Czy urząd może żądać umów z klientami, ochrona danych i tajemnica przedsiębiorstwa

Forma żądania udostępnienia dokumentów

Zapytanie dotyczące udostępnienia treści umów oraz bazy klientów nie może być kierowane telefonicznie. Powinno ono zostać złożone na piśmie, wraz z wyraźnym uzasadnieniem, w jakim celu urząd żąda przedstawienia takich dokumentów. Brak pisemnego wniosku oznacza brak podstaw do przekazania umów.

Tajemnica przedsiębiorstwa

Baza klientów oraz treść zawieranych umów stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa. Zgodnie z art. 11 ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji z dnia 16 kwietnia 1993 roku (Dz. U. Nr 47, poz. 211 z późn. zm.):

„Czynem nieuczciwej konkurencji jest ujawnienie, wykorzystanie lub pozyskanie cudzych informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa. Przez tajemnicę przedsiębiorstwa rozumie się informacje techniczne, technologiczne, organizacyjne przedsiębiorstwa lub inne informacje posiadające wartość gospodarczą, które jako całość lub w szczególnym zestawieniu i zbiorze ich elementów nie są powszechnie znane osobom zwykle zajmującym się tym rodzajem informacji albo nie są łatwo dostępne dla takich osób, o ile uprawniony do korzystania z informacji lub rozporządzania nimi podjął, przy zachowaniu należytej staranności, działania w celu utrzymania ich w poufności. Pozyskanie informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa stanowi czyn nieuczciwej konkurencji, w szczególności gdy następuje bez zgody uprawnionego do korzystania z informacji lub rozporządzania nimi i wynika z nieuprawnionego dostępu, przywłaszczenia, kopiowania dokumentów, przedmiotów, materiałów, substancji, plików elektronicznych obejmujących te informacje lub umożliwiających wnioskowanie o ich treści…”

Ochrona danych osobowych, RODO

Umowy zawierają dane osobowe klientów, które podlegają ochronie na podstawie RODO, czyli Rozporządzenia Ogólnego o Ochronie Danych Osobowych. Przetwarzanie i udostępnianie danych osobowych musi mieć konkretną podstawę prawną oraz jasno określony cel. Bez pisemnego, uzasadnionego wniosku urzędu dane osobowe klientów nie mogą zostać udostępnione, zwłaszcza na podstawie nieudokumentowanej prośby telefonicznej.

Zakres ewentualnego udostępnienia

Możliwe jest udostępnienie treści umów wyłącznie po otrzymaniu pisemnego wniosku z urzędu, zawierającego uzasadnienie potrzeby ich przekazania. Alternatywnie, również na pisemny wniosek, można rozważyć przekazanie samego wzoru umowy, niewypełnionego danymi klientów ani informacjami o cenach.