Rezygnacja z funkcji prezesa i członka zarządu spółki z o.o.

Jeżeli oświadczenie ma zakończyć również mandat, rezygnacja prezesa zarządu spółki z o.o. powinna jednoznacznie obejmować zarówno funkcję prezesa, jak i członkostwo w zarządzie. Rezygnacja z zarządu spółki z o.o. wymaga przede wszystkim rozróżnienia dwóch kwestii: rezygnacji z funkcji organizacyjnej, np. prezesa lub wiceprezesa, oraz rezygnacji z mandatu członka zarządu. W praktyce najbezpieczniej jest jasno napisać w oświadczeniu, czy chodzi wyłącznie o rezygnację z funkcji prezesa, czy także o rezygnację z członkostwa w zarządzie.

Inne zasady reprezentacji trzeba uwzględnić przy kończeniu funkcji w likwidacji spółki; zobacz rezygnację z funkcji likwidatora spółki z o.o..

Aktualny stan prawny opiera się na art. 202 Kodeksu spółek handlowych, przepisach Kodeksu cywilnego o wypowiedzeniu zlecenia oraz zasadach reprezentacji biernej spółki z art. 205 § 2 K.s.h. Szczególne znaczenie ma również art. 202 § 6 K.s.h., który reguluje sytuację, w której po rezygnacji zarząd spółki z o.o. pozostałby bez żadnego obsadzonego mandatu.

Rezygnacja z funkcji prezesa a rezygnacja z mandatu członka zarządu

Prezes zarządu jest jednocześnie członkiem zarządu, ale sama nazwa funkcji ma znaczenie organizacyjne. Można zatem zrezygnować tylko z funkcji prezesa i pozostać członkiem zarządu albo złożyć rezygnację z mandatu członka zarządu, co powoduje ustanie udziału w zarządzie jako organie spółki.

Jeżeli celem jest całkowite odejście z zarządu, oświadczenie powinno wskazywać wprost, że dana osoba rezygnuje z funkcji prezesa zarządu oraz z mandatu członka zarządu spółki. Nieprecyzyjne sformułowanie, np. "rezygnuję z funkcji prezesa", może prowadzić do sporu, czy rezygnacja obejmowała również członkostwo w zarządzie.

Warto też sprawdzić umowę spółki z o.o., ponieważ może ona zawierać dodatkowe rozwiązania dotyczące kadencji, liczby członków zarządu, reprezentacji, rady nadzorczej lub procedury powoływania następców. Takie postanowienia nie mogą jednak pozbawić członka zarządu prawa do rezygnacji z ważnych powodów.

Czy rezygnacja członka zarządu wymaga zgody zarządu albo wspólników?

Nie. Rezygnacja członka zarządu jest jednostronnym oświadczeniem woli. Nie trzeba podejmować uchwały o jej przyjęciu, nie jest konieczne odwołanie rezygnującego członka zarządu odrębną uchwałą, a brak zgody pozostałych członków zarządu nie blokuje skuteczności rezygnacji.

Zgodnie z art. 202 § 4 K.s.h. mandat członka zarządu wygasa m.in. wskutek rezygnacji. Art. 202 § 5 K.s.h. odsyła natomiast do odpowiedniego stosowania przepisów o wypowiedzeniu zlecenia przez przyjmującego zlecenie. Oznacza to, że członek zarządu może złożyć rezygnację także przed końcem kadencji.

Nie oznacza to jednak, że sposób i moment rezygnacji zawsze są całkowicie obojętne dla odpowiedzialności. Na podstawie art. 746 § 2 Kodeksu cywilnego przyjmujący zlecenie może je wypowiedzieć w każdym czasie, ale jeżeli zlecenie było odpłatne, a wypowiedzenie nastąpiło bez ważnego powodu, może powstać odpowiedzialność za szkodę. W sprawach zarządu spółki ocena ta zależy od konkretnych okoliczności, np. od przyczyn rezygnacji, sytuacji spółki i sposobu przekazania pilnych spraw.

Komu złożyć rezygnację z funkcji członka zarządu spółki z o.o.?

Obecnie zasadą jest złożenie oświadczenia spółce zgodnie z art. 205 § 2 K.s.h. Przepis ten stanowi, że oświadczenia składane spółce oraz doręczenia pism spółce mogą być dokonywane wobec jednego członka zarządu lub prokurenta. Potwierdziła to także uchwała 7 sędziów Sądu Najwyższego z 31 marca 2016 r., sygn. III CZP 89/15.

W zarządzie wieloosobowym najczęściej wystarczy więc doręczyć pisemną rezygnację innemu członkowi zarządu albo prokurentowi. Dla bezpieczeństwa praktycznego można dodatkowo przesłać kopię wspólnikom, radzie nadzorczej, jeżeli działa w spółce, albo osobie prowadzącej sprawy rejestrowe, ale nie zastępuje to prawidłowego doręczenia spółce.

Inaczej wygląda sytuacja, gdy rezygnacja spowodowałaby, że żaden mandat w zarządzie nie byłby obsadzony. Zgodnie z art. 202 § 6 K.s.h. członek zarządu składa wtedy rezygnację wspólnikom i jednocześnie zwołuje zgromadzenie wspólników. Zaproszenie na zgromadzenie powinno zawierać także oświadczenie o rezygnacji. Rezygnacja jest skuteczna z dniem następującym po dniu, na który zwołano zgromadzenie wspólników, chyba że umowa spółki stanowi inaczej.

Ta szczególna procedura ma znaczenie zwłaszcza przy jednoosobowym zarządzie albo wtedy, gdy w krótkim czasie rezygnują kolejni członkowie zarządu i ostatnia rezygnacja pozostawiłaby spółkę bez organu uprawnionego do prowadzenia jej spraw i reprezentacji.

W jakiej formie powinna być złożona rezygnacja?

Przepisy nie wymagają co do zasady szczególnej formy rezygnacji członka zarządu spółki z o.o. Oświadczenie może być skuteczne, jeżeli doszło do spółki w taki sposób, że mogła zapoznać się z jego treścią. W praktyce jednak dla celów dowodowych należy przygotować rezygnację na piśmie, podpisać ją i zadbać o potwierdzenie doręczenia.

Najbezpieczniejsze sposoby doręczenia to osobiste przekazanie pisma z potwierdzeniem odbioru na kopii, przesyłka polecona za potwierdzeniem odbioru albo doręczenie przez profesjonalnego pełnomocnika. Rezygnacja e-mailem może w praktyce wywołać spór dowodowy, zwłaszcza gdy nie ma podpisu kwalifikowanego, potwierdzenia otrzymania wiadomości lub późniejszego doręczenia oryginału.

Oświadczenie powinno zawierać co najmniej: dane rezygnującego, nazwę i numer KRS spółki, jednoznaczne wskazanie, czy rezygnacja dotyczy funkcji prezesa, wiceprezesa lub członka zarządu, datę sporządzenia, ewentualną datę przyszłego skutku oraz podpis. Więcej praktycznych uwag na ten temat znajdziesz w materiale o tym, kiedy problematyczna może być ustna rezygnacja z funkcji prezesa spółki z o.o.

Rezygnacja kilku członków zarządu po sobie

Jeżeli zarząd jest trzyosobowy, każdy członek zarządu może złożyć własną rezygnację niezależnie od pozostałych. Rezygnacja jednej osoby nie blokuje rezygnacji kolejnej. Trzeba jednak ocenić, czy dana rezygnacja nie doprowadzi do całkowitego opróżnienia zarządu.

Jeżeli po pierwszej rezygnacji w zarządzie pozostają jeszcze obsadzone mandaty, zasadniczo stosuje się zwykły tryb złożenia oświadczenia spółce. Jeżeli jednak ostatni członek zarządu zamierza zrezygnować i po tej rezygnacji nie byłoby żadnego członka zarządu, powinien zastosować procedurę z art. 202 § 6 K.s.h.

Wspólnicy powinni wówczas niezwłocznie powołać nowy zarząd. Jeżeli umowa spółki określa zarząd jako dokładnie trzyosobowy, długotrwałe pozostawanie zarządu w niepełnym składzie może utrudnić funkcjonowanie spółki, podejmowanie uchwał zarządu i reprezentację, zależnie od postanowień umowy spółki.

Wpis do KRS po rezygnacji członka zarządu

Wpis zmiany składu zarządu w KRS ma charakter ujawniający. Oznacza to, że skuteczna rezygnacja powoduje wygaśnięcie mandatu niezależnie od tego, czy wykreślenie z rejestru zostało już dokonane. Nie należy jednak lekceważyć wpisu w KRS, ponieważ dla kontrahentów, urzędów i sądów dane rejestrowe mają istotne znaczenie praktyczne.

Zgodnie z art. 22 ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym wniosek o wpis do Rejestru powinien zostać złożony nie później niż w terminie 7 dni od dnia zdarzenia uzasadniającego wpis, chyba że przepis szczególny stanowi inaczej. Obowiązek zgłoszenia zmiany spoczywa na spółce reprezentowanej przez osoby aktualnie uprawnione do działania w jej imieniu.

Były członek zarządu po skutecznej rezygnacji co do zasady nie reprezentuje już spółki, więc nie powinien składać zwykłego wniosku rejestrowego jako osoba działająca za spółkę. Jeżeli spółka nie dokonuje zgłoszenia, rezygnujący powinien zachować dowody doręczenia rezygnacji i może zawiadomić sąd rejestrowy o niezgodności danych w KRS z rzeczywistym stanem oraz wnieść o podjęcie czynności z urzędu lub zastosowanie procedury przymuszającej.

Przy formalnościach rejestrowych znaczenie mają także ogólne zasady działania rejestru i dokumenty składane przez spółki. Zobacz również dział dotyczący spraw z zakresu KRS.

Rezygnacja z zarządu a umowa o pracę lub kontrakt menedżerski

Członkostwo w zarządzie i zatrudnienie w spółce to dwa odrębne stosunki prawne. Rezygnacja z mandatu członka zarządu nie rozwiązuje automatycznie umowy o pracę, umowy zlecenia, kontraktu menedżerskiego ani umowy o świadczenie usług. Jeżeli członek zarządu chce całkowicie zakończyć współpracę ze spółką, powinien złożyć osobne oświadczenie dotyczące stosunku pracy albo innej umowy.

Jeżeli wypowiedzenie umowy o pracę jest składane w czasie, gdy dana osoba nadal jest członkiem zarządu, należy uwzględnić art. 210 § 1 K.s.h. W umowie między spółką a członkiem zarządu oraz w sporze z nim spółkę reprezentuje rada nadzorcza albo pełnomocnik powołany uchwałą zgromadzenia wspólników. Dlatego w wielu przypadkach wypowiedzenie pracownicze członka zarządu trzeba skierować do tego organu lub pełnomocnika, a nie do samego zarządu.

Jeżeli najpierw dojdzie do skutecznej rezygnacji z mandatu członka zarządu, a dopiero później składane jest wypowiedzenie umowy o pracę, sytuacja może wyglądać inaczej - były członek zarządu jest już zwykłym pracownikiem, a wypowiedzenie powinno zostać złożone osobie lub organowi właściwemu do reprezentowania pracodawcy. W praktyce kolejność i daty doręczeń mają duże znaczenie.

Przekazanie obowiązków i ryzyko odpowiedzialności

Sama rezygnacja nie wymaga zgody spółki, ale rezygnujący członek zarządu powinien działać w sposób staranny, zwłaszcza gdy prowadził sprawy finansowe, księgowe, kadrowe albo był jedyną osobą znającą bieżące zobowiązania spółki. Bezpieczne odejście z funkcji wymaga nie tylko skutecznego oświadczenia, lecz także uporządkowania dokumentów i pilnych spraw.

Warto przygotować protokół przekazania obowiązków, wykaz dokumentów, listę prowadzonych postępowań, umów i terminów, informacje o dostępie do ksiąg, kont bankowych, systemów księgowych i korespondencji urzędowej. Dokumenty należy przekazać za pokwitowaniem osobie uprawnionej do działania za spółkę albo osobie wskazanej przez spółkę.

Takie działanie zmniejsza ryzyko sporu o szkodę wyrządzoną spółce oraz ryzyko zarzutów, że rezygnacja została dokonana w sposób nielojalny lub w czasie szczególnie nieodpowiednim. Ma to znaczenie również dla ewentualnej odpowiedzialności członka zarządu za sprawy spółki.

FAQ

Czy prezes zarządu może zrezygnować bez zgody wspólników?

Tak. Rezygnacja jest jednostronnym oświadczeniem woli. Wspólnicy nie muszą jej zatwierdzać, chyba że odrębnie podejmują uchwałę o powołaniu następcy albo porządkują sprawy wewnętrzne spółki.

Czy trzeba podawać przyczynę rezygnacji?

Zasadniczo nie trzeba wskazywać przyczyny rezygnacji. Warto jednak rozważyć krótkie uzasadnienie, jeżeli rezygnacja następuje z ważnych powodów, np. z powodu choroby, konfliktu uniemożliwiającego wykonywanie funkcji albo utraty zaufania do wspólników. Może to mieć znaczenie dowodowe przy ewentualnym sporze o szkodę.

Czy wystarczy rezygnacja wysłana e-mailem?

Może wystarczyć, jeżeli da się wykazać, że oświadczenie dotarło do spółki i mogła ona zapoznać się z jego treścią. Dla bezpieczeństwa lepsze jest jednak pismo z podpisem i potwierdzeniem odbioru albo dokument elektroniczny podpisany kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

Kiedy rezygnacja z zarządu staje się skuteczna?

Co do zasady z chwilą doręczenia spółce w sposób umożliwiający zapoznanie się z treścią oświadczenia, chyba że rezygnujący wskazał późniejszą datę. Wyjątek dotyczy sytuacji z art. 202 § 6 K.s.h., gdy po rezygnacji zarząd byłby całkowicie nieobsadzony.

Czy po rezygnacji trzeba samodzielnie zgłosić zmianę do KRS?

Wniosek o zmianę wpisu składa spółka, zwykle w terminie 7 dni. Były członek zarządu powinien zachować dowody skutecznej rezygnacji. Jeżeli spółka nie aktualizuje KRS, może zawiadomić sąd rejestrowy i wnieść o podjęcie działań z urzędu, ale nie powinien występować jako osoba reprezentująca spółkę po ustaniu mandatu.

Czy rezygnacja z zarządu rozwiązuje umowę o pracę?

Nie. Rezygnacja z funkcji członka zarządu nie rozwiązuje automatycznie umowy o pracę. Wypowiedzenie albo porozumienie dotyczące stosunku pracy trzeba przygotować osobno i doręczyć podmiotowi właściwemu do reprezentowania spółki jako pracodawcy.

Czy inny członek zarządu może zrezygnować krótko po mnie?

Tak. Każdy członek zarządu może złożyć własną rezygnację. Jeżeli jednak kolejna rezygnacja miałaby pozostawić spółkę bez żadnego członka zarządu, ostatni rezygnujący powinien zastosować szczególną procedurę z art. 202 § 6 K.s.h.

Podsumowanie

Rezygnacja z funkcji prezesa i członka zarządu spółki z o.o. jest dopuszczalna przed końcem kadencji i nie wymaga zgody spółki. Najważniejsze jest jednoznaczne sformułowanie oświadczenia, prawidłowe doręczenie go spółce oraz zabezpieczenie dowodów doręczenia. W zarządzie wieloosobowym rezygnację można co do zasady złożyć jednemu członkowi zarządu albo prokurentowi, natomiast przy rezygnacji ostatniego członka zarządu trzeba zastosować art. 202 § 6 K.s.h.

Po rezygnacji spółka powinna zgłosić zmianę do KRS, a rezygnujący powinien zadbać o dokumenty potwierdzające skuteczne ustanie mandatu. Jeżeli członka zarządu łączy ze spółką również umowa o pracę lub kontrakt, trzeba zakończyć ten stosunek osobnym oświadczeniem albo porozumieniem.

Źródła:

1. Ustawa z dnia 15 września 2000 r. - Kodeks spółek handlowych - Dz.U. 2000 nr 94 poz. 1037, w szczególności art. 202, art. 205 i art. 210.
2. Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny - Dz.U. 1964 nr 16 poz. 93, w szczególności art. 61 i art. 746.
3. Ustawa z dnia 20 sierpnia 1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym - tekst ujednolicony ISAP, w szczególności art. 22 i art. 24.
4. Uchwała składu 7 sędziów Sądu Najwyższego z 31 marca 2016 r., III CZP 89/15 - zasada składania oświadczenia o rezygnacji spółce reprezentowanej zgodnie z art. 205 § 2 K.s.h.