Ukraińska firma budowlana w Polsce – jak legalnie wykonywać roboty

Czy ukraińska firma może wykonywać roboty budowlane w Polsce?

Co do zasady tak. Polski przedsiębiorca może zawrzeć umowę z firmą z Ukrainy na wykonanie robót budowlanych albo na podwykonawstwo określonego zakresu prac. Trzeba jednak oddzielić dwie kwestie: możliwość zawarcia umowy z zagranicznym podmiotem oraz legalność wykonywania pracy przez konkretne osoby na terenie Polski.

W praktyce pierwszym krokiem jest analiza umowy z inwestorem albo z generalnym wykonawcą. Jeżeli kontrakt ogranicza podwykonawstwo, wymaga zgody na dalszego podwykonawcę albo nakłada szczególne wymogi dla podmiotów zagranicznych, trzeba się do tego dostosować. Przy robotach budowlanych znaczenie ma także art. 647¹ § 1-5 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny, który reguluje udział podwykonawców w procesie budowlanym i odpowiedzialność inwestora za wynagrodzenie podwykonawcy w określonych sytuacjach.

Jeżeli współpraca ma polegać na czasowym skierowaniu ludzi do pracy w Polsce, trzeba dodatkowo przejść przez zasady delegowania oraz legalne zatrudnienie cudzoziemców.

Jakie warunki trzeba sprawdzić przed podpisaniem umowy?

Przed podpisaniem umowy z firmą z Ukrainy warto sprawdzić co najmniej:

• czy umowa główna dopuszcza korzystanie z podwykonawców i czy wymaga zgody inwestora,
• czy ukraińska firma faktycznie istnieje i jest prawidłowo reprezentowana według prawa właściwego dla jej siedziby,
• kto konkretnie będzie wykonywał roboty w Polsce i na jakiej podstawie będzie legalnie pracował,
• czy powstają obowiązki wobec PIP związane z delegowaniem pracowników,
• jak będą wyglądały rozliczenia VAT i czy może powstać w Polsce „zakład” podatkowy.

Od strony kontraktowej warto wprowadzić do umowy postanowienia dotyczące co najmniej: prawa właściwego, sądu właściwego, obowiązku przedstawienia dokumentów legalizujących pobyt i pracę personelu, odpowiedzialności za naruszenie przepisów migracyjnych i pracowniczych, obowiązku współpracy przy kontrolach PIP, Straży Granicznej i ZUS, a także odpowiedzialności za podatki i składki.

Delegowanie pracowników z Ukrainy do Polski

Jeżeli ukraińska firma kieruje swoich pracowników do czasowego wykonywania pracy w Polsce w ramach realizacji usługi, stosuje się ustawę z dnia 10 czerwca 2016 r. o delegowaniu pracowników w ramach świadczenia usług. Zgodnie z art. 4 tej ustawy pracodawca delegujący pracownika na terytorium RP ma obowiązek zapewnić pracownikowi określone warunki zatrudnienia wynikające z polskich przepisów. Zakres tych warunków obejmuje m.in. normy czasu pracy i odpoczynku, wymiar urlopu wypoczynkowego, wynagrodzenie za pracę, BHP, ochronę kobiet w ciąży i młodocianych oraz zasady równego traktowania.

Dodatkowo pracodawca z państwa trzeciego ma obowiązki organizacyjne wobec PIP. Zgodnie z art. 24 ust. 1-3 ustawy o delegowaniu pracowników w ramach świadczenia usług pracodawca delegujący jest zobowiązany najpóźniej w dniu rozpoczęcia świadczenia usługi złożyć do Państwowej Inspekcji Pracy oświadczenie zawierające wymagane dane. Musi też wyznaczyć osobę przebywającą na terytorium Polski, upoważnioną do pośredniczenia w kontaktach z PIP oraz do przesyłania i otrzymywania dokumentów lub zawiadomień – art. 24 ust. 1 pkt 2 tej ustawy.

W praktyce trzeba również przechowywać na terytorium Polski albo udostępniać na żądanie PIP dokumenty dotyczące delegowanego pracownika w zakresie wskazanym w art. 25 ustawy o delegowaniu pracowników w ramach świadczenia usług.

Czy pracownicy ukraińskiej firmy muszą mieć pozwolenie na pracę?

Bardzo często tak, ale odpowiedź zależy od konkretnego stanu faktycznego. Sam fakt, że pracownik jest legalnie zatrudniony przez firmę ukraińską, nie oznacza jeszcze, że może legalnie wykonywać pracę w Polsce.

Zgodnie z art. 2 ust. 1 pkt 14 ustawy z dnia 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy wykonywanie pracy przez cudzoziemca jest legalne wtedy, gdy posiada on odpowiedni tytuł pobytowy oraz gdy ma wymaganą podstawę do wykonywania pracy, jeżeli jest ona potrzebna. Zasady powierzania pracy cudzoziemcom określa obecnie także ustawa z dnia 15 czerwca 2012 r. o skutkach powierzania wykonywania pracy cudzoziemcom przebywającym wbrew przepisom na terytorium RP, która przewiduje sankcje za zatrudnianie osób przebywających nielegalnie.

Jeżeli praca jest wykonywana na terytorium Polski, należy zbadać m.in.:

• na jakiej podstawie cudzoziemiec przebywa w Polsce,
• czy jego dokument pobytowy dopuszcza wykonywanie pracy,
• czy w danej sytuacji wymagane jest zezwolenie na pracę,
• czy zachodzi wyjątek zwalniający z obowiązku posiadania zezwolenia.

Znaczenie mogą mieć przepisy ustawy z dnia 12 grudnia 2013 r. o cudzoziemcach oraz rozporządzenia wykonawcze dotyczące przypadków dopuszczalności pracy bez zezwolenia. Jeżeli w praktyce pracownicy mają wykonywać roboty na budowie w Polsce przez dłuższy czas, założenie, że „wystarczy delegowanie z Ukrainy”, bywa błędne.

Konsekwencje nielegalnego powierzenia pracy cudzoziemcowi

Polski podmiot powinien bardzo ostrożnie weryfikować dokumenty pracowników i model współpracy. Zgodnie z art. 120 ust. 1 ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy kto powierza cudzoziemcowi nielegalne wykonywanie pracy, podlega karze grzywny od 1000 zł do 30 000 zł. Odrębne sankcje przewiduje też ustawa z dnia 15 czerwca 2012 r. o skutkach powierzania wykonywania pracy cudzoziemcom przebywającym wbrew przepisom na terytorium RP, w tym możliwość wyłączenia z postępowań o zamówienia publiczne oraz obowiązki pokrycia określonych należności.

W branży budowlanej ryzyko kontroli jest realne, bo sprawy te sprawdzają m.in. Państwowa Inspekcja Pracy i Straż Graniczna. Dlatego warto prowadzić dokumentację personalną i kontraktową jeszcze przed wejściem ekipy na plac budowy.

Zobacz również:

dokumenty z Ukrainy w polskich sprawach urzędowych

Umowa z ukraińską firmą – co powinna zawierać?

W praktyce bezpieczna umowa powinna zawierać co najmniej:

• dokładny zakres robót i miejsce ich wykonywania,
• zasady dopuszczania dalszych podwykonawców,
• oświadczenie, że wykonawca zapewnia legalność pobytu i pracy personelu w Polsce,
• obowiązek okazania dokumentów potwierdzających status pobytowy i uprawnienia do pracy,
• obowiązek wykonania obowiązków wobec PIP wynikających z ustawy o delegowaniu pracowników,
• zasady odpowiedzialności odszkodowawczej i kar umownych za naruszenie prawa migracyjnego, prawa pracy i zasad BHP,
• postanowienia o prawie właściwym i jurysdykcji sądów.

W obrocie profesjonalnym dopuszczalne jest uzgodnienie prawa właściwego dla umowy na podstawie rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 593/2008 z dnia 17 czerwca 2008 r. w sprawie prawa właściwego dla zobowiązań umownych (Rzym I). Trzeba jednak pamiętać, że wybór prawa dla umowy nie znosi obowiązku stosowania bezwzględnie obowiązujących polskich przepisów dotyczących pracy na terytorium RP, BHP czy minimalnych warunków zatrudnienia delegowanych pracowników.

Faktura z ukraińskiej firmy i VAT – czy to dopuszczalne?

Co do zasady tak. Ukraińska firma może wystawić fakturę za usługę wykonaną na rzecz polskiego przedsiębiorcy. W relacji B2B trzeba jednak prawidłowo ustalić miejsce świadczenia usługi i sposób rozliczenia VAT.

Zgodnie z art. 28b ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług miejscem świadczenia usług na rzecz podatnika jest co do zasady miejsce, w którym usługobiorca posiada siedzibę działalności gospodarczej. W wielu przypadkach oznacza to rozliczenie w Polsce jako import usług przez polskiego nabywcę. Trzeba jednak sprawdzić, czy dana usługa nie podlega przepisom szczególnym.

W przypadku usług związanych z nieruchomościami trzeba zwrócić uwagę na art. 28e ustawy o VAT. Jeżeli usługi są bezpośrednio związane z nieruchomością, miejscem świadczenia jest miejsce położenia nieruchomości. Przy robotach budowlanych wykonywanych w Polsce zwykle prowadzi to i tak do związku z polskim systemem VAT, ale szczegóły rozliczenia zależą od rodzaju usługi, statusu stron i ewentualnej rejestracji wykonawcy dla VAT w Polsce.

Czy działalność ukraińskiej firmy może utworzyć w Polsce „zakład” podatkowy?

Tak, to jedno z najważniejszych ryzyk podatkowych. Zgodnie z art. 7 ust. 1 Konwencji między Rządem Rzeczypospolitej Polskiej a Rządem Ukrainy w sprawie unikania podwójnego opodatkowania i zapobiegania uchylaniu się od opodatkowania w zakresie podatków od dochodu i majątku, zyski przedsiębiorstwa jednego państwa podlegają opodatkowaniu tylko w tym państwie, chyba że przedsiębiorstwo prowadzi działalność w drugim państwie przez położony tam zakład. Definicję zakładu zawiera art. 5 tej Konwencji.

Ocena, czy zakład powstaje, zależy od faktów: czasu trwania prac, stopnia stałości obecności w Polsce, sposobu organizacji budowy, zaplecza technicznego oraz tego, czy działalność jest prowadzona przez stałą placówkę. W części przypadków znaczenie mają też postanowienia odnoszące się do placów budowy lub prac montażowych. Dlatego przy dłuższych kontraktach budowlanych nie warto opierać się wyłącznie na ogólnym założeniu, że „firma jest z Ukrainy, więc podatki rozlicza tylko tam”.

Jeżeli kontrakt jest długotrwały, obejmuje zaplecze na budowie albo powtarzalne prace na terytorium Polski, warto uzyskać indywidualną analizę podatkową i księgową.

Jakie dokumenty warto zebrać przed rozpoczęciem robót?

Praktycznie warto żądać od firmy ukraińskiej:

• dokumentów rejestrowych firmy oraz dokumentów potwierdzających reprezentację,
• listy osób kierowanych do pracy w Polsce,
• kopii dokumentów pobytowych i dokumentów uprawniających do pracy – w zakresie dopuszczalnym prawnie i niezbędnym do weryfikacji,
• oświadczenia o wykonaniu obowiązków wynikających z ustawy o delegowaniu pracowników,
• oświadczenia o rozliczaniu podatków i składek zgodnie z prawem właściwym,
• polis OC i dokumentów BHP, jeżeli wynika to z kontraktu.

Warto też przewidzieć w umowie prawo wstrzymania prac lub niedopuszczenia personelu do placu budowy do czasu okazania wymaganych dokumentów.

Zobacz również:

opodatkowanie zagranicznego podmiotu w Polsce

Przykłady

Poniższe sytuacje pokazują, jak te zasady działają w praktyce i gdzie najczęściej pojawia się ryzyko.

FAQ

Czy można podpisać umowę z ukraińską firmą i dostać fakturę z Ukrainy?

Tak, co do zasady jest to dopuszczalne. Trzeba jednak prawidłowo ułożyć umowę, sprawdzić zasady podwykonawstwa oraz rozliczyć VAT i ewentualne skutki w podatku dochodowym.

Czy pracownicy ukraińskiej firmy mogą po prostu przyjechać i zacząć pracę na budowie?

Nie. Trzeba zbadać ich tytuł pobytowy oraz podstawę legalnego wykonywania pracy w Polsce. Samo zatrudnienie przez firmę ukraińską nie wystarcza.

Czy przy delegowaniu do Polski trzeba zgłaszać pracowników do PIP?

W wielu przypadkach tak. Zgodnie z art. 24 ustawy z 10 czerwca 2016 r. o delegowaniu pracowników w ramach świadczenia usług pracodawca delegujący składa oświadczenie do PIP najpóźniej w dniu rozpoczęcia usługi i wyznacza osobę kontaktową w Polsce.

Czy polska firma odpowiada za nielegalne powierzenie pracy cudzoziemcom?

Tak, jeżeli faktycznie powierza cudzoziemcowi nielegalne wykonywanie pracy. Art. 120 ust. 1 ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy przewiduje za to grzywnę od 1000 zł do 30 000 zł.

Czy każda dłuższa budowa oznacza powstanie zakładu podatkowego w Polsce?

Nie zawsze. To zależy od konkretnego modelu działania, czasu trwania prac, stałości placówki i treści umów. Taką ocenę trzeba przeprowadzić indywidualnie.

Podsumowanie

Współpraca z ukraińską firmą budowlaną w Polsce jest możliwa, ale wymaga jednoczesnego sprawdzenia umowy głównej, zasad podwykonawstwa, legalności pobytu i pracy personelu, obowiązków przy delegowaniu oraz rozliczeń podatkowych. Najwięcej błędów pojawia się wtedy, gdy strony skupiają się wyłącznie na fakturze i cenie, a pomijają kwestie migracyjne i pracownicze.

Jeżeli kontrakt dotyczy budowy drogi, robót długotrwałych albo większej liczby pracowników, warto przeprowadzić wstępny audyt dokumentów i umowy jeszcze przed wejściem na plac budowy.

Źródła:

1. Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny.

2. Ustawa z dnia 10 czerwca 2016 r. o delegowaniu pracowników w ramach świadczenia usług.

3. Ustawa z dnia 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy.

4. Ustawa z dnia 12 grudnia 2013 r. o cudzoziemcach.

5. Ustawa z dnia 15 czerwca 2012 r. o skutkach powierzania wykonywania pracy cudzoziemcom przebywającym wbrew przepisom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej.

6. Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług.

7. Art. 7 Konwencji o unikaniu podwójnego opodatkowania między Polską a Ukrainą oraz art. 5 tej Konwencji.

8. Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 593/2008 z dnia 17 czerwca 2008 r. w sprawie prawa właściwego dla zobowiązań umownych (Rzym I).