Praca zdalna z zagranicy a polska umowa o pracę

Wskazanie miejsca wykonywania pracy

Podstawą prawną pracy zdalnej jest art. 67¹⁸ ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy. Zgodnie z tym przepisem praca zdalna może być wykonywana całkowicie albo częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą.

To oznacza dwie ważne rzeczy. Po pierwsze, pracownik może zaproponować miejsce pracy zdalnej. Po drugie, pracodawca musi to miejsce zaakceptować. Bez takiego uzgodnienia pracownik nie powinien samodzielnie przenosić wykonywania pracy do innego państwa.

Jeżeli temat dotyczy także treści umowy, warto pamiętać, że czym innym jest miejsce wykonywania pracy w rozumieniu umownym z art. 29 § 1 pkt 2 Kodeksu pracy, a czym innym konkretne miejsce wykonywania pracy zdalnej uzgadniane na podstawie art. 67¹⁸ Kodeksu pracy. W praktyce dobrze jest sprawdzić, jak zapisano miejsce pracy w umowie, bo zbyt wąskie albo zbyt ogólne postanowienia mogą później powodować spory.

Przepisy nie zakazują wprost uzgodnienia miejsca pracy zdalnej poza granicami Polski. Kodeks pracy nie zawiera ograniczenia, że praca zdalna musi być wykonywana wyłącznie na terytorium RP. Trzeba jednak uwzględnić, że przy pracy zza granicy pojawiają się dodatkowe skutki w zakresie ubezpieczeń społecznych, podatków, BHP, ochrony danych i czasem prawa imigracyjnego. Inaczej należy ocenić współpracę z osobą wykonującą za granicą konkretne dzieło, np. programistą; osobny wariant opisujemy przy zdalnym zleceniu programiście z Rosji na podstawie umowy o dzieło.

Wykonywanie pracy zdalnej poza granicami Polski

Jeżeli chcesz pracować zdalnie z Niemiec albo innego państwa UE, najbezpieczniej uzgodnić to z pracodawcą na piśmie. W takim uzgodnieniu warto wskazać:

• dokładny kraj i adres wykonywania pracy,
• czy wyjazd ma charakter czasowy czy stały,
• jak będą wyglądały godziny pracy, dyspozycyjność i kontakt z pracodawcą,
• zasady ochrony danych i korzystania ze sprzętu służbowego,
• kwestie BHP oraz procedury w razie wypadku przy pracy.

Z punktu widzenia prawa pracy sama zgoda pracodawcy nie rozwiązuje jednak wszystkich problemów. Przy pracy z innego kraju trzeba ocenić również, czy pracodawca akceptuje wynikające z tego ryzyka organizacyjne i publicznoprawne, np. zmianę systemu ubezpieczeń społecznych albo obowiązków podatkowych.

Jeżeli praca ma być wykonywana stale z Niemiec, a nie tylko incydentalnie podczas krótkiego pobytu, sytuacja wymaga szerszej analizy niż zwykłe uzgodnienie pracy zdalnej. W praktyce taka sytuacja bywa zbliżona do stałego świadczenia pracy za granicą, choć formalnie nadal może to być polska umowa o pracę.

Zobacz również:

ZUS i ubezpieczenia społeczne przy pracy z innego kraju UE

W sprawach ubezpieczeń społecznych kluczowe znaczenie mają przepisy unijne o koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego, przede wszystkim art. 11–16 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 883/2004 oraz rozporządzenie wykonawcze nr 987/2009.

Zasadą z art. 11 ust. 3 lit. a rozporządzenia nr 883/2004 jest podleganie ustawodawstwu tego państwa, w którym praca jest wykonywana. Przy klasycznej pracy tylko w jednym państwie zwykle oznacza to ubezpieczenia w państwie wykonywania pracy. Jednak przy pracy zdalnej w UE trzeba zawsze sprawdzić, czy nie mamy do czynienia z pracą w dwóch lub większej liczbie państw członkowskich.

Jeżeli pracownik wykonuje pracę najemną normalnie w dwóch lub więcej państwach członkowskich, stosuje się art. 13 ust. 1 rozporządzenia nr 883/2004. Wtedy znaczenie ma m.in. to, czy znaczna część pracy jest wykonywana w państwie zamieszkania. Za znaczną część przyjmuje się co do zasady co najmniej 25% czasu pracy lub wynagrodzenia – wynika to z art. 14 ust. 8 rozporządzenia nr 987/2009.

W praktyce oznacza to, że przy stałej pracy zdalnej z Niemiec system ZUS w Polsce nie zawsze będzie mógł pozostać właściwy. Jeżeli mieszkasz w Niemczech i wykonujesz tam znaczną część pracy, może się okazać, że właściwy stanie się niemiecki system ubezpieczeń społecznych, chyba że w konkretnej sprawie można zastosować inne rozwiązanie przewidziane przepisami unijnymi.

W części przypadków pomocne bywa porozumienie wyjątkowe zawierane na podstawie art. 16 rozporządzenia nr 883/2004. Dodatkowo w państwach UE i EOG funkcjonuje praktyka stosowania ramowego porozumienia dotyczącego transgranicznej telepracy, pozwalającego w niektórych sytuacjach utrzymać ustawodawstwo państwa siedziby pracodawcy mimo częściowej pracy zdalnej z państwa zamieszkania. Nie działa to jednak automatycznie i wymaga sprawdzenia, czy dana sytuacja mieści się w warunkach tego rozwiązania.

Podatek dochodowy – czy nadal tylko w Polsce?

Nie da się odpowiedzieć ogólnie, że przy pracy zdalnej z Niemiec podatek zawsze będzie rozliczany wyłącznie w Polsce. To zależy od konkretnego stanu faktycznego, zwłaszcza od miejsca zamieszkania dla celów podatkowych, długości pobytu za granicą oraz treści właściwej umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania.

Z punktu widzenia prawa polskiego o rezydencji podatkowej decyduje art. 3 ust. 1a ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych. Za osobę mającą miejsce zamieszkania w Polsce uważa się osobę fizyczną, która:

• posiada w Polsce centrum interesów osobistych lub gospodarczych, albo
• przebywa na terytorium Polski dłużej niż 183 dni w roku podatkowym.

Spełnienie choćby jednej z tych przesłanek może prowadzić do polskiej rezydencji podatkowej. Jeżeli jednak przeprowadzisz się do Niemiec na stałe, przeniesiesz tam centrum spraw życiowych i faktycznie będziesz tam mieszkać, możliwa jest zmiana rezydencji podatkowej. W razie kolizji rezydencji rozstrzygają ją reguły z umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania między Polską a Niemcami.

Przy dochodach z pracy najemnej znaczenie ma zwykle art. 15 umów o unikaniu podwójnego opodatkowania opartych na Modelowej Konwencji OECD. Co do zasady wynagrodzenie z pracy najemnej opodatkowuje się w państwie, w którym praca jest faktycznie wykonywana, chyba że zachodzą szczególne wyjątki. Dlatego przy realnej pracy wykonywanej z Niemiec może pojawić się obowiązek podatkowy właśnie tam, nawet gdy umowa o pracę została zawarta z polskim pracodawcą.

W praktyce dla odpowiedzi podatkowej trzeba ustalić m.in.:

• gdzie będziesz mieszkać na stałe,
• gdzie znajduje się centrum Twoich interesów życiowych,
• ile dni spędzisz w Polsce i za granicą,
• czy wynagrodzenie jest wypłacane przez polski podmiot i na czyj koszt,
• czy po stronie pracodawcy może powstać zagraniczny zakład albo obowiązki płatnika.

Czy można równolegle pracować na część etatu w Niemczech?

Co do zasady tak, ale trzeba sprawdzić kilka kwestii jednocześnie.

Po pierwsze, z perspektywy prawa pracy należy ocenić, czy Twoja umowa o pracę z polskim pracodawcą nie zawiera ograniczeń dotyczących dodatkowego zatrudnienia, konfliktu interesów, zakazu konkurencji albo obowiązku informowania o drugim etacie. Zakaz konkurencji może wynikać z odrębnej umowy zawartej na podstawie art. 101¹ § 1 Kodeksu pracy.

Po drugie, przy pracy u dwóch pracodawców w dwóch państwach UE szczególnie ważne stają się zasady ustalania właściwego ustawodawstwa w zakresie ubezpieczeń społecznych. Wówczas nie ocenia się już tylko pracy zdalnej z zagranicy dla polskiej firmy, ale całość aktywności zawodowej w kilku państwach.

Po trzecie, trzeba sprawdzić przepisy niemieckie dotyczące legalności wykonywania pracy, zameldowania, podatku oraz ewentualnego ubezpieczenia zdrowotnego. Jeśli jesteś obywatelem Polski, jako obywatel UE korzystasz ze swobody przepływu pracowników, ale nie zwalnia to z lokalnych obowiązków administracyjnych i podatkowych.

Obowiązki pracodawcy przy zgodzie na pracę z zagranicy

Pracodawca, który zgadza się na pracę zdalną z innego kraju, powinien ocenić nie tylko komfort organizacyjny, ale również swoje obowiązki wynikające z Kodeksu pracy. Dotyczy to m.in.:

• obowiązków z zakresu BHP przy pracy zdalnej, w tym procedur określonych w art. 67²⁸–67³¹ Kodeksu pracy,
• zasad pokrywania kosztów pracy zdalnej na podstawie art. 67²⁴ Kodeksu pracy,
• ochrony danych osobowych i bezpieczeństwa informacji,
• ewentualnych obowiązków rejestracyjnych lub rozliczeniowych za granicą.

W praktyce wielu pracodawców nie zgadza się na stałą pracę z zagranicy właśnie dlatego, że nie chcą przejmować ryzyk związanych z zagranicznym payroll, podatkami albo inspekcjami. Sama odmowa zgody na pracę z innego państwa nie jest co do zasady sprzeczna z przepisami, skoro art. 67¹⁸ Kodeksu pracy wymaga uzgodnienia miejsca pracy zdalnej przez obie strony.

Jak bezpiecznie uregulować pracę zdalną z Niemiec?

Najlepiej zrobić to przed przeprowadzką. W praktyce warto przygotować:

W podsumowaniu: samo polskie prawo pracy nie zakazuje pracy zdalnej z Niemiec, ale taka praca wymaga zgody pracodawcy i wcześniejszej analizy skutków w innych dziedzinach prawa. Jeżeli wyjazd ma być stały albo długotrwały, nie warto opierać się wyłącznie na ogólnym stwierdzeniu, że „firma i tak jest zdalna”.

W niektórych przypadkach potrzebne będzie także doprecyzowanie dokumentów pracowniczych, zwłaszcza gdy strony chcą szerzej uregulować uzgodnienie miejsca pracy albo przewidzieć więcej niż jedną lokalizację wykonywania obowiązków.

FAQ

Czy pracodawca musi zgodzić się na pracę zdalną z Niemiec?

Nie. Z art. 67¹⁸ Kodeksu pracy wynika, że miejsce pracy zdalnej musi być uzgodnione z pracodawcą. To oznacza, że potrzebna jest zgoda obu stron.

Czy skoro mam pracę 100% zdalną, mogę pracować z dowolnego kraju?

Nie automatycznie. „100% zdalnie” nie oznacza pełnej dowolności geograficznej. Nadal trzeba uzgodnić miejsce wykonywania pracy i sprawdzić skutki w zakresie ZUS i podatków.

Czy mogę nadal płacić ZUS w Polsce?

Czasem tak, ale nie zawsze. Przy pracy wykonywanej w jednym lub kilku państwach UE decydują przepisy rozporządzenia nr 883/2004 i nr 987/2009. W stałej pracy z Niemiec właściwy system może okazać się niemiecki.

Czy mogę mieć drugi etat w Niemczech?

Co do zasady tak, ale trzeba sprawdzić zakaz konkurencji, obowiązek lojalności wobec pracodawcy, przepisy unijne o ubezpieczeniach społecznych oraz lokalne obowiązki podatkowe i administracyjne.

Czy podatek od polskiej pensji zawsze zostaje w Polsce?

Nie. Przy dłuższym pobycie za granicą może zmienić się rezydencja podatkowa albo miejsce opodatkowania dochodu z pracy. Wymaga to oceny na podstawie art. 3 ust. 1a ustawy o PIT i właściwej umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania.

Źródła

1. Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy, w szczególności art. 29 § 1 pkt 2 oraz art. 67(18)–67(31).

2. Ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych, w szczególności art. 3 ust. 1 i 1a.

3. Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 883/2004 z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego.

4. Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 987/2009 z dnia 16 września 2009 r. dotyczące wykonywania rozporządzenia nr 883/2004.

5. Umowa między Rzecząpospolitą Polską a Republiką Federalną Niemiec w sprawie unikania podwójnego opodatkowania w zakresie podatków od dochodu i od majątku.