Zmiana nazwiska a umowa o pracę

Czy zmiana nazwiska pracownika ma wpływ na ważność umowy o pracę?

Na wstępie chcę zaznaczyć, że w razie zmiany nazwiska pracownika nie ma potrzeby podpisywania nowej umowy o pracę ani aneksowania tej obowiązującej. Zmiana nazwiska pracownika w żaden sposób nie wpływa na ważność trwającej umowy.

Chciałbym jednak zwrócić Pani uwagę na treść art. 221 Kodeksu pracy, a zwłaszcza na § 1 i § 3. Zgodnie z nimi pracodawca ma prawo żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie podania danych osobowych obejmujących:

1. imię (imiona) i nazwisko,
2. imiona rodziców,
3. datę urodzenia,
4. miejsce zamieszkania (adres do korespondencji),
5. wykształcenie,
6. przebieg dotychczasowego zatrudnienia.

Udostępnienie pracodawcy aktualnych danych osobowych

Udostępnienie pracodawcy danych osobowych następuje w formie oświadczenia osoby, której one dotyczą. Pracodawca ma prawo żądać udokumentowania danych osobowych osób, o których mowa w § 1.

Z przepisów powyższych wynika więc, że pracownik ma obowiązek przedstawienia pracodawcy takich dokumentów, jak np. akt ślubu czy też dowód osobisty. Pracodawca może sporządzić ich kserokopie i umieścić je w aktach osobowych pracownika, choć zasadniczo wystarcza samo oświadczenie pracownika.

Z ww. przepisu wynika także – oprócz obowiązku jednorazowego podania określonych danych – obowiązek aktualizowania tych danych. Pracodawca ma bowiem prawo do pozyskania jak najbardziej aktualnych informacji o pracowniku, a pracownik musi nie tylko podać te informacje, ale również w miarę potrzeby je aktualizować.

Dane te są niezbędne m.in. do wywiązywania się przez pracodawcę z obowiązków związanych z zatrudnieniem pracownika (chodzi tu np. o odprowadzanie obowiązkowych składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne oraz zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych, o składanie niezbędnych dokumentów, raportów, deklaracji, o naliczenia i wypłaty wynagrodzenia, a także inne świadczenia wynikające ze stosunku pracy).

W jakim terminie pracownik jest zobowiązany do przekazania informacji o zmianach w danych osobowych?

Wprawdzie Kodeks pracy nie określa, w jakim terminie pracownik jest zobowiązany do przekazania informacji o zmianach niezbędnych danych osobowych, jednak w interesie pracownika leży jak najszybsze poinformowanie pracodawcy. Informacja ta powinna zostać przekazana w formie pisemnego oświadczenia opatrzonego podpisem pracownika. Dodatkowo pracodawca ma prawo żądać okazania dokumentów potwierdzających informacje zawarte w oświadczeniu pracownika. Na ich podstawie jest zobowiązany poinformować o zmianach odpowiednie urzędy i organy (np. ZUS), a także wydać pracownikowi odpowiednie dokumenty (np. legitymację służbową, upoważnienia lub pełnomocnictwa do działania w imieniu firmy itp.) i narzędzia (np. imienną pieczątkę, identyfikator, imienną przepustkę uprawniającą do poruszania się po terenie zakładu pracy, nowy login do systemu komputerowego itp.) niezbędne do wykonywania pracy uwzględniające nowe dane osobowe pracownika.

Co do ciąży, to Kodeks pracy nie nakłada obowiązku poinformowania pracodawcy o zajściu w ciążę, a jedynie obowiązek potwierdzenia stanu ciąży świadectwem lekarskim (art.185 Kodeksu pracy).