Zdalne zlecenie programiście z Rosji a umowa o dzieło

Czy przy zdalnej pracy cudzoziemca potrzebne jest zezwolenie na pracę?

Kluczowe znaczenie ma nie obywatelstwo wykonawcy, lecz miejsce faktycznego wykonywania pracy. Ustawa z dnia 20 marca 2025 r. o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej reguluje powierzanie pracy cudzoziemcom na terytorium RP. Jeżeli programista z Rosji wykonuje całość prac w Rosji albo w innym państwie poza Polską, a do Polski nie przyjeżdża w celu świadczenia pracy, nie dochodzi do wykonywania pracy na terytorium RP.

W takim wariancie polski przedsiębiorca nie występuje zasadniczo o polskie zezwolenie na pracę. Nie ma też znaczenia, że zamawiający prowadzi działalność w Polsce, płaci z polskiego rachunku bankowego i odbiera rezultaty przez internet. Istotne jest to, gdzie wykonawca fizycznie pracuje.

Inaczej należy ocenić sytuację, gdy cudzoziemiec przyjeżdża do Polski i choćby część zadań wykonuje na terytorium RP. Wtedy trzeba zbadać legalność pobytu oraz legalność pracy. W przypadku obywatela Rosji zwykle będzie to wymagało odpowiedniego tytułu pobytowego, np. wizy albo zezwolenia na pobyt czasowy, a w wielu przypadkach także dokumentu legalizującego pracę. Przy pobycie i pracy w Polsce zastosowanie mogą mieć również art. 114 ustawy z dnia 12 grudnia 2013 r. o cudzoziemcach, dotyczący zezwolenia na pobyt czasowy i pracę.

Umowa o dzieło, zlecenie czy umowa o pracę?

Przy zdalnym wykonaniu projektu informatycznego najczęściej rozważa się trzy modele: umowę o dzieło, umowę-zlecenie albo współpracę z przedsiębiorcą. Umowa o pracę jest możliwa, ale zwykle najbardziej skomplikowana, zwłaszcza gdy pracownik stale przebywa za granicą.

Zgodnie z art. 22 § 1 Kodeksu pracy przez nawiązanie stosunku pracy pracownik zobowiązuje się wykonywać pracę określonego rodzaju na rzecz pracodawcy, pod jego kierownictwem oraz w miejscu i czasie wyznaczonym przez pracodawcę, a pracodawca zatrudnia pracownika za wynagrodzeniem. Art. 22 § 1¹ Kodeksu pracy stanowi, że zatrudnienie w takich warunkach jest zatrudnieniem na podstawie stosunku pracy bez względu na nazwę umowy. Oznacza to, że sama nazwa „umowa o dzieło” nie wystarczy, jeżeli w praktyce wykonawca pracuje jak pracownik.

Dawna telepraca nie funkcjonuje już w Kodeksie pracy. Została zastąpiona pracą zdalną uregulowaną w art. 67¹⁸–67³⁴ Kodeksu pracy. Jeżeli polski przedsiębiorca chce zatrudnić cudzoziemca jako pracownika wykonującego pracę zdalnie za granicą, trzeba dodatkowo ocenić prawo właściwe dla umowy, przepisy państwa wykonywania pracy, ubezpieczenia społeczne oraz obowiązki podatkowe.

Kiedy umowa o dzieło będzie prawidłowa?

Umowa o dzieło jest uregulowana w art. 627 Kodeksu cywilnego. Przyjmujący zamówienie zobowiązuje się do wykonania oznaczonego dzieła, a zamawiający do zapłaty wynagrodzenia. Dziełem może być rezultat o indywidualnym, sprawdzalnym charakterze, np. gotowy moduł oprogramowania, aplikacja, określony fragment kodu spełniający opisane wymagania albo dokumentacja projektowa.

Wynagrodzenie z umowy o dzieło staje się co do zasady należne w chwili oddania dzieła, zgodnie z art. 642 § 1 Kodeksu cywilnego, chyba że strony inaczej uregulują płatności etapowe. W umowie warto wskazać harmonogram, kryteria odbioru, procedurę zgłaszania wad, liczbę rund poprawek oraz skutki opóźnienia.

Umowa-zlecenie z art. 734 Kodeksu cywilnego oraz umowy o świadczenie usług, do których na podstawie art. 750 Kodeksu cywilnego stosuje się przepisy o zleceniu, są właściwsze wtedy, gdy wykonawca ma wykonywać stałe czynności, a nie dostarczyć jednorazowy rezultat. Swobodę ułożenia umowy potwierdza art. 353¹ Kodeksu cywilnego, ale treść umowy nie może sprzeciwiać się ustawie, właściwości stosunku ani zasadom współżycia społecznego.

Prawa autorskie do programu komputerowego

Przy pracach programistycznych samo zapłacenie faktury albo rachunku nie zawsze oznacza nabycie praw do kodu. Program komputerowy jest chroniony na podstawie art. 74 ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych. Jeżeli zamawiający chce swobodnie korzystać z kodu, rozwijać go i przekazywać klientom, umowa powinna regulować przeniesienie autorskich praw majątkowych albo udzielenie odpowiedniej licencji.

Art. 41 ust. 2 ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych wymaga wskazania pól eksploatacji. Przy programach komputerowych szczególnie ważny jest art. 74 ust. 4 tej ustawy, który obejmuje m.in. trwałe lub czasowe zwielokrotnianie programu, tłumaczenie, przystosowywanie, zmianę układu oraz rozpowszechnianie. Przeniesienie autorskich praw majątkowych wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności na podstawie art. 53 tej ustawy. Jeżeli strony wybierają licencję wyłączną, art. 67 ust. 5 tej ustawy również wymaga formy pisemnej.

Podatek dochodowy przy wypłacie wynagrodzenia nierezydentowi

Osoba, która nie ma miejsca zamieszkania w Polsce, podlega w Polsce ograniczonemu obowiązkowi podatkowemu na podstawie art. 3 ust. 2a ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych. Oznacza to opodatkowanie tylko dochodów osiąganych na terytorium Polski. Art. 3 ust. 2b tej ustawy wskazuje przykładowe kategorie dochodów uznawanych za osiągane na terytorium RP.

Przy umowie o dzieło lub zleceniu z osobą fizyczną będącą nierezydentem trzeba sprawdzić, czy wypłata mieści się w art. 29 ust. 1 pkt 1 ustawy o PIT. Przepis ten przewiduje zryczałtowany podatek w wysokości 20% przychodów m.in. z działalności określonej w art. 13 pkt 2 i 6–9 tej ustawy, uzyskiwanych przez nierezydentów. Jeżeli wynagrodzenie obejmuje prawa autorskie, trzeba dodatkowo ocenić art. 29 ust. 1 pkt 1 w związku z art. 18 ustawy o PIT.

Zastosowanie stawki z właściwej umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania albo niepobranie podatku zgodnie z taką umową jest możliwe pod warunkiem udokumentowania rezydencji podatkowej certyfikatem rezydencji, o czym stanowi art. 29 ust. 2 ustawy o PIT. Definicję certyfikatu rezydencji zawiera art. 5a pkt 21 ustawy o PIT.

Jeżeli płatnik wypłaca należności nierezydentowi, powinien pamiętać o informacji IFT-1 albo IFT-1R. Obowiązek przekazania informacji wynika z art. 42 ust. 2 pkt 2 ustawy o PIT, a art. 42 ust. 6 tej ustawy przewiduje go również w sytuacji, gdy płatnik nie pobiera podatku na podstawie umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania albo ustawy.

W praktyce przed pierwszą wypłatą warto ustalić: państwo rezydencji wykonawcy, czy działa jako osoba prywatna czy przedsiębiorca, czy wynagrodzenie obejmuje przeniesienie praw autorskich, czy dostarczył certyfikat rezydencji oraz czy właściwa umowa o unikaniu podwójnego opodatkowania nie przewiduje odmiennego sposobu opodatkowania.

VAT i import usług

VAT zależy przede wszystkim od tego, czy wykonawca działa jako podatnik VAT w rozumieniu art. 15 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług albo jako podatnik w rozumieniu przepisów o miejscu świadczenia usług. Jeżeli zagraniczny programista prowadzi działalność gospodarczą i świadczy usługę na rzecz polskiego przedsiębiorcy, miejscem świadczenia usług B2B jest co do zasady miejsce siedziby usługobiorcy, zgodnie z art. 28b ust. 1 ustawy o VAT.

W takim przypadku polski przedsiębiorca może być zobowiązany do rozliczenia importu usług na podstawie art. 17 ust. 1 pkt 4 ustawy o VAT. Jeżeli wykonawcą jest osoba prywatna, która nie działa jako podatnik, rozliczenie VAT może wyglądać inaczej. Jeżeli usługę sprzedaje platforma albo zagraniczna spółka, a freelancer jest jedynie podwykonawcą platformy, trzeba analizować dokumenty wystawiane przez platformę oraz jej regulamin.

ZUS przy zleceniu lub dziele wykonywanym za granicą

Obowiązkowe ubezpieczenia emerytalne i rentowe dla zleceniobiorców wynikają z art. 6 ust. 1 pkt 4 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych. Przepis ten dotyczy osób wykonujących pracę na podstawie umowy agencyjnej, zlecenia albo innej umowy o świadczenie usług. Przy osobie stale wykonującej usługę za granicą trzeba jednak ocenić zasadę terytorialności oraz ewentualne umowy międzynarodowe o zabezpieczeniu społecznym.

Klasyczna umowa o dzieło nie jest samodzielnym tytułem do ubezpieczeń społecznych w art. 6 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych. Wyjątki dotyczą m.in. sytuacji opisanej w art. 8 ust. 2a tej ustawy, gdy umowa o dzieło jest zawarta z własnym pracodawcą albo wykonywana na rzecz własnego pracodawcy. W typowym przypadku, gdy polski przedsiębiorca zamawia dzieło u zagranicznej osoby, która nie jest jego pracownikiem i wykonuje całość prac poza Polską, obowiązek zgłoszenia do polskiego ZUS zwykle nie powstaje.

Współpraca przez platformę freelancerską

Platformy działają w różnych modelach. Czasem tylko kojarzą strony i umożliwiają płatność, a umowa jest zawierana bezpośrednio między polskim przedsiębiorcą a freelancerem. Wtedy trzeba samodzielnie zebrać dane wykonawcy, ustalić rezydencję podatkową, opisać przedmiot umowy, prawa autorskie i dokumenty rozliczeniowe.

W innym modelu to platforma sprzedaje usługę polskiemu przedsiębiorcy, przyjmuje płatność i wystawia dokument sprzedaży, a freelancer jest jej podwykonawcą. Wtedy kontrahentem polskiego przedsiębiorcy może być zagraniczna spółka, a nie osoba fizyczna z Rosji. Skutki podatkowe i VAT zależą wtedy od siedziby platformy, regulaminu, faktury oraz tego, kto faktycznie przenosi prawa do rezultatu.

Jeżeli umowa jest zawierana przez platformę, warto pobrać regulamin, potwierdzenie zamówienia, fakturę albo rachunek, historię akceptacji prac oraz postanowienia dotyczące własności intelektualnej. Bez tych dokumentów może być trudno wykazać koszt podatkowy i zakres nabytych praw.

Co powinna zawierać umowa z zagranicznym programistą?

Umowa powinna być możliwie konkretna. Warto wskazać dane stron, państwo rezydencji wykonawcy, miejsce faktycznego wykonywania pracy, oświadczenie, że prace nie będą wykonywane na terytorium Polski, opis dzieła lub usług, harmonogram, sposób odbioru, wynagrodzenie, walutę, podatki, sposób wystawienia rachunku albo faktury, odpowiedzialność za wady i poufność.

W umowie warto też wybrać prawo właściwe i sąd właściwy. W relacjach cywilnych między stronami z różnych państw brak takich postanowień może powodować spór o to, jakie prawo należy zastosować. Jeżeli strony chcą stosować prawo polskie, powinno to wynikać wprost z umowy.

Przy obywatelu Rosji trzeba dodatkowo zweryfikować, czy płatność nie narusza ograniczeń sankcyjnych. Dotyczy to przede wszystkim sankcji personalnych i sektorowych wynikających z rozporządzenia Rady (UE) nr 269/2014 oraz rozporządzenia Rady (UE) nr 833/2014. Powiązaną kwestią jest to, czy można świadczyć usługi IT dla firmy rosyjskiej.

FAQ

Podsumowanie

Jeżeli programista z Rosji wykonuje całe zadanie poza Polską, najczęściej nie trzeba legalizować jego pracy w Polsce. Nie zwalnia to jednak polskiego przedsiębiorcy z analizy podatku u źródła, certyfikatu rezydencji, informacji IFT-1/IFT-1R, VAT, dokumentów księgowych, praw autorskich i sankcji.

Najbezpieczniej przygotować umowę pod konkretny model współpracy. Dla jednorazowego rezultatu może to być umowa o dzieło. Dla stałego wsparcia lepsza będzie umowa o świadczenie usług. Przy platformach trzeba najpierw ustalić, kto jest rzeczywistym kontrahentem: freelancer czy operator platformy.

Źródła

• Art. 1 ust. 1 ustawy z dnia 20 marca 2025 r. o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej.
• Art. 114 ustawy z dnia 12 grudnia 2013 r. o cudzoziemcach.
• Art. 22 § 1 i § 1¹, art. 67¹⁸–67³⁴ ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy.
• Art. 353¹, art. 627, art. 642 § 1, art. 734 i art. 750 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny.
• Art. 3 ust. 2a i 2b, art. 5a pkt 21, art. 13 pkt 2 i 6–9, art. 18, art. 29 ust. 1 pkt 1 i ust. 2, art. 42 ust. 2 pkt 2 i ust. 6 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych.
• Art. 15, art. 17 ust. 1 pkt 4 i art. 28b ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług.
• Art. 6 ust. 1 pkt 4 i art. 8 ust. 2a ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych.
• Art. 41, art. 53, art. 67 ust. 5 i art. 74 ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych.
• Rozporządzenie Rady (UE) nr 269/2014 oraz rozporządzenie Rady (UE) nr 833/2014 dotyczące środków ograniczających.