Zarząd stowarzyszenia a nieobecność prezesa

Co wynika ze statutu stowarzyszenia?

Podstawowym dokumentem, od którego trzeba zacząć ocenę sytuacji, jest statut stowarzyszenia. Zgodnie z art. 10 ust. 1 pkt 5 ustawy z dnia 7 kwietnia 1989 r. Prawo o stowarzyszeniach statut określa w szczególności władze stowarzyszenia, tryb ich wyboru, uzupełniania składu oraz ich kompetencje. Natomiast art. 10 ust. 1 pkt 6 tej ustawy wymaga, aby statut określał sposób reprezentowania stowarzyszenia, w szczególności sposób zaciągania zobowiązań majątkowych. Powiązanym zagadnieniem jest nabycie lub dzierżawa nieruchomości przez stowarzyszenie.

Jeżeli statut przewiduje, że stowarzyszenie reprezentuje jednoosobowo prezes albo łącznie dwóch pozostałych członków zarządu, to podczas urlopu prezesa dwaj członkowie zarządu mogą reprezentować stowarzyszenie zgodnie z tym sposobem reprezentacji. Nie jest to zastępstwo prezesa w znaczeniu zmiany organu, lecz korzystanie z alternatywnego sposobu reprezentacji przewidzianego w statucie i ujawnionego w KRS.

Warto odróżnić dwie kwestie: reprezentację stowarzyszenia na zewnątrz oraz wewnętrzny podział obowiązków w zarządzie. Reprezentacja decyduje o tym, kto może skutecznie podpisać umowę, pismo lub oświadczenie woli w imieniu stowarzyszenia. Wewnętrzny podział obowiązków określa natomiast, kto zajmuje się bieżącymi sprawami, dokumentacją, kontaktem z księgowością, organizacją wydarzeń czy obsługą korespondencji.

Czy urlop prezesa trzeba zgłaszać do KRS?

Nie. Czasowa nieobecność prezesa, nawet zaplanowana na dwa miesiące, nie jest sama w sobie zdarzeniem wymagającym wpisu do Krajowego Rejestru Sądowego. Do KRS zgłasza się zmiany danych podlegających wpisowi, na przykład zmianę składu zarządu, zmianę sposobu reprezentacji albo zmianę statutu.

Zgodnie z art. 22 ustawy z dnia 20 sierpnia 1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym wniosek o wpis do rejestru powinien być złożony nie później niż w terminie 7 dni od dnia zdarzenia uzasadniającego dokonanie wpisu, chyba że przepis szczególny stanowi inaczej. Urlop prezesa nie zmienia składu zarządu, nie powoduje wygaśnięcia mandatu i nie zmienia sposobu reprezentacji, dlatego nie jest zdarzeniem uzasadniającym wpis.

Inaczej byłoby wtedy, gdyby prezes zrezygnował z funkcji, został odwołany, zmarł, utracił mandat albo gdyby walne zebranie członków lub inny właściwy organ zmienił statutowy sposób reprezentacji. W takich przypadkach aktualizacja danych w KRS jest konieczna.

Czy pozostali członkowie zarządu muszą zgodzić się na przejęcie obowiązków?

Jeżeli obowiązki mieszczą się w zakresie normalnego działania zarządu, pozostali członkowie zarządu nie tyle muszą wyrazić osobną zgodę na ich przejęcie, ile powinni wykonywać funkcję, do której zostali powołani. Z art. 11 ust. 3 ustawy Prawo o stowarzyszeniach wynika, że stowarzyszenie jest obowiązane posiadać zarząd i organ kontroli wewnętrznej. Zarząd jest więc organem prowadzącym sprawy stowarzyszenia w zakresie określonym statutem.

Dla porządku organizacyjnego warto jednak sporządzić krótką uchwałę zarządu albo notatkę z posiedzenia, w której zostanie wskazane, kto w okresie nieobecności prezesa odbiera korespondencję, kontaktuje się z księgowością, prowadzi bieżące sprawy biura i przygotowuje dokumenty do podpisu. Taka uchwała nie zmienia sposobu reprezentacji wobec osób trzecich, ale porządkuje odpowiedzialność wewnątrz organizacji.

Jeżeli statut wymaga podejmowania uchwał zarządu w określonych sprawach, należy przestrzegać trybu określonego w statucie: quorum, większości głosów, sposobu zwoływania posiedzeń i ewentualnej możliwości głosowania zdalnego. Jeżeli statut milczy o pracy zdalnej, warto zachować ostrożność i dokumentować zgodę wszystkich członków zarządu na dany tryb procedowania.

Reprezentacja a pełnomocnictwo w stowarzyszeniu

Jeżeli statut przewiduje reprezentację łączną dwóch członków zarządu, dwaj członkowie zarządu mogą podpisywać dokumenty w imieniu stowarzyszenia bez dodatkowego pełnomocnictwa, o ile działają dokładnie według ujawnionego sposobu reprezentacji. Pełnomocnictwo może być natomiast przydatne do czynności technicznych lub powtarzalnych, na przykład odbioru korespondencji, kontaktu z bankiem w zakresie czynności niewymagających reprezentacji albo składania dokumentów w urzędach. Zbliżonym zagadnieniem jest odbiór korespondencji przez przewodniczącego stowarzyszenia.

Pełnomocnictwo nie powinno służyć do obchodzenia statutu. Jeżeli statut wymaga podpisu dwóch członków zarządu pod umową, to samo wewnętrzne upoważnienie jednej osoby nie zastąpi prawidłowej reprezentacji stowarzyszenia. Zgodnie z art. 38 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny osoba prawna działa przez swoje organy w sposób przewidziany w ustawie i w opartym na niej statucie. Stowarzyszenie jako osoba prawna musi więc działać przez swoje organy zgodnie ze statutem.

Jeżeli osoba podpisuje umowę w imieniu stowarzyszenia bez umocowania albo z przekroczeniem jego zakresu, znaczenie może mieć art. 39 § 1 Kodeksu cywilnego. Przepis ten przewiduje odpowiedzialność osoby, która jako organ osoby prawnej zawarła umowę w jej imieniu nie będąc organem albo przekraczając zakres umocowania, jeżeli osoba prawna nie potwierdzi umowy.

Czy prezes odpowiada za działania innych członków zarządu podczas swojej nieobecności?

Sama funkcja prezesa nie oznacza automatycznej odpowiedzialności za każdą czynność innych członków zarządu. Jeżeli dwaj członkowie zarządu działają zgodnie ze statutem i prawidłowo reprezentują stowarzyszenie, ich czynności co do zasady są czynnościami stowarzyszenia, a nie prywatnymi czynnościami prezesa.

Trzeba jednak pamiętać, że urlop nie powoduje utraty funkcji członka zarządu. Prezes nadal pozostaje członkiem organu, chyba że został skutecznie odwołany, złożył rezygnację albo jego mandat wygasł z innej przyczyny określonej w statucie. Jeżeli w okresie jego nieobecności powstaną zobowiązania publicznoprawne lub inne problemy, ocena odpowiedzialności będzie zależała od rodzaju zobowiązania, zakresu wiedzy prezesa, możliwości realnego działania oraz ewentualnej winy.

Fakt, że prezes nie pobiera wynagrodzenia, nie wyłącza odpowiedzialności wynikającej z przepisów prawa. Art. 10 ust. 1 pkt 5a ustawy Prawo o stowarzyszeniach dopuszcza, aby statut przewidywał możliwość wynagradzania członków zarządu za czynności wykonywane w związku z pełnioną funkcją, ale brak wynagrodzenia nie oznacza, że członek zarządu przestaje być członkiem organu.

Odpowiedzialność za zaległości podatkowe i składkowe

Najdalej idąca odpowiedzialność członków zarządu stowarzyszenia może dotyczyć zaległości publicznoprawnych. Zgodnie z art. 116a § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa za zaległości podatkowe osób prawnych innych niż wymienione w art. 116 tej ustawy odpowiadają solidarnie całym swoim majątkiem członkowie organów zarządzających tymi osobami, a art. 116 Ordynacji podatkowej stosuje się odpowiednio.

Odpowiedzialność ta nie powstaje automatycznie od razu po powstaniu zaległości. Z art. 116 § 1 Ordynacji podatkowej, stosowanego odpowiednio na podstawie art. 116a § 1 tej ustawy, wynika, że odpowiedzialność członka zarządu może zostać orzeczona w szczególności wtedy, gdy egzekucja z majątku osoby prawnej okazała się w całości albo w części bezskuteczna, a członek zarządu nie wykaże przesłanek zwalniających, na przykład braku winy w niezgłoszeniu wniosku o upadłość albo nie wskaże mienia pozwalającego na zaspokojenie zaległości w znacznej części.

Zgodnie z art. 116 § 2 Ordynacji podatkowej odpowiedzialność członków zarządu obejmuje zaległości z tytułu zobowiązań, których termin płatności upływał w czasie pełnienia przez nich obowiązków członka zarządu. Jeżeli więc prezes formalnie nadal pełni funkcję, jego czasowa nieobecność nie wyklucza z góry odpowiedzialności za zobowiązania, których termin płatności przypadł w tym czasie. Może natomiast mieć znaczenie przy ocenie winy i realnej możliwości działania, co zawsze wymaga analizy konkretnego stanu faktycznego.

W sprawach składek na ubezpieczenia społeczne znaczenie ma art. 31 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych, który przewiduje odpowiednie stosowanie wybranych przepisów Ordynacji podatkowej, w tym art. 116 i art. 116a, do należności z tytułu składek. Dlatego zaległości wobec ZUS również mogą rodzić ryzyko odpowiedzialności członków zarządu, jeżeli spełnione są ustawowe przesłanki.

Kiedy potrzebne są szczególne działania?

Szczególne działania są potrzebne wtedy, gdy nieobecność prezesa ujawnia problem ze zdolnością zarządu do działania. Zgodnie z art. 30 ust. 1 ustawy Prawo o stowarzyszeniach, jeżeli stowarzyszenie nie posiada zarządu zdolnego do działań prawnych, sąd na wniosek organu nadzorującego lub z własnej inicjatywy ustanawia dla niego kuratora.

Do takiej sytuacji mogłoby dojść na przykład wtedy, gdy statut przewiduje wyłącznie jednoosobową reprezentację przez prezesa, a prezes faktycznie nie może działać przez dłuższy czas i nie ma żadnego alternatywnego sposobu podpisywania dokumentów. W analizowanym przypadku problem jest mniejszy, ponieważ statut przewiduje także reprezentację łączną dwóch pozostałych członków zarządu.

Jeżeli prezes rozważa trwałe odejście z funkcji, trzeba odróżnić urlop od rezygnacji. Przydatne mogą być zasady omawiane na przykładzie fundacji, ponieważ w praktyce podobne problemy pojawiają się przy składaniu oświadczeń o rezygnacji członków organów. Zobacz: rezygnacja prezesa fundacji.

FAQ

Podsumowanie

W opisanej sytuacji nie ma potrzeby zgłaszania do KRS samej informacji o urlopie prezesa. Skład zarządu nie zmienia się, a pozostali członkowie mogą działać, jeżeli statut przewiduje reprezentację łączną dwóch członków zarządu. Dla bezpieczeństwa warto jednak sporządzić uchwałę porządkującą wewnętrzny podział obowiązków i sprawdzić, czy wszystkie ważne czynności są wykonywane zgodnie ze statutem oraz aktualnym wpisem w KRS.

Największe ryzyka dotyczą sytuacji, w których nieobecność prezesa paraliżuje reprezentację albo w czasie jego nieobecności powstają zaległości publicznoprawne. W takich przypadkach konieczna jest analiza statutu, dokumentów finansowych i rzeczywistego wpływu poszczególnych członków zarządu na prowadzenie spraw stowarzyszenia.

Źródła

• Art. 10 ust. 1 pkt 5, art. 10 ust. 1 pkt 5a, art. 10 ust. 1 pkt 6, art. 11 ust. 3 oraz art. 30 ust. 1 ustawy z dnia 7 kwietnia 1989 r. Prawo o stowarzyszeniach.
• Art. 22 ustawy z dnia 20 sierpnia 1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym.
• Art. 38 oraz art. 39 § 1 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny.
• Art. 116 § 1, art. 116 § 2 oraz art. 116a § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa.
• Art. 31 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych.