Jak zatrudnić opiekuna dla osoby niepełnosprawnej i rozliczyć umowę

Umowa o świadczenie usług opiekuńczych

W opisanej sytuacji najbezpieczniejszą podstawą współpracy jest umowa o świadczenie usług opiekuńczych, do której stosuje się odpowiednio przepisy o zleceniu na podstawie art. 750 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny. Oznacza to, że w praktyce rozliczeniowej i składkowej taka umowa jest traktowana jak umowa-zlecenie.

Nie ma obowiązku wpisywania do umowy szczegółowych wyliczeń podatku czy składek. W umowie warto natomiast zapisać, że wynagrodzenie jest określone w kwocie brutto, a wypłata następuje po potrąceniu należnych składek i zaliczki na podatek – jeżeli przepisy nakazują ich pobór w danym przypadku.

Podstawowe elementy umowy powinny obejmować:

1. dokładne oznaczenie stron umowy,
2. wskazanie osoby, nad którą ma być sprawowana opieka,
3. opis czynności opiekuńczych,
4. miejsce wykonywania usług,
5. czas trwania umowy,
6. stawki wynagrodzenia i terminu płatności,
7. sposób potwierdzania liczby godzin wykonania zlecenia,
8. zasady rozwiązania umowy,
9. postanowienia dotyczące odpowiedzialności, poufności i przetwarzania danych medycznych lub innych danych wrażliwych – jeżeli mają być powierzane opiekunowi.

W praktyce warto sporządzić załącznik z zakresem czynności, np. pomoc w higienie, przygotowanie posiłków, spacery, zakupy, podanie leków zgodnie z zaleceniami lekarza, towarzyszenie podczas wizyt lekarskich. Trzeba jednak unikać wpisów, które przerzucałyby na opiekuna czynności medyczne wymagające odpowiednich uprawnień zawodowych, jeżeli dana osoba ich nie ma.

Jeżeli potrzebny jest bardziej rozbudowany model współpracy, można porównać rozwiązania stosowane przy zatrudnieniu opiekunki w podobnych sprawach domowych.

Minimalna stawka godzinowa i ewidencja godzin

Przy umowie-zleceniu trzeba pamiętać o minimalnej stawce godzinowej wynikającej z art. 8a ust. 1 ustawy z dnia 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę. Zleceniodawca ma też obowiązek zapewnić sposób potwierdzania liczby godzin wykonania zlecenia zgodnie z art. 8b tej ustawy.

W 2026 r. minimalna stawka godzinowa dla umowy-zlecenia wynosi 30,50 zł brutto. Jeśli stawka zmieni się w kolejnym roku, trzeba stosować aktualne rozporządzenie w sprawie wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę oraz minimalnej stawki godzinowej.

Najlepiej już w umowie zapisać, że opiekun co miesiąc składa zestawienie przepracowanych godzin, a zleceniodawca akceptuje je jako podstawę wypłaty wynagrodzenia. Brak takiego rozwiązania może utrudnić obronę w razie kontroli Państwowej Inspekcji Pracy.

ZUS przy opiekunie zatrudnionym równolegle na etacie

Kluczowe znaczenie ma zbieg tytułów do ubezpieczeń. Zasady te wynikają przede wszystkim z art. 6 ust. 1 pkt 4, art. 9 ust. 1 i ust. 1a, art. 12 ust. 1 oraz art. 13 pkt 2 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych.

Jeżeli opiekun ma jednocześnie umowę o pracę u innego pracodawcy i z tej umowy osiąga w danym miesiącu co najmniej minimalne wynagrodzenie za pracę, to z umowy-zlecenia co do zasady nie podlega obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym. W takiej sytuacji zleceniobiorca może przystąpić do nich dobrowolnie, jeżeli chce, ale nie musi.

Inaczej będzie wtedy, gdy z etatu osiąga mniej niż minimalne wynagrodzenie – wtedy zlecenie może stać się obowiązkowym tytułem także do ubezpieczeń społecznych. Dlatego przed rozpoczęciem współpracy warto odebrać od opiekuna pisemne oświadczenie o jego innych tytułach do ubezpieczeń oraz wysokości wynagrodzenia z etatu. Bez takiego oświadczenia łatwo o błąd w rozliczeniach.

Wypadkowe przy zleceniu jest obowiązkowe, jeżeli zleceniobiorca podlega obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym, co wynika z art. 12 ust. 1 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych. Jeżeli natomiast z tytułu zlecenia obowiązkowe są wyłącznie zdrowotne, składka wypadkowa nie powstaje.

Ubezpieczenie chorobowe przy zleceniu jest dobrowolne na podstawie art. 11 ust. 2 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, ale tylko wtedy, gdy zleceniobiorca podlega obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym z tej właśnie umowy. Jeżeli zlecenie nie rodzi obowiązkowych składek społecznych, to do chorobowego z tej umowy także nie można przystąpić.

Składka zdrowotna

Obowiązek objęcia zleceniobiorcy ubezpieczeniem zdrowotnym wynika z art. 66 ust. 1 pkt 1 lit. e ustawy z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych. W praktyce, jeżeli umowa-zlecenie stanowi tytuł do ubezpieczenia zdrowotnego, zleceniodawca zgłasza opiekuna do tego ubezpieczenia i rozlicza składkę zdrowotną według aktualnych zasad.

Nie należy jednak automatycznie zakładać, że zdrowotne „obowiązuje zawsze i wszystkich”. Ostateczna ocena zależy od konkretnego tytułu ubezpieczeniowego i statusu danej osoby. W typowej sytuacji opisanej w pytaniu, przy zwykłym zleceniu wykonywanym odpłatnie przez osobę fizyczną, składka zdrowotna będzie należna.

Jak zgłosić opiekuna do ZUS

Jeżeli osoba prywatna po raz pierwszy zatrudnia zleceniobiorcę, najpierw musi zarejestrować się jako płatnik składek. Co do zasady służy do tego formularz ZUS ZFA. Następnie zgłasza opiekuna:

• na formularzu ZUS ZUA – gdy z umowy powstają także ubezpieczenia społeczne,
• na formularzu ZUS ZZA – gdy z umowy powstaje tylko ubezpieczenie zdrowotne.

Zgłoszenia do ubezpieczeń dokonuje się w terminie 7 dni od daty powstania obowiązku ubezpieczenia, zgodnie z art. 36 ust. 4 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych. Po zakończeniu współpracy trzeba też wyrejestrować zleceniobiorcę z ubezpieczeń.

Osoba prywatna jako płatnik składa następnie dokumenty rozliczeniowe do ZUS i opłaca składki w ustawowym terminie. W praktyce terminy i sposób przekazania dokumentów zależą od statusu płatnika, dlatego warto od początku prowadzić rozliczenia przez PUE ZUS albo z pomocą biura rachunkowego.

Podatek dochodowy od wynagrodzenia opiekuna

Przychody z umowy-zlecenia są kwalifikowane co do zasady do działalności wykonywanej osobiście na podstawie art. 13 pkt 8 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych. Zleceniodawca występuje jako płatnik zaliczek na podatek na zasadach z art. 41 ust. 1 tej ustawy.

Przy standardowym rozliczeniu stosuje się 20% koszty uzyskania przychodu zgodnie z art. 22 ust. 9 pkt 4 ustawy o PIT. Koszty liczy się od przychodu pomniejszonego o potrącone przez płatnika składki na ubezpieczenia społeczne, jeżeli w danym przypadku takie składki występują.

Zaliczka na podatek jest pobierana według najniższej stawki skali podatkowej, a więc 12%, zgodnie z art. 27 ust. 1 ustawy o PIT, chyba że wystąpią szczególne okoliczności wpływające na rozliczenie.

Zleceniobiorca może złożyć płatnikowi oświadczenia i wnioski wpływające na obliczanie zaliczek, w tym dotyczące stosowania kwoty zmniejszającej podatek, na zasadach wynikających z art. 31a oraz art. 41 ust. 1a–1c ustawy o PIT. Trzeba jednak uważać, aby nie dublować tego uprawnienia w sposób niezgodny z oświadczeniami złożonymi innym płatnikom.

Po zakończeniu roku płatnik sporządza dla zleceniobiorcy i urzędu skarbowego informację PIT-11, zgodnie z art. 42 ust. 2 pkt 1 ustawy o PIT.

Jak praktycznie policzyć wynagrodzenie

Schemat rozliczenia co miesiąc wygląda zwykle tak:

1. ustala się przychód brutto z umowy,
2. odejmuje się składki społeczne finansowane przez zleceniobiorcę – jeżeli w danym przypadku są należne,
3. oblicza się koszty uzyskania przychodu, najczęściej 20%,
4. ustala się podstawę opodatkowania i zaliczkę na PIT,
5. potrąca się składkę zdrowotną według aktualnych zasad,
6. wypłaca się kwotę netto opiekunowi.

Jeżeli wynagrodzenie z umowy zostałoby ustalone kwotowo bez odniesienia do liczby godzin, nadal trzeba tak prowadzić ewidencję, aby wykazać, że rzeczywiście zachowano minimalną stawkę godzinową.

Tabela: jakie składki przy zleceniu opiekuna?

To zestawienie ma charakter praktycznego uproszczenia. W konkretnych sprawach znaczenie mogą mieć dodatkowe okoliczności, np. status studenta, kilka umów-zleceń, własna działalność gospodarcza, urlop bezpłatny albo zmiana wynagrodzenia z etatu w trakcie miesiąca.

Na co jeszcze uważać przy umowie z opiekunem

• Warto pobrać od opiekuna oświadczenie o innych tytułach do ubezpieczeń i aktualizować je przy zmianie sytuacji.
• Jeżeli opiekun ma mieć dostęp do danych o zdrowiu podopiecznego, trzeba zadbać o poufność i zakres przekazywanych informacji.
• Jeżeli współpraca obejmuje leki, dobrze opisać w załączniku, że opiekun podaje je wyłącznie zgodnie z przekazanymi zaleceniami, bez samodzielnego modyfikowania dawkowania.
• Przy dłuższej współpracy warto ustalić zasady zastępstwa, odpowiedzialności za klucze, zakupy i rozliczanie wydatków gotówkowych.

Przykłady

Poniżej dwa typowe warianty, w których różnica w innych tytułach do ubezpieczeń wpływa na rozliczenie umowy.

FAQ

Czy opiekuna osoby niepełnosprawnej można zatrudnić na umowę-zlecenie?

Tak. Najczęściej będzie to umowa o świadczenie usług, do której stosuje się przepisy o zleceniu na podstawie art. 750 Kodeksu cywilnego.

Czy trzeba pilnować minimalnej stawki godzinowej?

Tak. Wynika to z art. 8a ustawy o minimalnym wynagrodzeniu za pracę. Trzeba też prowadzić lub odbierać potwierdzenie liczby przepracowanych godzin zgodnie z art. 8b tej ustawy.

Czy opiekun pracujący już na etacie zawsze jest zwolniony ze składek społecznych ze zlecenia?

Nie. Zwolnienie z obowiązkowych składek emerytalnej i rentowych z umowy-zlecenia zależy od tego, czy z etatu osiąga co najmniej minimalne wynagrodzenie w danym miesiącu.

Jakim drukiem zgłasza się opiekuna do ZUS?

ZUS ZUA, gdy z umowy powstają także ubezpieczenia społeczne, albo ZUS ZZA, gdy z umowy powstaje wyłącznie ubezpieczenie zdrowotne.

Jakie koszty uzyskania przychodu stosuje się przy takim zleceniu?

Najczęściej 20% kosztów uzyskania przychodu na podstawie art. 22 ust. 9 pkt 4 ustawy o PIT.

Podsumowanie

Zatrudnienie opiekuna dla osoby niepełnosprawnej przez osobę prywatną jest dopuszczalne i w praktyce najczęściej odbywa się przez umowę o świadczenie usług opiekuńczych rozliczaną jak zlecenie. Trzeba jednak prawidłowo opisać zakres obowiązków, zapewnić co najmniej minimalną stawkę godzinową, ustalić zbieg tytułów do ubezpieczeń i poprawnie rozliczać ZUS oraz PIT. Najwięcej błędów pojawia się właśnie przy ocenie, czy zleceniobiorca podlega tylko zdrowotnemu, czy także obowiązkowym składkom społecznym.

Źródła:

1. Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny – Dz.U. 1964 nr 16 poz. 93

2. Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy – ISAP

3. Ustawa z dnia 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę – ISAP

4. Ustawa z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych – ISAP

5. Ustawa z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych – ISAP

6. Ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych – ISAP