P.o. głównego księgowego w instytucji kultury

Czy można powołać p.o. głównego księgowego?

W praktyce często używa się określenia „pełniący obowiązki głównego księgowego”, zwłaszcza gdy dotychczasowy główny księgowy odchodzi, choruje albo trwa rekrutacja. Trzeba jednak odróżnić potoczną nazwę od skutecznej podstawy prawnej działania.

Ustawa o finansach publicznych nie przewiduje osobnego stanowiska „p.o. głównego księgowego”. Przewiduje natomiast głównego księgowego jako pracownika, któremu kierownik jednostki powierza obowiązki i odpowiedzialność w zakresie prowadzenia rachunkowości, wykonywania dyspozycji środkami pieniężnymi oraz dokonywania wstępnej kontroli operacji gospodarczych i finansowych.

Dlatego najbezpieczniejsze rozwiązanie polega nie na samym nadaniu tytułu „p.o.”, lecz na pisemnym powierzeniu konkretnej osobie obowiązków i odpowiedzialności głównego księgowego z powołaniem zakresu wynikającego z art. 54 ustawy o finansach publicznych. Jeżeli stanowisko jest wolne na stałe, jednostka powinna dążyć do jego obsadzenia, a nie utrzymywać długotrwały stan tymczasowy.

Instytucja kultury jako jednostka sektora finansów publicznych

Jeżeli chodzi o państwową albo samorządową instytucję kultury, punkt wyjścia jest jasny: takie instytucje są wymienione w art. 9 pkt 13 ustawy o finansach publicznych jako jednostki sektora finansów publicznych. W konsekwencji przy osobie odpowiedzialnej za rachunkowość i finanse instytucji trzeba stosować art. 54 tej ustawy.

Nie można więc przyjąć, że skoro ustawa o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej nie opisuje szczegółowo stanowiska głównego księgowego, to organizator albo dyrektor ma pełną dowolność. Swoboda organizacyjna kończy się tam, gdzie zaczynają się wymagania finansów publicznych.

Kto może wykonywać obowiązki głównego księgowego?

Głównym księgowym w jednostce sektora finansów publicznych może być tylko osoba spełniająca wymagania ustawowe. Chodzi w szczególności o:

• obywatelstwo państwa członkowskiego Unii Europejskiej, Konfederacji Szwajcarskiej albo państwa EFTA będącego stroną umowy o EOG, chyba że odrębne przepisy wymagają obywatelstwa polskiego,
• pełną zdolność do czynności prawnych i korzystanie z pełni praw publicznych,
• brak prawomocnego skazania za przestępstwa wskazane w art. 54 ustawy o finansach publicznych, w tym za przestępstwo skarbowe,
• znajomość języka polskiego w zakresie potrzebnym do wykonywania obowiązków głównego księgowego,
• odpowiednie wykształcenie i praktykę w księgowości albo wpis do rejestru biegłych rewidentów, albo certyfikat księgowy lub świadectwo kwalifikacyjne uprawniające do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych, wydane na podstawie odrębnych przepisów.

W praktyce najczęściej znaczenie ma wymóg wykształcenia ekonomicznego i praktyki: 3 lata praktyki w księgowości przy odpowiednich studiach ekonomicznych albo 6 lat praktyki przy średniej, policealnej lub pomaturalnej szkole ekonomicznej. Jeżeli osoba nie spełnia tych wymagań, nie powinna przyjmować odpowiedzialności głównego księgowego, nawet tymczasowo.

Pełnienie obowiązków dyrektora a główny księgowy – dwa różne przypadki

W instytucjach kultury przepisy wyraźnie regulują czasowe pełnienie obowiązków dyrektora. Zgodnie z art. 16a ustawy o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej organizator może powierzyć pełnienie obowiązków dyrektora wyznaczonej osobie do czasu powołania dyrektora albo powierzenia zarządzania instytucją, przy czym ustawodawca określa maksymalny czas takiego rozwiązania.

Ten przepis dotyczy jednak dyrektora, a nie głównego księgowego. Nie można więc automatycznie przenosić konstrukcji p.o. dyrektora na stanowisko głównego księgowego. Przy głównym księgowym najważniejsze jest to, czy dana osoba jest pracownikiem, czy powierzono jej obowiązki z art. 54 ustawy o finansach publicznych i czy spełnia wszystkie wymagania kwalifikacyjne.

Jak prawidłowo czasowo powierzyć obowiązki?

Jeżeli istnieje potrzeba pilnego zabezpieczenia obsługi finansowej instytucji, dokument powinien być konkretny. Warto wskazać w nim:

• od kiedy i na jaki czas powierza się obowiązki,
• że chodzi o obowiązki i odpowiedzialność w zakresie art. 54 ustawy o finansach publicznych,
• zakres upoważnień do dokumentów finansowych, systemów księgowych, bankowości i sprawozdawczości,
• potwierdzenie spełniania wymagań kwalifikacyjnych,
• zasady wynagrodzenia lub dodatku, jeżeli zakres obowiązków jest szerszy od dotychczasowego.

Jeżeli tymczasowe zadania mają zostać powierzone obecnemu pracownikowi, trzeba dobrać właściwy tryb. Przy krótkim okresie można rozważyć art. 42 § 4 Kodeksu pracy, który pozwala powierzyć inną pracę na okres nieprzekraczający 3 miesięcy w roku kalendarzowym, jeżeli uzasadniają to potrzeby pracodawcy, praca odpowiada kwalifikacjom pracownika i nie powoduje obniżenia wynagrodzenia. Gdy zmiana ma być dłuższa albo istotnie zmienia warunki zatrudnienia, potrzebne może być porozumienie zmieniające albo wypowiedzenie zmieniające.

Jeżeli dotychczasowy główny księgowy jest usprawiedliwienie nieobecny, można również rozważyć umowę o pracę na czas określony w celu zastępstwa. Natomiast jeżeli poprzedni pracownik rozwiązał umowę i stanowisko jest wolne, rozwiązanie tymczasowe powinno być krótkie i uzasadnione rzeczywistą potrzebą zachowania ciągłości działania jednostki.

Czy potrzebna jest konsultacja ze związkami zawodowymi?

Samo zatrudnienie osoby na stanowisku głównego księgowego albo czasowe powierzenie obowiązków głównego księgowego nie wymaga co do zasady konsultacji ze związkami zawodowymi tylko dlatego, że w instytucji działa organizacja związkowa albo poprzedni pracownik rozwiązał umowę na własną prośbę.

Inaczej może być wtedy, gdy czynność wobec konkretnego pracownika przybiera formę wypowiedzenia zmieniającego albo dotyczy pracownika reprezentowanego przez zakładową organizację związkową w sprawie, w której przepisy prawa pracy wymagają współdziałania. Konsultacja może też wynikać z układu zbiorowego, regulaminu, porozumienia ze związkami albo szczególnych wewnętrznych procedur obowiązujących u danego pracodawcy.

Trzeba także odróżnić omawianą sytuację od procedur dotyczących dyrektora instytucji kultury. W określonych przypadkach przedstawiciele związków zawodowych biorą udział w komisji konkursowej na dyrektora, ale to nie oznacza automatycznego prawa konsultowania wyboru osoby wykonującej obowiązki głównego księgowego.

Co powinien zrobić organizator lub dyrektor?

W pierwszej kolejności należy ustalić, kto w danej sytuacji wykonuje czynności z zakresu prawa pracy. W typowej instytucji kultury sprawy pracownicze wobec głównego księgowego powinny być prowadzone przez pracodawcę, czyli instytucję reprezentowaną przez osobę do tego uprawnioną. Organizator ma kompetencje wobec instytucji i dyrektora, ale nie powinien bez podstawy prawnej zastępować pracodawcy w czynnościach kadrowych wobec zwykłych pracowników instytucji.

Następnie trzeba zweryfikować kwalifikacje osoby, której mają zostać powierzone obowiązki. Jeżeli ta osoba nie spełnia art. 54 ustawy o finansach publicznych, nie należy powierzać jej odpowiedzialności głównego księgowego. Może wykonywać wybrane czynności księgowe w granicach swoich kompetencji, ale nie zastąpi prawidłowo głównego księgowego.

Ostatnim elementem jest dokumentacja: decyzja kadrowa, zakres obowiązków, upoważnienia, informacja o wynagrodzeniu, a w razie potrzeby zmiany w systemach bankowych, księgowych i obiegu dokumentów. W instytucji publicznej dokument powinien być czytelny także dla organu kontroli.

FAQ

Czy w instytucji kultury można mieć p.o. głównego księgowego?

Można czasowo powierzyć obowiązki głównego księgowego, ale „p.o. głównego księgowego” nie jest osobną ustawową funkcją. Najważniejsze jest to, aby osoba była pracownikiem, miała właściwie powierzone obowiązki i spełniała wymagania z art. 54 ustawy o finansach publicznych.

Czy osoba tymczasowo wykonująca obowiązki musi mieć pełne kwalifikacje?

Tak. Tymczasowość nie zwalnia z wymogów ustawowych. Jeżeli osoba wykonuje obowiązki i ponosi odpowiedzialność głównego księgowego w jednostce sektora finansów publicznych, powinna spełniać takie same wymagania jak główny księgowy.

Czy organizator może sam wskazać głównego księgowego instytucji kultury?

Co do zasady główny księgowy jest pracownikiem jednostki, a obowiązki powierza mu kierownik jednostki. Organizator ma istotne kompetencje wobec instytucji i dyrektora, ale nie powinien bez podstawy prawnej zastępować pracodawcy w zwykłych czynnościach kadrowych wobec pracowników instytucji.

Czy trzeba konsultować powierzenie obowiązków ze związkami zawodowymi?

Zwykle nie. Konsultacja może być potrzebna, gdy wynika z przepisów dotyczących konkretnej czynności, na przykład wypowiedzenia zmieniającego, ochrony związkowej, regulaminu, układu zbiorowego albo wewnętrznego porozumienia obowiązującego u pracodawcy.

Na jak długo można powierzyć dodatkowe obowiązki pracownikowi?

Na podstawie art. 42 § 4 Kodeksu pracy można powierzyć inną pracę na okres nieprzekraczający 3 miesięcy w roku kalendarzowym, jeżeli uzasadniają to potrzeby pracodawcy, praca odpowiada kwalifikacjom pracownika i nie powoduje obniżenia wynagrodzenia. Dłuższa albo trwała zmiana wymaga innego trybu.

Co zrobić, gdy główna księgowa rozwiązała umowę na własną prośbę?

Należy zapewnić ciągłość obsługi finansowej, ale w sposób zgodny z prawem. Można zatrudnić nową osobę, zawrzeć umowę na czas określony w celu zastępstwa, jeżeli chodzi o nieobecność, albo czasowo powierzyć obowiązki kwalifikowanemu pracownikowi. Rezygnacja poprzedniej osoby sama w sobie nie tworzy obowiązku konsultacji ze związkami.

Podsumowanie

W instytucji kultury dopuszczalne jest praktyczne zabezpieczenie ciągłości obsługi księgowej, ale nie przez dowolne tworzenie stanowiska „p.o. głównego księgowego”. Prawidłowe rozwiązanie powinno opierać się na zatrudnieniu osoby spełniającej wymagania ustawowe albo na czasowym, pisemnym powierzeniu obowiązków głównego księgowego osobie, która spełnia art. 54 ustawy o finansach publicznych.

Jeżeli sprawa wiąże się z reorganizacją zatrudnienia, zmianą zakresu obowiązków albo zmianą warunków pracy, warto sprawdzić także zasady dotyczące sytuacji, w których następuje przejście na inne stanowisko. Przy głównym księgowym szczególnie istotne jest, aby nie pomylić zwykłego zastępstwa z przejęciem ustawowej odpowiedzialności za rachunkowość i gospodarkę finansową jednostki.

Źródła

• Ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych – w szczególności art. 9 pkt 13 i art. 54.
• Ustawa z dnia 25 października 1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej – w szczególności art. 15, art. 16 i art. 16a.
• Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy – w szczególności art. 25¹, art. 38 i art. 42.
• Ustawa z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych – pomocniczo, gdy dana jednostka i pracownik mieszczą się w zakresie tej ustawy.