Czy gmina może żądać umów z klientami asenizacyjnymi?

Czy telefon z urzędu zobowiązuje do wydania umów?

Nie. Sama telefoniczna prośba pracownika urzędu gminy nie jest wystarczającą podstawą do przekazania umów z klientami. Jeżeli organ oczekuje dokumentów, powinien wskazać, na jakiej podstawie prawnej działa, w jakim celu żąda dokumentów i jakiego dokładnie zakresu żądanie dotyczy. W praktyce przedsiębiorca powinien poprosić o wezwanie lub pismo urzędowe na piśmie albo przez ePUAP.

Ma to znaczenie zwłaszcza wtedy, gdy dokumenty zawierają dane osobowe klientów, ceny, warunki współpracy, harmonogramy odbioru albo inne informacje gospodarczo wrażliwe. Udostępnienie ich bez ustalenia podstawy prawnej może narazić przedsiębiorcę na naruszenie zasad przetwarzania danych z art. 5 ust. 1 lit. a i c oraz art. 6 ust. 1 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. (RODO), czyli zasady legalności i minimalizacji danych.

Kiedy gmina w ogóle może żądać dokumentów od przedsiębiorcy asenizacyjnego?

W przypadku działalności polegającej na opróżnianiu zbiorników bezodpływowych i transporcie nieczystości ciekłych gmina wykonuje zadania kontrolne wynikające przede wszystkim z ustawy z 13 września 1996 r. o utrzymaniu czystości i porządku w gminach. Zgodnie z art. 7 ust. 1 pkt 2 tej ustawy wykonywanie takiej działalności wymaga zezwolenia wójta, burmistrza albo prezydenta miasta, chyba że w konkretnej sytuacji zastosowanie mają przepisy szczególne.

Organ, który wydał zezwolenie, może kontrolować, czy przedsiębiorca spełnia warunki wykonywania działalności określone w ustawie, w zezwoleniu oraz w przepisach wykonawczych. Znaczenie mają tu również art. 9u i następne ustawy o utrzymaniu czystości i porządku w gminach, które przewidują mechanizmy kontroli przestrzegania przepisów tej ustawy.

To jednak nie oznacza, że urząd może żądać dowolnych dokumentów i w dowolnej formie. Zakres żądania musi pozostawać w związku z konkretnym obowiązkiem kontrolnym, np. weryfikacją wykonywania usług zgodnie z warunkami zezwolenia, sposobu dokumentowania opróżniania zbiorników czy obowiązków sprawozdawczych.

Jakich dokumentów urząd może żądać, a jakich nie powinien żądać „na wszelki wypadek”?

Co do zasady organ powinien żądać tylko tych danych i dokumentów, które są niezbędne do realizacji konkretnego zadania. Wynika to zarówno z art. 6 ust. 1 lit. c RODO, jak i z art. 5 ust. 1 lit. c RODO. Jeżeli cel kontroli można osiągnąć przez mniej ingerencyjne środki, urząd nie powinien żądać pełnych umów z danymi wszystkich klientów.

W praktyce często wystarczające mogą być:

• zestawienie liczby zawartych umów,
• wzór stosowanej umowy bez danych klientów,
• zanonimizowane kopie wybranych dokumentów,
• ewidencje lub sprawozdania, jeżeli obowiązek ich prowadzenia wynika z ustawy lub zezwolenia.

Jeżeli urząd żąda pełnych umów, powinien wyjaśnić, dlaczego nie wystarczy dokument ograniczony do niezbędnych danych. Taki sposób działania jest zgodny z zasadą minimalizacji oraz z obowiązkiem organów publicznych do działania na podstawie i w granicach prawa wynikającym z art. 7 Konstytucji RP.

Tajemnica przedsiębiorstwa a baza klientów i treść umów

Baza klientów, warunki cenowe, częstotliwość usług, trasy, harmonogramy oraz modele rozliczeń mogą stanowić tajemnicę przedsiębiorstwa. Obecnie wynika to z art. 11 ust. 2 ustawy z 16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, zgodnie z którym tajemnicą przedsiębiorstwa są informacje techniczne, technologiczne, organizacyjne przedsiębiorstwa lub inne informacje posiadające wartość gospodarczą, które nie są powszechnie znane ani łatwo dostępne, o ile uprawniony podjął przy zachowaniu należytej staranności działania w celu utrzymania ich w poufności.

To ważne zastrzeżenie: nie każda lista klientów automatycznie jest tajemnicą przedsiębiorstwa. Trzeba jeszcze wykazać, że informacje mają wartość gospodarczą i że przedsiębiorca rzeczywiście je chroni, np. przez ograniczony dostęp, klauzule poufności, procedury obiegu dokumentów czy zabezpieczenia informatyczne. Więcej o tej ochronie piszemy także w materiale baza danych - tajemnica.

Samo istnienie tajemnicy przedsiębiorstwa nie wyłącza jeszcze ustawowych uprawnień organu. Oznacza jednak, że organ powinien żądać tylko tego, co rzeczywiście niezbędne, a przedsiębiorca może wnosić o ograniczenie zakresu udostępnienia, anonimizację lub wgląd do dokumentów bez pozostawiania kopii, jeżeli cel kontroli na to pozwala.

RODO – czy dane klientów można przekazać urzędowi?

Tak, ale tylko wtedy, gdy istnieje konkretna podstawa prawna przetwarzania. W relacji z organem publicznym najczęściej będzie to art. 6 ust. 1 lit. c RODO, czyli przetwarzanie niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze, albo art. 6 ust. 1 lit. e RODO, gdy przetwarzanie jest niezbędne do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym przez organ.

Nie wystarcza jednak ogólne stwierdzenie, że „urząd potrzebuje danych”. Podstawa musi wynikać z konkretnego przepisu prawa materialnego lub procesowego. Dodatkowo, gdy chodzi o przekazanie danych przez przedsiębiorcę, należy zbadać, czy żądanie obejmuje wyłącznie dane niezbędne do celu kontroli. Jest to wymóg z art. 5 ust. 1 lit. c RODO.

Jeżeli urząd chce uzyskać pełne umowy, przedsiębiorca może poprosić o wskazanie:

• konkretnej podstawy prawnej żądania,
• celu przetwarzania danych,
• zakresu niezbędnych danych,
• formy udostępnienia,
• terminu przekazania dokumentów.

W wielu przypadkach prawidłowym rozwiązaniem będzie przekazanie kopii po anonimizacji części danych albo przedstawienie do wglądu dokumentów w siedzibie firmy.

Jak odpowiedzieć urzędowi w praktyce?

Najbezpieczniej odpowiedzieć spokojnie i formalnie. W piśmie warto wskazać, że przedsiębiorca jest gotów współpracować, ale prosi o doręczenie wezwania na piśmie ze wskazaniem podstawy prawnej oraz określeniem dokładnego zakresu wymaganych dokumentów. Taka odpowiedź nie jest odmową współpracy, lecz żądaniem prawidłowego sformalizowania czynności.

W odpowiedzi można również zaznaczyć, że żądane dokumenty zawierają dane osobowe klientów oraz informacje mogące stanowić tajemnicę przedsiębiorstwa, dlatego udostępnienie powinno być ograniczone do zakresu niezbędnego dla celu postępowania lub kontroli.

Co zrobić, gdy urząd już przysłał pismo?

Jeżeli wezwanie zostało doręczone na piśmie, trzeba sprawdzić trzy rzeczy:

Jeżeli pismo jest zbyt ogólne, warto wystąpić o jego doprecyzowanie. Gdy żądanie jest wyraźnie nadmierne, można zastrzec, że dokumenty zostaną udostępnione w ograniczonym zakresie z uwagi na art. 5 ust. 1 lit. c RODO oraz ochronę tajemnicy przedsiębiorstwa z art. 11 ust. 2 ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji.

Czy można przekazać sam wzór umowy zamiast zawartych umów?

Często tak, ale zależy to od celu żądania. Jeżeli organ chce sprawdzić, czy przedsiębiorca stosuje prawidłowy model umowny, wzór umowy bez danych klientów może być wystarczający. Jeżeli jednak kontrola dotyczy faktycznego wykonywania usług wobec oznaczonych nieruchomości, urząd może oczekiwać dokumentów potwierdzających realne zawarcie umów lub świadczenie usług.

W takiej sytuacji warto rozważyć rozwiązania pośrednie: anonimizację części danych, okazanie dokumentów do wglądu albo przekazanie zestawienia zamiast kompletu pełnych umów. To ogranicza ryzyko nadmiernego ujawnienia danych.

Jakie mogą być konsekwencje odmowy albo zbyt szerokiego udostępnienia?

Jeżeli przedsiębiorca bezpodstawnie odmawia wykonania prawidłowego i legalnego obowiązku wobec organu, może narazić się na negatywne skutki administracyjne, a w niektórych stanach faktycznych także na konsekwencje związane z naruszeniem warunków wykonywania działalności regulowanej lub objętej zezwoleniem. Konkretne skutki zależą jednak od treści wezwania, przepisów szczególnych oraz tego, czy mamy do czynienia z kontrolą, postępowaniem administracyjnym czy czynnościami sprawdzającymi.

Z drugiej strony zbyt szerokie przekazanie dokumentów również może być problemem. Jeżeli przedsiębiorca przekaże pełne umowy bez weryfikacji podstawy prawnej i bez ograniczenia zakresu danych, może naruszyć art. 5 ust. 1 lit. a i c oraz art. 6 ust. 1 RODO. W praktyce ryzyko dotyczy nie tylko odpowiedzialności publicznoprawnej, ale też sporów z klientami o nieuprawnione ujawnienie danych.

FAQ

Czy urząd może zażądać umów przez telefon?

Może telefonicznie skontaktować się z przedsiębiorcą, ale sam telefon nie daje wystarczającej podstawy do przekazania dokumentów z danymi klientów. Należy poprosić o pismo ze wskazaniem podstawy prawnej i celu żądania.

Czy baza klientów zawsze jest tajemnicą przedsiębiorstwa?

Nie zawsze. Aby korzystała z ochrony z art. 11 ust. 2 ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, musi mieć wartość gospodarczą i być realnie chroniona przed ujawnieniem.

Czy można przekazać umowę po anonimizacji?

W wielu przypadkach tak. Jeżeli cel kontroli nie wymaga pełnych danych osobowych, anonimizacja lub częściowe zaczernienie danych może być właściwym rozwiązaniem zgodnym z art. 5 ust. 1 lit. c RODO.

Czy urząd może żądać samego wzoru umowy?

Tak, jeżeli chce sprawdzić treść stosowanego modelu umownego. Wzór umowy bez danych klientów jest mniej ingerencyjny niż żądanie wszystkich zawartych umów.

Czy trzeba od razu odmawiać przekazania dokumentów?

Nie. Bezpieczniej jest wezwać urząd do wskazania podstawy prawnej, celu i zakresu żądania oraz zaproponować formę udostępnienia ograniczoną do danych niezbędnych.

Źródła

1. Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. (RODO), w szczególności art. 5 ust. 1 lit. a i c oraz art. 6 ust. 1 lit. c i e.

2. Ustawa z dnia 13 września 1996 r. o utrzymaniu czystości i porządku w gminach – ISAP, w szczególności art. 7 ust. 1 pkt 2 oraz przepisy dotyczące kontroli, w tym art. 9u i nast.

3. Ustawa z dnia 16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji – ISAP, w szczególności art. 11 ust. 2.

4. Konstytucja Rzeczypospolitej Polskiej z 2 kwietnia 1997 r. – art. 7.