Odmowa przyjęcia porozumienia zmieniającego

W praktyce najważniejsze jest ustalenie, jaki dokument rzeczywiście chce wręczyć pracodawca. Nazwa pisma nie zawsze rozstrzyga sprawę. Jeżeli dokument wymaga podpisu obu stron i ma wejść w życie tylko po akceptacji pracownika, zwykle chodzi o porozumienie zmieniające. Jeżeli natomiast pracodawca jednostronnie wypowiada dotychczasowe warunki i jednocześnie proponuje nowe, mamy do czynienia z wypowiedzeniem zmieniającym z art. 42 Kodeksu pracy.

Porozumienie zmieniające – czy trzeba je podpisać?

Porozumienie zmieniające to uzgodnienie między pracownikiem a pracodawcą. Może dotyczyć na przykład stanowiska, miejsca pracy, wymiaru etatu, systemu wynagradzania, wysokości pensji albo zakresu obowiązków. Jego istotą jest zgoda obu stron. Pracodawca nie może jednostronnie narzucić porozumienia zmieniającego, a pracownik nie ma obowiązku go podpisywać.

Jeżeli nowe warunki są niekorzystne albo budzą wątpliwości, można odmówić. Sama odmowa zawarcia porozumienia nie rozwiązuje umowy o pracę i nie zmienia dotychczasowych warunków zatrudnienia. Pracodawca może jednak później zastosować wypowiedzenie zmieniające, jeżeli spełni wymogi przewidziane w Kodeksie pracy.

Najbezpieczniej nie podpisywać dokumentu, którego treści pracownik nie akceptuje. Jeżeli pracodawca żąda adnotacji na egzemplarzu dokumentu, wystarczy krótki zapis, na przykład: „Nie wyrażam zgody na zawarcie porozumienia zmieniającego”, data i podpis. Nie trzeba szczegółowo uzasadniać odmowy, choć w niektórych sytuacjach warto krótko wskazać, że proponowane warunki są dla pracownika niekorzystne albo wymagają dodatkowych wyjaśnień.

Potwierdzenie odbioru a zgoda na nowe warunki

Pracownik może potwierdzić odbiór pisma, ale powinien uważać, aby nie podpisać zgody na zmianę warunków. Jeżeli dokument ma miejsce na podpis pracownika pod treścią porozumienia, taki podpis może zostać potraktowany jako akceptacja. Jeżeli pracownik chce tylko potwierdzić odbiór, warto dopisać: „Potwierdzam odbiór pisma, bez zgody na proponowane warunki” albo „Odmowa zawarcia porozumienia”.

Gdy pracodawca nie daje czasu na zapoznanie się z dokumentem, pracownik może poprosić o egzemplarz pisma do analizy. Nie ma obowiązku podejmowania decyzji natychmiast, zwłaszcza gdy zmiana dotyczy istotnych elementów umowy, takich jak wynagrodzenie, stanowisko, wymiar etatu albo miejsce wykonywania pracy.

Wypowiedzenie zmieniające – skutki odmowy

Wypowiedzenie zmieniające jest jednostronnym oświadczeniem pracodawcy. Zgodnie z art. 42 Kodeksu pracy do wypowiedzenia wynikających z umowy warunków pracy i płacy stosuje się odpowiednio przepisy o wypowiedzeniu umowy o pracę. Wypowiedzenie warunków pracy lub płacy uważa się za dokonane, jeżeli pracownikowi zaproponowano na piśmie nowe warunki.

Jeżeli pracownik odmówi przyjęcia nowych warunków, umowa o pracę rozwiąże się z upływem okresu wypowiedzenia. Jeżeli natomiast pracownik nie złoży oświadczenia o odmowie przed upływem połowy okresu wypowiedzenia, przyjmuje się, że zgodził się na zaproponowane warunki. Pismo pracodawcy powinno zawierać pouczenie o tym skutku. Jeżeli pouczenia nie ma, pracownik może złożyć oświadczenie o odmowie aż do końca okresu wypowiedzenia.

Odmowę najlepiej złożyć pisemnie, za potwierdzeniem odbioru, albo wysłać w sposób pozwalający wykazać datę doręczenia. W treści wystarczy wskazać: „Odmawiam przyjęcia zaproponowanych warunków pracy i płacy przedstawionych w wypowiedzeniu zmieniającym z dnia ...”. Dla bezpieczeństwa nie warto czekać do ostatniego dnia połowy okresu wypowiedzenia, ponieważ spór może dotyczyć sposobu liczenia terminu albo daty doręczenia pisma pracodawcy.

Czy odmowa zawsze kończy zatrudnienie?

Przy porozumieniu zmieniającym – nie. Brak zgody oznacza, że nie doszło do zmiany umowy. Przy wypowiedzeniu zmieniającym – co do zasady tak, jeżeli pracownik skutecznie odmówi przyjęcia nowych warunków. Wtedy stosunek pracy rozwiązuje się z upływem okresu wypowiedzenia, bez konieczności składania dodatkowego wypowiedzenia przez pracownika lub pracodawcę.

Jeżeli pracownikowi zależy na pozostaniu w pracy, powinien rozważyć trzy możliwe działania: negocjowanie lepszych warunków, przyjęcie nowych warunków z zastrzeżeniem dalszych rozmów albo zakwestionowanie wypowiedzenia zmieniającego przed sądem pracy. Samo oświadczenie o odmowie nowych warunków nie zatrzyma skutku rozwiązania umowy.

Odwołanie do sądu pracy

Wypowiedzenie zmieniające można zaskarżyć do sądu pracy. Termin na wniesienie odwołania od wypowiedzenia umowy o pracę wynosi zasadniczo 21 dni od doręczenia pisma, a regułę tę stosuje się odpowiednio także do wypowiedzenia zmieniającego. Odwołanie może być zasadne zwłaszcza wtedy, gdy przyczyna wypowiedzenia jest pozorna, zbyt ogólna, nieprawdziwa, dyskryminująca albo gdy pracodawca naruszył przepisy o ochronie szczególnej.

W przypadku umowy na czas określony i nieokreślony pracodawca powinien wskazać przyczynę wypowiedzenia. Przy wypowiedzeniu zmieniającym oznacza to, że przyczyna zmiany warunków także powinna być konkretna i możliwa do zweryfikowania. Jeżeli pracownik działa w związku zawodowym albo podlega szczególnej ochronie, konieczna może być dodatkowa analiza procedury zastosowanej przez pracodawcę.

Nowe warunki a ochrona przedemerytalna

Ochrona przedemerytalna z art. 39 Kodeksu pracy co do zasady zakazuje pracodawcy wypowiedzenia umowy o pracę pracownikowi, któremu brakuje nie więcej niż 4 lata do osiągnięcia wieku emerytalnego, jeżeli okres zatrudnienia umożliwia mu uzyskanie prawa do emerytury z osiągnięciem tego wieku. Ochrona ta ma znaczenie również przy wypowiedzeniu zmieniającym, ponieważ art. 42 odsyła do przepisów o wypowiedzeniu umowy o pracę.

Pracodawca może jednak wypowiedzieć warunki pracy lub płacy pracownikowi objętemu ochroną z art. 39 w przypadkach określonych w art. 43 Kodeksu pracy. Chodzi przede wszystkim o konieczność wprowadzenia nowych zasad wynagradzania dotyczących ogółu pracowników albo grupy pracowników, do której dana osoba należy, a także o stwierdzoną orzeczeniem lekarskim utratę zdolności do wykonywania dotychczasowej pracy albo niezawinioną utratę uprawnień koniecznych do jej wykonywania.

Ochrona nie blokuje natomiast dobrowolnego porozumienia. Pracownik w wieku przedemerytalnym może zgodzić się na zmianę warunków, ale nie musi tego robić. W praktyce przed podpisaniem jakiegokolwiek dokumentu warto sprawdzić, czy proponowana zmiana nie prowadzi do trwałego obniżenia wynagrodzenia, degradacji stanowiska albo pogorszenia sytuacji przed nabyciem prawa do emerytury.

Odprawa po odmowie przyjęcia nowych warunków

Odmowa przyjęcia nowych warunków nie zawsze wyklucza prawo do odprawy. Jeżeli pracodawca zatrudnia co najmniej 20 pracowników, a wypowiedzenie zmieniające następuje z przyczyn niedotyczących pracownika, może powstać prawo do odprawy na podstawie przepisów o szczególnych zasadach rozwiązywania stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników. Zależy to jednak od konkretnych okoliczności.

Znaczenie ma między innymi to, czy nowe warunki były obiektywnie możliwe do przyjęcia, czy radykalnie pogarszały sytuację pracownika, oraz czy odmowa była współprzyczyną rozwiązania umowy. Inaczej oceniana będzie niewielka zmiana organizacyjna, a inaczej propozycja znacznego obniżenia wynagrodzenia, zmiany miejsca pracy na odległe albo przeniesienia na stanowisko nieodpowiadające kwalifikacjom.

Jak napisać odmowę przyjęcia nowych warunków?

Oświadczenie powinno być krótkie, jednoznaczne i możliwe do udowodnienia. Nie trzeba używać skomplikowanych formuł prawnych. Wystarczy wskazać dane pracownika, datę, oznaczenie pisma pracodawcy i wyraźną odmowę.

Jeżeli chodzi o porozumienie zmieniające, treść może być jeszcze prostsza: „Nie wyrażam zgody na zawarcie porozumienia zmieniającego przedstawionego mi w dniu ...”. W obu przypadkach pracownik powinien zachować kopię dokumentu z potwierdzeniem doręczenia pracodawcy.

FAQ

Podsumowanie

Jeżeli pracodawca przedstawia porozumienie zmieniające, pracownik może odmówić jego podpisania i nie musi wskazywać szczegółowych powodów. Dotychczasowe warunki zatrudnienia pozostają wtedy w mocy. Jeżeli jednak pracodawca wręcza wypowiedzenie zmieniające, sytuacja jest poważniejsza: odmowa może doprowadzić do rozwiązania umowy, a brak reakcji może zostać potraktowany jako zgoda na nowe warunki.

Najważniejsze jest ustalenie rodzaju pisma, terminu na reakcję, istnienia pouczenia, przyczyny zmiany i ewentualnej ochrony szczególnej pracownika. Jeżeli problemem jest brak odpowiedzi pracodawcy albo niejasne stanowisko drugiej strony, warto zadbać o pisemne potwierdzenia i terminy doręczeń.

Źródła

• Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy, w szczególności art. 39, art. 42, art. 43 i art. 264, tekst jednolity: Dz.U. 2025 poz. 277.
• Ustawa z dnia 13 marca 2003 r. o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników, w zakresie odpraw przy zwolnieniach z przyczyn niedotyczących pracownika.