Zatrudnienie na staż dla ucznia z Ukrainy

Czy można zorganizować 3-miesięczny staż dla ucznia z Ukrainy?

Tak, co do zasady można zorganizować wakacyjny, 3-miesięczny staż lub praktykę dla obywatela Ukrainy, ale nie należy zaczynać od nazwy „staż”, tylko od ustalenia rzeczywistego modelu współpracy. W praktyce możliwe są przede wszystkim: umowa o pracę przy pracach lekkich, umowa o praktykę absolwencką, umowa cywilnoprawna albo klasyczna umowa o pracę, jeżeli osoba jest pełnoletnia.

Najważniejsze są trzy pytania: czy cudzoziemiec przebywa w Polsce legalnie, czy ma podstawę do wykonywania pracy oraz czy jest osobą młodocianą. Zgodnie z art. 190 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy młodocianym jest osoba, która ukończyła 15 lat, a nie przekroczyła 18 lat. Jeżeli kandydat ma już 18 lat, przepisy o młodocianych nie mają zastosowania, ale nadal trzeba spełnić wymogi dotyczące legalnego pobytu i pracy cudzoziemca.

Jeżeli w ramach stażu uczeń ma wykonywać realne zadania dla firmy, pod kierownictwem przedsiębiorcy, w ustalonych godzinach i za wynagrodzeniem, trzeba wziąć pod uwagę art. 22 § 1 i art. 22 § 1¹ Kodeksu pracy. Z tych przepisów wynika, że zatrudnienie w warunkach właściwych dla stosunku pracy jest zatrudnieniem pracowniczym, niezależnie od nazwy umowy.

Legalny pobyt i prawo do pracy obywatela Ukrainy

Przed podpisaniem umowy trzeba zweryfikować dokument pobytowy cudzoziemca. Sama narodowość ukraińska nie wystarcza. Podstawą legalnego pobytu może być m.in. wiza, karta pobytu, ruch bezwizowy, zezwolenie na pobyt czasowy albo szczególny status wynikający z ustawy z dnia 12 marca 2022 r. o pomocy obywatelom Ukrainy w związku z konfliktem zbrojnym na terytorium tego państwa.

Jeżeli w dacie rozpoczęcia pracy dana osoba spełnia warunki art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 12 marca 2022 r. o pomocy obywatelom Ukrainy, podmiot powierzający pracę może powierzyć jej pracę po złożeniu powiadomienia do powiatowego urzędu pracy właściwego ze względu na siedzibę albo miejsce zamieszkania podmiotu powierzającego pracę. Powiadomienie składa się elektronicznie za pośrednictwem systemu teleinformatycznego praca.gov.pl w terminie wskazanym w tym przepisie. Należy każdorazowo sprawdzić, czy szczególne przepisy ukraińskie mają zastosowanie do konkretnej osoby i konkretnej daty rozpoczęcia pracy.

Jeżeli art. 22 ustawy z dnia 12 marca 2022 r. nie ma zastosowania, trzeba ocenić obowiązki na podstawie ustawy z dnia 20 marca 2025 r. o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej oraz ustawy z dnia 12 grudnia 2013 r. o cudzoziemcach. W zależności od dokumentu pobytowego i rodzaju pracy może być potrzebne zezwolenie na pracę albo inny tytuł dopuszczający wykonywanie pracy. Osobnym, ale powiązanym problemem jest obywatel Ukrainy pomocnikiem rolnika.

W praktyce dokumenty należy sprawdzić przed pierwszym dniem wykonywania zadań. Dotyczy to także sytuacji, w której staż ma być krótki, wakacyjny i nisko płatny. Wynagrodzenie w wysokości równowartości 200 dolarów miesięcznie nie powoduje, że współpraca przestaje być pracą w rozumieniu przepisów o cudzoziemcach.

Jaka forma umowy będzie właściwa?

Nie ma jednej uniwersalnej umowy dla każdego „stażu”. Wybór zależy od wieku stażysty, celu współpracy, stopnia podporządkowania oraz tego, czy osoba ma zdobywać doświadczenie, czy wykonywać regularną pracę na rzecz firmy.

Zatrudnienie młodocianego ucznia

Jeżeli uczeń nie ukończył 18 lat, zastosowanie mają przepisy działu dziewiątego Kodeksu pracy. Zgodnie z art. 191 § 1 Kodeksu pracy wolno zatrudniać młodocianych, którzy ukończyli co najmniej ośmioletnią szkołę podstawową i przedstawią świadectwo lekarskie stwierdzające, że praca danego rodzaju nie zagraża ich zdrowiu. Wyjątki dotyczące osób, które nie spełniają tych warunków, wynikają z art. 191 § 2–2³ Kodeksu pracy i wymagają odrębnej, ostrożnej analizy.

Młodocianego można zatrudniać przede wszystkim w celu przygotowania zawodowego albo przy pracach lekkich. Wynika to z art. 191 § 2 Kodeksu pracy. Przy krótkim wakacyjnym stażu w firmie IT najczęściej praktycznie rozważa się prace lekkie, o ile zakres czynności jest bezpieczny, dostosowany do wieku i nie utrudnia nauki.

Praca lekka została uregulowana w art. 200¹ Kodeksu pracy. Pracodawca musi ustalić wykaz prac lekkich, uzyskać zgodę lekarza wykonującego zadania służby medycyny pracy oraz zatwierdzenie właściwego inspektora pracy. Wykaz nie może obejmować prac wzbronionych młodocianym. Obecnie wykaz prac wzbronionych wynika z rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 19 czerwca 2023 r. w sprawie wykazu prac wzbronionych młodocianym i warunków ich zatrudniania przy niektórych z tych prac.

Czas pracy młodocianego przy pracach lekkich jest ograniczony. Zgodnie z art. 200² § 2 Kodeksu pracy w okresie odbywania zajęć szkolnych nie może przekraczać 12 godzin tygodniowo, a w dniu uczestniczenia w zajęciach szkolnych – 2 godzin. Zgodnie z art. 200² § 3 Kodeksu pracy w okresie ferii szkolnych wymiar czasu pracy młodocianego nie może przekraczać 7 godzin na dobę i 35 godzin w tygodniu, a jeżeli młodociany nie ukończył 16 lat – 6 godzin na dobę.

Na podstawie art. 203 § 1 Kodeksu pracy młodocianego nie wolno zatrudniać w godzinach nadliczbowych ani w porze nocnej. Trzeba również pamiętać o badaniach profilaktycznych z art. 201 Kodeksu pracy oraz o obowiązkach BHP, w tym szkoleniu odpowiednim do rodzaju wykonywanych czynności.

Jeżeli młodociany ma ograniczoną zdolność do czynności prawnych, znaczenie ma art. 22 § 3 Kodeksu pracy. Przepis ten pozwala osobie ograniczonej w zdolności do czynności prawnych nawiązać stosunek pracy i dokonywać czynności dotyczących tego stosunku, ale przedstawiciel ustawowy może za zezwoleniem sądu opiekuńczego rozwiązać taki stosunek pracy, jeżeli sprzeciwia się on dobru tej osoby. W praktyce warto uzyskać także pisemną zgodę rodzica albo opiekuna, zwłaszcza przy stażu zagranicznego ucznia.

Przygotowanie zawodowe a krótki staż wakacyjny

Przygotowanie zawodowe młodocianych reguluje rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie przygotowania zawodowego młodocianych i ich wynagradzania. Obejmuje ono naukę zawodu albo przyuczenie do wykonywania określonej pracy. Przyuczenie trwa co do zasady od 3 do 6 miesięcy, ale jest to sformalizowana instytucja prawa pracy, a nie zwykły wakacyjny staż w dowolnej firmie.

Jeżeli celem przedsiębiorcy jest krótkie zapoznanie ucznia z pracą programistyczną, wsparcie edukacyjne i wykonywanie prostych czynności, przygotowanie zawodowe nie zawsze będzie najwłaściwszą konstrukcją. Trzeba wtedy rozważyć prace lekkie, praktykę absolwencką albo inną umowę, przy czym ostateczny wybór zależy od wieku, statusu edukacyjnego i faktycznego zakresu obowiązków.

Wynagrodzenie, ZUS i wypłata w gotówce

Staż może być odpłatny, ale sposób rozliczenia zależy od rodzaju umowy. Przy umowie o pracę pracodawca ma obowiązek zgłosić pracownika do ubezpieczeń społecznych i zdrowotnego. Zgodnie z art. 36 ust. 4 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych zgłoszenia do ubezpieczeń dokonuje się w terminie 7 dni od daty powstania obowiązku ubezpieczenia.

Przy umowie o pracę wynagrodzenie musi być zgodne z przepisami o minimalnym wynagrodzeniu za pracę, wynikającymi z ustawy z dnia 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę. Kwota równowartości 200 dolarów miesięcznie może być zbyt niska, jeżeli współpraca zostanie zakwalifikowana jako stosunek pracy. Przy praktyce absolwenckiej wynagrodzenie nie może przekraczać limitu określonego w art. 3 ust. 2 ustawy z dnia 17 lipca 2009 r. o praktykach absolwenckich, czyli dwukrotności minimalnego wynagrodzenia za pracę.

Wypłata może nastąpić gotówką tylko wtedy, gdy pozwalają na to przepisy właściwe dla danej umowy. Przy stosunku pracy zasadą jest wypłata na rachunek płatniczy, a wypłata do rąk własnych jest możliwa na wniosek pracownika, co wynika z art. 86 § 3 Kodeksu pracy. Jeżeli strony ustalają kwotę w walucie obcej, dla celów podatkowych trzeba prawidłowo przeliczyć przychód. Zgodnie z art. 11a ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych przychody w walutach obcych przelicza się na złote według kursu średniego NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień uzyskania przychodu.

Przy opodatkowaniu trzeba też ustalić rezydencję podatkową. Art. 3 ust. 1a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych określa, kiedy osoba fizyczna ma miejsce zamieszkania dla celów podatkowych w Polsce. Jeżeli stażysta nie ma polskiej rezydencji podatkowej, zastosowanie mogą mieć reguły ograniczonego obowiązku podatkowego z art. 3 ust. 2a tej ustawy oraz odpowiednia umowa o unikaniu podwójnego opodatkowania.

Przejazd, zakwaterowanie i wyżywienie stażysty

Przedsiębiorca może pokryć koszty przejazdu, zakwaterowania lub wyżywienia stażysty, ale trzeba odróżnić możliwość faktycznego sfinansowania wydatku od jego skutków podatkowych. Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów albo zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 tej ustawy.

Jeżeli zatem pobyt stażysty jest racjonalnie związany z działalnością gospodarczą, a wydatki są udokumentowane fakturami, rachunkami, umową lub innymi dowodami księgowymi, można rozważać ich ujęcie w kosztach podatkowych. Nie można jednak automatycznie uznać każdego prywatnego wydatku cudzoziemca za koszt firmy. Istotne są cel, związek z przychodem i dokumentacja.

Po stronie stażysty pokrycie zakwaterowania lub wyżywienia może być przychodem podatkowym, chyba że zastosowanie znajdzie konkretne zwolnienie. Przykładowo art. 21 ust. 1 pkt 19 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych przewiduje zwolnienie wartości świadczeń ponoszonych przez pracodawcę z tytułu zakwaterowania pracowników do wysokości 500 zł miesięcznie, jeżeli spełnione są warunki wskazane w tym przepisie. Zwolnienie to dotyczy pracowników i nie zawsze obejmie praktykanta albo zleceniobiorcę.

Jakie dokumenty przygotować przed rozpoczęciem stażu?

Przed rozpoczęciem współpracy warto przygotować i zachować w dokumentacji co najmniej:

• kopię dokumentu pobytowego cudzoziemca oraz potwierdzenie legalności pobytu w Polsce,
• dokument potwierdzający podstawę dopuszczenia do pracy, np. powiadomienie dotyczące obywatela Ukrainy albo zezwolenie na pracę, jeżeli jest wymagane,
• pisemną umowę określającą strony, okres, miejsce, zakres zadań, wynagrodzenie i sposób rozliczenia świadczeń dodatkowych,
• przy młodocianym – orzeczenie lekarskie, dokumenty dotyczące prac lekkich, informację o czasie pracy oraz najlepiej zgodę rodzica lub opiekuna,
• zgłoszenie do ZUS, jeżeli dana umowa stanowi tytuł do ubezpieczeń,
• dokumenty księgowe dotyczące wynagrodzenia, przejazdu, zakwaterowania i wyżywienia.

FAQ

Źródła

• art. 22 § 1, art. 22 § 1¹, art. 22 § 3, art. 190–205 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy,
• art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 12 marca 2022 r. o pomocy obywatelom Ukrainy w związku z konfliktem zbrojnym na terytorium tego państwa,
• ustawa z dnia 20 marca 2025 r. o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej,
• ustawa z dnia 12 grudnia 2013 r. o cudzoziemcach,
• art. 36 ust. 4 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych,
• art. 3 ust. 1a, art. 3 ust. 2a, art. 11a ust. 1, art. 21 ust. 1 pkt 19, art. 22 ust. 1 i art. 23 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych,
• ustawa z dnia 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę,
• ustawa z dnia 17 lipca 2009 r. o praktykach absolwenckich,
• rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie przygotowania zawodowego młodocianych i ich wynagradzania,
• rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 19 czerwca 2023 r. w sprawie wykazu prac wzbronionych młodocianym i warunków ich zatrudniania przy niektórych z tych prac.