Czy pracodawca może żądać dziennika praktyk studenta?

Jakie dane osobowe może przetwarzać pracodawca?

Zakres danych, których pracodawca może żądać od kandydata i pracownika, określa przede wszystkim art. 22¹ § 1-5 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy. Z przepisu wynika, że pracodawca nie ma dowolności w zbieraniu dokumentów i informacji. Może żądać tylko takich danych, które mieszczą się w ustawowym katalogu albo są niezbędne do realizacji obowiązku wynikającego z odrębnego przepisu.

Na etapie rekrutacji pracodawca może żądać m.in. danych o wykształceniu, kwalifikacjach zawodowych i przebiegu dotychczasowego zatrudnienia, ale tylko wtedy, gdy jest to niezbędne do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku – art. 22¹ § 1 pkt 4-6 w zw. z art. 22¹ § 2 Kodeksu pracy.

Od pracownika można żądać dodatkowo danych wymienionych w art. 22¹ § 3 Kodeksu pracy. Z kolei innych danych niż wskazane w § 1 i § 3 można żądać wyłącznie wtedy, gdy jest to niezbędne do zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa – art. 22¹ § 4 Kodeksu pracy.

W praktyce oznacza to, że pytanie nie brzmi tylko: „czy pracodawca chce to sprawdzić?”, ale przede wszystkim: „czy konkretny przepis pozwala mu żądać właśnie tego dokumentu i czy bez niego nie da się zweryfikować wymaganych kwalifikacji?”. W kontekście tego, dane osobowe pracownika mogą być przetwarzane tylko w granicach wyznaczonych przez przepisy i cel zatrudnienia.

Czy pracodawca może żądać dziennika praktyk?

Co do zasady – nie automatycznie. Dziennik praktyk zwykle zawiera znacznie więcej informacji niż sam fakt ukończenia studiów czy uzyskania kwalifikacji. Mogą się w nim znajdować dane o przebiegu praktyk, miejscach ich odbywania, ocenach, podpisach opiekunów, a czasem również dane innych osób. Dlatego żądanie całego dziennika trzeba oceniać pod kątem niezbędności i minimalizacji danych. Przy organizowaniu praktyki warto poza dokumentacją ustalić również zasady ochrony na wypadek urazu; osobno omawiamy kwestię ubezpieczenia NNW i wypadku na nieodpłatnej praktyce studenckiej.

Zgodnie z art. 5 ust. 1 lit. c rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO) dane osobowe muszą być adekwatne, stosowne oraz ograniczone do tego, co niezbędne do celów, w których są przetwarzane. To tzw. zasada minimalizacji danych.

Sama możliwość żądania informacji o wykształceniu lub kwalifikacjach z art. 22¹ Kodeksu pracy nie oznacza jeszcze prawa do pozyskiwania każdego dokumentu związanego ze studiami. Jeżeli kwalifikacje potwierdza dyplom, suplement do dyplomu, świadectwo ukończenia studiów, prawo wykonywania zawodu, wpis do rejestru lub inny formalny dokument, pracodawca powinien co do zasady poprzestać na dokumentach adekwatnych do celu.

Żądanie pełnego dziennika praktyk może być zasadne tylko wyjątkowo, gdy z konkretnego przepisu szczególnego wynika obowiązek weryfikacji właśnie takiego dokumentu albo gdy bez niego nie da się realnie ustalić spełnienia ustawowych wymagań do danego stanowiska. Taka sytuacja zależy od stanu faktycznego i rodzaju zawodu.

RODO nie jest samodzielną podstawą do żądania dokumentu

W praktyce często pojawia się błędne sformułowanie: „pracodawca żąda dokumentu, bo pozwala na to RODO”. Tymczasem RODO nie tworzy samo z siebie uprawnienia do żądania dowolnych danych. Ono określa warunki legalnego przetwarzania, ale nie zastępuje przepisów prawa pracy ani przepisów zawodowych.

Podstawy przetwarzania danych osobowych wymienia art. 6 ust. 1 RODO. W relacji pracodawca–pracownik najczęściej wchodzą w grę:

• art. 6 ust. 1 lit. c RODO – przetwarzanie niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze,
• art. 6 ust. 1 lit. b RODO – przetwarzanie niezbędne do wykonania umowy lub działań przed jej zawarciem,
• art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes administratora, o ile nie przeważają prawa i wolności osoby, której dane dotyczą.

W zatrudnieniu zgoda pracownika z art. 6 ust. 1 lit. a RODO nie zawsze będzie bezpieczną podstawą, bo z uwagi na podporządkowanie pracownika może być kwestionowana jako niew pełni dobrowolna. Dlatego przy żądaniu dokumentów kadrowych pierwszeństwo ma zwykle wyraźny przepis prawa albo rzeczywista niezbędność wynikająca z obowiązków pracodawcy.

Szerszy kontekst ochrony prywatności pokazuje też RODO w pracy, gdzie również decydują podstawa prawna i zakres niezbędnych danych.

Czy uczelnia może udostępnić dziennik praktyk pracodawcy?

Co do zasady uczelnia nie powinna przekazywać pracodawcy dziennika praktyk bez wyraźnej podstawy prawnej. Jako administrator danych musi działać zgodnie z art. 5 ust. 1 lit. a RODO (zasada zgodności z prawem, rzetelności i przejrzystości) oraz posiadać jedną z podstaw z art. 6 ust. 1 RODO.

Jeżeli pracodawca nie wskaże konkretnego przepisu, który zobowiązuje uczelnię do udostępnienia dokumentu, uczelnia nie ma podstaw, by przekazać mu taki materiał tylko na żądanie. Dotyczy to tym bardziej współpracownika, który co do zasady nie ma żadnego samodzielnego prawa żądania wglądu w cudze dokumenty edukacyjne lub kadrowe.

Uczelnia może natomiast udzielić informacji lub wydać dokument osobie, której dane dotyczą, albo jej pełnomocnikowi, jeśli pełnomocnictwo zostało prawidłowo udzielone. W niektórych sprawach możliwe jest także potwierdzenie określonego faktu w bardziej ograniczonej formie, np. zaświadczeniem, zamiast przekazywania całego dziennika. To zwykle lepiej realizuje zasadę minimalizacji danych z art. 5 ust. 1 lit. c RODO.

Kiedy żądanie dokumentów może być jednak dopuszczalne?

Nie można wykluczyć, że w niektórych zawodach regulowanych albo stanowiskach związanych z bezpieczeństwem, zdrowiem, edukacją lub służbą publiczną przepisy szczególne przewidują szerszą weryfikację kwalifikacji. Wtedy trzeba sprawdzić ustawę branżową lub rozporządzenie określające wymagania dla danego zawodu.

Przykładowo, jeżeli przepis szczególny wymaga określonej liczby godzin praktyk, rodzaju praktyki albo odbycia praktyki pod nadzorem wskazanego podmiotu, pracodawca może mieć interes w potwierdzeniu tego warunku. Nadal jednak należy zbadać, czy wystarczy dyplom, zaświadczenie uczelni, suplement do dyplomu lub inny dokument urzędowy, czy rzeczywiście konieczny jest pełny dziennik praktyk.

Znaczenie ma też to, czy chodzi o etap rekrutacji, już trwające zatrudnienie, kontrolę zewnętrzną, czy spór co do prawdziwości dokumentów. Jeżeli pracodawca powołuje się na możliwość popełnienia nadużycia lub podania nieprawdziwych danych, ocena może być inna niż przy zwykłej ciekawości kadrowej.

Co zrobić, gdy pracodawca żąda dziennika praktyk bez podstawy?

Najbezpieczniej poprosić pracodawcę o wskazanie:

• konkretnej podstawy prawnej żądania,
• celu przetwarzania dokumentu,
• zakresu danych, które są niezbędne,
• informacji, czy wystarczy inny, mniej ingerujący dokument.

Można odpowiedzieć na piśmie, że jest się gotowym potwierdzić kwalifikacje dokumentem adekwatnym, np. dyplomem, zaświadczeniem uczelni albo prawem wykonywania zawodu, natomiast przekazanie pełnego dziennika praktyk wymaga wskazania wyraźnej podstawy prawnej i wykazania niezbędności.

Jeżeli pracodawca przetwarza dane nadmiarowo, można rozważyć skorzystanie z praw z art. 15 RODO (prawo dostępu do danych), art. 16 RODO (sprostowanie), art. 18 RODO (ograniczenie przetwarzania), a w razie naruszenia – złożenie skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych na podstawie art. 77 ust. 1 RODO.

W podsumowaniu relacji dane pracownika a pracodawca zawsze trzeba oceniać przez pryzmat celu, podstawy prawnej i proporcjonalności działania.

Przykłady

Poniższe sytuacje pokazują, kiedy żądanie dziennika praktyk może być nadmiarowe, a kiedy sprawa wymaga dokładniejszej analizy przepisów szczególnych.

Podsumowanie

Pracodawca nie ma generalnego prawa żądać dziennika praktyk studenckich. Musi wykazać konkretną podstawę prawną i niezbędność takiego dokumentu, zgodnie z art. 22¹ Kodeksu pracy oraz art. 5 i art. 6 RODO. Jeżeli kwalifikacje potwierdzają inne urzędowe dokumenty, żądanie pełnego dziennika praktyk często będzie zbyt daleko idące.

Zobacz również: termin odpowiedzi na pismo pracownika

FAQ

Czy współpracownik może żądać ode mnie dziennika praktyk?

Nie. Współpracownik co do zasady nie ma własnej podstawy prawnej do żądania wglądu w taki dokument ani do przetwarzania zawartych w nim danych.

Czy pracodawca może powołać się po prostu na RODO?

Nie. RODO nie daje samo z siebie prawa do żądania dokumentu. Pracodawca musi wskazać konkretną podstawę z art. 6 ust. 1 RODO oraz wykazać zgodność z art. 22¹ Kodeksu pracy lub przepisem szczególnym.

Czy uczelnia może wydać mój dziennik praktyk pracodawcy bez mojej zgody?

Co do zasady nie, chyba że istnieje wyraźna podstawa prawna do takiego udostępnienia. Samo żądanie pracodawcy zwykle nie wystarcza.

Czy dyplom powinien wystarczyć do potwierdzenia kwalifikacji?

W wielu przypadkach tak, zwłaszcza gdy przepisy lub praktyka zawodowa traktują dyplom, prawo wykonywania zawodu albo wpis do rejestru jako podstawowy dowód kwalifikacji. Zależy to jednak od wymagań konkretnego stanowiska.

Co zrobić, jeśli pracodawca naciska na przekazanie dziennika praktyk?

Warto poprosić o pisemne wskazanie podstawy prawnej i celu żądania oraz zaproponować przedstawienie mniej ingerującego dokumentu. W razie potrzeby można skorzystać z pomocy prawnika lub złożyć skargę do PUODO.

Źródła:

1. Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy, w szczególności art. 22¹ – Dz.U. 1974 nr 24 poz. 141

2. Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO), w szczególności art. 5, art. 6, art. 15, art. 18 i art. 77 – tekst aktu

3. W razie zawodów regulowanych należy dodatkowo sprawdzić ustawę lub rozporządzenie określające kwalifikacje dla konkretnego stanowiska, ponieważ ocena dopuszczalności żądania dokumentu zależy od stanu faktycznego.