Samozatrudnienie sprzedawczyni w sklepie – kiedy jest zgodne z prawem?

Czy sprzedawczyni może pracować w sklepie na samozatrudnieniu?

Co do zasady osoba prowadząca jednoosobową działalność gospodarczą może zawrzeć z właścicielem sklepu umowę o współpracę. Sam fakt, że usługi są wykonywane w lokalu zleceniodawcy, nie przesądza jeszcze o nieważności takiej umowy. Problem pojawia się wtedy, gdy pod nazwą „współpracy B2B” faktycznie kryje się zwykła praca ekspedientki.

Kluczowy jest art. 22 § 1 Kodeksu pracy. Przez nawiązanie stosunku pracy pracownik zobowiązuje się do wykonywania pracy określonego rodzaju na rzecz pracodawcy, pod jego kierownictwem oraz w miejscu i czasie przez niego wyznaczonym, a pracodawca zobowiązuje się zatrudniać pracownika za wynagrodzeniem. Jeżeli te cechy występują, zatrudnienie jest zatrudnieniem pracowniczym bez względu na nazwę zawartej umowy.

W praktyce oznacza to, że sprzedaż w sklepie na fakturę może być zgodna z prawem, ale tylko wtedy, gdy nie jest sztucznym zastąpieniem etatu. Jeżeli właściciel sklepu ustala grafik, wydaje bieżące polecenia jak przełożony, kontroluje sposób obsługi klientów, wymaga osobistego wykonywania obowiązków i nie pozostawia realnej swobody organizacyjnej, ryzyko uznania relacji za stosunek pracy jest wysokie.

Dla właściciela sklepu konsekwencje mogą być poważne: roszczenia o ustalenie istnienia stosunku pracy, zaległe świadczenia pracownicze, urlop, nadgodziny, składki, a w określonych przypadkach także odpowiedzialność wykroczeniowa za zastępowanie umowy o pracę umową cywilnoprawną przy zachowaniu warunków właściwych dla etatu.

Kiedy samozatrudnienie sprzedawczyni jest pozorne?

Największe ryzyko powstaje wtedy, gdy w dokumentach pojawia się działalność gospodarcza, ale w codziennej pracy wszystko wygląda jak etat. Chodzi zwłaszcza o sytuacje, w których osoba na B2B:

• pracuje stale w tym samym sklepie i w godzinach ustalanych jednostronnie przez właściciela,
• nie może samodzielnie ustalać sposobu wykonywania usług,
• podlega bieżącym poleceniom przełożonego lub kierownika sklepu,
• nie ponosi realnego ryzyka gospodarczego, bo ma stałą miesięczną kwotę niezależną od efektów,
• nie może świadczyć usług dla innych podmiotów lub faktycznie jest związana wyłącznie z jednym sklepem,
• korzysta wyłącznie z narzędzi, systemów, procedur i kasy zleceniodawcy,
• musi usprawiedliwiać nieobecności podobnie jak pracownik i nie może samodzielnie zorganizować zastępstwa.

Im więcej takich elementów występuje jednocześnie, tym trudniej bronić tezy, że chodzi o niezależną działalność gospodarczą. Podobne wątpliwości pojawiają się przy modelach takich jak współpraca z pracownikiem na DG, gdy obok lub zamiast etatu tworzy się dodatkową relację gospodarczą, ale zadania pozostają takie same jak pracownicze.

Kiedy umowa B2B w sklepie może się obronić?

Umowa o współpracę w ramach prowadzonej przez siebie pozarolniczej działalności gospodarczej ma większe szanse obrony, jeżeli opisuje realne usługi, a nie zwykłe stanowisko pracy. Przykładowo przedsiębiorca może świadczyć usługi merchandisingowe, marketingowe, promocyjne, szkoleniowe, organizacyjne, wsparcia sprzedaży albo obsługi wydarzeń w sklepie, jeżeli faktycznie wykonuje je samodzielnie i na własne ryzyko.

W umowie warto precyzyjnie opisać zakres usług, sposób rozliczeń, odpowiedzialność za rezultat lub należyte wykonanie usług, możliwość świadczenia usług na rzecz innych klientów, zasady korzystania z narzędzi zleceniodawcy oraz sposób umawiania terminów. Nie powinno się przenosić do umowy B2B typowych postanowień pracowniczych, takich jak sztywny grafik narzucany jednostronnie, urlop wypoczynkowy, podporządkowanie służbowe czy obowiązek stałej obecności w sklepie jak pracownik.

Jeżeli współpraca polega na wystawianiu faktur jednemu podmiotowi, trzeba też sprawdzić jej skutki podatkowe i dowodowe. W praktyce warto przeanalizować, czy wystawianie faktur własnemu pracodawcy albo podmiotowi, który faktycznie organizuje pracę jak pracodawca, nie zwiększy ryzyka zakwestionowania rozliczeń lub samego charakteru współpracy.

Jaki PKD wybrać przy obsłudze sprzedaży w sklepie?

PKD służy przede wszystkim klasyfikacji działalności w ewidencji, statystyce i rachunkowości. Od 2025 r. obowiązuje klasyfikacja PKD 2025, a przedsiębiorcy rozpoczynający działalność po tej dacie posługują się już nowymi kodami. Przedsiębiorcy działający wcześniej mają okres przejściowy na dostosowanie kodów, jednak przy zmianie wpisu w CEIDG system może wymagać przejścia na PKD 2025.

Przy samozatrudnieniu sprzedawczyni nie należy automatycznie wybierać kodu właściwego dla sprzedaży detalicznej biżuterii, jeżeli osoba na B2B nie kupuje towaru na własny rachunek i nie sprzedaje własnego asortymentu. Jeżeli przedsiębiorca jedynie wspiera sprzedaż towarów należących do sklepu, właściwsze mogą być kody opisujące faktycznie świadczone usługi, np. wsparcie administracyjne, marketingowe, promocyjne, organizacyjne albo inne usługi pomocnicze.

Nie da się jednak odpowiedzialnie wskazać jednego kodu PKD tylko na podstawie informacji, że chodzi o pracę w sklepie z biżuterią. Inny kod będzie właściwy dla osoby, która prowadzi własną sprzedaż, inny dla konsultanta sprzedaży, inny dla osoby organizującej ekspozycję, a jeszcze inny dla usług marketingowych. PKD powinno odpowiadać realnej działalności, a nie służyć obejściu przepisów o zatrudnieniu.

Ryczałt, skala podatkowa czy podatek liniowy?

W 2026 r. przedsiębiorca prowadzący jednoosobową działalność może co do zasady rozważyć trzy podstawowe formy opodatkowania: skalę podatkową, podatek liniowy 19% albo ryczałt od przychodów ewidencjonowanych. Wybór zależy od wysokości przychodów i kosztów, prawa do ulg, planowanego wspólnego rozliczenia z małżonkiem, składki zdrowotnej oraz tego, czy usługi są wykonywane dla obecnego albo byłego pracodawcy.

Skala podatkowa jest formą podstawową. Nie trzeba składać odrębnego oświadczenia, jeżeli przedsiębiorca nie wybierze innej formy. Podatek według skali wynosi 12% do progu 120 000 zł podstawy obliczenia podatku, z kwotą zmniejszającą podatek 3600 zł, oraz 32% od nadwyżki ponad 120 000 zł. Ta forma może być korzystna przy niższych dochodach, prawie do ulg albo planowanym wspólnym rozliczeniu z małżonkiem.

Podatek liniowy wynosi 19% dochodu, czyli przychodu pomniejszonego o koszty. Może być korzystny przy wyższych dochodach i istotnych kosztach, ale ogranicza część preferencji podatkowych, w tym wspólne rozliczenie z małżonkiem. Trzeba również pamiętać o ograniczeniu dotyczącym świadczenia usług na rzecz obecnego lub byłego pracodawcy, jeżeli usługi odpowiadają czynnościom wykonywanym wcześniej albo obecnie na etacie w warunkach wskazanych w ustawie o PIT.

Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych oznacza opodatkowanie przychodu, bez pomniejszania go o koszty uzyskania przychodu. Stawka zależy od rodzaju rzeczywiście świadczonych usług. Dla działalności usługowej, dla której nie przewidziano innej stawki, możliwa jest stawka 8,5%, ale nie należy zakładać jej automatycznie tylko dlatego, że wpisano określony PKD. Właściwą stawkę trzeba ustalać na podstawie charakteru usługi, często z pomocą klasyfikacji PKWiU.

Oświadczenie o wyborze ryczałtu albo podatku liniowego składa się zasadniczo do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym osiągnięto pierwszy przychód w roku podatkowym, albo do końca roku, jeżeli pierwszy przychód osiągnięto w grudniu. Ryczałt wpłaca się miesięcznie albo kwartalnie, jeżeli podatnik spełnia warunki do rozliczenia kwartalnego. Zeznanie PIT-28 za ryczałt składa się od 15 lutego do 30 kwietnia roku następującego po roku podatkowym.

Czy można wybrać kartę podatkową?

Nie, jeżeli dopiero rozpoczynasz działalność gospodarczą. To jedna z najważniejszych zmian w stosunku do dawnych porad na ten temat. Od 1 stycznia 2022 r. karta podatkowa nie może być wybrana przez podatnika rozpoczynającego prowadzenie działalności gospodarczej.

Karta podatkowa jest dostępna zasadniczo tylko dla osób, które kontynuowały tę formę opodatkowania po 31 grudnia 2021 r., nie zrezygnowały z niej i nie utraciły prawa do jej stosowania. Dlatego w typowej sytuacji osoby zakładającej działalność, aby świadczyć usługi w sklepie, należy porównywać przede wszystkim skalę podatkową, podatek liniowy i ryczałt.

Podatnik, który nadal legalnie korzysta z karty podatkowej, nie składa rocznego zeznania z tytułu tej działalności, ale ma obowiązek złożyć deklarację PIT-16A do końca lutego roku następującego po roku podatkowym. Nie dotyczy to jednak nowych przedsiębiorców, którzy chcieliby dopiero wybrać kartę.

Samozatrudnienie a ZUS i ulgi składkowe

Przy zakładaniu działalności trzeba sprawdzić nie tylko podatek, lecz także składki ZUS. Ulga na start i preferencyjne składki są obwarowane warunkami. Co do zasady problem pojawia się, gdy przedsiębiorca wykonuje na rzecz byłego pracodawcy czynności wchodzące w zakres działalności gospodarczej, które wykonywał dla niego wcześniej jako pracownik w bieżącym albo poprzednim roku kalendarzowym.

Jeżeli osoba nigdy nie była zatrudniona u właściciela sklepu na etacie i od początku zawiera wyłącznie rzeczywistą umowę B2B, samo to nie przekreśla automatycznie preferencji składkowych. Nadal trzeba jednak zbadać, czy działalność jest prawdziwie samodzielna i czy nie jest jedynie etatem ukrytym pod fakturą.

FAQ

Czy właściciel sklepu może wymagać założenia działalności gospodarczej?

Może zaproponować współpracę B2B, ale nie może w ten sposób zastępować umowy o pracę, jeżeli rzeczywiste warunki odpowiadają stosunkowi pracy. Jeżeli praca ma być wykonywana osobiście, pod jego kierownictwem, w wyznaczonym miejscu i czasie, właściwa jest umowa o pracę.

Czy sama faktura przesądza, że nie ma stosunku pracy?

Nie. Faktura i wpis do CEIDG są ważnymi elementami działalności gospodarczej, ale nie decydują same o charakterze relacji. Najważniejsze jest to, jak współpraca wygląda w praktyce.

Czy przy obsłudze sklepu z biżuterią trzeba wpisać PKD sprzedaży detalicznej biżuterii?

Niekoniecznie. Jeżeli przedsiębiorca nie kupuje towaru i nie sprzedaje własnej biżuterii, lecz tylko świadczy usługi na rzecz sklepu, kod powinien odpowiadać rzeczywistej usłudze, np. wsparciu sprzedaży, działaniom organizacyjnym, administracyjnym lub promocyjnym.

Czy ryczałt 8,5% zawsze będzie prawidłowy?

Nie. Stawka 8,5% może dotyczyć niektórych usług, dla których przepisy nie przewidują innej stawki, ale trzeba sprawdzić faktyczny rodzaj usługi. Dla części usług niematerialnych albo doradczych mogą mieć zastosowanie inne stawki ryczałtu lub ograniczenia.

Czy nowy przedsiębiorca może wybrać kartę podatkową?

Nie. Od 1 stycznia 2022 r. karta podatkowa nie jest dostępna dla osób rozpoczynających działalność. Mogą z niej korzystać zasadniczo tylko podatnicy kontynuujący tę formę z wcześniejszych lat, o ile nie utracili prawa do karty.

Czy praca tylko dla jednego sklepu automatycznie oznacza etat?

Nie automatycznie, ale jest to istotny sygnał ryzyka. Jeżeli dodatkowo występuje podporządkowanie, stały grafik, brak samodzielności i brak ryzyka gospodarczego, prawdopodobieństwo zakwestionowania samozatrudnienia rośnie.

Co można zrobić, gdy B2B faktycznie było etatem?

Można rozważyć wystąpienie do sądu pracy z pozwem o ustalenie istnienia stosunku pracy. Wymaga to wykazania, że w praktyce praca była wykonywana w warunkach z art. 22 Kodeksu pracy, a nie jako samodzielna działalność gospodarcza.

Podsumowanie

Samozatrudnienie sprzedawczyni w sklepie może być legalne, ale tylko wtedy, gdy nie jest pozornym etatem. Najważniejsze jest faktyczne wykonywanie współpracy: samodzielność, brak podporządkowania pracowniczego, realne ryzyko gospodarcze i prawidłowe opisanie usług w umowie. Jeżeli natomiast osoba na B2B pracuje jak zwykły pracownik sklepu, relacja może zostać uznana za stosunek pracy.

Przy zakładaniu działalności trzeba osobno sprawdzić PKD, właściwą stawkę ryczałtu lub inną formę opodatkowania, warunki ZUS oraz ewentualne ograniczenia przy współpracy z obecnym albo byłym pracodawcą. Jeżeli w grę wchodzą równolegle etat, dodatkowa umowa albo działalność gospodarcza, warto przeanalizować także ryzyka podobne do sytuacji, w której zawierane są dwie umowy u tego samego pracodawcy.

Źródła:

1. Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy - Dz.U. 1974 nr 24 poz. 141 ze zm.

2. Ustawa z dnia 20 listopada 1998 r. o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne - Dz.U. 1998 nr 144 poz. 930 ze zm.

3. Ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych - Dz.U. 1991 nr 80 poz. 350 ze zm.

4. Ustawa z dnia 6 marca 2018 r. Prawo przedsiębiorców - Dz.U. 2018 poz. 646 ze zm.

5. Informacje Ministerstwa Finansów w serwisie podatki.gov.pl dotyczące ryczałtu, podatku liniowego, skali podatkowej i karty podatkowej.

6. Informacje ZUS dotyczące ulgi na start i preferencyjnych składek dla osób rozpoczynających działalność gospodarczą.