Archiwum akt osobowych kiedy można zniszczyć dokumentację pracowniczą

Najpierw ustal, jakie dokumenty są w archiwum

W opisanej sytuacji firma posiada akta osobowe od 1951 r., w tym dokumenty po zakładach, które w przeszłości łączyły się z obecnym pracodawcą. To oznacza, że przed zniszczeniem akt nie wystarczy sprawdzić samej daty dokumentów. Trzeba ustalić, kto był ich wytwórcą, czy obecna firma jest następcą prawnym poprzednich zakładów, jakich pracowników dotyczą dokumenty oraz kiedy ustały poszczególne stosunki pracy.

Dokumentacja pracownicza obejmuje nie tylko akta osobowe, ale także dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy, w tym dokumenty dotyczące czasu pracy, urlopów, wypłaty wynagrodzeń i odpowiedzialności porządkowej. Przy porządkowaniu archiwum warto oddzielić akta osobowe od dokumentacji płacowej, zbiorczych list, kart wynagrodzeń, list obecności i innych ewidencji. W praktyce szczególnego uporządkowania wymaga także ewidencja czasu pracy, ponieważ nie zawsze znajduje się ona w tej samej części dokumentacji co akta osobowe.

Jeżeli nie ma rejestrów, pierwszym krokiem powinno być sporządzenie inwentarza roboczego: nazwa zakładu, lata dokumentacji, rodzaj akt, imię i nazwisko pracownika, data zatrudnienia, data ustania zatrudnienia, oznaczenie komórki organizacyjnej oraz informacja, czy dokumentacja jest kompletna. Dopiero na tej podstawie można ocenić, czy termin przechowywania rzeczywiście już minął.

10 czy 50 lat — aktualne okresy przechowywania akt pracowniczych

Stan prawny zmienił się zasadniczo od czasu sporządzenia pierwotnej odpowiedzi. Dawniej w praktyce przyjmowano 50-letni okres przechowywania dokumentacji pracowniczej. Obecnie trzeba rozróżnić trzy grupy dokumentacji.

Po pierwsze: dla pracowników zatrudnionych po raz pierwszy przed 1 stycznia 1999 r. dokumentację pracowniczą przechowuje się co do zasady przez 50 lat od ustania stosunku pracy. W archiwum obejmującym akta od 1951 r. ta grupa będzie najistotniejsza.

Po drugie: dla pracowników zatrudnionych po raz pierwszy od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2018 r. podstawowo również obowiązuje 50 lat, ale pracodawca może skrócić okres przechowywania do 10 lat, jeżeli złożył do ZUS oświadczenie ZUS OSW i raporty informacyjne ZUS RIA za osoby objęte skróceniem. W takim przypadku 10 lat liczy się od końca roku kalendarzowego, w którym złożono raport informacyjny.

Po trzecie: dla pracowników zatrudnionych od 1 stycznia 2019 r. dokumentację pracowniczą przechowuje się przez okres zatrudnienia oraz 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu albo wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres.

Nie należy więc automatycznie niszczyć wszystkich dokumentów starszych niż 50 lat od daty ich powstania. Dla akt osobowych punktem odniesienia jest przede wszystkim data ustania zatrudnienia, a w odniesieniu do określonych dokumentów także przepisy szczególne i funkcja dokumentu. Jeżeli dokumentacja może być potrzebna w trwającym sporze sądowym, kontroli, postępowaniu emerytalno-rentowym albo do wykazania uprawnień byłego pracownika, bezpieczniej jest wstrzymać zniszczenie do czasu wyjaśnienia sprawy.

Jak liczyć termin i kiedy można zniszczyć dokumentację

Przy dokumentacji objętej 10-letnim okresem termin liczy się zasadniczo od końca roku kalendarzowego wskazanego w Kodeksie pracy lub przepisach o raportach informacyjnych. Przy dokumentacji objętej okresem 50-letnim w odniesieniu do akt osobowych decydujące znaczenie ma data ustania stosunku pracy, a nie sama data założenia teczki.

Po upływie okresu przechowywania pracownik ma prawo odebrać dokumentację do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie tego okresu. Jeżeli jej nie odbierze, pracodawca niszczy dokumentację w sposób uniemożliwiający odtworzenie treści, co do zasady w terminie do 12 miesięcy po upływie czasu przeznaczonego na odbiór. W tym okresie, dopóki dokumenty nie zostały zniszczone, pracodawca może jeszcze wydać je byłemu pracownikowi.

W przypadku bardzo starych akt, zwłaszcza po zakładach przejętych, praktycznie często nie da się skutecznie dotrzeć do wszystkich byłych pracowników albo ich następców. Nie zwalnia to jednak firmy z obowiązku ostrożnego ustalenia kategorii dokumentacji, okresu przechowywania i podstawy zniszczenia. Protokół zniszczenia, spis akt i dokumentacja przekazania do profesjonalnego zniszczenia powinny zostać zachowane.

Dokumenty po przejętych zakładach pracy

Jeżeli obecny zakład przejął inny zakład pracy albo jego część, należy ustalić, czy doszło do przejścia zakładu pracy lub następstwa prawnego. W razie przejścia zakładu pracy na innego pracodawcę nowy pracodawca przejmuje nie tylko pracowników, lecz także dokumentację związaną z ich zatrudnieniem. W praktyce może to obejmować również dokumentację byłych pracowników, jeżeli nie została wcześniej przekazana uprawnionemu przechowawcy.

Przy archiwum powstałym z kilku połączonych zakładów szczególne znaczenie ma historia organizacyjna: zmiany nazw, przekształcenia, połączenia, likwidacje, przejęcia majątku i zadania poszczególnych jednostek. Jeżeli dokumenty pochodzą z dawnych przedsiębiorstw państwowych, jednostek samorządowych albo innych podmiotów objętych nadzorem archiwalnym, nie wolno traktować ich jak zwykłych dokumentów prywatnej firmy bez sprawdzenia, czy nie ma obowiązku uzyskania zgody archiwum państwowego.

Brak rejestrów nie oznacza, że można zniszczyć dokumenty bez weryfikacji. Przeciwnie — brak ewidencji zwiększa ryzyko błędnej kwalifikacji. W takiej sytuacji warto przygotować roboczy spis dokumentacji i wystąpić do właściwego archiwum państwowego o konsultację albo ekspertyzę, zwłaszcza gdy dokumenty są bardzo stare, niejednolicie opisane lub pochodzą z różnych zakładów.

Likwidacja albo upadłość pracodawcy

Osobne reguły dotyczą sytuacji, gdy pracodawca kończy działalność, jest likwidowany albo ogłoszono jego upadłość. Wtedy dokumentacja osobowa i płacowa nie może zostać porzucona ani zniszczona tylko dlatego, że firma przestaje istnieć. Likwidator albo syndyk powinien wskazać podmiot, któremu dokumentacja zostanie przekazana do dalszego przechowywania, oraz zabezpieczyć środki na ten cel. Szerzej problem ten łączy się z zasadami, które obejmują przechowywanie dokumentacji pracowniczej po ustaniu działalności pracodawcy.

Jeżeli nie da się zapewnić środków na dalsze przechowywanie, ustawa o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach przewiduje szczególne procedury, w tym udział sądu rejestrowego oraz właściwego archiwum państwowego. Dokumentacja powinna zostać uporządkowana przed przekazaniem, a przechowawca powinien być podmiotem uprawnionym do prowadzenia działalności w zakresie przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej.

Brakowanie dokumentacji krok po kroku

Brakowanie dokumentacji oznacza wydzielenie dokumentów, których okres przechowywania upłynął i które nie mają już wartości praktycznej ani archiwalnej, a następnie przekazanie ich do zniszczenia. Przy dokumentacji pracowniczej trzeba jednak rozróżnić zwykłe zniszczenie akt po upływie okresu z Kodeksu pracy od formalnego brakowania dokumentacji niearchiwalnej objętej przepisami archiwalnymi.

Jeżeli dokumentacja pochodzi od organów państwowych, państwowych lub samorządowych jednostek organizacyjnych albo prywatny podmiot przechowuje dokumentację po takich jednostkach, brakowanie odbywa się na wniosek kierownika jednostki i za uprzednią zgodą dyrektora właściwego archiwum państwowego. Zgoda potwierdza, że wśród dokumentacji przeznaczonej do zniszczenia nie występują materiały archiwalne.

W typowej prywatnej firmie zniszczenie dokumentacji pracowniczej po upływie okresu przechowywania wynika przede wszystkim z Kodeksu pracy. Mimo to warto zachować standard podobny do procedury archiwalnej: przygotować spis akt przeznaczonych do zniszczenia, wskazać podstawę i datę upływu okresu przechowywania, powołać komisję lub osobę odpowiedzialną, a następnie sporządzić protokół zniszczenia.

Praktyczna procedura powinna wyglądać następująco:

1. ustalenie pochodzenia dokumentacji i następstwa prawnego po dawnych zakładach,
2. podział dokumentów według pracowników, lat, rodzaju dokumentacji i kategorii archiwalnej,
3. sprawdzenie, czy obowiązuje 10-letni czy 50-letni okres przechowywania,
4. weryfikacja, czy nie toczy się sprawa, w której dokumenty mogą być potrzebne,
5. uzyskanie zgody archiwum państwowego, jeżeli jest wymagana,
6. sporządzenie spisu dokumentacji przeznaczonej do zniszczenia,
7. zniszczenie dokumentów w sposób uniemożliwiający odtworzenie danych, najlepiej przez wyspecjalizowany podmiot,
8. zachowanie protokołu i potwierdzenia zniszczenia.

Odpowiedzialność za nieprawidłowe przechowywanie albo zniszczenie akt

Pracodawca ma obowiązek przechowywać dokumentację pracowniczą w warunkach zapewniających poufność, integralność, kompletność i dostępność oraz chroniących ją przed uszkodzeniem lub zniszczeniem. Dotyczy to zarówno dokumentacji papierowej, jak i elektronicznej.

Za naruszenia w zakresie dokumentacji pracowniczej grozi odpowiedzialność wykroczeniowa z Kodeksu pracy. Grzywna może wynosić od 1000 zł do 30 000 zł, między innymi za nieprowadzenie dokumentacji pracowniczej, przechowywanie jej krócej niż wymagany okres albo pozostawienie jej w warunkach grożących uszkodzeniem lub zniszczeniem.

Nieprawidłowe zniszczenie akt może wywołać także odpowiedzialność cywilną, jeżeli były pracownik poniesie szkodę, na przykład nie będzie mógł wykazać okresów zatrudnienia, wysokości wynagrodzenia, pracy w szczególnych warunkach albo innych danych potrzebnych w sprawie emerytalnej, rentowej lub sądowej. Dodatkowo dokumentacja pracownicza zawiera dane osobowe, więc jej utrata, ujawnienie albo zniszczenie w niewłaściwy sposób może mieć znaczenie również na gruncie ochrony danych osobowych.

Co powinna zrobić firma z archiwum od 1951 roku

W opisanym przypadku najbezpieczniejszym rozwiązaniem nie jest jednorazowe zniszczenie wszystkich dokumentów starszych niż 50 lat, ale uporządkowanie archiwum etapami. Najpierw należy wyodrębnić dokumentację, co do której da się ustalić datę ustania zatrudnienia i pochodzenie zakładu. Następnie trzeba sprawdzić, czy upłynął właściwy okres przechowywania i czy dokumenty nie mają kategorii archiwalnej wymagającej innego postępowania.

Dla dokumentacji najstarszej, pochodzącej z lat 50., 60. i 70., bardzo istotne będzie ustalenie, czy są to akta po dawnych jednostkach państwowych albo zakładach o szczególnym znaczeniu lokalnym. W razie wątpliwości lepiej wystąpić do właściwego miejscowo archiwum państwowego z opisem sytuacji i próbnym spisem dokumentacji niż samodzielnie kwalifikować całość do zniszczenia.

Jeżeli archiwum państwowe potwierdzi, że dokumentacja nie ma wartości archiwalnej albo zgoda archiwum nie jest wymagana, firma może przeprowadzić zniszczenie dokumentacji, której okres przechowywania upłynął. Zniszczenie powinno być udokumentowane protokołem, spisem oraz potwierdzeniem bezpiecznej utylizacji.

FAQ

Czy wszystkie akta osobowe można zniszczyć po 50 latach?

Nie zawsze. W przypadku dokumentacji pracowniczej trzeba ustalić, od jakiej daty liczyć termin i czy nie obowiązuje inny okres. Dla osób zatrudnionych od 2019 r. podstawowy okres wynosi 10 lat od końca roku, w którym ustało zatrudnienie. Dla zatrudnionych przed 1999 r. zasadą pozostaje 50 lat od ustania stosunku pracy.

Czy prywatny pracodawca zawsze musi mieć zgodę archiwum państwowego?

Nie w każdym przypadku. Zgoda archiwum państwowego jest typowa dla dokumentacji objętej przepisami archiwalnymi, zwłaszcza po jednostkach państwowych lub samorządowych. Przy zwykłej dokumentacji prywatnego pracodawcy podstawą zniszczenia po upływie okresu przechowywania są przepisy Kodeksu pracy. Jeżeli jednak dokumenty pochodzą z dawnych przejętych zakładów, szczególnie państwowych, warto uzyskać stanowisko właściwego archiwum.

Co zrobić, gdy firma nie ma rejestrów starych akt?

Należy sporządzić inwentarz roboczy i ustalić minimum danych: nazwę zakładu, lata dokumentacji, rodzaj akt, pracowników, daty ustania zatrudnienia i pochodzenie dokumentów. Brak rejestrów nie jest podstawą do uproszczonego zniszczenia akt.

Czy dokumenty można po prostu oddać na makulaturę?

Nie. Dokumentacja pracownicza zawiera dane osobowe i informacje o zatrudnieniu, dlatego musi zostać zniszczona w sposób uniemożliwiający odtworzenie treści. W praktyce należy korzystać z bezpiecznego niszczenia dokumentów i zachować protokół lub certyfikat zniszczenia.

Czy akta płacowe i listy wynagrodzeń traktuje się tak samo jak akta osobowe?

Nie zawsze. Dokumentacja płacowa ma duże znaczenie dla ustalania świadczeń emerytalnych i rentowych, dlatego trzeba ją kwalifikować ostrożnie. Przed zniszczeniem list płac, kart wynagrodzeń lub dokumentów dotyczących składników wynagrodzenia należy sprawdzić właściwy okres przechowywania i możliwość wykorzystania tych dokumentów przez byłych pracowników.

Źródła

• Kodeks pracy, w szczególności art. 94 pkt 9a i 9b, art. 94⁵–94⁷ oraz art. 281 § 1.
• Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej.
• Ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, w szczególności przepisy dotyczące dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców.
• Rozporządzenie Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 20 października 2015 r. w sprawie klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych i brakowania dokumentacji niearchiwalnej.
• Aktualne informacje Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej, ZUS oraz Archiwów Państwowych dotyczące dokumentacji pracowniczej i brakowania dokumentacji.