Wycofanie faktury kosztowej z KPiR

Kiedy trzeba wycofać fakturę kosztową z KPiR?

Fakturę kosztową trzeba wycofać albo skorygować, jeżeli po jej ujęciu okaże się, że wydatek nie spełnia warunków kosztu uzyskania przychodu z art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych. Przepis ten pozwala zaliczyć do kosztów wydatki poniesione w celu osiągnięcia przychodów, zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem wydatków wymienionych w art. 23 tej ustawy.

Wycofanie może być konieczne w szczególności wtedy, gdy faktura dokumentuje wydatek prywatny, wydatek z art. 23 ustawy o PIT, koszt nienależycie udokumentowany, fakturę wystawioną omyłkowo albo transakcję, która faktycznie nie doszła do skutku. Przy korekcie KUP szczególnie ważne jest ustalenie, czy problem dotyczy błędnego ujęcia kosztu, czy także nierzetelności dokumentu.

Jeżeli faktura kosztowa była zasadna, ale później nastąpił zwrot towaru, rabat, obniżka ceny albo inna zmiana uzgodnień z kontrahentem, nie zawsze mówimy o błędzie. Wtedy znaczenie mają szczególne zasady korekty kosztów z art. 22 ust. 7c-7f ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Korekta kosztów w PIT: wstecz czy na bieżąco?

Najpierw trzeba ustalić przyczynę korekty. Art. 22 ust. 7c ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych stanowi, że jeżeli korekta kosztu uzyskania przychodów, w tym odpisu amortyzacyjnego, nie jest spowodowana błędem rachunkowym albo inną oczywistą omyłką, korekty dokonuje się przez zmniejszenie albo zwiększenie kosztów poniesionych w okresie rozliczeniowym, w którym podatnik otrzymał fakturę korygującą albo inny dokument potwierdzający przyczyny korekty.

Jeżeli natomiast faktura od początku nie powinna była być zaliczona do kosztów, bo popełniono błąd rachunkowy, oczywistą omyłkę albo błędnie oceniono związek wydatku z działalnością, korekta powinna co do zasady dotyczyć okresu, w którym koszt został pierwotnie ujęty. W praktyce oznacza to poprawienie zapisów KPiR za właściwy okres oraz korektę zeznania rocznego PIT, jeżeli błąd wpłynął na dochód albo stratę.

Jeżeli korekta dotyczy dofinansowania lub refundacji, a nie faktury kosztowej, zasady mogą wyglądać inaczej; osobno opisujemy rozliczenie dofinansowania z PFRON w KPiR i PIT.

Jeżeli korekta bieżąca prowadziłaby do zmniejszenia kosztów, a w danym okresie podatnik nie ma kosztów albo są one niższe od kwoty korekty, art. 22 ust. 7d ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych nakazuje zwiększyć przychody o kwotę, o którą nie można zmniejszyć kosztów. Art. 22 ust. 7e tej ustawy przewiduje odpowiednie stosowanie tych zasad także do korekty odpisów amortyzacyjnych.

Jak technicznie poprawić KPiR?

Podatkowa księga przychodów i rozchodów powinna być prowadzona rzetelnie i niewadliwie zgodnie z § 10 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 23 grudnia 2019 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Jeżeli zapis kosztowy jest błędny, należy pozostawić czytelny ślad korekty i posiadać dokument wyjaśniający jej przyczynę.

W praktyce korektę wykonuje się przez zapis ujemny, storno albo wpis korygujący w odpowiedniej kolumnie KPiR, zgodnie z programem księgowym i przyjętą metodą prowadzenia księgi. Do dokumentacji warto dołączyć notatkę księgową, fakturę korygującą, korespondencję z kontrahentem, dowód zwrotu albo inny dokument potwierdzający, dlaczego koszt został usunięty.

Jeżeli wycofanie faktury dotyczy roku sprzed kilku lat, nie wystarczy poprawić bieżącego miesiąca, jeżeli przyczyną był pierwotny błąd. Trzeba przeanalizować wpływ na dochód za tamten rok, zapłacone zaliczki oraz zeznanie roczne. Przy wycofaniu faktury pomocne może być też rozróżnienie, kiedy potrzebna jest korekta zeznania, a kiedy wystarczy bieżące ujęcie dokumentu korygującego.

Korekta zeznania PIT i zapłata zaległości

Jeżeli po wycofaniu kosztu zwiększa się dochód do opodatkowania, należy złożyć korektę właściwego zeznania rocznego, najczęściej PIT-36 albo PIT-36L. Podstawą jest art. 81 § 1 Ordynacji podatkowej, zgodnie z którym podatnicy mogą skorygować uprzednio złożoną deklarację, jeżeli odrębne przepisy nie stanowią inaczej. Art. 81 § 2 Ordynacji podatkowej wskazuje, że korekta następuje przez złożenie deklaracji korygującej. Obecnie nie ma ogólnego obowiązku dołączania pisemnego uzasadnienia przyczyn korekty, choć w praktyce warto zachować wyjaśnienie w dokumentacji.

Jeżeli korekta powoduje dopłatę podatku, powstaje zaległość podatkowa w rozumieniu art. 51 § 1 Ordynacji podatkowej. Od zaległości nalicza się odsetki za zwłokę na podstawie art. 53 § 1 Ordynacji podatkowej, liczone co do zasady od dnia następującego po terminie płatności podatku do dnia zapłaty. W określonych przypadkach można zastosować obniżoną stawkę odsetek z art. 56a Ordynacji podatkowej, jeżeli korekta jest prawnie skuteczna i zaległość zostanie zapłacona w terminie przewidzianym w tym przepisie.

Przedsiębiorcy opłacający zaliczki na PIT powinni sprawdzić także wpływ błędnego kosztu na zaliczki miesięczne albo kwartalne, o których mowa w art. 44 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Dla bieżących rozliczeń nie składa się odrębnych miesięcznych deklaracji PIT od zaliczek, ale błąd może mieć znaczenie dla wysokości odsetek i rocznego zobowiązania.

Co z VAT i JPK_V7?

Jeżeli z faktury odliczono VAT naliczony, trzeba osobno ocenić prawo do odliczenia. Art. 86 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług pozwala odliczyć VAT tylko w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych. Dodatkowo art. 88 ustawy o VAT wymienia sytuacje, w których faktura nie daje prawa do odliczenia.

Jeżeli faktura dokumentowała czynność, która w ogóle nie została dokonana, zastosowanie może mieć art. 88 ust. 3a pkt 4 lit. a ustawy o VAT. Taka faktura nie stanowi podstawy do odliczenia VAT, więc odliczenie trzeba skorygować w okresie, w którym zostało wykazane. Jeżeli natomiast kontrahent wystawił fakturę korygującą obniżającą podstawę opodatkowania albo VAT, znaczenie może mieć art. 86 ust. 19a ustawy o VAT, który reguluje moment zmniejszenia podatku naliczonego przez nabywcę.

Od rozliczeń za okresy objęte strukturą JPK_V7 podatnik składa korektę części deklaracyjnej i ewidencyjnej według zasad wynikających z art. 99 ust. 11b oraz art. 109 ust. 3b ustawy o VAT. Jeżeli korekta dotyczy dawnych okresów rozliczanych na formularzach VAT-7, należy użyć właściwej historycznej formy korekty dostępnej w systemach Ministerstwa Finansów. Przy wycofaniu faktury warto odróżnić korektę kosztu w PIT od korekty faktur i rozliczeń VAT.

Kiedy nie można skutecznie skorygować deklaracji?

Prawo do korekty nie zawsze działa bez ograniczeń. Art. 81b § 1 pkt 1 Ordynacji podatkowej przewiduje, że uprawnienie do skorygowania deklaracji ulega zawieszeniu na czas trwania postępowania podatkowego albo kontroli podatkowej w zakresie objętym tym postępowaniem lub kontrolą. Zgodnie z art. 81b § 1 pkt 2 Ordynacji podatkowej uprawnienie to przysługuje nadal po zakończeniu kontroli podatkowej oraz po zakończeniu postępowania podatkowego w zakresie nieobjętym decyzją określającą wysokość zobowiązania podatkowego.

Trzeba też sprawdzić przedawnienie. Art. 70 § 1 Ordynacji podatkowej stanowi, że zobowiązanie podatkowe przedawnia się z upływem 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Termin ten może jednak ulec zawieszeniu albo przerwaniu w sytuacjach przewidzianych w Ordynacji podatkowej, na przykład w przypadkach wskazanych w art. 70 § 6 tej ustawy. Dlatego fakt, że faktura pochodzi sprzed trzech lat, zwykle nie oznacza jeszcze przedawnienia, ale każdorazowo trzeba policzyć termin dla konkretnego podatku i okresu.

Czy potrzebny jest czynny żal?

Jeżeli podatnik sam wykryje błąd, złoży skuteczną korektę i zapłaci zaległość, może korzystać z ochrony przewidzianej w art. 16a § 1 ustawy z dnia 10 września 1999 r. Kodeks karny skarbowy. Przepis ten wyłącza karalność za czyn zabroniony polegający na złożeniu deklaracji lub księgi niezgodnej z rzeczywistością albo nierzetelnej, jeżeli po jego popełnieniu złożono prawnie skuteczną korektę i uiszczono w całości należność publicznoprawną uszczuploną lub narażoną na uszczuplenie.

Jeżeli sprawa nie ogranicza się do samej korekty deklaracji, na przykład dotyczy posługiwania się nierzetelną fakturą, dokumentu fikcyjnego albo działania umyślnego, warto rozważyć odrębny czynny żal na podstawie art. 16 § 1 Kodeksu karnego skarbowego. Skuteczność czynnego żalu zależy od szczegółów sprawy, w tym od tego, czy organ podatkowy miał już udokumentowaną wiadomość o czynie.

Przykłady

Poniższe przykłady pokazują, jak różne mogą być skutki wycofania faktury kosztowej w zależności od przyczyny korekty.

FAQ

Czy fakturę kosztową sprzed trzech lat można jeszcze wycofać?

Tak, jeżeli zobowiązanie podatkowe nie jest przedawnione i korekta jest prawnie skuteczna. Termin przedawnienia wynika z art. 70 § 1 Ordynacji podatkowej i co do zasady wynosi 5 lat od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku, ale może być zawieszony albo przerwany.

Czy do korekty deklaracji trzeba dołączyć uzasadnienie?

Nie ma obecnie ogólnego obowiązku dołączania pisemnego uzasadnienia przyczyn korekty. Art. 81 § 2 Ordynacji podatkowej wymaga złożenia deklaracji korygującej. Dla bezpieczeństwa warto jednak zachować wewnętrzne wyjaśnienie i dokumenty potwierdzające przyczynę korekty.

Czy korektę kosztu zawsze robi się w roku, którego dotyczyła faktura?

Nie zawsze. Jeżeli korekta wynika z błędu rachunkowego, oczywistej omyłki albo z faktu, że koszt od początku był nieprawidłowy, zwykle koryguje się okres pierwotny. Jeżeli przyczyną jest późniejsze zdarzenie, na przykład rabat albo zwrot, stosuje się art. 22 ust. 7c ustawy o PIT i korektę ujmuje się zasadniczo na bieżąco.

Czy wycofanie kosztu zawsze oznacza dopłatę podatku?

Nie zawsze. Dopłata wystąpi, jeżeli usunięcie kosztu zwiększy podstawę opodatkowania i należny podatek. Jeżeli podatnik miał stratę albo inne koszty, skutek może polegać na zmniejszeniu straty, a nie na natychmiastowej dopłacie podatku.

Czy trzeba korygować VAT, jeżeli faktura była tylko błędnym kosztem w PIT?

To zależy od przyczyny korekty. Jeżeli zakup był związany ze sprzedażą opodatkowaną i faktura dawała prawo do odliczenia na podstawie art. 86 ust. 1 ustawy o VAT, korekta PIT nie musi automatycznie oznaczać korekty VAT. Jeżeli jednak faktura była nierzetelna, dokumentowała czynność niedokonaną albo odliczenie było wyłączone przez art. 88 ustawy o VAT, trzeba skorygować także VAT/JPK.

Źródła

• art. 22 ust. 1 oraz art. 22 ust. 7c-7f ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych
• art. 44 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych
• art. 51 § 1, art. 53 § 1, art. 56a, art. 70 § 1, art. 81 § 1-2 oraz art. 81b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa
• art. 86 ust. 1, art. 86 ust. 19a, art. 88 ust. 3a pkt 4 lit. a, art. 99 ust. 11b oraz art. 109 ust. 3b ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług
• § 10 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 23 grudnia 2019 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów
• art. 16 § 1 oraz art. 16a § 1 ustawy z dnia 10 września 1999 r. Kodeks karny skarbowy