Okazjonalne wykonywanie grafik – kiedy trzeba założyć firmę?

Kiedy wykonywanie grafik jest działalnością gospodarczą?

Podstawowe znaczenie ma definicja działalności gospodarczej z art. 3 ustawy z 6 marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców. Zgodnie z tym przepisem działalnością gospodarczą jest zorganizowana działalność zarobkowa, wykonywana we własnym imieniu i w sposób ciągły.

To oznacza, że nie decyduje sama liczba zleceń ani to, że grafiki są tworzone cyfrowo. Trzeba ocenić cały model działania: czy szuka Pan klientów, prowadzi ofertę, ma cennik, reklamuje usługi, regularnie przyjmuje zamówienia, wystawia rachunki lub faktury i w praktyce stale zarabia na tej aktywności.

W opisanej sytuacji 10–15 zleceń rocznie i przychód rzędu 30–50 tys. zł może już budzić istotne wątpliwości co do „okazjonalności”, zwłaszcza jeżeli zlecenia są powtarzalne i z góry planowane. Im bardziej działalność jest powtarzalna i nastawiona na zysk, tym większe ryzyko, że będzie kwalifikowana jako działalność gospodarcza.

Działalność nierejestrowana – kiedy jest możliwa?

Obecnie trzeba w pierwszej kolejności sprawdzić możliwość skorzystania z działalności nierejestrowanej. Zgodnie z art. 5 ust. 1 ustawy – Prawo przedsiębiorców nie stanowi działalności gospodarczej działalność wykonywana przez osobę fizyczną, jeżeli:

• przychód należny z tej działalności nie przekracza w żadnym miesiącu 75% kwoty minimalnego wynagrodzenia za pracę oraz
• osoba ta w okresie ostatnich 60 miesięcy nie wykonywała działalności gospodarczej.

Jeżeli miesięczny limit zostanie przekroczony, zgodnie z art. 5 ust. 3 ustawy – Prawo przedsiębiorców działalność staje się działalnością gospodarczą od dnia, w którym nastąpiło przekroczenie, a wniosek do CEIDG trzeba złożyć w terminie 7 dni.

W praktyce w opisanym przez Pana wariancie roczny przychód 30–50 tys. zł może oznaczać, że część miesięcy zmieści się w limicie, ale nie zawsze. Trzeba więc analizować każdy miesiąc osobno. Nie wystarczy średnia roczna.

Zobacz również:

Czy grafiki można rozliczyć jako działalność wykonywaną osobiście?

Tak, ale nie w każdym przypadku. Art. 13 pkt 2 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych przewiduje, że do przychodów z działalności wykonywanej osobiście zalicza się m.in. przychody z osobiście wykonywanej działalności artystycznej.

Ten przepis nadal obowiązuje, jednak jego zastosowanie nie może służyć obchodzeniu zasad właściwych dla działalności gospodarczej. Jeżeli sposób działania spełnia kryteria z art. 3 ustawy – Prawo przedsiębiorców, samo powołanie się na artystyczny charakter pracy nie wystarczy, by wyłączyć obowiązek rejestracji firmy.

Inaczej mówiąc: twórczość artystyczna może być rozliczana poza działalnością gospodarczą, ale tylko wtedy, gdy rzeczywiście nie przybiera formy zorganizowanej, ciągłej działalności zarobkowej. Ocena zależy od konkretnego stanu faktycznego.

Co przemawia za działalnością gospodarczą, a co przeciw?

Brak pisemnej umowy – czy to problem?

Sam brak pisemnej umowy nie oznacza, że działalność jest nielegalna. Umowa o wykonanie grafiki może zostać zawarta także ustnie, a nawet w sposób dorozumiany. Problem pojawia się jednak przy dowodzeniu ustaleń: zakresu pracy, terminu, wynagrodzenia, zasad poprawek, przeniesienia praw autorskich i sposobu zapłaty.

Jeżeli grafika ma być używana komercyjnie przez klienta, bardzo ważne jest uregulowanie praw autorskich. Zgodnie z art. 41 ust. 1 oraz art. 53 ustawy z 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych przeniesienie autorskich praw majątkowych wymaga zachowania formy pisemnej pod rygorem nieważności. Bez pisemnej umowy można co najwyżej mówić o udzieleniu licencji niewyłącznej w granicach wynikających z okoliczności, ale nie o skutecznym przeniesieniu praw majątkowych.

Przy grafice tworzonej na zamówienie brak takiej umowy bywa większym ryzykiem niż sam sposób opodatkowania.

Zobacz również:

Klienci z zagranicy – czy to zmienia sytuację?

Tak, może zmieniać zarówno kwestie podatkowe, jak i dokumentacyjne. Sam fakt świadczenia usług dla klientów z innych państw nie wyłącza polskich przepisów o działalności gospodarczej. Nadal trzeba ocenić, czy aktywność spełnia kryteria z art. 3 ustawy – Prawo przedsiębiorców.

Dodatkowo mogą pojawić się zagadnienia związane z podatkiem dochodowym, VAT oraz miejscem świadczenia usług. W szczególności przy usługach na rzecz przedsiębiorców z innych państw znaczenie może mieć art. 28b ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, a przy usługach na rzecz konsumentów – inne przepisy tej ustawy, zależnie od rodzaju usługi i statusu nabywcy.

Jeżeli zleceniodawcy są z różnych państw i nie ma Pan pewności, czy występują jako firmy czy osoby prywatne, bezpiecznie jest przeanalizować każdy model współpracy oddzielnie.

Podatek dochodowy i koszty autorskie

Jeżeli przychód jest kwalifikowany jako działalność wykonywana osobiście albo z praw autorskich, w grę mogą wchodzić koszty uzyskania przychodu, w tym w określonych sytuacjach 50% koszty autorskie. Jednak możliwość ich zastosowania zależy od tego, czy rzeczywiście powstaje utwór w rozumieniu art. 1 ust. 1 ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych oraz czy wynagrodzenie jest związane z korzystaniem z praw autorskich lub rozporządzaniem nimi zgodnie z art. 22 ust. 9 pkt 3 ustawy o PIT.

Nie każda grafika automatycznie daje prawo do 50% kosztów. Konieczne jest prawidłowe udokumentowanie, a w razie przeniesienia praw autorskich również właściwa forma umowy.

Wniosek praktyczny w opisanej sytuacji

Jeżeli wykonuje Pan grafiki naprawdę sporadycznie, bez stałej organizacji, bez reklamy i bez przekraczania miesięcznego limitu z art. 5 ust. 1 ustawy – Prawo przedsiębiorców, można rozważyć działalność nierejestrowaną. Jeżeli dodatkowo charakter pracy jest twórczy i osobisty, w niektórych układach możliwe może być rozliczenie na gruncie art. 13 pkt 2 ustawy o PIT.

Natomiast przy przychodach rzędu 30–50 tys. zł rocznie i obsłudze klientów z różnych części świata bardzo łatwo wejść w model, który będzie oceniony jako zorganizowana i ciągła działalność zarobkowa. Wtedy bezpieczniejszym rozwiązaniem jest rejestracja działalności gospodarczej i uporządkowanie umów, podatków oraz ewentualnych kwestii VAT.

FAQ

Czy 10–15 grafik rocznie to zawsze działalność gospodarcza?

Nie. Sama liczba zleceń nie przesądza sprawy. Trzeba ocenić, czy działania są zorganizowane, ciągłe i zarobkowe w rozumieniu art. 3 ustawy – Prawo przedsiębiorców.

Czy mogę działać bez firmy, jeśli klienci są z zagranicy?

Tak, ale tylko jeśli spełnione są warunki braku obowiązku rejestracji, w tym ewentualnie warunki działalności nierejestrowanej. Klienci zagraniczni nie wyłączają polskich przepisów.

Czy ustna umowa na wykonanie grafiki wystarczy?

Do samego wykonania usługi często tak, ale nie do skutecznego przeniesienia autorskich praw majątkowych. Zgodnie z art. 53 ustawy o prawie autorskim potrzebna jest forma pisemna.

Czy mogę rozliczać przychody jako działalność wykonywaną osobiście?

Możliwe jest to w niektórych przypadkach na podstawie art. 13 pkt 2 ustawy o PIT, ale tylko wtedy, gdy rzeczywisty sposób działania nie nosi cech działalności gospodarczej.

Co jeśli przekroczę limit działalności nierejestrowanej?

Od dnia przekroczenia limitu działalność staje się działalnością gospodarczą, a wniosek o wpis do CEIDG trzeba złożyć w terminie 7 dni zgodnie z art. 5 ust. 3 ustawy – Prawo przedsiębiorców.

Źródła

• art. 3 oraz art. 5 ust. 1 i ust. 3 ustawy z 6 marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców
• art. 10 ust. 1 pkt 2 i pkt 3, art. 13 pkt 2 oraz art. 22 ust. 9 pkt 3 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych
• art. 1 ust. 1, art. 41 ust. 1 oraz art. 53 ustawy z 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych
• art. 28b ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług