Jak legalnie prowadzić korepetycje – podatki, koszty i limity

Kiedy korepetycje mogą być działalnością nierejestrowaną

Podstawą jest art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 6 marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców. Zgodnie z tym przepisem działalność wykonywana przez osobę fizyczną nie stanowi działalności gospodarczej, jeżeli przychód należny z tej działalności nie przekracza w żadnym miesiącu 75% kwoty minimalnego wynagrodzenia za pracę oraz osoba ta w okresie ostatnich 60 miesięcy nie wykonywała działalności gospodarczej.

W praktyce oznacza to, że nauczyciel, student albo inna osoba udzielająca korepetycji może działać bez wpisu do CEIDG, jeśli pilnuje miesięcznego limitu i spełnia warunek 60 miesięcy. Nie ma znaczenia, że równolegle pracuje na etacie i zarabia więcej niż płaca minimalna – etat nie wyklucza działalności nierejestrowanej.

Jeżeli chcesz porównać tę formę z pełną firmą, zobacz także materiał o działalności nierejestrowanej.

Jak liczyć limit przychodu przy korepetycjach

Przy działalności nierejestrowanej liczy się przychód należny, a nie dochód. Tak wynika z art. 5 ust. 1 ustawy – Prawo przedsiębiorców. Dla bezpieczeństwa należy więc brać pod uwagę kwoty należne za lekcje w danym miesiącu, nawet jeśli część zapłaty wpływa później. Jeżeli stan faktyczny jest bardziej złożony, np. opłata z góry za pakiet lekcji obejmuje dwa miesiące, warto przeanalizować sposób przypisania przychodu do konkretnego miesiąca indywidualnie.

Przy stawce 100 zł za godzinę i 5–6 spotkaniach tygodniowo limit może zostać osiągnięty stosunkowo szybko. Dlatego trzeba prowadzić bieżącą ewidencję każdej lekcji i każdej należności.

Jeśli uczysz regularnie i zbliżasz się do limitu, warto wcześniej rozważyć przejście na działalność gospodarczą. W branży edukacyjnej pomocny może być też materiał o prowadzeniu działalności jako usługi edukacyjne.

Co po przekroczeniu limitu

Zgodnie z art. 5 ust. 3 ustawy – Prawo przedsiębiorców, jeżeli przychód należny przekroczył w danym miesiącu limit, działalność ta staje się działalnością gospodarczą począwszy od dnia, w którym nastąpiło przekroczenie. To ważne: skutek nie następuje od następnego miesiąca ani od końca roku. Zbliżonym zagadnieniem jest przedpłata za korepetycje.

Następnie, zgodnie z art. 5 ust. 4 ustawy – Prawo przedsiębiorców, osoba wykonująca taką działalność składa wniosek o wpis do CEIDG w terminie 7 dni od dnia, w którym nastąpiło przekroczenie.

Od tego momentu trzeba już przeanalizować m.in. formę opodatkowania, ewentualne składki ZUS, obowiązki wobec urzędu skarbowego i – w określonych sytuacjach – kwestie VAT.

Jak rozliczyć podatek od korepetycji bez firmy

Zgodnie z art. 20 ust. 1ba ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych, przychody z działalności, o której mowa w art. 5 ustawy – Prawo przedsiębiorców, są zaliczane do przychodów z innych źródeł.

Dochód z korepetycji rozliczanych jako działalność nierejestrowana wykazuje się w zeznaniu rocznym PIT-36. Termin złożenia zeznania wynika z art. 45 ust. 1 ustawy o PIT i co do zasady upływa 30 kwietnia roku następującego po roku podatkowym. Nie ma obowiązku comiesięcznego wpłacania zaliczek na podatek od działalności nierejestrowanej.

Dochód oblicza się jako różnicę między przychodem a kosztami uzyskania przychodu. Następnie dochód z korepetycji sumuje się z innymi dochodami opodatkowanymi skalą, np. z umowy o pracę.

Jakie wydatki można zaliczyć do kosztów

Podstawą jest art. 22 ust. 1 ustawy o PIT. Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów albo zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem wydatków wymienionych w art. 23 ustawy o PIT.

Przy korepetycjach można rozważać jako koszt w szczególności:

• podręczniki, zbiory zadań, materiały dydaktyczne i pomoce naukowe,
• druk materiałów dla uczniów, papier, tusz, zeszyty ćwiczeń kupowane na potrzeby zajęć,
• licencje na programy do wideolekcji, tablice online, płatne platformy edukacyjne,
• słuchawki, mikrofon, kamerę, tablet graficzny, komputer lub ich akcesoria – jeżeli rzeczywiście służą prowadzeniu lekcji,
• internet – w odpowiedniej części przypadającej na działalność,
• czynsz, prąd i inne opłaty mieszkaniowe – tylko w części, w jakiej pokój lub jego część rzeczywiście służy prowadzeniu zajęć,
• koszty dojazdu do uczniów, w tym paliwo – wyłącznie w zakresie, w jakim dotyczą lekcji.

Sam fakt poniesienia wydatku nie wystarcza. Trzeba jeszcze wykazać jego związek z przychodem oraz odpowiednio go udokumentować. Gdy wydatek ma charakter mieszany, prywatno-zawodowy, należy stosować rozsądną i dającą się obronić proporcję.

Paliwo, auto, internet i czynsz – jak ująć wydatki mieszane

Przepisy nie podają gotowej procentowej proporcji dla działalności nierejestrowanej. Nadal jednak obowiązuje zasada z art. 22 ust. 1 ustawy o PIT: kosztem może być tylko ta część wydatku, która pozostaje w związku z przychodem.

Dlatego:

• paliwo – najlepiej rozliczać według rzeczywistych przejazdów do uczniów, np. na podstawie własnego zestawienia tras, terminów lekcji i liczby kilometrów,
• ubezpieczenie auta – co do zasady tylko proporcjonalnie, jeżeli samochód służy także prywatnie,
• internet – zwykle częściowo, jeśli to ten sam abonament używany prywatnie i do lekcji online,
• czynsz i media – wyłącznie w części odpowiadającej wykorzystaniu mieszkania do udzielania lekcji.

W razie kontroli to podatnik musi wykazać, że przyjęta proporcja jest racjonalna. W praktyce pomocne są harmonogram zajęć, plan mieszkania, opis sposobu korzystania z pokoju, biling internetu lub inne dokumenty pomocnicze.

Zobacz również:

• szkoła niepubliczna – inne zasady organizacji i rozliczeń niż przy korepetycjach prowadzonych samodzielnie

Jakie dokumenty trzeba gromadzić

Choć działalność nierejestrowana nie wymaga prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, to w praktyce trzeba zadbać o dokumentację. Znaczenie mają tu ogólne zasady dowodowe z art. 180 § 1 i art. 181 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa, zgodnie z którymi jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem.

Warto więc przechowywać:

• prostą miesięczną ewidencję sprzedaży,
• listę lekcji z datą, uczniem i kwotą,
• faktury i rachunki za materiały, sprzęt i usługi,
• potwierdzenia przelewów od uczniów i własnych płatności,
• korespondencję potwierdzającą zamówienie lekcji lub pakietu zajęć,
• własne zestawienie kosztów mieszanych oraz sposób wyliczenia proporcji.

Nie ma obowiązku zakładania osobnego rachunku bankowego, ale osobne subkonto bardzo ułatwia porządkowanie wpływów i wydatków. Jest to rozwiązanie praktyczne, a nie wymagane przez przepisy.

Czy trzeba wystawiać rachunki albo faktury

Co do zasady przy działalności nierejestrowanej nie ma automatycznego obowiązku wystawiania faktury każdemu klientowi. Jeżeli jednak klient zażąda faktury, obowiązek jej wystawienia może wynikać z art. 106b ust. 3 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług – zależnie od tego, czy dana czynność podlega przepisom o VAT i czy korzysta ze zwolnienia. W przypadku korepetycji kwestia VAT może zależeć od rodzaju usług i statusu świadczącego, dlatego przy nietypowej sytuacji warto to ocenić osobno.

W relacjach z osobami prywatnymi najczęściej wystarczające będzie prowadzenie własnej ewidencji i dokumentowanie zapłaty, np. przelewem.

Czy korepetycje są zwolnione z VAT

To zagadnienie zależy od konkretnego stanu faktycznego. W praktyce korepetycje często korzystają ze zwolnienia od VAT na podstawie przepisów ustawy o VAT dotyczących określonych usług edukacyjnych, ale nie można zakładać tego automatycznie dla każdego przypadku. Znaczenie ma m.in. zakres nauczania, forma świadczenia usługi i to, kto jej udziela.

Jeżeli skala działalności rośnie albo usługi wykraczają poza typowe korepetycje szkolne, należy osobno przeanalizować zastosowanie art. 43 ust. 1 ustawy o VAT oraz ewentualnego zwolnienia podmiotowego z art. 113 ustawy o VAT.

Czy potrzebna jest kasa fiskalna

Nie w każdej sytuacji. Obowiązek posiadania kasy fiskalnej zależy od rodzaju usług, odbiorców i aktualnego rozporządzenia w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących. Przy płatnościach bezgotówkowych i dobrej identyfikacji transakcji często można korzystać ze zwolnienia, ale wymaga to sprawdzenia aktualnych warunków. Jeśli przyjmujesz gotówkę albo skala działalności rośnie, temat warto zweryfikować osobno.

Obowiązki formalne w praktyce

Przy działalności nierejestrowanej zwykle nie trzeba:

• rejestrować firmy w CEIDG,
• zgłaszać działalności do ZUS tylko z tego tytułu,
• prowadzić PKPiR,
• wpłacać miesięcznych zaliczek na PIT od tej działalności.

Trzeba natomiast:

• pilnować limitu miesięcznego z art. 5 ust. 1 ustawy – Prawo przedsiębiorców,
• gromadzić dowody przychodów i kosztów,
• rozliczyć dochód w PIT-36,
• zarejestrować działalność, jeśli limit zostanie przekroczony.

FAQ

Czy etat wyklucza działalność nierejestrowaną przy korepetycjach?

Nie. Praca na etacie nie wyklucza tej formy. Trzeba jedynie spełnić warunki z art. 5 ust. 1 ustawy – Prawo przedsiębiorców, w tym limit przychodu i brak działalności gospodarczej w ostatnich 60 miesiącach.

Czy muszę płacić ZUS od korepetycji prowadzonych nierejestrowanie?

Co do zasady nie, dopóki działalność mieści się w granicach działalności nierejestrowanej. Sytuacja zmienia się po przekroczeniu limitu i powstaniu działalności gospodarczej.

Czy mogę odliczyć internet i część czynszu?

Tak, ale tylko w odpowiedniej proporcji i tylko wtedy, gdy wydatek rzeczywiście służy udzielaniu korepetycji. Podstawą jest art. 22 ust. 1 ustawy o PIT.

Czy muszę mieć osobne konto bankowe?

Nie ma takiego obowiązku dla działalności nierejestrowanej. Osobne konto lub subkonto jest jednak bardzo przydatne dowodowo i organizacyjnie.

W jakim PIT rozlicza się korepetycje bez firmy?

W zeznaniu PIT-36, ponieważ przychód z działalności nierejestrowanej jest przychodem z innych źródeł na podstawie art. 20 ust. 1ba ustawy o PIT.

Źródła

1. Ustawa z dnia 6 marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców – Dz.U. 2018 poz. 646
2. Ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych – Dz.U. 1991 nr 80 poz. 350
3. Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa – Dz.U. 1997 nr 137 poz. 926
4. Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług – Dz.U. 2004 nr 54 poz. 535