Brak decyzji po wniosku o kartę pobytu – co zrobić?

Ustal, na jakim etapie jest Twoja sprawa

W opisanej sytuacji najważniejsze jest ustalenie, czy postępowanie wszczęte w 2021 r. nadal trwa, czy też została już wydana decyzja, ale nie została Ci skutecznie doręczona albo nie odebrałeś karty pobytu. Sam komunikat w systemie internetowym, np. „w decyzji”, nie daje pełnej pewności co do rzeczywistego stanu sprawy.

Najlepiej skontaktować się bezpośrednio z urzędem wojewódzkim, w którym został złożony pierwszy wniosek, i poprosić o informację o numerze sprawy, dacie wszczęcia postępowania, ewentualnych wezwaniach do uzupełnienia braków oraz o tym, czy została wydana decyzja. Jeżeli nie masz numeru sprawy, zwykle można ją odszukać po danych osobowych, dacie urodzenia, numerze paszportu, PESEL-u lub dacie złożenia wniosku.

Warto też złożyć do urzędu krótkie pismo z żądaniem informacji o stanie sprawy i udostępnienia akt lub wskazania, czy wydano decyzję. Strona ma prawo wglądu w akta sprawy oraz sporządzania z nich notatek i kopii na podstawie art. 73 § 1 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego.

Jeżeli chcesz lepiej zrozumieć, na jakim etapie jest Twoja sprawa, pomocna może być także procedura wniosku o pobyt, bo pokazuje typowe etapy postępowania i dokumenty wymagane przez urząd.

Który urząd jest właściwy po przeprowadzce?

W sprawach zezwoleń na pobyt czasowy właściwy jest co do zasady wojewoda właściwy ze względu na miejsce pobytu cudzoziemca w dniu składania wniosku, zgodnie z art. 106 ust. 1 ustawy z dnia 12 grudnia 2013 r. o cudzoziemcach. To oznacza, że urząd, w którym złożyłeś wniosek, co do zasady prowadzi dalej wszczętą już sprawę.

Sama późniejsza przeprowadzka do innego miasta nie powoduje automatycznego „przeniesienia” starego postępowania do nowego urzędu. Najpierw trzeba ustalić, czy stara sprawa nadal jest w toku. Dopiero w zależności od jej stanu można ocenić, czy potrzebne są dalsze czynności w poprzednim urzędzie, czy nowy wniosek.

Trzeba też pamiętać o obowiązku zawiadomienia organu o zmianie adresu. Zgodnie z art. 41 § 1 Kodeksu postępowania administracyjnego w toku postępowania strony oraz ich przedstawiciele i pełnomocnicy mają obowiązek zawiadomić organ administracji publicznej o każdej zmianie swojego adresu, a według art. 41 § 2 Kodeksu postępowania administracyjnego w razie zaniedbania tego obowiązku pismo wysłane pod dotychczasowy adres uznaje się za doręczone.

Czy można złożyć nowy wniosek o kartę pobytu w Krakowie?

Nie należy składać nowego wniosku „na wszelki wypadek”, dopóki nie ustalisz, co stało się z poprzednią sprawą. Jeżeli postępowanie w Szczecinie nadal się toczy i dotyczy tego samego rodzaju zezwolenia oraz tego samego pobytu, nowy wniosek może zostać potraktowany jako sprawa już zawisła.

W takiej sytuacji organ może odmówić wszczęcia postępowania na podstawie art. 61a § 1 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego, jeżeli z innych uzasadnionych przyczyn postępowanie nie może być wszczęte. W praktyce jedną z takich przyczyn jest prowadzenie już postępowania w tej samej sprawie albo wcześniejsze rozstrzygnięcie tej samej kwestii.

Dlatego najpierw ustal:

• czy wydano decyzję,
• czy postępowanie zostało umorzone,
• czy wniosek pozostawiono bez rozpoznania z powodu braków formalnych,
• czy urząd wzywał Cię do uzupełnień,
• czy sprawa nadal jest formalnie w toku.

Jeżeli okaże się, że poprzednia sprawa została prawomocnie zakończona, a Ty obecnie mieszkasz już w Krakowie i chcesz ubiegać się o kolejny tytuł pobytowy, wtedy nowy wniosek składa się już do wojewody właściwego dla aktualnego miejsca pobytu.

Co zrobić krok po kroku?

W praktyce proponuję następującą kolejność działań:

1. Skontaktuj się z urzędem w Szczecinie i poproś o ustalenie numeru sprawy oraz jej aktualnego statusu.
2. Złóż pisemną informację o zmianie adresu do doręczeń, powołując się na art. 41 § 1 Kodeksu postępowania administracyjnego.
3. Poproś o wgląd do akt lub o przesłanie informacji, czy były wezwania, postanowienia albo decyzja.
4. Sprawdź, czy Twój pobyt i praca są obecnie legalne na innej podstawie – to kwestia odrębna od samego statusu starej sprawy i wymaga oceny aktualnych dokumentów.
5. Nie składaj od razu nowego wniosku, dopóki nie ustalisz, czy poprzednie postępowanie nadal się toczy.
6. Jeżeli urząd milczy zbyt długo, wnieś ponaglenie z powodu bezczynności lub przewlekłości.

Jeżeli chcesz równolegle ocenić swoją obecną sytuację pobytową, pomocny może być także materiał o zezwoleniu na pobyt stały i pobycie rezydenta długoterminowego UE, bo pozwala porównać możliwe podstawy dalszej legalizacji pobytu.

Bezczynność urzędu i przewlekłość – jakie masz środki prawne?

Jeżeli urząd nie załatwia sprawy w terminie, możesz skorzystać z ponaglenia. Zgodnie z art. 35 § 1 Kodeksu postępowania administracyjnego organy administracji publicznej powinny załatwiać sprawy bez zbędnej zwłoki. Według art. 35 § 3 Kodeksu postępowania administracyjnego sprawa wymagająca postępowania wyjaśniającego powinna być załatwiona nie później niż w ciągu miesiąca, a sprawa szczególnie skomplikowana – nie później niż w ciągu dwóch miesięcy od dnia wszczęcia postępowania, chyba że przepisy szczególne stanowią inaczej.

Jeżeli termin nie został dotrzymany, organ powinien zawiadomić stronę o przyczynach zwłoki i wskazać nowy termin na podstawie art. 36 § 1 Kodeksu postępowania administracyjnego. Jeżeli tego nie zrobił albo sprawa nadal stoi w miejscu, możesz wnieść ponaglenie na podstawie art. 37 § 1 Kodeksu postępowania administracyjnego, gdy:

• sprawa nie została załatwiona w terminie, czyli występuje bezczynność, albo
• postępowanie jest prowadzone dłużej, niż jest to niezbędne do załatwienia sprawy, czyli występuje przewlekłość.

Ponaglenie wnosi się do organu wyższego stopnia za pośrednictwem organu prowadzącego sprawę, a gdy nie ma organu wyższego stopnia – do tego samego organu, zgodnie z art. 37 § 3 Kodeksu postępowania administracyjnego. W sprawach cudzoziemców organem wyższego stopnia wobec wojewody jest co do zasady Szef Urzędu do Spraw Cudzoziemców.

Jeżeli ponaglenie nie przyniesie skutku, możliwa jest skarga do wojewódzkiego sądu administracyjnego na bezczynność lub przewlekłe prowadzenie postępowania na podstawie art. 3 § 2 pkt 8 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi. Taki krok warto jednak poprzedzić analizą akt i terminów w konkretnej sprawie.

Co oznacza brak numeru sprawy albo zgubione dokumenty?

Zgubienie potwierdzenia złożenia wniosku nie przekreśla sprawy. Urząd powinien być w stanie odszukać postępowanie po Twoich danych. Dobrze przygotować:

• imię i nazwisko,
• datę urodzenia,
• obywatelstwo,
• numer paszportu, jeśli go pamiętasz lub masz nowy dokument,
• PESEL, jeśli został nadany,
• przybliżoną datę złożenia wniosku,
• adres, pod którym mieszkałeś w chwili składania wniosku.

Jeżeli urząd wydał już decyzję, ale nie została ona doręczona z powodu zmiany adresu, dalsze działania zależą od tego, czy zmiana adresu była zgłoszona i czy termin do odwołania już zaczął biec. Tego nie da się ocenić abstrakcyjnie bez sprawdzenia akt sprawy i dowodów doręczenia.

Kiedy naprawdę trzeba złożyć nowy wniosek?

Nowy wniosek ma sens dopiero wtedy, gdy poprzednia sprawa została definitywnie zakończona albo dotyczy innej podstawy pobytowej niż ta, o którą chcesz ubiegać się obecnie. Przykładowo inaczej ocenia się sytuację, gdy dawniej składałeś wniosek z tytułu pracy, a obecnie chcesz ubiegać się o pobyt z innej podstawy prawnej. Takie przypadki wymagają jednak porównania zakresu obu spraw.

Jeżeli obecnie Twoja sytuacja życiowa się zmieniła, np. dotyczy Cię pobyt z partnerem, małżonkiem albo z pracy, warto sprawdzić również materiał: karta pobytu dla Ukraińca z Kartą Polaka. To może pomóc ustalić, czy istnieje dla Ciebie korzystniejsza podstawa legalizacji pobytu.

FAQ

Czy po przeprowadzce muszę wycofać stary wniosek i złożyć nowy?

Nie zawsze. Najpierw trzeba ustalić, czy poprzednie postępowanie nadal trwa i czego dokładnie dotyczy. Samo przeniesienie się do innego miasta nie powoduje automatycznie konieczności składania nowego wniosku.

Czy mogę mieć dwie sprawy o pobyt jednocześnie?

W tej samej sprawie co do zasady nie powinny toczyć się równolegle dwa postępowania. Jeżeli drugi wniosek dotyczy tego samego rodzaju zezwolenia i tego samego stanu faktycznego, organ może odmówić wszczęcia postępowania.

Co jeśli nie mam numeru sprawy?

Nadal możesz ustalać jej status. Podaj urzędowi swoje dane osobowe, numer paszportu, PESEL i przybliżoną datę złożenia wniosku. To zwykle wystarcza do odszukania akt.

Czy urząd może uznać pismo za doręczone, jeśli już tam nie mieszkam?

Tak, jeżeli nie zgłosiłeś zmiany adresu, organ może uznać doręczenie na stary adres za skuteczne na podstawie art. 41 § 2 Kodeksu postępowania administracyjnego.

Co zrobić, gdy urząd bardzo długo nie wydaje decyzji?

Możesz wnieść ponaglenie z powodu bezczynności albo przewlekłego prowadzenia postępowania na podstawie art. 37 § 1 Kodeksu postępowania administracyjnego. W dalszej kolejności możliwa jest skarga do wojewódzkiego sądu administracyjnego.

Podsumowanie

W Twojej sytuacji nie należy od razu składać nowego wniosku w Krakowie. Najpierw trzeba ustalić, co stało się ze sprawą wszczętą w Szczecinie, czy wydano decyzję i czy urząd prawidłowo kierował pisma. Dopiero po sprawdzeniu akt i statusu postępowania można bezpiecznie ocenić, czy potrzebne jest kontynuowanie starej sprawy, ponaglenie, odwołanie czy nowy wniosek.

Źródła:

Ustawa z dnia 12 grudnia 2013 r. o cudzoziemcach – ISAP

Ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego – ISAP

Ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – ISAP