Przegrana sprawa w sądzie pracy a zwrot kosztów

Jakie koszty grożą pracownikowi po przegranej w sądzie pracy?

W sprawach z zakresu prawa pracy trzeba odróżnić trzy grupy kosztów: opłaty sądowe, wydatki powstałe w toku postępowania oraz koszty zastępstwa procesowego drugiej strony. To rozróżnienie jest bardzo ważne, ponieważ pracownik jest w wielu przypadkach zwolniony z kosztów sądowych, ale nie zawsze chroni go to przed obowiązkiem zwrotu wynagrodzenia pełnomocnika pracodawcy.

Jeżeli pracownik występuje przeciwko pracodawcy z roszczeniem ze stosunku pracy, np. o wynagrodzenie, odszkodowanie, przywrócenie do pracy albo ustalenie istnienia stosunku pracy, zasadą jest zwolnienie pracownika od kosztów sądowych. Wynika to z art. 96 ust. 1 pkt 4 ustawy o kosztach sądowych w sprawach cywilnych. Zwolnienie to nie oznacza jednak, że przegrana sprawa jest całkowicie wolna od ryzyka finansowego.

W praktyce największym ryzykiem po stronie pracownika jest zwrot kosztów zastępstwa procesowego pracodawcy. Jeżeli pracodawca wygra sprawę i był reprezentowany przez adwokata albo radcę prawnego, sąd może zasądzić od pracownika na rzecz pracodawcy zwrot kosztów według stawek określonych w aktualnych rozporządzeniach Ministra Sprawiedliwości. Nie są to koszty sądowe w ścisłym znaczeniu, lecz koszty procesu.

Opłaty sądowe w sprawie pracowniczej

Pracownik wnoszący powództwo albo składający wniosek o wszczęcie postępowania nieprocesowego w sprawie pracowniczej co do zasady nie ma obowiązku uiszczania kosztów sądowych. Oznacza to, że w typowej sprawie pracownik nie musi płacić opłaty od pozwu już na starcie postępowania.

Od 28 września 2023 r. zasady dotyczące opłat w sprawach pracowniczych są korzystniejsze dla pracowników niż w starszych opracowaniach. Zgodnie z art. 35 ust. 1 ustawy o kosztach sądowych, jeżeli wartość przedmiotu sporu przewyższa 50 000 zł, od pracownika pobiera się opłatę od apelacji od wartości ponad tę kwotę, na zasadach przewidzianych w art. 13.

Art. 13 przewiduje opłaty stałe dla wartości do 20 000 zł, a powyżej tej wartości opłatę stosunkową w wysokości 5%. Od 23 września 2025 r. maksymalna opłata stosunkowa na podstawie art. 13 ust. 2 wynosi 100 000 zł. W sprawie pracowniczej przy ustalaniu opłaty od apelacji trzeba jednak uwzględnić szczególną zasadę z art. 35, czyli próg 50 000 zł.

Czy pracownik musi zwrócić koszty pełnomocnika pracodawcy?

Tak, jest to możliwe. Jeżeli pracownik przegra sprawę, sąd może zasądzić od niego na rzecz pracodawcy zwrot kosztów procesu, w tym kosztów zastępstwa procesowego. Dotyczy to sytuacji, w której pracodawca był reprezentowany przez profesjonalnego pełnomocnika: adwokata albo radcę prawnego.

Jeżeli pracodawca nie korzystał z pomocy adwokata ani radcy prawnego, pracownik nie będzie zwracał kosztów zastępstwa procesowego takiego pełnomocnika. Nadal jednak sąd może rozstrzygnąć o innych kosztach procesu, zależnie od przebiegu sprawy.

Wysokość kosztów zastępstwa procesowego nie musi odpowiadać rzeczywistej kwocie zapłaconej przez pracodawcę swojemu prawnikowi. Sąd najczęściej posługuje się stawkami minimalnymi z rozporządzeń Ministra Sprawiedliwości. Przy ustalaniu wynagrodzenia bierze pod uwagę m.in. nakład pracy pełnomocnika, charakter sprawy i jego wkład w jej wyjaśnienie. Zasądzona opłata może być wyższa od stawki minimalnej, jednak co do zasady nie przekracza sześciokrotności tej stawki ani wartości przedmiotu sprawy.

Aktualne stawki minimalne w sprawach z zakresu prawa pracy

Aktualne rozporządzenia dotyczące opłat za czynności adwokackie i radców prawnych przewidują w sprawach pracowniczych m.in. następujące stawki minimalne:

• 360 zł – w sprawach o nawiązanie umowy o pracę, uznanie wypowiedzenia za bezskuteczne, przywrócenie do pracy albo ustalenie sposobu ustania stosunku pracy,
• 75% stawki obliczonej od wartości sprawy – w sprawach o wynagrodzenie za pracę albo odszkodowanie, z wyjątkiem szczególnych roszczeń wypadkowych,
• 240 zł – w sprawach o inne roszczenia niemajątkowe,
• 480 zł – w sprawach o ustalenie wypadku przy pracy, jeżeli nie jest ono połączone z dochodzeniem odszkodowania lub renty,
• 50% stawki obliczonej od wartości odszkodowania – w sprawach o świadczenie odszkodowawcze z tytułu wypadku przy pracy lub choroby zawodowej.

Dla roszczeń majątkowych znaczenie ma ogólna tabela stawek minimalnych. Przykładowo przy wartości przedmiotu sprawy powyżej 10 000 zł do 50 000 zł stawka minimalna wynosi 3600 zł, a powyżej 50 000 zł do 200 000 zł – 5400 zł. W sprawach o wynagrodzenie lub odszkodowanie w prawie pracy stosuje się 75% tak obliczonej stawki, o ile sprawa nie należy do odrębnie uregulowanej kategorii.

Jeżeli sprawa trafia do drugiej instancji, koszty zastępstwa ustala się według zasad dla postępowania apelacyjnego. Wysokość stawki zależy m.in. od sądu odwoławczego oraz od tego, czy sprawę w pierwszej instancji prowadził ten sam pełnomocnik. W sprawach z zakresu prawa pracy prowadzonych przed sądem apelacyjnym rozporządzenia zawierają szczególne odesłanie do stawek określonych dla spraw pracowniczych.

Wydatki w toku postępowania, np. biegły albo świadkowie

W toku sprawy mogą pojawić się wydatki, np. wynagrodzenie biegłego, koszty tłumaczeń, zwrot kosztów stawiennictwa świadków albo inne należności związane z prowadzeniem dowodów. W sprawach z zakresu prawa pracy o roszczenia pracownika wydatki obciążające pracownika ponosi tymczasowo Skarb Państwa.

Nie oznacza to jednak pełnej gwarancji, że pracownik nigdy nie poniesie takich wydatków. Zgodnie z art. 97 ustawy o kosztach sądowych w sprawach cywilnych sąd rozstrzyga o tych wydatkach w orzeczeniu kończącym postępowanie w instancji. Obciążenie pracownika może nastąpić tylko w szczególnie uzasadnionych przypadkach.

Sąd ocenia tu okoliczności konkretnej sprawy. Znaczenie może mieć m.in. sposób prowadzenia postępowania, zasadność podejmowanych czynności procesowych czy generowanie wydatków, które nie były potrzebne do rozstrzygnięcia sprawy.

Apelacja od wyroku sądu pracy

Od niekorzystnego wyroku sądu pracy przysługuje apelacja, ale co do zasady trzeba najpierw złożyć wniosek o doręczenie wyroku z uzasadnieniem. Wniosek składa się w terminie tygodnia, czyli 7 dni od ogłoszenia wyroku. Jeżeli wyrok został doręczony z urzędu, termin liczy się od dnia jego doręczenia.

Art. 25b ustawy o kosztach sądowych przewiduje co do zasady opłatę stałą 100 zł od wniosku o doręczenie wyroku z uzasadnieniem. Nie oznacza to jednak, że każdy pracownik musi tę kwotę zapłacić. Pracownik wnoszący powództwo korzysta z ustawowego zwolnienia od kosztów sądowych na podstawie art. 96 ust. 1 pkt 4, z zastrzeżeniem szczególnego obowiązku dotyczącego apelacji wskazanego w art. 35 ust. 1 zdanie drugie. W typowej sprawie pracowniczej objętej tym zwolnieniem pracownik zasadniczo nie uiszcza więc 100 zł za wniosek o uzasadnienie.

Dodatkowo art. 95 ust. 5 stanowi, że nie pobiera się opłaty od wniosku o doręczenie orzeczenia lub zarządzenia wraz z uzasadnieniem, jeżeli strona na mocy poprzedzających ustępów tego przepisu nie ma obowiązku uiszczenia opłaty od środka zaskarżenia. Jeżeli wartość przedmiotu sporu przekracza 50 000 zł i może powstać obowiązek uiszczenia opłaty od apelacji na podstawie art. 35, trzeba dokładnie ustalić zakres zaskarżenia, zastosowanie ustawowego zwolnienia oraz treść pouczenia sądu, zamiast automatycznie zakładać obowiązek zapłaty 100 zł.

Jeżeli opłata od wniosku o uzasadnienie jest należna i zostanie uiszczona, a następnie strona wniesie środek zaskarżenia, art. 25b ust. 3 przewiduje zaliczenie tej opłaty na poczet opłaty od środka zaskarżenia. Ewentualna nadwyżka nie podlega zwrotowi.

Apelację wnosi się do sądu, który wydał zaskarżony wyrok. Termin wynosi co do zasady 14 dni od doręczenia stronie wyroku z uzasadnieniem. Jeżeli termin do sporządzenia pisemnego uzasadnienia został przedłużony, termin na apelację wynosi 3 tygodnie; sąd powinien poinformować o tym stronę przy doręczeniu wyroku z uzasadnieniem.

W apelacji należy wskazać, czy wyrok jest zaskarżany w całości czy w części, przedstawić zarzuty i ich uzasadnienie oraz sformułować wniosek o zmianę albo uchylenie wyroku. W sprawach majątkowych trzeba również oznaczyć wartość przedmiotu zaskarżenia.

Kiedy sąd może nie obciążyć pracownika kosztami?

Zasadą postępowania cywilnego jest obciążenie strony przegrywającej kosztami procesu. Art. 102 Kodeksu postępowania cywilnego pozwala jednak w wypadkach szczególnie uzasadnionych zasądzić od strony przegrywającej tylko część kosztów albo nie obciążać jej nimi w ogóle.

Nie jest to automatyczna ochrona pracownika. Sąd bierze pod uwagę całokształt okoliczności konkretnej sprawy, w tym jej charakter, sytuację strony, przebieg postępowania i względy słuszności. Sama trudna sytuacja finansowa albo samo przekonanie pracownika, że miał rację, nie musi wystarczyć do zastosowania art. 102 K.p.c.

Przy wysokiej wartości roszczenia szczególnie istotna jest wcześniejsza analiza dokumentów, dowodów i możliwego ryzyka kosztowego. Wniosek o zastosowanie art. 102 K.p.c. warto uzasadnić konkretnymi okolicznościami, a nie ograniczać się do ogólnej prośby o nieobciążanie kosztami.

FAQ

Czy pracownik płaci opłatę od pozwu w sądzie pracy?

Co do zasady nie. Pracownik wnoszący powództwo w sprawie ze stosunku pracy korzysta z ustawowego zwolnienia od kosztów sądowych. Szczególny wyjątek dotyczy opłaty od apelacji, gdy wartość przedmiotu sporu przekracza 50 000 zł.

Czy pracownik płaci 100 zł za wniosek o uzasadnienie wyroku?

Nie należy przyjmować, że każdy pracownik musi zapłacić 100 zł. Art. 25b ustanawia taką opłatę jako zasadę ogólną, ale pracownik wnoszący powództwo korzysta ze zwolnienia przewidzianego w art. 96 ust. 1 pkt 4. Przy sprawach o wartości przekraczającej 50 000 zł trzeba dodatkowo uwzględnić art. 35, zakres zaskarżenia oraz pouczenie sądu.

Czy po przegranej pracownik musi zapłacić prawnikowi pracodawcy?

Może zostać zobowiązany do zwrotu kosztów zastępstwa procesowego. Jeżeli pracodawca wygra sprawę i korzystał z pomocy adwokata albo radcy prawnego, sąd może zasądzić od pracownika koszty procesu według zasad określonych w Kodeksie postępowania cywilnego i właściwym rozporządzeniu o stawkach pełnomocników.

Czy sąd zawsze obciąża pracownika kosztami po przegranej?

Nie. W szczególnie uzasadnionym przypadku sąd może na podstawie art. 102 K.p.c. zasądzić tylko część kosztów albo nie obciążyć nimi strony przegrywającej. Jest to jednak wyjątek oceniany indywidualnie.

Ile kosztuje apelacja w sprawie pracowniczej?

W typowej sprawie pracownik korzystający ze zwolnienia ustawowego nie płaci opłaty od apelacji. Jeżeli jednak wartość przedmiotu sporu przekracza 50 000 zł, art. 35 przewiduje pobranie od pracownika opłaty od wartości ponad ten próg według zasad art. 13. Przy wartości przekraczającej 20 000 zł art. 13 ust. 2 przewiduje opłatę 5%, nie więcej niż 100 000 zł.

Jakie są terminy na uzasadnienie wyroku i apelację?

Wniosek o doręczenie wyroku z uzasadnieniem składa się co do zasady w ciągu 7 dni od ogłoszenia wyroku, a gdy wyrok doręcza się z urzędu – od jego doręczenia. Apelację wnosi się zasadniczo w ciągu 14 dni od doręczenia wyroku z uzasadnieniem. Jeżeli termin sporządzenia uzasadnienia został przedłużony, termin na apelację wynosi 3 tygodnie, o czym sąd powinien zawiadomić stronę.

Czy pracownik może wystąpić o zwolnienie od kosztów, które wyjątkowo musi ponieść?

Tak. Jeżeli w konkretnej sytuacji powstanie obowiązek uiszczenia kosztów, pracownik może ubiegać się o zwolnienie od kosztów sądowych w całości albo w części na zasadach ogólnych, przedstawiając wymagane informacje o swojej sytuacji rodzinnej, majątku, dochodach i źródłach utrzymania.

Źródła

• Ustawa z dnia 28 lipca 2005 r. o kosztach sądowych w sprawach cywilnych, w szczególności art. 13, art. 25b, art. 35, art. 95 ust. 5, art. 96 i art. 97 – tekst jednolity w ELI.
• Ustawa z dnia 17 listopada 1964 r. – Kodeks postępowania cywilnego, w szczególności art. 98, art. 102, art. 328, art. 368 i art. 369 – tekst jednolity w ELI.
• Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 22 października 2015 r. w sprawie opłat za czynności adwokackie, tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 215 – publikacja w ELI.
• Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 22 października 2015 r. w sprawie opłat za czynności radców prawnych, tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 118 – publikacja w ELI.