Umowa z kierownikiem budowy – co powinna zawierać

Jaki charakter powinna mieć umowa z kierownikiem budowy?

W opisanej sytuacji najczęściej zawiera się umowę o świadczenie usług pomiędzy przedsiębiorcami. Do takiej umowy stosuje się art. 750 ustawy z 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny, zgodnie z którym do umów o świadczenie usług, które nie są uregulowane innymi przepisami, stosuje się odpowiednio przepisy o zleceniu.

Trzeba jednak wyraźnie odróżnić dwie sfery:

• pełnienie samodzielnej funkcji technicznej w budownictwie – kierownik budowy wykonuje obowiązki wynikające z ustawy, w szczególności z art. 22 Prawa budowlanego;
• dodatkowe czynności umowne – np. koordynacja podwykonawców, raportowanie, rozliczanie budów, kontakt z inwestorem, przygotowywanie zestawień kosztów, uczestnictwo w naradach czy reprezentowanie spółki.

To ważne, bo odpowiedzialność ustawowa kierownika budowy nie znika tylko dlatego, że strony podpiszą umowę cywilnoprawną. Zakres obowiązków wynikających z ustawy należy więc w umowie potwierdzić, a zadania dodatkowe opisać osobno.

Podstawa prawna funkcji kierownika budowy

Kierownik budowy jest uczestnikiem procesu budowlanego na podstawie art. 17 pkt 4 ustawy z 7 lipca 1994 r. – Prawo budowlane. Jego podstawowe obowiązki określa art. 22 tej ustawy. Należą do nich m.in.:

• prowadzenie dokumentacji budowy,
• zabezpieczenie terenu budowy,
• kierowanie budową lub innymi robotami budowlanymi zgodnie z projektem, pozwoleniem lub zgłoszeniem, przepisami i zasadami wiedzy technicznej,
• koordynowanie realizacji zadań zapobiegających zagrożeniom bezpieczeństwa i ochrony zdrowia,
• zgłaszanie inwestorowi do sprawdzenia lub odbioru robót ulegających zakryciu lub zanikających,
• przygotowanie dokumentacji powykonawczej,
• zgłoszenie obiektu do odbioru odpowiednim wpisem do dziennika budowy oraz udział w czynnościach odbiorowych.

Jeżeli dana osoba ma również wykonywać czynności wykraczające poza ustawowy model kierownika budowy, trzeba je doprecyzować w umowie. Samo ogólne sformułowanie, że będzie „obsługiwać kilka budów”, jest zbyt nieprecyzyjne i może prowadzić do sporów.

Czy sama umowa daje prawo do działania w imieniu firmy?

Nie zawsze. Należy odróżnić wykonywanie czynności faktycznych od dokonywania czynności prawnych w imieniu spółki lub innego przedsiębiorcy.

Zgodnie z art. 95 § 1 i 2 Kodeksu cywilnego czynności prawnej można dokonać przez przedstawiciela, a czynność dokonana przez przedstawiciela w granicach umocowania pociąga skutki bezpośrednio dla reprezentowanego. Z kolei art. 98 Kodeksu cywilnego stanowi, że pełnomocnictwo ogólne obejmuje umocowanie do czynności zwykłego zarządu, a do czynności przekraczających zwykły zarząd potrzebne jest pełnomocnictwo rodzajowe albo do poszczególnej czynności.

W praktyce oznacza to, że:

• umowa o świadczenie usług reguluje relację między stronami;
• pełnomocnictwo reguluje możliwość działania wobec osób trzecich.

Jeżeli ma Pan występować wobec inwestora, projektanta, inspektora nadzoru, podwykonawców, dostawców lub urzędów w imieniu firmy budowlanej, bezpieczniej jest sporządzić odrębne pełnomocnictwo w formie pisemnej. Zakres pełnomocnictwa powinien być dostosowany do konkretnych czynności.

Jeżeli kontrahentem jest spółka wpisana do KRS, trzeba dodatkowo sprawdzić sposób reprezentacji ujawniony w rejestrze oraz to, kto podpisuje umowę i pełnomocnictwo.

Zobacz również: umowa o roboty budowlane

Uwaga na ryzyko „ukrytego etatu”

W pytaniu pojawia się odniesienie do wynagrodzenia ryczałtowego „zgodnie z Kodeksem pracy” oraz wyłączności. Przy współpracy B2B trzeba uważać, aby model wykonywania umowy nie odpowiadał faktycznie stosunkowi pracy.

Zgodnie z art. 22 § 1 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy przez nawiązanie stosunku pracy pracownik zobowiązuje się do wykonywania pracy określonego rodzaju na rzecz pracodawcy i pod jego kierownictwem oraz w miejscu i czasie wyznaczonym przez pracodawcę. Natomiast art. 22 § 1¹ Kodeksu pracy stanowi, że zatrudnienie w takich warunkach jest zatrudnieniem na podstawie stosunku pracy bez względu na nazwę zawartej umowy.

Jeżeli więc współpraca ma mieć charakter gospodarczy, warto unikać postanowień typowo pracowniczych, takich jak ścisłe podporządkowanie, sztywne godziny pracy, obowiązek osobistego świadczenia usług w każdym przypadku, rozliczanie urlopów jak u pracownika czy pełne kierownictwo organizacyjne po stronie zleceniodawcy. Nie oznacza to, że nie można ustalić harmonogramu czy dyspozycyjności, ale konstrukcja umowy powinna pozostać cywilnoprawna.

Zobacz również: kierownik budowy - z DG

Co powinna zawierać dobrze napisana umowa?

Dobra umowa powinna precyzyjnie regulować co najmniej poniższe elementy.

Najważniejsze postanowienia praktyczne

1. Oznaczenie stron i ich reprezentacja

Jeżeli po drugiej stronie występuje spółka, trzeba sprawdzić w KRS, kto jest uprawniony do jej reprezentowania. W przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej warto sprawdzić wpis w CEIDG. Brak prawidłowej reprezentacji może prowadzić do sporów co do ważności umowy albo skuteczności pełnomocnictwa.

2. Dokładny opis usług

Warto rozpisać zakres obowiązków w dwóch blokach:

• obowiązki ustawowe kierownika budowy – z odesłaniem do art. 22 Prawa budowlanego,
• czynności dodatkowe – np. rozliczanie robót, kontrola dokumentów podwykonawców, uzgadnianie harmonogramów, przygotowywanie raportów dla zarządu, udział w odbiorach, bieżąca komunikacja z inwestorem.

Jeżeli obsługiwanych ma być kilka budów, trzeba wskazać, czy umowa obejmuje wszystkie obecne i przyszłe budowy zleceniodawcy, czy tylko budowy wymienione w załączniku.

3. Pełnomocnictwo i granice reprezentacji

W umowie warto wpisać, że zleceniodawca udzieli odrębnego pełnomocnictwa obejmującego jasno wskazane czynności, np. podpisywanie protokołów, składanie wyjaśnień technicznych, odbiór korespondencji, udział w naradach koordynacyjnych. Jeżeli ma Pan podpisywać umowy lub aneksy, powinno to wynikać wprost z treści pełnomocnictwa.

W relacjach korporacyjnych trzeba też pamiętać, że prokura i pełnomocnictwo to różne instytucje. Jeżeli przedsiębiorca chce udzielić bardzo szerokiego umocowania, trzeba ocenić, czy właściwa nie będzie prokura, o której mowa w art. 109¹–109⁹ Kodeksu cywilnego. To jednak zależy od skali i modelu współpracy.

4. Obowiązki kontrahenta wobec kierownika budowy

To częsty brak w źle napisanych umowach. Warto wpisać, że zleceniodawca ma obowiązek:

• przekazać projekt, decyzje, uzgodnienia i inne dokumenty niezbędne do realizacji robót,
• zapewnić legalność procesu budowlanego po swojej stronie,
• niezwłocznie informować o zmianach projektowych, organizacyjnych i finansowych,
• zapewnić dostęp do dokumentacji, placu budowy i osób decyzyjnych,
• pisemnie potwierdzać polecenia wykraczające poza standardowy zakres obowiązków.

Jeżeli tych obowiązków zabraknie, łatwo przerzucić na kierownika budowy odpowiedzialność za uchybienia, które faktycznie wynikają z działań lub zaniechań inwestora, wykonawcy albo samej spółki.

5. Wynagrodzenie i zasady rozliczeń

Jeżeli umowa jest B2B, wynagrodzenie powinno być opisane językiem cywilnoprawnym i gospodarczym. Można ustalić ryczałt miesięczny, ale warto doprecyzować:

• czy ryczałt obejmuje wszystkie budowy czy tylko określoną liczbę inwestycji,
• czy obejmuje dojazdy, narady, odbiory i czynności po godzinach,
• czy istnieje osobne wynagrodzenie za dodatkowe budowy albo za zwiększony zakres robót,
• termin wystawienia faktury i termin zapłaty,
• czy kwota jest netto czy brutto,
• czy należą się odsetki ustawowe za opóźnienie w transakcjach handlowych na podstawie ustawy z 8 marca 2013 r. o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych.

Jeżeli w umowie nie określa się wynagrodzenia dostatecznie jasno, mogą powstać spory. W tym kontekście pomocny może być materiał dotyczący wynagrodzenie w umowie.

6. Odpowiedzialność stron

Warto oddzielić:

• odpowiedzialność za naruszenie obowiązków ustawowych,
• odpowiedzialność za niewykonanie lub nienależyte wykonanie dodatkowych obowiązków umownych, zgodnie z art. 471 Kodeksu cywilnego,
• przypadki, w których odpowiedzialność jest wyłączona lub ograniczona, np. gdy szkoda wynika z wad projektu, braku dokumentów, braku decyzji administracyjnych, nieujawnionych okoliczności lub poleceń sprzecznych z prawem.

Nie warto przyjmować ogólnej, nieograniczonej odpowiedzialności za „całość inwestycji”, jeśli rzeczywisty wpływ na decyzje mają inne podmioty. W umowie powinny znaleźć się mechanizmy zgłaszania zastrzeżeń, przeszkód i ryzyk na piśmie lub e-mailowo.

7. Kary umowne

Kary umowne, o których mowa w art. 483 § 1 Kodeksu cywilnego, można zastrzec tylko na wypadek niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązania niepieniężnego. Nie można więc skutecznie zastrzec kary umownej za sam brak zapłaty wynagrodzenia; tam właściwe są odsetki i ewentualne koszty dochodzenia należności.

Jeżeli w umowie mają się pojawić kary umowne, należy precyzyjnie określić:

• za jakie naruszenia są naliczane,
• w jakiej wysokości albo według jakiego wzoru,
• czy można dochodzić odszkodowania uzupełniającego ponad karę, zgodnie z art. 484 § 1 Kodeksu cywilnego.

8. Zakaz konkurencji i poufność

W relacji B2B można wprowadzić zakaz konkurencji na zasadzie swobody umów z art. 353¹ Kodeksu cywilnego, ale powinien być on proporcjonalny. W praktyce warto doprecyzować:

• na jakim terytorium obowiązuje,
• jakich inwestorów lub segmentów rynku dotyczy,
• czy obowiązuje tylko w czasie trwania umowy, czy także po jej zakończeniu,
• czy po ustaniu współpracy przewidziane jest odrębne wynagrodzenie za powstrzymanie się od działalności konkurencyjnej.

Równolegle można dodać klauzulę poufności obejmującą dokumentację, ceny, marże, warunki współpracy z inwestorami, harmonogramy i know-how organizacyjny.

9. Rozwiązanie umowy

Jeżeli do umowy stosujemy odpowiednio przepisy o zleceniu, trzeba pamiętać o art. 746 § 1 i 2 Kodeksu cywilnego. Dający zlecenie może je wypowiedzieć w każdym czasie, a przyjmujący zlecenie również może je wypowiedzieć w każdym czasie. Strony mogą jednak umownie doprecyzować zasady rozliczeń, okres wypowiedzenia, obowiązek przekazania dokumentacji i zwrotu pełnomocnictw, przy czym nie można wyłączyć konsekwencji wypowiedzenia z ważnych powodów w sposób sprzeczny z art. 746 Kodeksu cywilnego.

Warto więc przewidzieć:

• okres wypowiedzenia,
• przypadki rozwiązania natychmiastowego,
• obowiązek rozliczenia rozpoczętych budów,
• termin przekazania dokumentacji i dziennika budowy,
• wygaśnięcie lub odwołanie pełnomocnictw.

10. Forma zmian i komunikacja

Dobrą praktyką jest zastrzeżenie, że zmiany umowy wymagają formy pisemnej albo dokumentowej. W realiach biznesowych często wystarcza forma dokumentowa, o której mowa w art. 77² Kodeksu cywilnego, np. e-mail pozwalający ustalić osobę składającą oświadczenie. Dla ważniejszych zmian, takich jak wysokość wynagrodzenia czy rozszerzenie odpowiedzialności, lepiej zachować formę pisemną.

Jakich błędów unikać?

• Nie wpisywać ogólnej formuły, że kierownik budowy „odpowiada za wszystko na budowie”.
• Nie opierać prawa reprezentacji wyłącznie na nieprecyzyjnym zapisie umownym.
• Nie mieszać modelu B2B z pełnym podporządkowaniem właściwym dla umowy o pracę.
• Nie określać wynagrodzenia w sposób, który nie pozwala ustalić, za co dokładnie i kiedy należy się zapłata.
• Nie kopiować kar umownych za opóźnienie w zapłacie pieniędzy, bo takie zastrzeżenia bywają nieskuteczne.

FAQ

Czy kierownik budowy może podpisywać dokumenty w imieniu spółki?

Tak, ale nie tylko na podstawie ogólnego opisu współpracy. Do składania oświadczeń woli lub podpisywania dokumentów wobec osób trzecich zwykle potrzebne jest odrębne pełnomocnictwo zgodne z art. 95–98 Kodeksu cywilnego.

Czy w umowie B2B można wpisać wyłączność współpracy?

Tak, co do zasady jest to dopuszczalne na podstawie art. 353¹ Kodeksu cywilnego, ale klauzula nie powinna być nadmierna. Warto określić czas, zakres i ewentualne wynagrodzenie za zakaz po zakończeniu umowy.

Czy można rozliczać pracę kierownika budowy ryczałtem miesięcznym?

Tak. Trzeba jednak dokładnie opisać, co obejmuje ryczałt, ile budów dotyczy, jakie czynności są dodatkowo płatne i w jakim terminie następuje płatność.

Czy umowa cywilnoprawna może zostać uznana za umowę o pracę?

Tak, jeżeli w praktyce spełnia warunki z art. 22 § 1 i § 1¹ Kodeksu pracy, czyli występuje podporządkowanie, wykonywanie pracy w miejscu i czasie wyznaczonym przez zleceniodawcę oraz praca pod jego kierownictwem.

Czy można zastrzec karę umowną za brak zapłaty wynagrodzenia?

Co do zasady nie. Z art. 483 § 1 Kodeksu cywilnego wynika, że kara umowna dotyczy zobowiązań niepieniężnych. Przy opóźnieniu w zapłacie stosuje się przede wszystkim odsetki i roszczenia odszkodowawcze na zasadach ogólnych.

Źródła

• ustawa z 7 lipca 1994 r. – Prawo budowlane, w szczególności art. 17 pkt 4 i art. 22,
• ustawa z 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny, w szczególności art. 95–109, art. 353¹, art. 471, art. 483–484, art. 746 i art. 750,
• ustawa z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy, w szczególności art. 22 § 1 i § 1¹,
• ustawa z 8 marca 2013 r. o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych.