Jak długo bank przechowuje historię konta i dane klienta?

Czy bank musi przechowywać pełną historię konta bezterminowo?

Nie. Polskie przepisy nie wprowadzają prostej zasady, że bank ma obowiązek przechowywać pełną historię rachunku bankowego przez cały czas i udostępniać ją klientowi lub rodzinie klienta w dowolnym momencie. Trzeba rozróżnić kilka kategorii informacji: wyciągi z rachunku, dowody księgowe, dane objęte tajemnicą bankową, dane osobowe przetwarzane na podstawie RODO, dane kredytowe oraz dokumentację wymaganą przez przepisy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy.

W praktyce banki często umożliwiają pobranie historii rachunku z bankowości elektronicznej tylko za określony okres, a za starsze zestawienia pobierają opłaty według taryfy. To jednak kwestia organizacyjna i umowna, a nie dowód, że starsze dane na pewno nie istnieją. Przy ważnym sporze, zwłaszcza gdy chodzi o majątek wspólny, spadek, wypłatę środków albo sporne operacje, należy złożyć do banku precyzyjny wniosek obejmujący konkretny rachunek, okres i rodzaj dokumentów.

Jeżeli sprawa dotyczy prawa bankowego, znaczenie ma nie tylko czas przechowywania dokumentów, lecz także to, kto żąda informacji. Inne uprawnienia ma sam klient, inne spadkobierca, a jeszcze inne sąd prowadzący postępowanie.

Przez jaki czas bank może przetwarzać dane po wygaśnięciu zobowiązania?

W odniesieniu do informacji wykorzystywanych do oceny zdolności kredytowej i analizy ryzyka kredytowego kluczowy jest art. 105a Prawa bankowego. Dane objęte tajemnicą bankową mogą być przetwarzane po wygaśnięciu zobowiązania za zgodą osoby, której dotyczą; zgoda może być pisemna albo elektroniczna i co do zasady może zostać odwołana.

Bez zgody klienta bank, instytucja pożyczkowa lub inny uprawniony podmiot może przetwarzać takie dane po wygaśnięciu zobowiązania wtedy, gdy klient nie wykonał zobowiązania albo dopuścił się zwłoki powyżej 60 dni, a po tej sytuacji minęło co najmniej 30 dni od poinformowania go o zamiarze dalszego przetwarzania danych bez zgody. W takim przypadku przetwarzanie może trwać nie dłużej niż 5 lat od dnia wygaśnięcia zobowiązania.

Prawo bankowe przewiduje również odrębną, dłuższą podstawę przetwarzania danych do celów stosowania metod wewnętrznych oraz innych metod i modeli ryzyka. W tym zakresie dane mogą być przetwarzane przez 12 lat od dnia wygaśnięcia zobowiązania. Nie oznacza to jednak automatycznie, że klient albo spadkobierca uzyska pełne wyciągi z rachunku za 12 lat wstecz; chodzi o określone dane dotyczące osoby lub zobowiązania, przetwarzane w konkretnym celu ustawowym.

Warto też pamiętać o Biurze Informacji Kredytowej. BIK dotyczy historii kredytowej, a nie pełnej historii rachunku bankowego. Klient może żądać dostępu do swoich danych osobowych na podstawie RODO, ale taki dostęp nie zastępuje pełnej dokumentacji rachunku ani nie powoduje obowiązku odtworzenia dokumentów, których bank zgodnie z prawem już nie posiada.

Jak długo bank przechowuje dokumenty księgowe i dowody transakcji?

Ustawa o rachunkowości przewiduje zasadniczo co najmniej 5-letnie okresy przechowywania ksiąg rachunkowych, dowodów księgowych, dokumentów inwentaryzacyjnych oraz innych zbiorów. Dla wielu dokumentów okres ten liczy się od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dane zbiory dotyczą, a dla dokumentów dotyczących pożyczek, kredytów, umów handlowych lub roszczeń dochodzonych w postępowaniu cywilnym, karnym albo podatkowym – od początku roku następującego po roku, w którym operacje, transakcje lub postępowanie zostały ostatecznie zakończone, spłacone, rozliczone albo przedawnione.

Dla banków istotne jest także rozporządzenie w sprawie szczególnych zasad rachunkowości banków, które odsyła do okresów przechowywania wynikających z ustawy o rachunkowości. Dlatego w wielu typowych sytuacjach praktyczna odpowiedź brzmi: dokumenty księgowe powinny być przechowywane co najmniej 5 lat, ale w konkretnym przypadku termin może liczyć się od innego zdarzenia niż data samej operacji.

Nie należy jednak automatycznie przyjmować, że po 5 latach nie da się niczego ustalić. Po pierwsze, bank może przechowywać część danych dłużej, jeśli ma ku temu podstawę prawną lub uzasadnioną potrzebę. Po drugie, przepisy AML zobowiązują instytucje obowiązane, w tym banki, do przechowywania określonych dokumentów i informacji co do zasady przez 5 lat od zakończenia stosunków gospodarczych z klientem albo od przeprowadzenia transakcji okazjonalnej. Po trzecie, gdy roszczenie jest sporne albo objęte postępowaniem, okres przechowywania może być liczony od zakończenia lub przedawnienia danej sprawy.

Czy sąd może zażądać historii rachunku w sprawie o podział majątku lub spadek?

Tak. Art. 105 ust. 1 pkt 2 Prawa bankowego przewiduje przypadki, w których bank ma obowiązek udzielić informacji objętych tajemnicą bankową uprawnionym organom. Dotyczy to m.in. żądania sądu w związku z prowadzonym postępowaniem spadkowym, sprawą o podział majątku po rozwodzie, sprawą o alimenty albo o rentę o charakterze alimentacyjnym.

W praktyce strona postępowania powinna złożyć do sądu wniosek dowodowy, w którym wskaże bank, dane posiadacza rachunku, możliwy numer rachunku, okres, którego mają dotyczyć informacje, oraz wyjaśni, dlaczego dokumenty są istotne dla rozstrzygnięcia sprawy. Sąd nie powinien żądać danych szerzej, niż wymaga tego przedmiot sprawy.

Bank udostępni informacje sądowi tylko wtedy, gdy żądanie mieści się w ustawowej podstawie i gdy bank dysponuje danymi. Jeżeli dokumentacja została zgodnie z prawem zniszczona albo zanonimizowana, samo postanowienie sądu nie odtworzy nieistniejących dokumentów. Dlatego w sporach majątkowych warto reagować szybko i możliwie wcześnie zabezpieczać historię rachunków, potwierdzenia przelewów oraz umowy.

Informacje o rachunkach osoby zmarłej

Po śmierci posiadacza rachunku sytuację trzeba rozpatrywać osobno dla informacji o istnieniu rachunków oraz osobno dla pełnej historii operacji. Prawo bankowe przewiduje Centralną informację o rachunkach. Bank ma obowiązek udzielić osobie, która uzyskała tytuł prawny do spadku po posiadaczu rachunku, zbiorczej informacji o rachunkach bankowych zmarłego, w tym o niektórych rachunkach rozwiązanych albo wygasłych. Zbiorcza informacja wskazuje bank lub SKOK, numery rachunków oraz to, czy rachunki są nadal prowadzone.

Centralna informacja nie daje jednak automatycznie pełnego zestawienia transakcji. Gdy spadkobierca potrzebuje historii wpływów i wypłat, powinien zwrócić się do banku, który prowadził rachunek, i wykazać swój tytuł prawny. Jeżeli bank odmówi albo zakres żądania jest sporny, często skuteczniejszą drogą jest wniosek dowodowy w postępowaniu sądowym.

Przy rachunku osoby fizycznej niezwiązanym z działalnością gospodarczą trzeba pamiętać także o art. 59a Prawa bankowego. Taka umowa rachunku co do zasady ulega rozwiązaniu z dniem śmierci posiadacza albo po 10 latach od ostatniej dyspozycji, z wyjątkami wynikającymi z tego przepisu. Z upływem 5 lat od ostatniej dyspozycji bank powinien wystąpić do rejestru PESEL w celu ustalenia, czy posiadacz rachunku żyje.

Certyfikaty, lokaty i inne produkty bankowe – od kiedy liczyć termin?

Jeżeli klient kupił certyfikaty, założył lokatę, zawarł umowę inwestycyjną albo korzystał z produktu powiązanego z rachunkiem technicznym, trzeba najpierw ustalić, czy umowa nadal trwa i kiedy doszło do rozliczenia produktu. Dopóki stosunek prawny nie wygasł albo produkt nie został ostatecznie rozliczony, nie można automatycznie liczyć 5-letniego okresu tak, jakby sprawa była zamknięta.

W takich przypadkach należy zażądać od banku kopii umowy, regulaminu obowiązującego w dacie zawarcia umowy, potwierdzeń nabycia produktu, informacji o rachunkach technicznych lub pomocniczych oraz rozliczenia środków. Jeżeli klient uważa, że bank nie wyjaśnił mechanizmu przelewów na rachunki techniczne albo nieprawidłowo rozliczył produkt, powinien złożyć reklamację i dokładnie wskazać, jakich dokumentów oraz za jaki okres żąda.

Jak praktycznie wystąpić o dane z banku?

Najpierw warto ustalić, czy chodzi o historię operacji na rachunku, potwierdzenie pojedynczego przelewu, dane kredytowe, dokumentację księgową, umowę, regulamin czy informację o rachunkach osoby zmarłej. Następnie należy złożyć pisemny wniosek do banku i zachować potwierdzenie jego złożenia.

• Wskaż imię i nazwisko posiadacza rachunku, numer PESEL, numer rachunku, jeśli jest znany, oraz okres, którego dotyczy żądanie.
• Opisz, czy żądasz pełnej historii rachunku, wyciągów miesięcznych, potwierdzeń konkretnych przelewów, kopii umowy czy informacji o rachunkach osoby zmarłej.
• Jeżeli działasz jako spadkobierca, dołącz dokument potwierdzający tytuł prawny do spadku, np. akt poświadczenia dziedziczenia albo prawomocne postanowienie o stwierdzeniu nabycia spadku.
• Jeżeli dokumenty są potrzebne do sądu, złóż wniosek dowodowy i wyjaśnij, dlaczego bez danych z banku nie da się wykazać określonej okoliczności.
• Gdy bank odmówi, zażądaj pisemnego uzasadnienia, złóż reklamację, a w sprawach konsumenckich rozważ dalszą interwencję, np. u Rzecznika Finansowego lub właściwego organu ochrony danych osobowych.

FAQ

Czy bank musi wydać historię konta sprzed 10 lat?

Nie zawsze. Bank może posiadać starsze dane, ale wiele dokumentów księgowych jest przechowywanych co najmniej 5 lat, a po upływie okresów archiwizacji część dokumentacji może zostać usunięta. Warto złożyć precyzyjny wniosek i zażądać pisemnej odpowiedzi.

Czy termin 5 lat liczy się od daty przelewu?

Nie w każdym przypadku. Dla wielu dokumentów księgowych termin liczy się od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dane dotyczą. Przy kredytach, pożyczkach, umowach handlowych lub roszczeniach termin może być liczony od roku, w którym operacja, transakcja albo postępowanie zostały zakończone, spłacone, rozliczone albo przedawnione.

Czy sąd w sprawie o podział majątku może uzyskać dane objęte tajemnicą bankową?

Tak, Prawo bankowe przewiduje taką możliwość. Strona powinna jednak złożyć konkretny wniosek dowodowy i wykazać, że informacje z banku są potrzebne do rozstrzygnięcia sprawy. Bank przekazuje dane w zakresie żądanym przez uprawniony sąd.

Czy spadkobierca może sprawdzić rachunki osoby zmarłej?

Tak. Osoba, która wykaże tytuł prawny do spadku, może wystąpić o zbiorczą informację o rachunkach. Taka informacja wskazuje m.in. bank lub SKOK, numery rachunków i to, czy rachunki są nadal prowadzone. Pełna historia transakcji wymaga zwykle osobnego wniosku do konkretnego banku.

Czy BIK pokaże pełną historię rachunku bankowego?

Nie. BIK dotyczy przede wszystkim historii kredytowej i zobowiązań, a nie pełnej historii operacji na rachunku osobistym. Dostęp do danych BIK może pomóc przy kredytach, ale nie zastąpi wyciągów bankowych ani dowodów księgowych dotyczących przelewów.

Co zrobić, gdy bank odmawia wydania dokumentów?

Należy zażądać pisemnego uzasadnienia, złożyć reklamację i doprecyzować zakres żądania. Jeżeli dokumenty są potrzebne w procesie, można wnosić, aby to sąd zażądał informacji od banku. W sprawach konsumenckich możliwa jest również interwencja Rzecznika Finansowego, a w sprawach danych osobowych – organu ochrony danych.

Źródła

• Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Prawo bankowe, w szczególności art. 59a, art. 92ba, art. 105 i art. 105a.
• Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości, w szczególności art. 74.
• Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 1 października 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości banków.
• Ustawa z dnia 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu, w szczególności art. 49.
• Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679, czyli RODO, w szczególności art. 15.