Oddalony wniosek o założenie księgi wieczystej – co zrobić dalej?

Co oznacza oddalenie wniosku o wpis do księgi wieczystej?

Podstawowy przepis to art. 626⁹ ustawy z dnia 17 listopada 1964 r. – Kodeks postępowania cywilnego, zgodnie z którym sąd oddala wniosek o wpis, jeżeli brak jest podstaw albo istnieją przeszkody do jego dokonania.

W praktyce oznacza to, że sąd wieczystoksięgowy nie stwierdził tylko „drobnego braku”, ale uznał, że na podstawie treści wniosku, dołączonych dokumentów, treści księgi wieczystej albo okoliczności znanych urzędowo wpis nie może zostać dokonany. Może chodzić np. o nieodpowiedni dokument własności, niezgodność danych nieruchomości, brak dokumentu stanowiącego podstawę wpisu hipoteki albo inną przeszkodę prawną.

W postępowaniu wieczystoksięgowym sąd bada wniosek, treść i formę dokumentów oraz treść księgi wieczystej w granicach określonych przez art. 626⁸ § 2 Kodeksu postępowania cywilnego. Dlatego samo przekonanie strony, że „wiadomo, o co chodzi”, zwykle nie wystarcza – dokumenty muszą jednoznacznie wykazywać podstawę wpisu.

Zobacz również: oddalenie wniosku o wpis do księgi wieczystej

Oddalenie a zwrot wniosku – to nie jest to samo

To najważniejsza kwestia praktyczna. Trzeba dokładnie sprawdzić, czy sąd:

• oddalił wniosek,
• zwrócił wniosek po nieuzupełnieniu braków formalnych,
• wezwał do usunięcia braków, ale termin jeszcze biegnie.

Jeżeli pismo miało braki formalne, zastosowanie ma art. 130 § 1 Kodeksu postępowania cywilnego. Sąd wzywa wtedy do poprawienia lub uzupełnienia pisma w terminie tygodniowym pod rygorem zwrotu. Z kolei art. 130 § 2 Kodeksu postępowania cywilnego stanowi, że po bezskutecznym upływie terminu pismo zwraca się.

Zwrot pisma ma inne skutki niż oddalenie. Przy zwrocie zwykle chodzi o niespełnienie wymogów formalnych, natomiast oddalenie oznacza merytoryczną przeszkodę do wpisu w rozumieniu art. 626⁹ Kodeksu postępowania cywilnego.

Dlatego przed ponownym działaniem proszę sprawdzić nazwę pisma z sądu: „postanowienie o oddaleniu wniosku”, „zarządzenie o zwrocie wniosku” albo wezwanie do uzupełnienia braków.

Jak ponownie złożyć wniosek po oddaleniu?

Jeżeli rzeczywiście zapadło oddalenie, najczęściej składa się nowy wniosek na urzędowym formularzu KW-WPIS, dołączając komplet dokumentów stanowiących podstawę wpisu. Wniosek o założenie księgi wieczystej i jednoczesny wpis prawa własności czy hipoteki wymaga szczególnej staranności co do załączników.

W nowym wniosku warto:

• dokładnie wskazać nieruchomość zgodnie z ewidencją gruntów i budynków,
• powołać podstawę nabycia prawa, np. akt notarialny, prawomocne postanowienie sądu, decyzję administracyjną,
• dołączyć dokumenty wymagane do założenia księgi i wpisu hipoteki,
• jeżeli wcześniejsze dokumenty znajdują się w aktach poprzedniej sprawy – podać sygnaturę tej sprawy oraz opisać, których dokumentów to dotyczy.

Nie ma przepisu, który automatycznie „przenosi” poprzedni wniosek do nowego postępowania. Dlatego bezpieczniej jest załączyć ponownie wszystkie dostępne dokumenty. Jeżeli nie ma Pan już oryginałów, trzeba rozważyć wniosek o ich zwrot albo uzyskanie nowych urzędowych egzemplarzy, np. wypisu aktu notarialnego, odpisu orzeczenia czy nowego wypisu z rejestru gruntów.

Czy można odzyskać oryginały dokumentów z poprzedniej sprawy?

Tak, w praktyce jest to możliwe, ale sposób działania zależy od tego, na jakim etapie znajduje się poprzednia sprawa i jakie dokumenty zostały w niej złożone. Wniosek o zwrot oryginałów składa się do sądu prowadzącego akta sprawy, wskazując sygnaturę oraz dokładny wykaz dokumentów, które mają zostać zwrócone.

Warto przy tym pamiętać, że sąd może potrzebować pozostawienia w aktach odwzorowania dokumentu albo urzędowo poświadczonego odpisu. Jeżeli dokumentem był akt notarialny, zwykle łatwiej uzyskać kolejny wypis od notariusza niż oczekiwać na rozpoznanie wniosku o wydanie dokumentu z akt. Jeżeli chodzi o dokumenty geodezyjne lub ewidencyjne, często szybciej uzyskać aktualny egzemplarz w starostwie.

Praktycznie proszę złożyć krótkie pismo z żądaniem:

• zwrotu wskazanych oryginałów z akt sprawy, albo
• umożliwienia sporządzenia odpisów, albo
• wydania dokumentów za pokwitowaniem, jeśli sąd uzna to za dopuszczalne organizacyjnie.

Jeżeli dokumenty są nadal potrzebne w aktach lub sąd nie zwróci ich od razu, nowy wniosek można uzupełnić przez wyraźne wskazanie, że określone oryginały znajdują się w aktach sprawy o podanej sygnaturze. To rozwiązanie bywa akceptowane w praktyce, ale nie zastępuje dokumentu, jeżeli sąd uzna, że do nowego wpisu potrzebny jest aktualny albo odrębny dokument.

Zobacz również: założenie księgi wieczystej dla działki rekreacyjnej oraz założenie księgi wieczystej dla mieszkania spółdzielczego

Jakie dokumenty najczęściej powodują oddalenie wniosku?

Najczęstsze problemy dotyczą:

• braku dokumentu stanowiącego podstawę nabycia prawa własności,
• niezgodności danych właściciela lub oznaczenia nieruchomości,
• dołączenia kopii zamiast dokumentu mającego wymaganą formę,
• braków dotyczących wpisu hipoteki, w tym dokumentów bankowych,
• nieaktualnych danych z ewidencji gruntów i budynków,
• rozbieżności między dokumentem a żądaniem wpisu.

W sprawach o hipotekę trzeba zwrócić szczególną uwagę na to, czy dokument stanowiący podstawę wpisu odpowiada aktualnym wymogom wynikającym z ustawy z dnia 6 lipca 1982 r. o księgach wieczystych i hipotece oraz przepisów procesowych o wpisie w księdze wieczystej.

Czy od oddalenia można się odwołać?

Tak, ale zasadność zaskarżenia zależy od treści postanowienia i jego uzasadnienia. Na orzeczenia referendarza sądowego w przedmiocie wpisu przysługuje skarga na orzeczenie referendarza sądowego, a na postanowienie sądu – apelacja, zgodnie z regułami postępowania wieczystoksięgowego przewidzianymi w Kodeksie postępowania cywilnego. Ocena, który środek przysługuje, zależy od tego, kto wydał rozstrzygnięcie i w jakiej formie.

Jeżeli przyczyna oddalenia jest oczywista i łatwa do usunięcia, często szybciej jest złożyć nowy, poprawny wniosek niż prowadzić spór o poprzednie rozstrzygnięcie. Jeżeli jednak sąd błędnie ocenił dokument lub błędnie przyjął istnienie przeszkody do wpisu, środek zaskarżenia może być uzasadniony. To wymaga analizy konkretnego postanowienia.

Orzecznictwo – dlaczego sąd może badać więcej niż tylko sam formularz?

W praktyce nadal aktualne znaczenie ma postanowienie Sądu Najwyższego z 13 kwietnia 2018 r., sygn. I CSK 324/17, w którym wskazano, że sąd wieczystoksięgowy jest zobowiązany badać skuteczność czynności prawnej, której wpis ma dotyczyć, a przeszkoda do wpisu może wynikać nie tylko z dokumentów dołączonych do wniosku i treści księgi wieczystej, lecz także z okoliczności znanych sądowi urzędowo.

Aktualne pozostaje także stanowisko wyrażone w postanowieniu Sądu Najwyższego z 25 października 2019 r., sygn. IV CSK 359/18, zgodnie z którym brak podstaw do wpisu zachodzi wtedy, gdy nie istnieją materialnoprawne przesłanki zmiany stanu prawnego ujawnionego w księdze wieczystej, a przeszkody do wpisu to sytuacje, w których dokumenty lub stan prawny ujawniony w księdze uniemożliwiają dokonanie wpisu zgodnie z wnioskiem.

Co zrobić krok po kroku?

1. Proszę sprawdzić, czy otrzymał Pan oddalenie, zwrot wniosku czy wezwanie do uzupełnienia braków.
2. Proszę ustalić dokładną przyczynę rozstrzygnięcia z treści postanowienia lub zarządzenia.
3. Proszę zdobyć brakujące albo poprawione dokumenty w wymaganej formie.
4. Proszę rozważyć złożenie wniosku o zwrot oryginałów z poprzednich akt.
5. Proszę złożyć nowy formularz KW-WPIS z nową opłatą, jeżeli poprzedni wniosek został prawomocnie oddalony albo zwrócony.
6. Jeżeli rozstrzygnięcie jest błędne, proszę przeanalizować termin i dopuszczalność środka zaskarżenia.

Przykłady

Poniższe sytuacje pokazują, jak w praktyce różni się oddalenie wniosku od braków formalnych i jak postąpić z dokumentami.

FAQ

Czy po oddaleniu wniosku trzeba płacić opłatę jeszcze raz?

Najczęściej tak, ponieważ nowy wniosek wszczyna nowe postępowanie wieczystoksięgowe. Zwrot poprzednio uiszczonej opłaty zależy od rodzaju rozstrzygnięcia i konkretnej sytuacji procesowej.

Czy mogę napisać, że dokumenty są w poprzednich aktach?

Tak, warto wskazać sygnaturę poprzedniej sprawy i wymienić dokumenty. Nie daje to jednak pełnej gwarancji, że sąd uzna to za wystarczające w każdej sytuacji, dlatego bezpieczniej jest dołączyć nowe egzemplarze, jeśli są dostępne.

Czy sąd zawsze zwróci oryginały dokumentów?

Nie zawsze od razu. To zależy od etapu sprawy, rodzaju dokumentów i praktyki organizacyjnej sądu. Dlatego najlepiej złożyć wyraźny wniosek o zwrot konkretnych oryginałów.

Czy mogę ponowić wniosek bez usunięcia przyczyny oddalenia?

Formalnie można złożyć nowy wniosek, ale jeżeli przyczyna oddalenia nadal istnieje, sąd najpewniej oddali go ponownie na podstawie art. 626⁹ Kodeksu postępowania cywilnego.

Czy termin tygodniowy dotyczy także oddalenia?

Nie. Termin tygodniowy z art. 130 § 1 Kodeksu postępowania cywilnego dotyczy uzupełnienia braków formalnych po wezwaniu sądu. Oddalenie to inne rozstrzygnięcie.

Podsumowanie

Jeżeli sąd oddalił wniosek o założenie księgi wieczystej, trzeba przede wszystkim ustalić dokładną przyczynę rozstrzygnięcia. Oddalenie z art. 626⁹ Kodeksu postępowania cywilnego najczęściej oznacza konieczność złożenia nowego, poprawnego wniosku, a nie tylko dosłania jednego dokumentu. Oryginały z poprzedniej sprawy można próbować odzyskać przez odrębny wniosek do sądu albo zastąpić je nowymi urzędowymi egzemplarzami.

Źródła:

1. Ustawa z dnia 17 listopada 1964 r. – Kodeks postępowania cywilnego, w szczególności art. 130 § 1 i 2, art. 626⁸ § 2 oraz art. 626⁹ – ISAP
2. Ustawa z dnia 6 lipca 1982 r. o księgach wieczystych i hipotece – ISAP
3. Postanowienie Sądu Najwyższego z 13 kwietnia 2018 r., I CSK 324/17
4. Postanowienie Sądu Najwyższego z 25 października 2019 r., IV CSK 359/18