Wystawianie faktur pracodawcy przez pracownika

Czy pracownik może wystawiać faktury swojemu pracodawcy?

Tak, jest to możliwe. Sam fakt, że dana osoba pozostaje pracownikiem spółki, nie odbiera jej prawa do założenia jednoosobowej działalności gospodarczej, zatrudniania pracowników i zawierania umów z kontrahentami, w tym również z własnym pracodawcą. Przepisy nie zawierają ogólnego zakazu świadczenia usług na rzecz pracodawcy.

Nie oznacza to jednak pełnej dowolności. Trzeba ustalić, czy usługi wykonywane w ramach działalności są rzeczywiście odrębne od obowiązków pracowniczych, czy są wykonywane samodzielnie, na własne ryzyko gospodarcze i na podstawie realnej umowy biznesowej. Szczególnie ostrożnie należy podejść do sytuacji, w której pracownik miałby fakturować dokładnie te same czynności, które wykonuje w ramach etatu.

Znaczenie mogą mieć także postanowienia umowy o pracę, regulaminu pracy, polityk wewnętrznych, umowy o zakazie konkurencji oraz obowiązek zachowania tajemnicy przedsiębiorstwa. Jeżeli działalność pracownika koliduje z interesem pracodawcy albo wykorzystuje jego zasoby bez zgody, może to prowadzić do odpowiedzialności pracowniczej, a w skrajnych przypadkach także do rozwiązania umowy o pracę.

Kiedy faktura może zostać uznana za ukryty stosunek pracy?

Najważniejsza granica wynika z art. 22 Kodeksu pracy. Jeżeli dana osoba wykonuje pracę określonego rodzaju na rzecz pracodawcy, pod jego kierownictwem, w miejscu i czasie przez niego wyznaczonym, za wynagrodzeniem, to zatrudnienie ma cechy stosunku pracy bez względu na nazwę umowy.

Ryzyko jest wysokie zwłaszcza wtedy, gdy po wystawieniu faktur nic realnie się nie zmienia: pracownik wykonuje te same zadania, przy tym samym biurku, w tych samych godzinach, pod tym samym przełożonym i bez rzeczywistej odpowiedzialności gospodarczej za rezultat. W takiej sytuacji faktura może zostać potraktowana jako próba obejścia przepisów o czasie pracy, urlopach, składkach, podatkach lub ochronie pracowniczej.

Inaczej wygląda sytuacja, gdy pracownik prowadzi odrębną firmę, zatrudnia własne osoby, ponosi ryzyko gospodarcze, korzysta z własnej organizacji pracy i wykonuje na rzecz pracodawcy usługę inną niż jego obowiązki etatowe, na przykład obsługę informatyczną, serwisową, projektową albo obsługę księgową zewnętrzną. Wtedy współpraca jest co do zasady dopuszczalna, choć nadal wymaga prawidłowego ułożenia umowy i dokumentacji.

Usługi dla pracodawcy a podatek dochodowy

Przychody z działalności gospodarczej mogą być opodatkowane według skali podatkowej, podatkiem liniowym albo ryczałtem, ale wybór formy opodatkowania trzeba ocenić przez pryzmat współpracy z obecnym lub byłym pracodawcą. W praktyce najbezpieczniej jest porównać zakres obowiązków z umowy o pracę z zakresem usług opisanych w umowie B2B.

Podatek liniowy 19% może być problematyczny, jeżeli przedsiębiorca uzyskuje przychody ze świadczenia usług na rzecz obecnego albo byłego pracodawcy i usługi te odpowiadają czynnościom wykonywanym w tym samym roku podatkowym w ramach stosunku pracy. W takim przypadku podatnik traci prawo do tej formy opodatkowania w danym roku i musi rozliczyć dochody według zasad ogólnych.

Podobne ograniczenie dotyczy ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych. Jeżeli przedsiębiorca świadczy na rzecz obecnego albo byłego pracodawcy usługi odpowiadające czynnościom wykonywanym w roku podatkowym albo w roku poprzedzającym rok podatkowy w ramach stosunku pracy, traci prawo do ryczałtu od dnia uzyskania takiego przychodu do końca roku podatkowego.

Nie każde świadczenie usług dla pracodawcy wyłącza więc podatek liniowy lub ryczałt. Kluczowa jest tożsamość albo istotne podobieństwo czynności. Jeżeli działalność dotyczy innego zakresu usług niż etat, ograniczenia mogą nie wystąpić, ale warto mieć dokumenty potwierdzające odmienny charakter współpracy.

Karta podatkowa nie jest już realną opcją dla nowych przedsiębiorców. Od 1 stycznia 2022 r. mogą z niej korzystać zasadniczo tylko podatnicy, którzy kontynuują opodatkowanie w tej formie i nie utracili do niej prawa.

VAT i wystawianie faktur dla pracodawcy

Obecnie nie jest prawidłowe twierdzenie, że faktury mogą wystawiać wyłącznie podatnicy VAT czynni. Podatnik VAT czynny wystawia faktury z VAT według właściwej stawki, natomiast podatnik korzystający ze zwolnienia z VAT może wystawiać faktury bez VAT, z odpowiednią podstawą zwolnienia, jeżeli jest ona wymagana.

Od 2026 r. limit zwolnienia podmiotowego z VAT wynosi 240 000 zł wartości sprzedaży rocznie, bez kwoty podatku. Przy rozpoczęciu działalności w trakcie roku limit ustala się proporcjonalnie. Trzeba jednak pamiętać, że niektóre czynności, na przykład określone usługi doradcze, prawnicze lub jubilerskie, wyłączają zwolnienie z VAT niezależnie od obrotu.

Jeżeli pracodawca jest przedsiębiorcą, w praktyce zwykle będzie oczekiwał faktury dokumentującej wykonaną usługę. Faktura powinna odpowiadać rzeczywistej treści współpracy: wskazywać faktycznie wykonaną usługę, prawidłową datę, wartość wynagrodzenia i dane stron. Nie należy wystawiać faktur za czynności pozorne albo za zadania, które w rzeczywistości są wykonywane wyłącznie w ramach etatu.

Przy fakturowaniu trzeba też uwzględnić obowiązki związane z Krajowym Systemem e-Faktur, jeżeli w danym przypadku mają zastosowanie. Zasady KSeF zależą od statusu podatnika, rodzaju faktury i przepisów przejściowych, dlatego przy regularnej współpracy B2B warto ustalić je przed rozpoczęciem wystawiania dokumentów.

ZUS przy etacie i własnej działalności

Jeżeli pracownik nadal pozostaje zatrudniony na etacie i uzyskuje z tego tytułu wynagrodzenie co najmniej minimalne, z działalności gospodarczej zasadniczo nie powstaje obowiązek opłacania składek społecznych, ale pozostaje obowiązek rozliczenia składki zdrowotnej z działalności. Jeżeli wynagrodzenie z etatu jest niższe albo występują inne tytuły do ubezpieczeń, zasady trzeba sprawdzić indywidualnie.

Osobno należy ocenić ulgę na start i preferencyjne składki ZUS. Współpraca z byłym pracodawcą może wyłączyć te preferencje, jeżeli przed rozpoczęciem działalności w bieżącym albo poprzednim roku kalendarzowym przedsiębiorca wykonywał u niego w ramach stosunku pracy czynności wchodzące w zakres obecnej działalności.

Jeżeli przedsiębiorca zatrudnia własnych pracowników, staje się dla nich pracodawcą i płatnikiem składek. Musi prowadzić dokumentację kadrową, zgłosić pracowników do ZUS, rozliczać wynagrodzenia oraz wykonywać obowiązki z zakresu prawa pracy i BHP. Samo zatrudnienie pracowników w firmie wzmacnia argument, że działalność ma rzeczywisty charakter, ale nie przesądza automatycznie o bezpieczeństwie współpracy z dotychczasowym pracodawcą.

Jak przygotować bezpieczną umowę z pracodawcą?

Umowa z pracodawcą powinna jasno wskazywać, jaka usługa jest wykonywana poza etatem i czym różni się od obowiązków pracowniczych. Warto opisać rezultat albo zakres usługi, wynagrodzenie, zasady odbioru prac, odpowiedzialność przedsiębiorcy, możliwość korzystania z własnych pracowników lub podwykonawców oraz sposób rozliczania kosztów.

Dobrą praktyką jest unikanie zapisów typowych dla umowy o pracę, takich jak stałe godziny pracy, bieżące polecenia służbowe, obowiązek osobistego wykonywania wszystkich czynności czy podporządkowanie organizacyjne identyczne jak na etacie. Im bardziej umowa B2B przypomina zwykłe polecenia służbowe, tym większe ryzyko sporu z ZUS, urzędem skarbowym albo Państwową Inspekcją Pracy.

Jeżeli usługi mogą być uznane za konkurencyjne, należy uzyskać zgodę pracodawcy albo zmienić treść zakazu konkurencji. Trzeba też zabezpieczyć kwestie poufności, dostępu do danych, ochrony danych osobowych, praw autorskich i odpowiedzialności za szkody.

Podsumowanie

Pracownik może założyć działalność gospodarczą i wystawiać faktury swojemu pracodawcy, ale nie może używać faktury jako prostego zamiennika etatu. Najważniejsze jest, aby współpraca była rzeczywistą usługą gospodarczą, odrębną od obowiązków pracowniczych, prawidłowo udokumentowaną i zgodną z przepisami podatkowymi oraz ubezpieczeniowymi.

Jeżeli usługi są takie same jak obowiązki pracownika, pojawia się ryzyko utraty podatku liniowego lub ryczałtu, zakwestionowania preferencji ZUS oraz uznania współpracy za stosunek pracy. Jeśli natomiast działalność ma własną organizację, własne ryzyko i inny zakres czynności, współpraca z pracodawcą może być prawnie dopuszczalna. Zobacz również omówienie podobnego problemu: własna DG a stosunek pracy.

FAQ

Źródła

• Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy, w szczególności art. 22: ISAP.
• Ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych, w szczególności art. 9a: ISAP.
• Ustawa z dnia 20 listopada 1998 r. o zryczałtowanym podatku dochodowym, w szczególności art. 8: ISAP.
• Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, w szczególności art. 106b i art. 113: ISAP.
• Ustawa z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych, w szczególności art. 18a: ISAP.
• Biznes.gov.pl, informacje o zmianach podatkowych od 2026 r. i limicie zwolnienia podmiotowego z VAT: Biznes.gov.pl.
• Podatki.gov.pl, informacje o opodatkowaniu kartą podatkową i ograniczeniach obowiązujących od 2022 r.: Podatki.gov.pl.

Stan prawny aktualny na dzień 22 maja 2026 r.