P.o. głównego księgowego w instytucji kultury

Czy można powołać p.o. głównego księgowego?

W praktyce często używa się określenia „pełniący obowiązki głównego księgowego”, zwłaszcza gdy dotychczasowy główny księgowy odchodzi, choruje albo trwa rekrutacja. Trzeba jednak odróżnić potoczną nazwę od podstawy prawnej wykonywania tej funkcji.

Ustawa o finansach publicznych nie przewiduje osobnego stanowiska „p.o. głównego księgowego”. Przewiduje natomiast głównego księgowego jako pracownika, któremu kierownik jednostki powierza obowiązki i odpowiedzialność w zakresie prowadzenia rachunkowości, wykonywania dyspozycji środkami pieniężnymi oraz dokonywania wstępnej kontroli operacji gospodarczych i finansowych.

Dlatego nie wystarczy samo nadanie pracownikowi tytułu „p.o.”. Trzeba prawidłowo uregulować jego sytuację pracowniczą oraz powierzyć mu obowiązki i odpowiedzialność związane z funkcją głównego księgowego. Jeżeli stanowisko pozostaje wolne, rozwiązanie tymczasowe powinno służyć zapewnieniu ciągłości działania do czasu właściwego uregulowania obsady stanowiska.

Instytucja kultury jako jednostka sektora finansów publicznych

Państwowe i samorządowe instytucje kultury są wymienione w art. 9 pkt 13 ustawy o finansach publicznych jako jednostki sektora finansów publicznych. W konsekwencji przy osobie odpowiedzialnej za rachunkowość i finanse instytucji trzeba stosować art. 54 tej ustawy.

Nie można więc przyjąć, że skoro ustawa o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej nie opisuje szczegółowo stanowiska głównego księgowego, to organizator albo dyrektor ma pełną dowolność. Sposób organizacji zatrudnienia musi uwzględniać wymagania wynikające z przepisów o finansach publicznych.

Kto może wykonywać obowiązki głównego księgowego?

Głównym księgowym w jednostce sektora finansów publicznych może być tylko osoba spełniająca wymagania ustawowe. Chodzi w szczególności o:

• obywatelstwo państwa członkowskiego Unii Europejskiej, Konfederacji Szwajcarskiej albo państwa EFTA będącego stroną umowy o EOG, chyba że odrębne przepisy wymagają obywatelstwa polskiego,
• pełną zdolność do czynności prawnych i korzystanie z pełni praw publicznych,
• brak prawomocnego skazania za przestępstwa wskazane w art. 54 ustawy o finansach publicznych, w tym za przestępstwo skarbowe,
• znajomość języka polskiego w mowie i piśmie w zakresie koniecznym do wykonywania obowiązków głównego księgowego,
• odpowiednie wykształcenie i praktykę w księgowości albo wpis do rejestru biegłych rewidentów, albo certyfikat księgowy lub świadectwo kwalifikacyjne uprawniające do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych, wydane na podstawie odrębnych przepisów.

W praktyce często znaczenie ma wymóg co najmniej 3-letniej praktyki w księgowości przy odpowiednich studiach ekonomicznych albo co najmniej 6-letniej praktyki przy ukończeniu średniej, policealnej lub pomaturalnej szkoły ekonomicznej. Tymczasowe powierzenie obowiązków nie zwalnia z tych wymagań.

Pełnienie obowiązków dyrektora a główny księgowy – dwa różne przypadki

Ustawa o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej przewiduje szczególną podstawę czasowego pełnienia obowiązków dyrektora. Zgodnie z art. 16a organizator może powierzyć pełnienie obowiązków dyrektora wyznaczonej osobie do czasu powołania dyrektora albo powierzenia zarządzania instytucją, jeżeli poprzedni dyrektor został odwołany albo akt jego powołania wygasł.

W instytucji artystycznej takie powierzenie może trwać nie dłużej niż do końca sezonu artystycznego następującego po sezonie, w którym dyrektor został odwołany albo wygasł akt jego powołania. W instytucji kultury innej niż instytucja artystyczna maksymalny okres wynosi rok.

Art. 16a nie jest natomiast ogólną podstawą do wyznaczania p.o. dyrektora przy każdej czasowej nieobecności. Sama choroba, urlop albo inna przejściowa nieobecność urzędującego dyrektora nie oznacza odwołania go ani wygaśnięcia aktu powołania. Zastępstwo w takiej sytuacji trzeba ocenić na podstawie regulaminu organizacyjnego, istniejących kompetencji zastępcy, udzielonych pełnomocnictw i upoważnień oraz innych dokumentów obowiązujących w danej instytucji.

Przepis art. 16a dotyczy wyłącznie dyrektora. Nie można przenosić tej konstrukcji na stanowisko głównego księgowego. Przy głównym księgowym decydują zasady wynikające z art. 54 ustawy o finansach publicznych oraz odpowiedni sposób uregulowania sytuacji pracowniczej.

Jak prawidłowo czasowo powierzyć obowiązki?

Jeżeli istnieje potrzeba pilnego zabezpieczenia obsługi finansowej instytucji, dokument regulujący czasowe wykonywanie obowiązków powinien być konkretny. Warto wskazać w nim:

• od kiedy i na jaki czas powierza się obowiązki,
• że chodzi o obowiązki i odpowiedzialność związane z funkcją głównego księgowego określoną w art. 54 ustawy o finansach publicznych,
• zakres upoważnień do dokumentów finansowych, systemów księgowych, bankowości i sprawozdawczości,
• potwierdzenie spełniania wymagań kwalifikacyjnych,
• zasady wynagrodzenia lub dodatku, jeżeli jest to potrzebne ze względu na zmianę zakresu obowiązków.

Jeżeli tymczasowe zadania mają zostać powierzone obecnemu pracownikowi, trzeba dobrać właściwy tryb. Art. 42 § 4 Kodeksu pracy pozwala w przypadkach uzasadnionych potrzebami pracodawcy powierzyć pracownikowi inną pracę niż określona w umowie na okres nieprzekraczający 3 miesięcy w roku kalendarzowym, pod warunkiem że praca odpowiada jego kwalifikacjom i nie powoduje obniżenia wynagrodzenia.

Gdy zmiana ma trwać dłużej albo wymaga trwałej modyfikacji warunków zatrudnienia, właściwe może być porozumienie zmieniające lub wypowiedzenie zmieniające. Przy ocenie takich zmian pomocne mogą być także zasady dotyczące przejścia na inne stanowisko, przy czym właściwy tryb zawsze trzeba dobrać do konkretnego stosunku pracy.

Jeżeli dotychczasowy główny księgowy jest usprawiedliwienie nieobecny, można rozważyć zatrudnienie innej osoby na czas określony w celu zastępstwa. Gdy natomiast stosunek pracy poprzedniego głównego księgowego już się zakończył i stanowisko jest wolne, nie jest to zastępstwo nieobecnego pracownika – trzeba zastosować inną właściwą podstawę zatrudnienia albo czasowego powierzenia obowiązków.

Czy potrzebna jest konsultacja ze związkami zawodowymi?

Samo zatrudnienie osoby na stanowisku głównego księgowego albo czasowe powierzenie obowiązków głównego księgowego nie wymaga co do zasady konsultacji ze związkiem zawodowym tylko dlatego, że w instytucji działa zakładowa organizacja związkowa.

Jeżeli pracodawca korzysta z art. 42 § 4 Kodeksu pracy i spełnione są wszystkie warunki czasowego powierzenia innej pracy, nie dochodzi z tego powodu do wypowiedzenia warunków pracy lub płacy. Inaczej sytuacja wygląda, gdy potrzebne jest wypowiedzenie zmieniające. Art. 42 § 1 nakazuje wówczas odpowiednio stosować przepisy o wypowiedzeniu umowy o pracę, w tym dotyczące współdziałania z reprezentującą pracownika zakładową organizacją związkową, jeżeli mają zastosowanie.

Odrębnie trzeba sprawdzić, czy pracownik korzysta ze szczególnej ochrony związkowej albo czy dodatkowe obowiązki pracodawcy wynikają z obowiązujących porozumień, regulacji zbiorowych lub innych przepisów. Nie należy natomiast utożsamiać tych zasad z udziałem przedstawicieli związków zawodowych w komisji konkursowej powoływanej przy konkursie na dyrektora instytucji kultury.

Co powinien zrobić organizator lub dyrektor?

W pierwszej kolejności należy ustalić, kto w konkretnej sytuacji jest uprawniony do wykonywania czynności z zakresu prawa pracy. W typowej instytucji kultury pracodawcą jest sama instytucja, reprezentowana przez osobę uprawnioną. Organizator ma ustawowe kompetencje wobec instytucji i dyrektora, ale nie powinien bez podstawy prawnej zastępować pracodawcy w zwykłych czynnościach kadrowych wobec pozostałych pracowników.

Jeżeli dyrektor pozostaje na stanowisku, lecz jest tylko czasowo nieobecny, trzeba najpierw sprawdzić zasady zastępstwa wynikające z dokumentów organizacyjnych oraz istniejących pełnomocnictw i upoważnień. Nie należy automatycznie sięgać po art. 16a, ponieważ przepis ten dotyczy sytuacji po odwołaniu dyrektora albo wygaśnięciu aktu jego powołania.

Następnie trzeba zweryfikować kwalifikacje osoby, której mają zostać powierzone obowiązki głównego księgowego. Jeżeli nie spełnia ona wymagań z art. 54 ustawy o finansach publicznych, nie należy powierzać jej funkcji i odpowiedzialności głównego księgowego. Może wykonywać inne czynności księgowe w granicach swoich obowiązków i upoważnień, ale nie zastępuje to prawidłowego obsadzenia funkcji głównego księgowego.

Na końcu należy uporządkować dokumentację: podstawę zmiany obowiązków lub zatrudnienia, zakres czynności, okres powierzenia, upoważnienia, zasady wynagrodzenia oraz – jeżeli jest to potrzebne – dostęp do systemów bankowych, księgowych i obiegu dokumentów.

FAQ

Czy art. 16a można zastosować, gdy dyrektor instytucji kultury jest na zwolnieniu lekarskim?

Nie tylko z powodu choroby. Art. 16a odnosi się do sytuacji, w której dyrektor został odwołany albo akt jego powołania wygasł. Przy zwykłej czasowej nieobecności urzędującego dyrektora podstawy zastępstwa trzeba szukać w regulacjach organizacyjnych, kompetencjach zastępcy, pełnomocnictwach i innych właściwych dokumentach.

Czy osoba tymczasowo wykonująca obowiązki głównego księgowego musi mieć pełne kwalifikacje?

Tak. Tymczasowy charakter powierzenia obowiązków nie znosi wymagań z art. 54 ustawy o finansach publicznych. Jeżeli osoba ma wykonywać funkcję i ponosić odpowiedzialność głównego księgowego, musi spełniać wymagania przewidziane dla tej funkcji.

Czy organizator może sam wskazać głównego księgowego instytucji kultury?

Co do zasady obowiązki głównego księgowego powierza kierownik jednostki, a czynności pracownicze powinny być wykonywane w imieniu pracodawcy przez osobę do tego uprawnioną. Organizator ma własne kompetencje ustawowe wobec instytucji i dyrektora, ale nie daje mu to automatycznie prawa do wykonywania zwykłych czynności kadrowych wobec pracowników instytucji.

Czy trzeba konsultować powierzenie obowiązków ze związkami zawodowymi?

Nie ma ogólnej zasady nakazującej konsultowanie samego wyboru osoby, której mają zostać powierzone obowiązki głównego księgowego. Współdziałanie ze związkiem może być jednak wymagane przy określonej czynności z zakresu prawa pracy, na przykład wypowiedzeniu zmieniającym, albo wynikać ze szczególnej ochrony związkowej konkretnego pracownika.

Na jak długo można powierzyć inną pracę na podstawie art. 42 § 4 Kodeksu pracy?

Na okres nieprzekraczający 3 miesięcy w roku kalendarzowym, jeżeli powierzenie jest uzasadnione potrzebami pracodawcy, praca odpowiada kwalifikacjom pracownika i nie powoduje obniżenia jego wynagrodzenia.

Co zrobić, gdy główna księgowa rozwiązała umowę o pracę?

Trzeba zapewnić ciągłość obsługi finansowej przez osobę spełniającą wymagania z art. 54 ustawy o finansach publicznych. Można zatrudnić nowego pracownika albo – jeżeli pozwala na to sytuacja pracownicza i spełnione są odpowiednie warunki – czasowo powierzyć obowiązki kwalifikowanemu pracownikowi. Umowa zawierana w celu zastępstwa jest natomiast rozwiązaniem właściwym wtedy, gdy zastępowany pracownik pozostaje zatrudniony, lecz jest usprawiedliwienie nieobecny.

Źródła

• Ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych – w szczególności art. 9 pkt 13 i art. 54.
• Ustawa z dnia 25 października 1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej – w szczególności art. 16a i art. 17.
• Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy – w szczególności art. 38 i art. 42.
• Ustawa z dnia 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych – w zakresie reprezentacji i ochrony związkowej pracowników.