Jak długo bank przechowuje historię konta i dane klienta?

Czy bank musi przechowywać pełną historię konta bezterminowo?

Nie. Polskie przepisy nie wprowadzają jednej zasady, zgodnie z którą bank ma obowiązek przechowywać pełną historię rachunku bankowego przez cały czas i udostępniać ją klientowi lub rodzinie klienta w dowolnym momencie. Trzeba rozróżnić m.in. wyciągi z rachunku, dowody księgowe, informacje objęte tajemnicą bankową, dane osobowe przetwarzane na podstawie RODO, dane kredytowe oraz dokumentację wymaganą przez przepisy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy.

Jeżeli sprawa dotyczy prawa bankowego, znaczenie ma nie tylko czas przechowywania dokumentów, lecz także to, kto żąda informacji. Inne uprawnienia ma sam klient, inne spadkobierca, a jeszcze inne sąd prowadzący postępowanie.

Historia dostępna w bankowości elektronicznej a archiwum banku

Bankowość elektroniczna może umożliwiać pobranie historii rachunku tylko za określony okres, a za przygotowanie starszych zestawień bank może pobierać opłatę zgodnie z obowiązującą taryfą. Ograniczenie widoku w aplikacji lub serwisie internetowym nie przesądza jednak, że bank nie posiada starszych danych.

Jeżeli dokumenty są potrzebne do sporu, sprawy spadkowej, podziału majątku, rozliczenia produktu bankowego albo wyjaśnienia konkretnej operacji, najlepiej wskazać bankowi dokładny rachunek, okres i rodzaj żądanych dokumentów.

Jak długo bank przechowuje historię konta po jego zamknięciu?

Zamknięcie rachunku nie powoduje automatycznego usunięcia wszystkich informacji o kliencie i operacjach. Po ustaniu umowy mogą nadal działać różne obowiązki i podstawy przetwarzania danych, m.in. wynikające z ustawy o rachunkowości, przepisów AML, Prawa bankowego oraz potrzeby ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

Nie da się więc wskazać jednego terminu, po którym znika cała historia zamkniętego konta. Dla wielu dokumentów księgowych okres wynosi co najmniej 5 lat, dokumentacja AML jest co do zasady przechowywana przez 5 lat od zakończenia stosunków gospodarczych z klientem albo od transakcji okazjonalnej, a odrębne przepisy mogą uzasadniać przetwarzanie określonych danych przez inny okres.

Trzeba też odróżnić możliwość samodzielnego pobrania wyciągu z bankowości elektronicznej od tego, czy bank nadal posiada dokumentację w archiwum. Brak dokumentu w aplikacji nie oznacza automatycznie, że bank nie może go odtworzyć lub udostępnić na prawidłowo sformułowany wniosek.

Przez jaki czas bank może przetwarzać dane po wygaśnięciu zobowiązania?

W odniesieniu do informacji wykorzystywanych do oceny zdolności kredytowej i analizy ryzyka kredytowego kluczowy jest art. 105a Prawa bankowego. Dane objęte tajemnicą bankową mogą być przetwarzane po wygaśnięciu zobowiązania za zgodą osoby, której dotyczą; zgoda może być pisemna albo elektroniczna i co do zasady może zostać odwołana.

Bez zgody klienta bank, instytucja pożyczkowa lub inny uprawniony podmiot może przetwarzać takie dane po wygaśnięciu zobowiązania wtedy, gdy klient nie wykonał zobowiązania albo dopuścił się zwłoki powyżej 60 dni, a po tej sytuacji minęło co najmniej 30 dni od poinformowania go o zamiarze dalszego przetwarzania danych bez zgody. W takim przypadku przetwarzanie może trwać nie dłużej niż 5 lat od dnia wygaśnięcia zobowiązania.

Prawo bankowe przewiduje również odrębną, dłuższą podstawę przetwarzania informacji do celów stosowania metod wewnętrznych oraz innych metod i modeli ryzyka. W tym zakresie dane mogą być przetwarzane przez 12 lat od dnia wygaśnięcia zobowiązania. Nie oznacza to jednak, że klient albo spadkobierca ma z tego powodu prawo do pełnych wyciągów z rachunku za 12 lat wstecz; chodzi o określone informacje dotyczące osoby lub zobowiązania, przetwarzane w ustawowo wskazanym celu.

Biuro Informacji Kredytowej dotyczy historii kredytowej, a nie pełnej historii rachunku bankowego. Klient może także korzystać z prawa dostępu do swoich danych osobowych na podstawie RODO, ale dostęp do danych osobowych nie jest tym samym co prawo do odtworzenia pełnej dokumentacji rachunku, której bank już zgodnie z prawem nie posiada.

Jak długo bank przechowuje dokumenty księgowe i dowody transakcji?

Ustawa o rachunkowości przewiduje dla wielu zbiorów co najmniej 5-letnie okresy przechowywania. Księgi rachunkowe, dokumenty inwentaryzacyjne oraz pozostałe dowody księgowe objęte art. 74 ust. 2 przechowuje się zasadniczo przez 5 lat, przy czym dla poszczególnych kategorii dokumentów sposób liczenia terminu może być różny.

W przypadku dowodów księgowych dotyczących m.in. pożyczek, kredytów, umów handlowych oraz roszczeń dochodzonych w postępowaniu cywilnym albo objętych postępowaniem karnym lub podatkowym okres 5 lat liczy się od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym operacje, transakcje lub postępowanie zostały ostatecznie zakończone, spłacone, rozliczone albo przedawnione. Dla innych zbiorów art. 74 przewiduje własne zasady liczenia okresu.

Dla banków istotne jest także rozporządzenie w sprawie szczególnych zasad rachunkowości banków, które w zakresie przechowywania danych odwołuje się do okresów wynikających z ustawy o rachunkowości. Nie należy zatem automatycznie przyjmować, że każdą historię transakcji bank usuwa dokładnie po 5 latach od dnia operacji.

Odrębnie przepisy AML zobowiązują instytucje obowiązane, w tym banki, do przechowywania wskazanych dokumentów i informacji co do zasady przez 5 lat od dnia zakończenia stosunków gospodarczych z klientem albo od dnia przeprowadzenia transakcji okazjonalnej. Przed upływem tego okresu Generalny Inspektor Informacji Finansowej może, w ustawowo określonych przypadkach, zażądać dalszego przechowywania dokumentacji przez kolejny okres nie dłuższy niż 5 lat.

Czy sąd może zażądać historii rachunku w sprawie o podział majątku lub spadek?

Tak. Art. 105 ust. 1 pkt 2 lit. d Prawa bankowego przewiduje obowiązek udzielenia przez bank informacji stanowiących tajemnicę bankową na żądanie sądu w związku z prowadzonym postępowaniem spadkowym lub o podział majątku między małżonkami, a także w prowadzonej przeciwko osobie fizycznej będącej stroną umowy sprawie o alimenty lub o rentę o charakterze alimentacyjnym.

Przepis ten nie tworzy ogólnej podstawy do żądania przez sąd danych bankowych w każdym postępowaniu cywilnym. Dlatego trzeba zawsze ustalić, czy dana sprawa mieści się w ustawowym wyjątku od tajemnicy bankowej albo czy istnieje inna szczególna podstawa prawna udostępnienia informacji.

W sprawie mieszczącej się w art. 105 strona może złożyć wniosek dowodowy, wskazując bank, dane posiadacza rachunku, możliwy numer rachunku, okres oraz okoliczność, którą mają wykazać żądane informacje. O tym, jaki zakres danych jest potrzebny do rozstrzygnięcia sprawy, decyduje sąd. Bank może przekazać tylko dane, którymi nadal dysponuje; żądanie sądu nie odtworzy dokumentacji, która zgodnie z prawem nie jest już przechowywana.

Informacje o rachunkach osoby zmarłej

Po śmierci posiadacza rachunku trzeba odróżnić informację o istnieniu rachunków od pełnej historii operacji. Prawo bankowe przewiduje Centralną informację o rachunkach. Bank ma obowiązek udzielić osobie, która uzyskała tytuł prawny do spadku po posiadaczu rachunku, zbiorczej informacji obejmującej m.in. rachunki bankowe zmarłego oraz określone umowy rachunku rozwiązane albo wygasłe z przyczyn wskazanych w art. 59a. W zbiorczej informacji wskazuje się podmiot, który prowadzi lub prowadził rachunek, numery rachunków oraz informację, czy rachunki są nadal prowadzone.

Centralna informacja nie daje jednak automatycznie pełnego zestawienia transakcji. Gdy spadkobierca potrzebuje historii wpływów i wypłat, powinien zwrócić się do banku, który prowadził rachunek, i wykazać swój tytuł prawny. Jeżeli bank odmówi, a dokumenty są potrzebne w postępowaniu spadkowym, można rozważyć odpowiedni wniosek dowodowy do sądu.

Przy rachunku osoby fizycznej niezwiązanym z działalnością gospodarczą trzeba pamiętać o art. 59a Prawa bankowego. Taka umowa rachunku co do zasady ulega rozwiązaniu z dniem śmierci posiadacza albo po upływie 10 lat od dnia wydania ostatniej dyspozycji dotyczącej rachunku, z wyjątkami wynikającymi z tego przepisu. Z upływem 5 lat od dnia wydania ostatniej dyspozycji bank jest obowiązany wystąpić o udostępnienie danych z rejestru PESEL umożliwiających ustalenie, czy posiadacz rachunku żyje.

Certyfikaty, lokaty i inne produkty bankowe – od kiedy liczyć termin?

Jeżeli klient kupił certyfikaty, założył lokatę, zawarł umowę inwestycyjną albo korzystał z produktu powiązanego z rachunkiem technicznym, trzeba najpierw ustalić, czy umowa nadal trwa i kiedy doszło do ostatecznego rozliczenia produktu. Nie można automatycznie liczyć 5-letniego okresu od daty pojedynczej operacji, jeżeli dokument dotyczy stosunku prawnego, który trwał dłużej.

W takich przypadkach warto zażądać od banku kopii umowy, regulaminu obowiązującego w dacie zawarcia umowy, potwierdzeń nabycia produktu, informacji o rachunkach technicznych lub pomocniczych oraz rozliczenia środków. Jeżeli klient uważa, że bank nie wyjaśnił mechanizmu przelewów na rachunki techniczne albo nieprawidłowo rozliczył produkt, powinien w reklamacji wskazać dokładnie, jakich dokumentów i za jaki okres żąda.

Jak praktycznie wystąpić o dane z banku?

Najpierw trzeba ustalić, czy chodzi o historię operacji na rachunku, potwierdzenie pojedynczego przelewu, dane kredytowe, dokumentację księgową, umowę, regulamin czy informację o rachunkach osoby zmarłej. Następnie najlepiej złożyć do banku precyzyjny wniosek i zachować potwierdzenie jego złożenia.

• Wskaż imię i nazwisko posiadacza rachunku, numer PESEL, numer rachunku, jeżeli jest znany, oraz okres, którego dotyczy żądanie.
• Określ, czy żądasz pełnej historii rachunku, wyciągów za wskazane miesiące, potwierdzeń konkretnych przelewów, kopii umowy czy innej dokumentacji.
• Jeżeli działasz jako spadkobierca, przedstaw dokument potwierdzający tytuł prawny do spadku, np. akt poświadczenia dziedziczenia albo prawomocne postanowienie o stwierdzeniu nabycia spadku.
• Jeżeli dokumenty są potrzebne do postępowania sądowego i istnieje podstawa do żądania informacji objętych tajemnicą bankową, wskaż we wniosku dowodowym, jakie dane są potrzebne i jaką okoliczność mają wykazać.
• Gdy bank odmówi, zażądaj pisemnego uzasadnienia i złóż reklamację. W zależności od charakteru problemu dalsze działania mogą obejmować interwencję Rzecznika Finansowego, skargę do Prezesa UODO albo wniosek dowodowy w postępowaniu sądowym.

FAQ

Czy bank musi wydać historię konta sprzed 10 lat?

Nie zawsze. Termin 10 lat z art. 59a Prawa bankowego nie jest ogólnym okresem przechowywania historii rachunku. Bank może nadal posiadać starsze dane, ale możliwość uzyskania dokumentów zależy od ich rodzaju, podstawy prawnej przechowywania oraz tego, czy dany okres archiwizacji już upłynął. Najlepiej złożyć precyzyjny wniosek i zażądać pisemnej odpowiedzi.

Czy termin 5 lat liczy się od daty przelewu?

Nie w każdym przypadku. Dla wielu zbiorów z ustawy o rachunkowości okres liczy się od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dotyczą. Przy dowodach dotyczących m.in. pożyczek, kredytów, umów handlowych lub określonych roszczeń 5 lat liczy się od początku roku następującego po roku, w którym operacje, transakcje lub postępowanie zostały ostatecznie zakończone, spłacone, rozliczone albo przedawnione.

Czy sąd w sprawie o podział majątku może uzyskać dane objęte tajemnicą bankową?

Tak. Art. 105 Prawa bankowego przewiduje obowiązek udzielenia takich informacji na żądanie sądu w związku z postępowaniem o podział majątku między małżonkami. Strona może złożyć konkretny wniosek dowodowy, a o zakresie potrzebnych danych decyduje sąd.

Czy spadkobierca może sprawdzić rachunki osoby zmarłej?

Tak. Osoba, która wykaże tytuł prawny do spadku, może wystąpić o zbiorczą informację o rachunkach. Wskazuje ona m.in. podmiot prowadzący rachunek, jego numer oraz to, czy rachunek jest nadal prowadzony. Pełna historia transakcji wymaga osobnego żądania skierowanego do właściwego banku.

Czy BIK pokaże pełną historię rachunku bankowego?

Nie. BIK dotyczy przede wszystkim historii kredytowej i zobowiązań, a nie pełnej historii operacji na rachunku osobistym. Informacja z BIK nie zastąpi wyciągów bankowych ani dokumentów dotyczących konkretnych przelewów.

Co zrobić, gdy bank odmawia wydania dokumentów?

Należy zażądać pisemnego uzasadnienia, sprawdzić, czy żądanie dokładnie wskazuje rachunek, okres i rodzaj dokumentów, a następnie złożyć reklamację. Jeżeli dokumenty są potrzebne w postępowaniu, w którym przepisy pozwalają sądowi żądać informacji objętych tajemnicą bankową, można również złożyć odpowiedni wniosek dowodowy. W sprawach konsumenckich możliwa jest pomoc Rzecznika Finansowego, a w sprawach dotyczących ochrony danych osobowych – Prezesa UODO.

Źródła

• Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Prawo bankowe, w szczególności art. 59a, art. 92ba, art. 105 i art. 105a.
• Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości, w szczególności art. 74.
• Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 1 października 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości banków.
• Ustawa z dnia 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu, w szczególności art. 49.
• Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679, czyli RODO, w szczególności art. 15.