Braki w deklaracjach członkowskich w ROD – jak je uzupełnić

Braki w deklaracjach i uchwałach w ROD – od czego zacząć

W opisanej sytuacji najpierw trzeba oddzielić dwie kwestie: członkostwo w stowarzyszeniu ogrodowym prowadzącym ROD oraz prawo do działki. To nie są pojęcia tożsame. Zasady nabywania prawa do działki reguluje przede wszystkim ustawa z 13 grudnia 2013 r. o rodzinnych ogrodach działkowych, w szczególności art. 27–41 tej ustawy. Z kolei członkostwo w stowarzyszeniu ogrodowym wynika z ustawy z 7 kwietnia 1989 r. – Prawo o stowarzyszeniach oraz ze statutu danego stowarzyszenia, a w ogrodach prowadzonych przez Polski Związek Działkowców także ze statutu PZD.

Jeżeli w aktach brakuje deklaracji, wniosków albo uchwał zarządu, nie należy zakładać, że sprawa „sama się uprawomocniła”. W praktyce oznacza to raczej lukę dowodową i organizacyjną, którą obecny zarząd powinien usunąć.

Zgodnie z art. 11 ust. 1 ustawy – Prawo o stowarzyszeniach członkiem stowarzyszenia może być osoba przyjęta według zasad określonych w statucie. Z kolei art. 34 ust. 1 ustawy o rodzinnych ogrodach działkowych stanowi, że ustanowienie prawa do działki następuje na podstawie umowy dzierżawy działkowej. W wielu przypadkach przed zawarciem takiej umowy konieczne są jeszcze uchwały lub inne czynności przewidziane statutem oraz regulacjami wewnętrznymi PZD.

Czy nowy zarząd może uzupełnić stare braki

Tak, obecny zarząd powinien uzupełnić braki organizacyjne i dokumentacyjne, ponieważ prowadzi sprawy stowarzyszenia i odpowiada za bieżące funkcjonowanie ogrodu. W stowarzyszeniach zasady reprezentacji i prowadzenia spraw określa statut, a organ zarządzający działa w granicach przyznanych mu kompetencji na podstawie art. 10 ust. 1 pkt 5 oraz art. 11 ustawy – Prawo o stowarzyszeniach.

Jeżeli w Państwa ROD działa jednostka PZD, trzeba dodatkowo sprawdzić aktualny statut PZD, regulamin ROD i ewentualne uchwały krajowych organów PZD dotyczące dokumentowania członkostwa oraz praw do działek. W praktyce zarząd powinien sporządzić listę wszystkich spraw z brakami i ustalić dla każdej osoby:

• czy istnieje wniosek o przyjęcie w poczet członków albo deklaracja członkowska,
• czy była podjęta uchwała o przyjęciu do stowarzyszenia,
• czy zawarto umowę dotyczącą prawa do działki, w szczególności umowę dzierżawy działkowej albo umowę przeniesienia praw do działki,
• czy są dowody objęcia działki i wykonywania praw działkowca,
• czy pobierano opłaty ogrodowe i prowadzono ewidencję działki.

Jeżeli problem dotyczy większej liczby osób, warto przygotować jednolitą procedurę naprawczą przyjętą uchwałą zarządu. Taki sposób działania ogranicza ryzyko zarzutu dowolności.

Zobacz również: zarząd stowarzyszenia

Z jaką datą uzupełniać dokumenty

To najważniejsza kwestia praktyczna. Co do zasady nie powinno się antydatować dokumentów, czyli tworzyć ich tak, jakby zostały sporządzone lub podpisane kilka lat temu. Takie działanie może prowadzić do bardzo poważnych problemów dowodowych, a w skrajnych wypadkach także do odpowiedzialności karnej związanej z poświadczaniem nieprawdy lub użyciem nierzetelnego dokumentu.

Bezpieczniejsze rozwiązanie to:

• sporządzić protokół lub notatkę z audytu dokumentacji,
• ustalić, jakie fakty rzeczywiście miały miejsce w przeszłości,
• wezwać zainteresowanych działkowców do złożenia brakujących oświadczeń lub potwierdzeń,
• podjąć uchwały z aktualną datą, wyraźnie wskazując, że uchwała porządkuje stan dokumentacji dotyczący wcześniejszego korzystania z działki lub wcześniejszego złożenia wniosku,
• w razie potrzeby zawrzeć lub potwierdzić właściwe umowy wymagane ustawą o ROD.

Jeżeli więc wniosek został kiedyś faktycznie złożony, ale zaginął, nowy dokument może zawierać informację, że odtwarza się dokumentację na podstawie oświadczenia zainteresowanego, ewidencji opłat, protokołów, korespondencji lub innych zachowanych dowodów. Sama data sporządzenia takiego dokumentu powinna być aktualna.

Czy brak uchwały oznacza, że członkostwo albo prawo do działki nie istnieje

Nie zawsze. To zależy od konkretnego stanu faktycznego i od tego, czego dokładnie brakuje. Inaczej ocenia się brak samej deklaracji członkowskiej, inaczej brak uchwały o przyjęciu do stowarzyszenia, a jeszcze inaczej brak umowy przenoszącej prawa do działki albo brak umowy dzierżawy działkowej.

Przykładowo:

Nie można więc jednym zdaniem stwierdzić, że „wszystko już jest ważne” albo że „wszystko jest nieważne”. W części spraw konieczne będzie jedynie uporządkowanie akt, ale w innych może być potrzebne formalne doprowadzenie do zawarcia właściwej umowy.

Odpowiedzialność poprzedniego i obecnego zarządu

Jeżeli zaniedbania powstały za kadencji poprzedniego zarządu, to właśnie osoby pełniące wtedy funkcje ponoszą zasadniczą odpowiedzialność za swoje działania i zaniechania – według zasad statutowych, organizacyjnych, a w określonych przypadkach także cywilnych. W stowarzyszeniach członkowie organów powinni działać zgodnie ze statutem oraz przepisami prawa, a naruszenie tych obowiązków może prowadzić do odpowiedzialności odszkodowawczej na zasadach ogólnych z art. 415 ustawy z 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny, jeżeli zostaną spełnione przesłanki odpowiedzialności deliktowej.

Jednocześnie obecny zarząd nie odpowiada automatycznie za dawne zaniedbania tylko dlatego, że objął funkcję później. Odpowiada jednak za to, co zrobi po ujawnieniu problemu. Jeżeli nowy zarząd wie o brakach i nic z nimi nie robi, naraża się na zarzut nienależytego wykonywania obowiązków.

W praktyce dobrze jest podjąć uchwałę o przeglądzie dokumentacji, sporządzić protokół nieprawidłowości i wyznaczyć termin ich uzupełnienia. Takie działanie pokazuje, że organ reaguje i porządkuje sytuację.

Jak przeprowadzić bezpieczną procedurę naprawczą

W praktyce warto przyjąć następującą kolejność działań:

1. Przeprowadzić wewnętrzny przegląd akt członkowskich i działkowych z ostatnich lat.
2. Sporządzić wykaz osób, których sprawy są niekompletne.
3. Podzielić braki na trzy grupy: braki członkowskie, braki dotyczące prawa do działki, braki ewidencyjne.
4. Wezwać zainteresowane osoby do okazania posiadanych dokumentów i złożenia potrzebnych oświadczeń.
5. Porównać dane z ewidencją opłat, protokołami walnych zebrań, korespondencją i umowami.
6. Podjąć brakujące uchwały z aktualną datą albo zawrzeć wymagane umowy, jeżeli ustawa o ROD tego wymaga.
7. Uzupełnić ewidencję oraz akta osobowe i działkowe.
8. W protokołach wyraźnie opisać, że działania mają na celu uporządkowanie wcześniejszych braków dokumentacyjnych.

Taki tryb jest znacznie bezpieczniejszy niż podpisywanie dokumentów „jakby były sprzed trzech lat”.

Zobacz również: rozwiązanie stowarzyszenia

Czy trzeba ponownie zbierać deklaracje od wszystkich działkowców

Nie zawsze. Jeżeli w części spraw istnieją wystarczające dowody członkostwa albo prawa do działki, nie ma potrzeby powtarzać całej procedury od zera. Czasem wystarczy odtworzenie brakujących akt na podstawie wiarygodnych dokumentów i podjęcie uchwały porządkującej.

Ponowne zbieranie dokumentów jest zasadne zwłaszcza wtedy, gdy:

• w aktach nie ma żadnego śladu zgłoszenia danej osoby,
• brak jest podpisanej umowy wymaganej ustawą o ROD,
• dane w ewidencji i w rzeczywistym stanie posiadania są sprzeczne,
• doszło do kilku kolejnych zmian użytkowników działki bez formalnego przeniesienia praw.

Jeśli pojawi się spór między działkowcem a zarządem, kluczowe będą konkretne dokumenty i statut obowiązujący w dacie zdarzeń.

Przykłady

Poniższe sytuacje pokazują, jak w praktyce można odróżnić zwykły brak formalny od problemu wymagającego szerszego postępowania.

FAQ

Czy można wpisać starą datę na nowo sporządzonej deklaracji?

Nie jest to bezpieczne. Deklaracja lub oświadczenie powinny mieć rzeczywistą datę sporządzenia. Jeśli dokument ma odtworzyć wcześniejszy stan, trzeba to wyraźnie opisać w jego treści albo w protokole zarządu.

Czy obecny zarząd musi naprawiać błędy poprzedników?

Tak, jeśli chce prawidłowo prowadzić sprawy ROD. Obecny zarząd nie odpowiada automatycznie za dawne zaniedbania, ale odpowiada za brak reakcji po ich ujawnieniu.

Czy brak deklaracji członkowskiej pozbawia działkowca prawa do działki?

Niekoniecznie. Trzeba sprawdzić, czy istnieje ważna podstawa nabycia prawa do działki, na przykład umowa dzierżawy działkowej albo umowa przeniesienia praw. Członkostwo i prawo do działki to odrębne kwestie.

Czy trzeba zwoływać walne zebranie, aby uzupełnić takie braki?

Zwykle nie, jeżeli zgodnie ze statutem dana sprawa należy do kompetencji zarządu. Trzeba jednak sprawdzić aktualny statut PZD lub statut stowarzyszenia oraz regulaminy wewnętrzne.

Co zrobić, gdy działkowiec nie chce podpisać brakujących dokumentów?

Wtedy trzeba ocenić, czy istnieją inne dowody jego statusu i prawa do działki. Jeżeli ich brak, sprawa może wymagać indywidualnej analizy, a czasem także formalnego postępowania według statutu i ustawy o ROD.

Źródła

1. Ustawa z 13 grudnia 2013 r. o rodzinnych ogrodach działkowych (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 1073).

2. Ustawa z 7 kwietnia 1989 r. – Prawo o stowarzyszeniach (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 2261).

3. Ustawa z 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny (t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 1061 ze zm.), w szczególności art. 415.

4. Aktualny statut Polskiego Związku Działkowców oraz regulamin ROD – w zakresie właściwym dla danego ogrodu i stanu faktycznego.