Wynajęcie mieszkania firmie w celach mieszkaniowych

Czy można wynająć mieszkanie przedsiębiorcy w ramach najmu okazjonalnego?

Tak, ale pod warunkiem właściwego ułożenia umowy i faktycznego sposobu korzystania z lokalu. Zgodnie z art. 19a ustawy o ochronie praw lokatorów umową najmu okazjonalnego jest umowa najmu lokalu mieszkalnego, którego właściciel, będący osobą fizyczną, nie prowadzi działalności gospodarczej w zakresie wynajmowania lokali, zawarta na czas oznaczony, nie dłuższy niż 10 lat.

Przepis nie wyklucza tego, aby najemcą była osoba fizyczna, która poza życiem prywatnym prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą. Trzeba jednak odróżnić dwie sytuacje: najem przez osobę fizyczną na cele mieszkaniowe oraz najem lokalu na potrzeby firmy. Najem okazjonalny powinien dotyczyć pierwszej z nich.

W praktyce najbezpieczniej zawrzeć umowę z konkretną osobą fizyczną, podając jej imię, nazwisko, PESEL, adres i dane dokumentu tożsamości. Informacja, że ta osoba prowadzi działalność gospodarczą, może mieć znaczenie pomocnicze, ale nie powinna zmieniać przeznaczenia lokalu na firmowe. Przy konstruowaniu umowy warto pamiętać, że dobre zabezpieczenie najmu okazjonalnego zależy przede wszystkim od spełnienia ustawowych formalności.

Umowa z osobą fizyczną a umowa z firmą

Jednoosobowa działalność gospodarcza nie jest odrębną osobą prawną. Przedsiębiorcą jest sama osoba fizyczna prowadząca działalność we własnym imieniu. Wynika to z art. 43¹ Kodeksu cywilnego, zgodnie z którym przedsiębiorcą jest m.in. osoba fizyczna prowadząca we własnym imieniu działalność gospodarczą lub zawodową.

Nie oznacza to jednak, że każda umowa podpisana przez przedsiębiorcę będzie automatycznie bezpieczna jako najem okazjonalny. Jeżeli w umowie zaakcentuje się firmowy charakter najmu, wpisze lokal jako miejsce wykonywania działalności, przewidzi prawo prowadzenia biura albo rozliczania czynszu jako kosztu działalności, może powstać spór, czy lokal rzeczywiście został wynajęty jako lokal mieszkalny.

Jeszcze większe ryzyko pojawia się wtedy, gdy stroną umowy ma być spółka, fundacja, stowarzyszenie albo inna osoba prawna, która wynajmuje mieszkanie dla członka zarządu, pracownika albo wspólnika. W takim układzie klasyczny najem okazjonalny jest co najmniej wątpliwy, bo szczególne mechanizmy tej umowy są powiązane z lokatorem, jego oświadczeniem notarialnym oraz wskazaniem lokalu, do którego może się wyprowadzić. Przy takim modelu warto też sprawdzić zasady wynajmu mieszkania firmie dla pracownika, w tym konstrukcję umowy i kaucji.

Zobacz również:
wynajęcie mieszkania jednoosobową działalność
dobrowolne poddanie się egzekucji przy najmie okazjonalnym

Czy w mieszkaniu można prowadzić lub zarejestrować działalność gospodarczą?

Przy najmie okazjonalnym kluczowe jest to, aby lokal służył do zaspokajania potrzeb mieszkaniowych. Jeżeli najemca ma tam mieszkać, a jedynie jest przedsiębiorcą w innym zakresie, sam fakt prowadzenia działalności gospodarczej nie przekreśla umowy. Inaczej należy ocenić sytuację, w której lokal ma być używany jako biuro, punkt obsługi klientów, magazyn, adres stałego wykonywania działalności albo siedziba firmy.

Najlepiej wpisać w umowie, że lokal jest przeznaczony wyłącznie do celów mieszkaniowych, a prowadzenie w nim działalności gospodarczej, umieszczanie oznaczeń firmy, przyjmowanie klientów, magazynowanie towaru oraz rejestracja działalności pod tym adresem wymagają uprzedniej pisemnej zgody właściciela albo są wyraźnie zakazane. Takie postanowienia pomagają ograniczyć ryzyko sporu o charakter umowy.

Jeżeli właściciel chce zgodzić się na rejestrację działalności pod adresem mieszkania, powinien rozważyć, czy w danej sprawie nadal właściwy jest najem okazjonalny. Drobna praca zdalna wykonywana incydentalnie z mieszkania nie musi być tym samym co przeznaczenie lokalu na firmę, ale granica zależy od okoliczności: zapisów umowy, sposobu używania lokalu, rozliczeń podatkowych, korespondencji firmowej i realnej aktywności najemcy.

Jakie formalności są potrzebne, aby najem okazjonalny chronił właściciela?

Sama nazwa umowy nie wystarczy. Aby właściciel mógł korzystać z mechanizmu najmu okazjonalnego, umowa powinna być zawarta na piśmie, na czas oznaczony, maksymalnie na 10 lat, i dotyczyć lokalu mieszkalnego. Właściciel nie może prowadzić działalności gospodarczej w zakresie wynajmowania lokali.

Do umowy trzeba dołączyć przede wszystkim:

• oświadczenie najemcy w formie aktu notarialnego, w którym najemca poddaje się egzekucji i zobowiązuje się opróżnić oraz wydać lokal w terminie wskazanym w żądaniu właściciela,
• wskazanie przez najemcę innego lokalu, w którym będzie mógł zamieszkać w razie wykonania egzekucji obowiązku opróżnienia lokalu,
• oświadczenie właściciela tego innego lokalu albo osoby mającej tytuł prawny do lokalu, że wyraża zgodę na zamieszkanie najemcy i osób z nim zamieszkujących; właściciel wynajmowanego mieszkania może żądać, aby podpis pod tym oświadczeniem był notarialnie poświadczony.

Po zawarciu umowy właściciel musi zgłosić ją naczelnikowi urzędu skarbowego właściwemu według swojego miejsca zamieszkania. Termin wynosi 14 dni od dnia rozpoczęcia najmu. Jeżeli właściciel tego nie zrobi, nie stosuje się szczególnych przepisów o podwyższaniu czynszu oraz o uproszczonym opróżnieniu lokalu po zakończeniu najmu okazjonalnego.

Co zrobić, gdy najemca nie chce opuścić mieszkania?

Po wygaśnięciu albo rozwiązaniu umowy najmu okazjonalnego właściciel nie powinien samodzielnie wymieniać zamków, usuwać rzeczy najemcy ani odcinać mediów. Jeżeli najemca nie opuszcza lokalu dobrowolnie, właściciel doręcza mu żądanie opróżnienia lokalu sporządzone na piśmie z urzędowo poświadczonym podpisem. W żądaniu trzeba wskazać m.in. właściciela i najemcę, umowę, przyczynę ustania najmu oraz termin opróżnienia lokalu, nie krótszy niż 7 dni od doręczenia żądania.

Jeżeli termin upłynie bezskutecznie, właściciel może wystąpić do sądu o nadanie klauzuli wykonalności aktowi notarialnemu, w którym najemca poddał się egzekucji. Dopiero potem możliwe jest prowadzenie egzekucji przez komornika. Właśnie dlatego tak ważne jest prawidłowe sporządzenie aktu notarialnego i pozostałych załączników już przy podpisywaniu umowy.

Jeżeli umowa została zawarta wadliwie, nie została zgłoszona w terminie albo faktycznie dotyczyła lokalu wykorzystywanego firmowo, właściciel może stracić uproszczony tryb działania i będzie musiał korzystać z ogólnych zasad dochodzenia roszczeń oraz opróżnienia lokalu.

Co wpisać do umowy, gdy najemca prowadzi jednoosobową działalność?

W umowie warto jasno rozdzielić status osobisty najemcy od jego aktywności gospodarczej. Stroną powinna być konkretna osoba fizyczna, a podstawowe dane identyfikacyjne nie powinny ograniczać się do NIP lub nazwy firmy. Jeżeli pojawia się informacja o działalności, można zaznaczyć, że nie oznacza ona zgody na używanie lokalu do celów innych niż mieszkaniowe.

Praktyczne postanowienia, które warto rozważyć, to w szczególności:

• wyłączne przeznaczenie lokalu na cele mieszkaniowe,
• zakaz prowadzenia w lokalu działalności gospodarczej bez pisemnej zgody właściciela,
• zakaz rejestrowania działalności, oddziału, punktu obsługi, magazynu albo adresu doręczeń firmowych bez zgody właściciela,
• zakaz przyjmowania klientów, kontrahentów i pracowników w sposób zmieniający charakter lokalu,
• obowiązek niezwłocznego informowania właściciela o utracie możliwości zamieszkania w lokalu wskazanym jako lokal alternatywny,
• obowiązek dostarczenia aktualnych dokumentów wymaganych przez ustawę, jeżeli zmieni się lokal zastępczy.

Tak przygotowana umowa nie usuwa wszystkich ryzyk, ale znacząco ogranicza pole do sporu, czy strony rzeczywiście zawarły najem okazjonalny lokalu mieszkalnego.

FAQ

Czy osoba prowadząca jednoosobową działalność może być najemcą okazjonalnym?

Tak, jeżeli występuje jako osoba fizyczna i wynajmuje lokal na cele mieszkaniowe. Sam fakt prowadzenia działalności gospodarczej nie wyklucza najmu okazjonalnego, ale umowa i sposób korzystania z mieszkania nie mogą wskazywać, że lokal jest wynajęty na potrzeby firmy.

Czy w umowie można wpisać NIP najemcy?

Można, ale nie powinien to być główny element identyfikujący stronę umowy. Bezpieczniej oprzeć umowę na danych osoby fizycznej, takich jak imię, nazwisko, PESEL i adres. Nadmierne akcentowanie danych firmowych może wzmacniać argument, że lokal był wynajęty do celów gospodarczych.

Czy najemca może zarejestrować firmę w wynajętym mieszkaniu?

Tylko wtedy, gdy właściciel się na to zgodzi, a sama zgoda nie podważy mieszkaniowego charakteru najmu. Przy najmie okazjonalnym najlepiej zakazać rejestracji działalności bez pisemnej zgody właściciela. Jeżeli lokal ma być realnie używany firmowo, trzeba rozważyć inną konstrukcję umowy.

Czy umowę najmu okazjonalnego trzeba zgłosić do urzędu skarbowego?

Tak. Właściciel zgłasza zawarcie umowy naczelnikowi urzędu skarbowego właściwemu według swojego miejsca zamieszkania w terminie 14 dni od dnia rozpoczęcia najmu. Brak zgłoszenia pozbawia właściciela ważnych uprawnień związanych z najmem okazjonalnym.

Czy umowa z firmą chroni przed problemami z eksmisją?

Nie należy zakładać, że sama umowa z firmą daje lepszą ochronę. Ochronę właściciela w najmie okazjonalnym zapewniają konkretne dokumenty i procedura, w szczególności akt notarialny najemcy o poddaniu się egzekucji. Jeżeli stroną jest spółka albo lokal ma charakter firmowy, trzeba dobrać inne zabezpieczenia.

Co zrobić, gdy najemca po rozwiązaniu umowy nie chce się wyprowadzić?

Najpierw należy doręczyć pisemne żądanie opróżnienia lokalu z urzędowo poświadczonym podpisem właściciela i wyznaczyć termin nie krótszy niż 7 dni. Jeżeli najemca nadal nie opuści mieszkania, właściciel może wystąpić o nadanie klauzuli wykonalności aktowi notarialnemu, a następnie skierować sprawę do komornika.

Czy właściciel prowadzący działalność w zakresie wynajmu może stosować najem okazjonalny?

Nie w tej formule. Najem okazjonalny jest przewidziany dla właściciela będącego osobą fizyczną, który nie prowadzi działalności gospodarczej w zakresie wynajmowania lokali. Jeżeli wynajmowanie jest działalnością gospodarczą właściciela, należy rozważyć najem instytucjonalny albo zwykły najem.

Podsumowanie

Wynajęcie mieszkania osobie prowadzącej jednoosobową działalność gospodarczą może być objęte najmem okazjonalnym, jeżeli stroną umowy jest osoba fizyczna, lokal ma służyć jej do zamieszkania, a właściciel spełni wszystkie wymogi ustawy. Największe ryzyka pojawiają się wtedy, gdy umowa jest zawierana z firmą jako podmiotem gospodarczym, lokal ma być wykorzystywany jako adres działalności albo właściciel zaniedba załączniki i zgłoszenie do urzędu skarbowego.

Dla właściciela najważniejsze jest więc nie samo nazwanie umowy najmem okazjonalnym, lecz prawidłowe określenie stron, celu najmu, zakazów dotyczących działalności gospodarczej oraz komplet dokumentów pozwalających w razie potrzeby skutecznie dochodzić opróżnienia lokalu.

Źródła

1. Ustawa z dnia 21 czerwca 2001 r. o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego - Dz.U. 2001 nr 71 poz. 733, w szczególności art. 19a-19e.

2. Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny - Dz.U. 1964 nr 16 poz. 93, w szczególności art. 43¹.