Regulamin premiowania w zakładzie pracy

Regulamin premiowania a regulamin wynagradzania

Regulamin premiowania najczęściej jest częścią regulaminu wynagradzania albo odrębnym aktem wewnętrznym określającym zasady przyznawania premii. Jeżeli dotyczy praw i obowiązków stron stosunku pracy, może być źródłem prawa pracy w rozumieniu art. 9 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy.

Podstawowa regulacja dotycząca warunków wynagradzania znajduje się w art. 77¹ i art. 77² Kodeksu pracy. Zgodnie z art. 77¹ Kodeksu pracy warunki wynagradzania za pracę i przyznawania innych świadczeń związanych z pracą ustalają układy zbiorowe pracy, z zastrzeżeniem art. 77²-77⁵ Kodeksu pracy.

Aktualnie art. 77² § 1 Kodeksu pracy stanowi, że pracodawca zatrudniający co najmniej 50 pracowników, nieobjętych zakładowym ani ponadzakładowym układem zbiorowym pracy spełniającym wymogi z art. 77² § 3 Kodeksu pracy, ustala warunki wynagradzania za pracę w regulaminie wynagradzania. Z kolei art. 77² § 1¹ Kodeksu pracy pozwala pracodawcy zatrudniającemu mniej niż 50 pracowników ustalić regulamin wynagradzania dobrowolnie. Natomiast art. 77² § 1² Kodeksu pracy nakłada taki obowiązek na pracodawcę zatrudniającego co najmniej 20 i mniej niż 50 pracowników, jeżeli zakładowa organizacja związkowa wystąpi z wnioskiem o ustalenie regulaminu wynagradzania.

W regulaminie wynagradzania pracodawca może ustalić także inne świadczenia związane z pracą i zasady ich przyznawania, co wynika z art. 77² § 2 Kodeksu pracy. W praktyce w tym miejscu najczęściej pojawiają się premie, nagrody, prowizje, dodatki albo inne składniki wynagrodzenia.

Kiedy regulamin premiowania wymaga zgody związków zawodowych?

Zgodnie z art. 77² § 4 Kodeksu pracy regulamin wynagradzania ustala pracodawca, ale jeżeli działa u niego zakładowa organizacja związkowa, pracodawca uzgadnia z nią regulamin wynagradzania. To samo dotyczy zmiany regulaminu, jeżeli regulamin premiowania jest elementem regulaminu wynagradzania albo pełni analogiczną funkcję płacową.

Jeżeli u pracodawcy działa jedna zakładowa organizacja związkowa, brak uzgodnienia co do treści regulaminu oznacza co do zasady, że pracodawca nie może samodzielnie wprowadzić nowego regulaminu wynagradzania ani zmiany pogarszającej sytuację pracowników. Potwierdza to uchwała 7 sędziów Sądu Najwyższego z dnia 12 września 2006 r., sygn. akt III PZP 3/06, w której wskazano, że regulamin wynagradzania wydany bez wymaganego uzgodnienia z zakładową organizacją związkową nie ma mocy wiążącej.

Inaczej należy ocenić sytuację, gdy u pracodawcy działa kilka zakładowych organizacji związkowych. Art. 30 ust. 5 ustawy z dnia 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych przewiduje przedstawienie wspólnie uzgodnionego stanowiska organizacji związkowych w sprawach wymagających zawarcia porozumienia lub uzgodnienia stanowiska. Jeżeli organizacje nie przedstawią wspólnego stanowiska w terminie wynikającym z ustawy, zastosowanie może mieć art. 30 ust. 6 ustawy o związkach zawodowych, który pozwala pracodawcy podjąć decyzję po rozpatrzeniu odrębnych stanowisk organizacji związkowych. Ocena zależy jednak od liczby organizacji związkowych, ich reprezentatywności oraz przebiegu procedury uzgodnieniowej.

Wejście w życie regulaminu premiowania

Regulamin wynagradzania, a więc również zawarte w nim zasady premiowania, wchodzi w życie po upływie 2 tygodni od dnia podania go do wiadomości pracowników w sposób przyjęty u danego pracodawcy. Wynika to bezpośrednio z art. 77² § 6 Kodeksu pracy.

Pracodawca może podać regulamin do wiadomości pracowników na przykład przez ogłoszenie w intranecie, wywieszenie na tablicy ogłoszeń, przesłanie pocztą elektroniczną albo udostępnienie w systemie kadrowym. Istotne jest, aby pracownicy mieli realną możliwość zapoznania się z treścią regulaminu. W wyroku Sądu Najwyższego z dnia 5 grudnia 2006 r., sygn. akt II PK 124/06, podkreślono, że znaczenie ma stworzenie pracownikowi możliwości zapoznania się z regulaminem, a nie faktyczne przeczytanie go przez pracownika.

Premia regulaminowa czy nagroda uznaniowa?

Najważniejsze jest odróżnienie premii regulaminowej od nagrody uznaniowej. Premia regulaminowa jest składnikiem wynagrodzenia, jeżeli regulamin, umowa o pracę albo inny akt płacowy określa konkretne i sprawdzalne warunki jej nabycia, na przykład wykonanie planu sprzedaży, brak nieusprawiedliwionych nieobecności, osiągnięcie określonego wskaźnika jakości albo realizację normy produkcyjnej.

Jeżeli pracownik spełni warunki określone w regulaminie, może dochodzić wypłaty premii jako należnego składnika wynagrodzenia. Taki kierunek wynika między innymi z wyroku Sądu Najwyższego z dnia 9 lipca 1998 r., sygn. akt I PKN 235/98, w którym wskazano, że premia uzależniona od konkretnych i sprawdzalnych przesłanek ma charakter roszczeniowy.

Nagroda uznaniowa opiera się natomiast na art. 105 Kodeksu pracy. Zgodnie z tym przepisem pracownikom, którzy przez wzorowe wykonywanie obowiązków, przejawianie inicjatywy i podnoszenie jakości oraz wydajności pracy przyczyniają się szczególnie do wykonywania zadań zakładu, mogą być przyznawane nagrody i wyróżnienia. Przy nagrodzie uznaniowej pracownik co do zasady nie ma roszczenia o jej wypłatę przed podjęciem decyzji przez pracodawcę, chyba że w rzeczywistości świadczenie zostało uregulowane jako premia regulaminowa albo pracodawca naruszył przepisy o równym traktowaniu.

Czy pracodawca może zmienić regulamin premiowania na gorszy?

Pracodawca może dążyć do zmiany zasad premiowania, ale musi zachować procedurę wynikającą z Kodeksu pracy, ustawy o związkach zawodowych oraz z samego regulaminu. Jeżeli zmiana dotyczy regulaminu wynagradzania, zastosowanie ma art. 77² § 4 Kodeksu pracy, czyli obowiązek uzgodnienia ze związkami zawodowymi, jeżeli działają u pracodawcy.

Jeżeli zmiana polega na zastąpieniu premii regulaminowej świadczeniem całkowicie uznaniowym, może to być pogorszenie warunków płacy. W takim przypadku sama zmiana regulaminu może nie wystarczyć. Art. 77² § 5 Kodeksu pracy odsyła odpowiednio do art. 241¹³ Kodeksu pracy. Z art. 241¹³ § 2 Kodeksu pracy wynika, że postanowienia mniej korzystne dla pracowników wprowadza się w drodze wypowiedzenia dotychczasowych warunków umowy o pracę.

W praktyce oznacza to konieczność zastosowania wypowiedzenia zmieniającego z art. 42 Kodeksu pracy wobec pracowników, którym pogarszają się indywidualne warunki płacowe. Art. 42 § 2 Kodeksu pracy wymaga, aby pracodawca zaproponował nowe warunki na piśmie. Zgodnie z art. 42 § 3 Kodeksu pracy, jeżeli pracownik odmówi przyjęcia nowych warunków, umowa o pracę rozwiązuje się z upływem okresu wypowiedzenia. Jeżeli pracownik nie złoży odmowy przed upływem połowy okresu wypowiedzenia, uważa się, że przyjął nowe warunki, ale pismo pracodawcy musi zawierać pouczenie o tym skutku.

Stanowisko o konieczności wypowiedzeń zmieniających przy niekorzystnej zmianie warunków płacy potwierdza wyrok Sądu Najwyższego z dnia 16 stycznia 1998 r., sygn. akt I PKN 460/97, w którym wskazano, że niekorzystna dla pracowników zmiana warunków płacy wymaga wypowiedzeń zmieniających wobec pracowników, których dotyczy.

Czy można zawiesić albo zlikwidować premiowanie?

Odpowiedź zależy od tego, z czego wynika prawo do premii. Jeżeli regulamin premiowania był zawarty na czas określony i rzeczywiście przestał obowiązywać z upływem tego czasu, pracodawca nie musi automatycznie przyjmować nowego regulaminu premiowania. Trzeba jednak sprawdzić, czy prawo do premii nie zostało włączone do umów o pracę albo indywidualnych warunków płacy.

Jeżeli premia regulaminowa stała się elementem warunków wynagrodzenia pracownika, jej likwidacja lub istotne ograniczenie na przyszłość zwykle wymaga wypowiedzenia zmieniającego na podstawie art. 42 Kodeksu pracy, w związku z art. 77² § 5 i art. 241¹³ § 2 Kodeksu pracy. Pracodawca nie może też pozbawić pracowników premii już nabytej za okres, w którym spełnili warunki regulaminowe.

Jeżeli jednak dotychczasowe świadczenie miało rzeczywiście charakter wyłącznie uznaniowy i nie było oparte na obiektywnych przesłankach, pracownikowi trudniej będzie wykazać roszczenie o wypłatę za przyszłe okresy. Nadal trzeba jednak badać, czy decyzje pracodawcy nie naruszają art. 11² Kodeksu pracy, art. 11³ Kodeksu pracy oraz art. 18^3a-18^3c Kodeksu pracy, czyli przepisów o równym traktowaniu i zakazie dyskryminacji.

Czy pracodawca może różnicować premie według stanowisk?

Tak, pracodawca może różnicować wysokość premii w zależności od stanowiska, zakresu odpowiedzialności, złożoności pracy, wyników, kwalifikacji, znaczenia danego stanowiska dla organizacji albo obiektywnie ocenianego wkładu w wynik zakładu. Musi jednak respektować art. 11² Kodeksu pracy, który nakazuje równe prawa pracowników z tytułu jednakowego wypełniania takich samych obowiązków, oraz art. 18^3c § 1 Kodeksu pracy, który przyznaje pracownikom prawo do jednakowego wynagrodzenia za jednakową pracę lub za pracę o jednakowej wartości.

Różnicowanie premii nie może opierać się na kryteriach zakazanych, takich jak płeć, wiek, niepełnosprawność, rasa, religia, narodowość, przekonania polityczne, przynależność związkowa, pochodzenie etniczne, wyznanie, orientacja seksualna, zatrudnienie na czas określony lub nieokreślony albo zatrudnienie w pełnym lub niepełnym wymiarze czasu pracy. Wynika to z art. 11³ Kodeksu pracy i art. 18^3a § 1 Kodeksu pracy.

Najbezpieczniejsze dla pracodawcy jest opisanie w regulaminie jasnych kryteriów: dla kogo premia przysługuje, za jaki okres, od jakiej podstawy jest liczona, jakie warunki trzeba spełnić, kto ocenia wyniki, kiedy następuje wypłata i w jakich przypadkach możliwe jest obniżenie albo brak premii.

Jak pracownik powinien ocenić swoją sytuację?

W pierwszej kolejności warto ustalić, czy świadczenie było premią regulaminową, czy nagrodą uznaniową. Sama nazwa nie przesądza sprawy. Decyduje treść regulaminu, umowy o pracę, aneksów, porozumień, komunikatów pracodawcy i praktyka wypłat.

Pracownik powinien sprawdzić w szczególności:

• czy regulamin premiowania nadal obowiązuje i czy był zawarty na czas określony,
• czy regulamin przewiduje konkretne warunki nabycia premii,
• czy pracodawca uzgodnił zmianę regulaminu ze związkami zawodowymi, jeżeli działają w zakładzie,
• czy zmiana pogarsza indywidualne warunki wynagrodzenia,
• czy pracownik otrzymał wypowiedzenie zmieniające z art. 42 Kodeksu pracy,
• czy pracodawca stosuje kryteria premiowania jednakowo wobec osób wykonujących taką samą lub równoważną pracę.

Warto też zachować dokumenty potwierdzające wcześniejsze zasady wypłat: regulaminy, paski płacowe, informacje o wynikach, decyzje premiowe, korespondencję z przełożonymi i komunikaty pracodawcy. Mogą one mieć znaczenie przy dochodzeniu zaległej premii.

FAQ

Czy pracodawca może sam wprowadzić nowy regulamin premiowania?

Jeżeli regulamin premiowania jest częścią regulaminu wynagradzania, a u pracodawcy działa zakładowa organizacja związkowa, pracodawca musi uzgodnić regulamin z tą organizacją zgodnie z art. 77² § 4 Kodeksu pracy. Przy kilku organizacjach trzeba dodatkowo uwzględnić art. 30 ust. 5 i 6 ustawy o związkach zawodowych.

Czy brak zgody związków zawsze blokuje zmianę regulaminu?

Przy jednej zakładowej organizacji związkowej brak uzgodnienia co do zasady uniemożliwia skuteczne wprowadzenie regulaminu wynagradzania. Przy kilku organizacjach znaczenie ma to, czy przedstawiły wspólne stanowisko w ustawowym trybie. Dlatego każdorazowo trzeba przeanalizować strukturę związkową u danego pracodawcy.

Czy premia może zostać zastąpiona nagrodą uznaniową?

Może być to dopuszczalne tylko przy zachowaniu wymaganej procedury. Jeżeli dotychczasowa premia była roszczeniowym składnikiem wynagrodzenia, taka zmiana pogarsza warunki płacy i zwykle wymaga wypowiedzenia zmieniającego z art. 42 Kodeksu pracy.

Czy pracownik może odmówić przyjęcia nowych zasad premiowania?

Jeżeli pracownik otrzyma wypowiedzenie zmieniające, może odmówić przyjęcia nowych warunków. Zgodnie z art. 42 § 3 Kodeksu pracy odmowa powoduje rozwiązanie umowy o pracę z upływem okresu wypowiedzenia. Brak odmowy w terminie wskazanym w tym przepisie oznacza przyjęcie nowych warunków, o ile pismo zawiera prawidłowe pouczenie.

Czy pracodawca może nie wypłacić premii za okres sprzed zmiany regulaminu?

Jeżeli pracownik spełnił warunki premii regulaminowej w okresie obowiązywania regulaminu, co do zasady nabył prawo do tego świadczenia. Późniejsza zmiana regulaminu nie powinna pozbawiać pracownika premii już nabytej.

Podsumowanie

Regulamin premiowania trzeba oceniać przede wszystkim przez pryzmat jego treści. Jeżeli określa konkretne warunki wypłaty, świadczenie ma zwykle charakter premii regulaminowej, a pracownik może dochodzić jej wypłaty po spełnieniu przesłanek. Jeżeli świadczenie zależy wyłącznie od swobodnej decyzji pracodawcy, bliżej mu do nagrody z art. 105 Kodeksu pracy.

Pracodawca nie powinien samowolnie pogarszać zasad premiowania, zwłaszcza gdy w zakładzie działają związki zawodowe albo premia stała się elementem indywidualnych warunków płacy. W wielu przypadkach konieczne będzie uzgodnienie zmian oraz zastosowanie wypowiedzeń zmieniających. Różnicowanie premii według stanowisk jest możliwe, ale musi wynikać z obiektywnych kryteriów i nie może naruszać zasady równego traktowania.

Źródła

• Art. 9 § 1, art. 11², art. 11³, art. 18^3a-18^3c, art. 42, art. 77¹, art. 77², art. 105, art. 241¹³ ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy.
• Art. 30 ust. 5 i 6 ustawy z dnia 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych.
• Uchwała 7 sędziów Sądu Najwyższego z dnia 12 września 2006 r., sygn. akt III PZP 3/06.
• Wyrok Sądu Najwyższego z dnia 5 grudnia 2006 r., sygn. akt II PK 124/06.
• Wyrok Sądu Najwyższego z dnia 16 stycznia 1998 r., sygn. akt I PKN 460/97.
• Wyrok Sądu Najwyższego z dnia 9 lipca 1998 r., sygn. akt I PKN 235/98.