zgodnie z umową, właściwościami lokalu i jego przeznaczeniem.

Użyczenie nie jest najmem, bo nie ma czynszu. Nie jest też darowizną, bo nie przenosi własności lokalu. Biorący korzysta z rzeczy, ale powinien ją używać zgodnie z ustaleniami i ponosi zwykłe koszty utrzymania rzeczy użyczonej. W sprawach firmowych szczególnie ważne jest precyzyjne wskazanie, czy użyczenie obejmuje cały lokal, wydzielone pomieszczenie, magazyn, warsztat, część garażu czy tylko prawo korzystania z określonej powierzchni.

Co do zasady umowa użyczenia lokalu nie jest czynnością wymienioną w katalogu czynności opodatkowanych podatkiem od czynności cywilnoprawnych. Samo jej zawarcie nie powinno więc powodować PCC. Odrębnej analizy może wymagać jednak VAT, jeżeli użyczający działa jako podatnik VAT, lokal jest składnikiem jego działalności albo użyczenie jest elementem szerszego rozliczenia gospodarczego.

Czy ustna umowa użyczenia lokalu jest ważna?

Tak. Dla zwykłej umowy użyczenia lokalu przepisy Kodeksu cywilnego nie wymagają formy pisemnej, aktu notarialnego ani innej formy szczególnej. Ustna umowa użyczenia jest zatem ważna, o ile można wykazać, że strony rzeczywiście uzgodniły bezpłatne korzystanie z lokalu.

Forma ustna jest jednak słabsza dowodowo. W praktyce urząd skarbowy nie bada samej elegancji dokumentu, tylko to, czy przedsiębiorca potrafi wykazać fakty: od kiedy korzysta z lokalu, na jakiej podstawie, w jakim zakresie i czy poniesione wydatki mają związek z działalnością gospodarczą. Jeżeli dokumentu wcześniej nie było, można posłużyć się innymi dowodami.

Dowodami mogą być w szczególności: pisemne oświadczenie rodziców, późniejsze pisemne potwierdzenie umowy ustnej, zeznania użyczających jako świadków, korespondencja, potwierdzenia opłat, dokumenty księgowe, zdjęcia pomieszczenia, faktury dostarczane na adres lokalu, ewidencja wyposażenia albo inne dokumenty pokazujące realne firmowe wykorzystanie lokalu. W postępowaniu podatkowym dowodem może być wszystko, co pomaga wyjaśnić sprawę i nie jest sprzeczne z prawem.

Jak przygotować dokument dla urzędu?

Najbezpieczniej przygotować krótki, konkretny dokument, który nie udaje, że został podpisany wcześniej, lecz potwierdza rzeczywisty przebieg zdarzeń. W treści można wskazać, że strony zawarły ustną umowę użyczenia w określonym czasie, a obecnie potwierdzają jej warunki na piśmie dla celów dowodowych.

Taki dokument powinien zawierać co najmniej:

• dane użyczających i biorącego do używania,
• tytuł prawny rodziców do lokalu albo informację, że są właścicielami lub współwłaścicielami,
• dokładne oznaczenie lokalu i części oddanej do używania,
• datę, od której syn faktycznie korzysta z lokalu, jeżeli można ją rzetelnie wskazać,
• cel użyczenia, np. prowadzenie działalności gospodarczej, magazynowanie towaru, wykonywanie usług albo przechowywanie narzędzi,
• zasady ponoszenia opłat eksploatacyjnych, mediów, drobnych napraw i innych zwykłych kosztów utrzymania,
• zasady dokonywania nakładów, remontów i zakupów wyposażenia,
• podpisy wszystkich osób, które powinny wyrazić zgodę na korzystanie z lokalu.

Do wyjaśnień dla urzędu warto dołączyć dokumenty potwierdzające, że lokal faktycznie służy firmie. Samo oświadczenie może być niewystarczające, jeżeli zakwestionowane zakupy nie pasują do rodzaju działalności, nie znajdują się w lokalu albo nie mają związku z przychodami.

Wydatki na użyczony lokal i wyposażenie jako koszty firmy

Podatnik prowadzący działalność gospodarczą może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wydatki poniesione w celu osiągnięcia przychodu albo zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodu, o ile nie są wyłączone z kosztów przez ustawę o PIT. Nie wystarczy więc sam fakt, że faktura została wystawiona na firmę. Trzeba wykazać gospodarczy sens wydatku.

W przypadku użyczonego lokalu kosztami mogą być np. opłaty za media w części przypadającej na działalność, materiały eksploatacyjne, drobne naprawy, wyposażenie warsztatu, regały, narzędzia, urządzenia albo inne przedmioty realnie używane w firmie. Jeżeli zakup dotyczy składnika majątku używanego dłużej niż rok i spełnia warunki środka trwałego, sposób rozliczenia zależy od jego wartości, charakteru i zasad amortyzacji.

Inaczej trzeba traktować zwykłe koszty utrzymania lokalu, a inaczej większe nakłady zwiększające wartość cudzego lokalu. Poważniejszy remont, adaptacja albo ulepszenie użyczonego lokalu może wymagać rozliczenia jako inwestycja w obcym środku trwałym. W takiej sytuacji sama umowa użyczenia powinna jasno określać, czy biorący może dokonywać takich nakładów i co stanie się z nimi po zakończeniu umowy.

Podatek od nieruchomości co do zasady obciąża właściciela jako podatnika. Strony mogą jednak ustalić, że biorący zwraca określone opłaty lub ponosi część kosztów eksploatacyjnych. Dla celów podatkowych należy wtedy zadbać o przejrzyste dokumentowanie rozliczeń i ustalenie, jaka część wydatków rzeczywiście dotyczy działalności gospodarczej syna.

Użyczenie od ojca a podatek dochodowy

Po stronie syna, który bezpłatnie korzysta z lokalu, może pojawić się pytanie o przychód z nieodpłatnego świadczenia. Ustawa o PIT przewiduje jednak zwolnienie dla wartości świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń otrzymanych od osób zaliczonych do I i II grupy podatkowej w rozumieniu ustawy o podatku od spadków i darowizn. Ojciec i syn należą do I grupy podatkowej.

W typowej sytuacji użyczenia lokalu przez ojca synowi prowadzącemu jednoosobową działalność gospodarczą zwolnienie to przemawia za brakiem podatku dochodowego od samej wartości bezpłatnego korzystania z lokalu. Nie zwalnia to jednak przedsiębiorcy z obowiązku wykazania, że wydatki zaliczane do kosztów są związane z działalnością i właściwie udokumentowane.

Trzeba też pamiętać o wyjątku: zwolnienie nie dotyczy świadczeń otrzymanych na podstawie stosunku pracy, pracy nakładczej ani umów będących podstawą uzyskiwania przychodów z działalności wykonywanej osobiście. Sam fakt, że ojciec jest zatrudniony przez syna, nie musi jeszcze oznaczać, że użyczenie lokalu jest świadczeniem pracowniczym. Dokumenty powinny jednak jasno pokazywać, że udostępnienie lokalu wynika z odrębnej umowy cywilnej lub rodzinnego uzgodnienia, a nie z obowiązków pracowniczych ojca.

Inaczej może być, gdy biorącym do używania nie jest syn jako osoba fizyczna prowadząca działalność, lecz np. spółka. Wtedy świadczeniobiorcą może być spółka, a nie członek rodziny, co może zmienić ocenę podatkową i wymaga osobnej analizy.

Jak odpowiedzieć urzędowi skarbowemu?

W odpowiedzi do urzędu warto zachować rzeczowy ton. Nie należy pisać, że umowy nie było, jeżeli w rzeczywistości strony od dawna realizowały ustne użyczenie. Lepiej wyjaśnić, że umowa została zawarta ustnie, a następnie potwierdzona pisemnie dla celów dowodowych.

Do odpowiedzi można dołączyć:

• pisemne potwierdzenie ustnej umowy użyczenia albo aktualnie podpisaną umowę potwierdzającą wcześniejsze ustalenia,
• oświadczenie ojca i ewentualnie matki lub drugiego współwłaściciela lokalu,
• dokument potwierdzający tytuł prawny do lokalu, jeśli urząd o to prosi,
• wykaz wydatków związanych z lokalem i działalnością,
• wyjaśnienie, do czego służą zakwestionowane przedmioty i gdzie są używane,
• dowody ponoszenia opłat albo zdjęcia wyposażenia, jeżeli mogą pomóc w sprawie.

Jeżeli organ wszczął postępowanie podatkowe albo kontrolę i kwestionuje koszty, warto wnioskować o przeprowadzenie dowodu z dokumentów oraz, w razie potrzeby, z przesłuchania użyczającego jako świadka. Organ powinien ocenić cały materiał dowodowy, a nie tylko sam fakt braku pierwotnej umowy pisemnej.

FAQ

Czy umowa użyczenia między ojcem a synem musi być pisemna?

Nie. Co do zasady umowa użyczenia może być zawarta ustnie. Forma pisemna jest jednak bardzo zalecana, bo ułatwia wykazanie przed urzędem, że przedsiębiorca miał prawo korzystać z lokalu.

Czy można spisać umowę dopiero po wezwaniu z urzędu?

Można spisać dokument potwierdzający dotychczasowe ustne ustalenia, ale nie należy go antydatować. Najbezpieczniej wskazać rzeczywistą datę podpisania oraz opisać, od kiedy lokal był faktycznie używany.

Czy brak pisemnej umowy oznacza utratę prawa do kosztów?

Nie zawsze. Brak pisemnej umowy osłabia sytuację dowodową, ale podatnik może wykazywać prawo do lokalu i związek wydatków z działalnością innymi dowodami, np. oświadczeniami, dokumentami opłat, zeznaniami świadków i dokumentacją firmową.

Czy syn zapłaci PIT od bezpłatnego używania lokalu ojca?

W typowym użyczeniu lokalu przez ojca synowi zastosowanie może mieć zwolnienie z PIT dla świadczeń otrzymanych od osób z I i II grupy podatkowej. Ojciec i syn należą do I grupy. Trzeba jednak uważać, aby świadczenie nie wynikało ze stosunku pracy ani innej umowy objętej ustawowym wyjątkiem.

Jakie wydatki przy użyczonym lokalu można zaliczyć do kosztów?

Do kosztów mogą trafić tylko wydatki związane z działalnością gospodarczą, właściwie udokumentowane i niewyłączone przez ustawę o PIT. Mogą to być np. media, wyposażenie, narzędzia, drobne naprawy lub inne wydatki potrzebne do prowadzenia firmy. Większe nakłady na cudzy lokal mogą wymagać odrębnego rozliczenia.

Czy umowę powinni podpisać oboje rodzice?

Jeżeli lokal jest współwłasnością rodziców albo należy do majątku wspólnego małżonków, podpis obojga jest rozwiązaniem bezpieczniejszym. Pokazuje, że wszyscy uprawnieni zgodzili się na korzystanie z lokalu przez firmę syna.

Podsumowanie

W opisanej sytuacji najważniejsze jest uporządkowanie dokumentów, a nie tworzenie fikcji. Umowa użyczenia między ojcem a synem mogła być ważnie zawarta ustnie, lecz na potrzeby urzędu skarbowego warto ją potwierdzić na piśmie i dołączyć dowody faktycznego korzystania z lokalu. Dokument powinien wskazywać rzeczywistą datę podpisania, opisywać wcześniejsze ustne ustalenia i określać zakres korzystania z lokalu.

Syn może bronić kosztów firmowych, jeśli wykaże, że zakwestionowane wydatki rzeczywiście służyły działalności gospodarczej, były właściwie udokumentowane i nie są wyłączone z kosztów podatkowych. Samo użyczenie od ojca zwykle nie powinno powodować PIT po stronie syna dzięki zwolnieniu dla świadczeń od osób z najbliższej rodziny, ale szczegóły zawsze zależą od dokumentów, sposobu korzystania z lokalu i rodzaju poniesionych wydatków.

Źródła

1. Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny, w szczególności art. 710-719 - Dz. U. 2025 poz. 1071 z późn. zm.
2. Ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych, w szczególności art. 11, art. 14, art. 21 ust. 1 pkt 125, art. 21 ust. 20, art. 22 i art. 23 - Dz. U. 2026 poz. 592 z późn. zm.
3. Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa, w szczególności art. 180, art. 181 i art. 191 - Dz. U. 2026 poz. 622 z późn. zm.
4. Ustawa z dnia 28 lipca 1983 r. o podatku od spadków i darowizn, w szczególności art. 14 dotyczący grup podatkowych - Dz. U. 2026 poz. 478 z późn. zm.