Wczasy pod gruszą a nieotrzymywane alimenty – co wpisać do ZFŚS?

ZFŚS i „wczasy pod gruszą” – od czego zależy przyznanie świadczenia?

„Wczasy pod gruszą” nie są świadczeniem należnym każdemu pracownikowi w tej samej wysokości. Jeżeli są finansowane z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, to ich przyznanie musi zależeć od kryteriów socjalnych. Wynika to wprost z art. 8 ust. 1 ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych. Przepis ten stanowi, że przyznawanie ulgowych usług i świadczeń oraz wysokość dopłat z ZFŚS uzależnia się od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej.

Z kolei art. 8 ust. 2 tej samej ustawy przewiduje, że zasady i warunki korzystania z usług i świadczeń finansowanych z funduszu oraz zasady przeznaczania środków funduszu określa pracodawca w regulaminie ZFŚS, uzgadnianym ze związkami zawodowymi albo – gdy ich nie ma – z pracownikiem wybranym przez załogę.

To oznacza dwie praktyczne rzeczy. Po pierwsze, pracodawca nie może przyznawać świadczeń z ZFŚS „po równo”, bez badania sytuacji socjalnej. Po drugie, szczegółowy sposób ustalania dochodu i katalog wymaganych dokumentów wynika przede wszystkim z regulaminu obowiązującego w danym zakładzie pracy.

Czy zasądzone, ale niepłacone alimenty trzeba wpisać do dochodu?

Co do zasady przy ocenie sytuacji materialnej powinno się brać pod uwagę dochody rzeczywiście uzyskiwane, a nie wyłącznie te „należne na papierze”. Jeżeli więc alimenty zostały zasądzone wyrokiem lub ugodą, ale drugi rodzic ich nie płaci i pieniądze faktycznie nie wpływają, to istnieje mocny argument, że nie stanowią one realnego dochodu gospodarstwa domowego.

Jednocześnie trzeba zachować ostrożność: jeżeli regulamin ZFŚS u pracodawcy przewiduje obowiązek wykazania także zasądzonych alimentów oraz złożenia dodatkowego wyjaśnienia, to samo pominięcie tej pozycji we wniosku może spowodować wezwanie do uzupełnienia lub wstrzymanie rozpoznania wniosku. Dlatego w takiej sytuacji najbezpieczniej nie przemilczać sprawy, tylko wyjaśnić ją na piśmie.

W praktyce warto wskazać, że alimenty zostały zasądzone w określonej kwocie, ale nie są faktycznie otrzymywane, więc nie zwiększają Pani rzeczywistego dochodu. Taki sposób przedstawienia sprawy jest bardziej przejrzysty niż pozostawienie pracodawcy domysłów, dlaczego przy dziecku nie pojawia się pozycja „alimenty”.

Kryteria socjalne – co wolno brać pod uwagę?

Ustawa o ZFŚS nie zawiera gotowej definicji sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej, ale z art. 8 ust. 1 ustawy wynika, że to właśnie te trzy elementy muszą być podstawą przyznania świadczenia. W orzecznictwie przyjmuje się, że pracodawca ma obowiązek rzeczywiście badać te okoliczności, a nie ograniczać się do automatycznych założeń.

W wyroku z 8 maja 2002 r., I PKN 267/01, Sąd Najwyższy wskazał, że sytuacja pracownika wymaga każdorazowo wyjaśnienia, ustalenia i oceny, a znaczenie mogą mieć również dochody osiągane poza zakładem pracy oraz sytuacja członków rodziny prowadzących wspólne gospodarstwo domowe. Z kolei w wyroku Sądu Apelacyjnego w Szczecinie z 25 kwietnia 2017 r., III AUa 431/16, podkreślono, że ustawa dopuszcza samodzielne doprecyzowanie kryteriów w regulaminie.

Dlatego pracodawca może badać m.in. liczbę osób w rodzinie, źródła utrzymania, samotne wychowywanie dziecka, obciążenia zdrowotne czy nadzwyczajne wydatki. Może też weryfikować dochód na członka rodziny, o ile robi to zgodnie z regulaminem i jednakowo wobec wszystkich uprawnionych. W kontekście kryteria dochodowe ZFŚS powinny odnosić się do realnej sytuacji socjalnej, a nie do czysto formalnych założeń.

Jakie znaczenie ma regulamin ZFŚS u pracodawcy?

To właśnie regulamin ZFŚS odpowiada na najważniejsze praktyczne pytania: jakie osoby wlicza się do rodziny, jakie źródła dochodu trzeba wykazać, z jakiego okresu liczy się dochód i jakie dokumenty należy dołączyć. Jeżeli regulamin przewiduje oświadczenie o dochodach pod rygorem odpowiedzialności za podanie nieprawdy, trzeba go przestrzegać bardzo dokładnie.

Podstawę przetwarzania danych potrzebnych do przyznania świadczenia zawiera art. 8 ust. 1a ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych. Zgodnie z tym przepisem udostępnienie pracodawcy danych osobowych osoby uprawnionej do korzystania z funduszu następuje w formie oświadczenia, a pracodawca może żądać udokumentowania danych osobowych w zakresie niezbędnym do ich potwierdzenia. Art. 8 ust. 1c tej ustawy doprecyzowuje, że pracodawca może żądać udokumentowania danych w zakresie niezbędnym do przyznania świadczenia.

Jeżeli regulamin mówi o alimentach, należy się do tego odnieść wprost. Jeżeli milczy, tym bardziej warto przedstawić własne wyjaśnienie, żeby uniknąć zarzutu zaniżenia lub zatajenia danych. Ma to znaczenie także wtedy, gdy później pracodawca uzna, że doszło do wypłaty świadczenia na podstawie niepełnych informacji. W skrajnych sytuacjach może pojawić się spór o nienależne świadczenie.

Co napisać w oświadczeniu do pracodawcy?

Tak, złożenie oświadczenia to najrozsądniejsze rozwiązanie. W piśmie warto krótko i rzeczowo wskazać:

• że alimenty na dziecko zostały zasądzone wyrokiem lub ugodą,
• w jakiej wysokości,
• że od określonego czasu nie są faktycznie płacone,
• że nie stanowią Pani realnie uzyskiwanego dochodu,
• że we wniosku o świadczenie z ZFŚS przedstawia Pani rzeczywistą sytuację materialną gospodarstwa domowego.

Jeżeli to prawda, można też dopisać, że nie otrzymuje Pani świadczeń z funduszu alimentacyjnego. To również ma znaczenie dla oceny rzeczywistych wpływów do domowego budżetu.

Nie trzeba pisać emocjonalnie ani szeroko opisywać historii rodzinnej. Wystarczy spokojne, konkretne oświadczenie o faktach. Dobrze też dodać prośbę o uwzględnienie faktycznie osiąganych dochodów przy rozpoznaniu wniosku o świadczenie z ZFŚS.

Czy brak egzekucji komorniczej przekreśla Pani wyjaśnienia?

Nie. Sam fakt, że nie skierowała Pani sprawy do komornika, nie oznacza automatycznie, że alimenty należy uznać za dochód faktycznie otrzymywany. Dla ZFŚS najważniejsza jest rzeczywista sytuacja materialna. Jeżeli pieniędzy Pani nie dostaje, to okoliczność ta powinna być oceniana zgodnie ze stanem faktycznym.

Jednocześnie trzeba liczyć się z tym, że pracodawca może poprosić o dodatkowe uprawdopodobnienie tej sytuacji, jeżeli tak wynika z regulaminu albo jeżeli ma wątpliwości co do treści oświadczenia. W niektórych zakładach wystarczy samo oświadczenie, w innych prosi się np. o wyrok zasądzający alimenty, korespondencję z komornikiem, zaświadczenie o bezskuteczności egzekucji albo oświadczenie o niekorzystaniu z funduszu alimentacyjnego.

To, jakie dokumenty mogą być potrzebne, zależy więc od konkretnego stanu faktycznego i od regulaminu ZFŚS. Pracodawca nie powinien jednak abstrahować od rzeczywistej sytuacji i przyjmować automatycznie, że skoro alimenty są zasądzone, to muszą wpływać.

Jak praktycznie uzupełnić wniosek o świadczenie z ZFŚS?

Najbezpieczniejszy wariant to:

1. sprawdzić regulamin ZFŚS i formularz obowiązujący u pracodawcy,
2. ustalić, czy formularz wymaga wpisania alimentów jako odrębnej pozycji,
3. jeżeli tak – wskazać, że alimenty są zasądzone, ale faktycznie nieotrzymywane,
4. dołączyć krótkie oświadczenie wyjaśniające,
5. w razie wezwania – uzupełnić dokumenty, których pracodawca może żądać zgodnie z art. 8 ust. 1a i 1c ustawy o ZFŚS.

Jeżeli w formularzu nie ma miejsca na wyjaśnienia, można dopisać „szczegóły w załączonym oświadczeniu”. To zwykle rozwiązuje problem praktyczny i ogranicza ryzyko, że komisja socjalna odczyta brak wpisu jako zatajenie informacji.

Tabela: jak potraktować alimenty przy ocenie dochodu do ZFŚS?

Podsumowanie

W opisanej sytuacji najlepiej złożyć pisemne oświadczenie, że alimenty na dziecko są zasądzone, ale nie są faktycznie otrzymywane, a zatem nie stanowią realnego dochodu uwzględnianego przy ocenie sytuacji materialnej. To rozwiązanie jest zgodne z socjalnym charakterem świadczeń z ZFŚS i jednocześnie ogranicza ryzyko, że pracodawca uzna brak wpisu za przemilczenie istotnej informacji.

Proszę koniecznie sprawdzić regulamin ZFŚS w swojej firmie, bo to on rozstrzyga, jak formalnie ująć taką sytuację i jakie dokumenty można być zobowiązanym przedstawić.

FAQ

Czy pracodawca może wstrzymać wniosek o „wczasy pod gruszą” do czasu wyjaśnień?

Tak. Jeżeli do oceny sytuacji socjalnej potrzebne są dodatkowe dane lub dokumenty, pracodawca może wezwać do uzupełnienia wniosku, zamiast od razu przyznać świadczenie.

Czy niepłacone alimenty trzeba wpisać jako dochód?

Nie powinny być traktowane tak samo jak dochód faktycznie otrzymywany, ale najlepiej je ujawnić i od razu wyjaśnić, że są zasądzone, lecz niewypłacane. Duże znaczenie ma tu regulamin ZFŚS.

Czy samo oświadczenie pracownika wystarczy?

Często tak, ponieważ art. 8 ust. 1a ustawy o ZFŚS przewiduje formę oświadczenia. Jeżeli jednak pracodawca ma podstawy do weryfikacji, może żądać dokumentów niezbędnych do potwierdzenia danych.

Czy brak komornika oznacza, że alimenty trzeba uznać za dochód?

Nie. To, że nie wszczęto egzekucji, nie zmienia faktu, że alimenty mogą nie być faktycznie otrzymywane. Dla świadczeń socjalnych liczy się rzeczywista sytuacja materialna.

Czy 800+ zastępuje alimenty przy liczeniu dochodu?

Nie. To odrębne świadczenie. We wniosku należy wykazywać dochody zgodnie z regulaminem ZFŚS, a każdą pozycję oceniać osobno.

Źródła:

1. Ustawa z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, Dz.U. 1994 nr 43 poz. 163

2. Wyrok Sądu Najwyższego z dnia 8 maja 2002 r., I PKN 267/01, OSNP 2004/6/99

3. Wyrok Sądu Apelacyjnego w Szczecinie z dnia 25 kwietnia 2017 r., III AUa 431/16; LEX nr 2344189