Podpisanie dokumentów spółki na L4 a zasiłek chorobowy

Podpisywanie dokumentów na L4 a zakaz pracy zarobkowej

Podstawową zasadę określa art. 17 ustawy zasiłkowej. Ubezpieczony traci prawo do zasiłku chorobowego za cały okres zwolnienia od pracy, jeżeli w czasie orzeczonej niezdolności do pracy wykonuje pracę zarobkową albo podejmuje aktywność niezgodną z celem tego zwolnienia. Dlatego przy ocenie sytuacji prezesa zarządu trzeba odróżnić zwykłe, formalne podpisanie dokumentu od realnego wykonywania obowiązków w spółce.

Aktualne brzmienie art. 17 doprecyzowuje, że pracą zarobkową jest każda czynność mająca charakter zarobkowy, niezależnie od podstawy prawnej jej wykonywania. Jednocześnie przepis wyłącza z tego pojęcia czynności incydentalne, których podjęcia w okresie zwolnienia wymagają istotne okoliczności. Polecenie pracodawcy samo w sobie nie jest taką istotną okolicznością.

Odrębnie trzeba ocenić, czy zachowanie chorego nie utrudnia leczenia. W praktyce przy art. 17 ustawy zasiłkowej analizuje się więc zarówno pracę zarobkową, jak i działania niezgodne z celem L4. Inaczej wygląda podpisanie jednego dokumentu w domu lub elektronicznie, a inaczej wyjazd do biura, udział w naradzie, negocjowanie umów czy bieżące kierowanie zespołem.

Czy prezes zarządu może podpisać dokumenty spółki podczas zwolnienia?

Co do zasady jednorazowe podpisanie dokumentów bilansowych przez prezesa zarządu przebywającego na L4 nie musi automatycznie oznaczać utraty prawa do zasiłku chorobowego. Warunek jest jednak istotny: czynność powinna być incydentalna, formalna, uzasadniona ważną potrzebą spółki i wykonana w sposób, który nie koliduje z leczeniem.

Takie podejście jest zgodne z linią orzeczniczą Sądu Najwyższego. W wyroku z 6 maja 2009 r., sygn. II UK 359/08, Sąd Najwyższy wskazał, że czynności formalnoprawne podejmowane w okresie niezdolności do pracy przez osobę prowadzącą działalność w związku z jej statusem pracodawcy nie muszą być pracą zarobkową powodującą utratę zasiłku. Obecne brzmienie art. 17 dodatkowo wzmacnia ten kierunek, bo wprost odwołuje się do czynności incydentalnych wymaganych przez istotne okoliczności.

Nie oznacza to jednak pełnej swobody. Jeżeli prezes w czasie L4 podpisuje regularnie dokumenty, zatwierdza płatności, odpowiada na sprawy operacyjne, bierze udział w spotkaniach albo faktycznie zarządza spółką, ZUS może uznać to za wykonywanie pracy zarobkowej. Wtedy ryzyko utraty świadczenia jest realne. Jeżeli osoba na L4 rozważa rozpoczęcie zatrudnienia u innego pracodawcy, warto dodatkowo sprawdzić zasady podjęcia nowej pracy na zwolnieniu lekarskim i ryzyko kontroli ZUS.

Dokumenty bilansowe i sprawozdanie finansowe spółki

Jeżeli chodzi o dokumenty bilansowe, trzeba pamiętać nie tylko o przepisach zasiłkowych, ale także o obowiązkach wynikających z ustawy o rachunkowości. Sprawozdanie finansowe podpisuje osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych, oraz kierownik jednostki. W spółce, w której zarząd jest wieloosobowy, kierownikiem jednostki jest cały zarząd.

Aktualnie sprawozdanie finansowe może podpisać cały zarząd albo co najmniej jedna osoba z zarządu, jeżeli pozostali członkowie złożą wymagane oświadczenia, że sprawozdanie spełnia wymagania ustawy o rachunkowości, albo odmowy złożenia takich oświadczeń. Odmowa podpisu lub odmowa złożenia oświadczenia wymaga pisemnego uzasadnienia i dołączenia do dokumentacji sprawozdawczej.

Jeżeli więc dokumenty zostały już podpisane przez dwóch członków zarządu, a podpis prezesa jest potrzebny do zamknięcia formalności, jednorazowe złożenie podpisu może być racjonalne. Prezes nie powinien jednak podpisywać dokumentów, których treści nie zna albo z którymi się nie zgadza. Podpisanie sprawozdania finansowego oznacza bowiem potwierdzenie, że spełnia ono wymagania ustawy o rachunkowości.

Jak ograniczyć ryzyko utraty zasiłku przy podpisywaniu dokumentów?

Najbezpieczniej jest ograniczyć czynność do minimum: podpisać tylko dokument, który rzeczywiście wymaga podpisu, bez prowadzenia przy tej okazji spraw operacyjnych spółki. Jeżeli to możliwe, dokument powinien zostać przekazany do podpisu w domu albo podpisany elektronicznie. Warto też zachować potwierdzenie, że czynność była jednorazowa i wymuszona terminem lub inną ważną okolicznością.

Przy większej liczbie dokumentów lepiej rozważyć zastępstwo, właściwe umocowanie innej osoby, prokurę albo pełnomocnictwo na L4 do wybranych czynności w działalności. Samo udzielenie pełnomocnictwa nie zawsze rozwiąże problem w spółce kapitałowej, bo niektóre czynności ustawowo należą do członków zarządu, ale może ograniczyć konieczność bieżącego angażowania chorego w sprawy firmy.

• Nie łącz podpisu z naradą, spotkaniem z kontrahentem ani wykonywaniem innych obowiązków.
• Nie podpisuj seryjnie wielu bieżących dokumentów, jeżeli można je odłożyć albo przekazać innym osobom.
• Uwzględnij zalecenia lekarskie, zwłaszcza po operacji i w okresie rekonwalescencji.
• Zachowaj dowody, że czynność była incydentalna, krótka i formalna.
• Jeżeli sprawa może budzić wątpliwości, przygotuj krótką notatkę wyjaśniającą powód podpisu i jego konieczność.

Co grozi, gdy ZUS uzna podpis za pracę na L4?

Jeżeli ZUS albo płatnik zasiłku ustali, że w czasie zwolnienia lekarskiego wykonywano pracę zarobkową albo wykorzystywano zwolnienie niezgodnie z jego celem, konsekwencją może być utrata prawa do zasiłku chorobowego za cały okres danego zwolnienia. W praktyce może to oznaczać obowiązek zwrotu wypłaconego świadczenia wraz z odsetkami, jeżeli zasiłek został już wypłacony.

Kontrola może dotyczyć zarówno samego faktu wykonywania czynności, jak i tego, czy aktywność nie utrudniała leczenia. Gdy sprawa jest sporna, ZUS wydaje decyzję. Od decyzji ZUS można się odwołać do sądu ubezpieczeń społecznych, co pozwala wykazywać, że podpis był jednorazową czynnością formalną, a nie wykonywaniem pracy.

FAQ

Czy podpisanie jednego dokumentu na L4 zawsze oznacza utratę zasiłku?

Nie. Jednorazowy podpis nie zawsze jest pracą zarobkową. Trzeba ocenić, czy była to czynność incydentalna, wymagana przez istotne okoliczności i czy nie utrudniała leczenia.

Czy mogę pojechać do biura tylko po to, żeby podpisać dokument?

To bardziej ryzykowne niż podpis w domu lub podpis elektroniczny. Sam krótki wyjazd nie przesądza jeszcze sprawy, ale po operacji albo przy zaleceniu odpoczynku może zostać uznany za zachowanie sprzeczne z celem zwolnienia.

Czy utrata zasiłku dotyczy tylko dnia podpisu?

Nie. Art. 17 ustawy zasiłkowej przewiduje utratę prawa do zasiłku za cały okres zwolnienia od pracy, którego dotyczy nieprawidłowe zachowanie.

Czy mogę podpisać sprawozdanie finansowe, jeśli nie znam jego treści?

Nie powinno się tego robić. Podpisanie sprawozdania finansowego oznacza potwierdzenie, że spełnia ono wymagania ustawy o rachunkowości. Jeżeli członek zarządu nie zgadza się z dokumentem, powinien rozważyć odmowę podpisu z pisemnym uzasadnieniem.

Co zrobić, gdy spółka wymaga wielu podpisów podczas mojego L4?

Warto ustalić, które czynności są naprawdę konieczne, a które można przekazać innym osobom albo odłożyć. Jeżeli podpisy mają być regularne, ryzyko sporu z ZUS istotnie rośnie.

Podsumowanie

Prezes zarządu przebywający na zwolnieniu lekarskim może w wyjątkowej sytuacji podpisać dokumenty spółki, jeżeli jest to czynność jednorazowa, formalna i konieczna. Nie wolno jednak traktować L4 jako okresu, w którym można normalnie prowadzić sprawy spółki z domu. Im więcej czynności, kontaktów służbowych i decyzji operacyjnych, tym większe ryzyko utraty zasiłku. Przy dokumentach bilansowych trzeba dodatkowo pamiętać o odpowiedzialności członków zarządu za podpisywane sprawozdanie finansowe.

Źródła

• art. 17, art. 68 i następne ustawy z dnia 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa, tekst aktualny według ISAP: isap.sejm.gov.pl
• art. 52 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości, tekst jednolity i zmiany dostępne w ISAP: isap.sejm.gov.pl
• wyrok Sądu Najwyższego z 5 kwietnia 2005 r., sygn. I UK 370/04
• wyrok Sądu Najwyższego z 6 maja 2009 r., sygn. II UK 359/08: sn.pl
• poradnik ZUS dotyczący kontroli prawidłowości wykorzystywania zwolnień lekarskich: zus.pl