Korekta sprawozdania finansowego i uchwały o podziale zysku

Co w tej sytuacji jest błędne: sprawozdanie czy uchwała?

W opisanym stanie faktycznym trzeba najpierw rozdzielić dwie rzeczy: samo roczne sprawozdanie finansowe oraz uchwałę o podziale zysku. Zgodnie z art. 53 ust. 1 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości roczne sprawozdanie finansowe jednostki podlega zatwierdzeniu przez organ zatwierdzający, a zgodnie z art. 53 ust. 3 tej ustawy podział lub pokrycie wyniku finansowego netto następuje po zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego.

To oznacza, że uchwała o przeznaczeniu zysku jest dokumentem następczym wobec sprawozdania. Jeżeli więc sprawozdanie finansowe prawidłowo wykazywało zysk netto, a błąd pojawił się dopiero w uchwale określającej kwoty dywidendy netto/brutto oraz część przekazywaną na kapitał zapasowy, problem dotyczy przede wszystkim uchwały, a nie sprawozdania finansowego.

Inaczej byłoby tylko wtedy, gdyby błędne były same liczby w bilansie, rachunku zysków i strat, informacji dodatkowej albo zestawieniu zmian w kapitale własnym. Wtedy należałoby rozważyć korektę sprawozdania zgodnie z zasadami ustawy o rachunkowości, w tym art. 54 ust. 1 i 2 ustawy o rachunkowości, który reguluje ujawnienie błędów po sporządzeniu sprawozdania.

Czy zarząd mógł podpisać aneks do uchwały?

Co do zasady nie. Jeżeli pierwotnie podjęto uchwałę zgromadzenia wspólników o podziale zysku, to jej zmiana również powinna nastąpić w formie uchwały tego samego organu. Wynika to z art. 191 § 1 i § 2 ustawy z 15 września 2000 r. – Kodeks spółek handlowych, zgodnie z którymi wspólnik ma prawo do udziału w zysku wynikającym z rocznego sprawozdania finansowego i przeznaczonym do podziału uchwałą zgromadzenia wspólników, a umowa spółki może przewidywać inny sposób podziału zysku. Z kolei art. 231 § 2 pkt 2 Kodeksu spółek handlowych wskazuje, że przedmiotem obrad zwyczajnego zgromadzenia wspólników powinno być m.in. powzięcie uchwały o podziale zysku albo pokryciu straty.

Skoro kompetencja do podziału zysku należy do zgromadzenia wspólników, zarząd nie może samodzielnie „naprawić” treści uchwały przez podpisanie aneksu, jeżeli aneks w rzeczywistości zmienia rozstrzygnięcie wspólników. Taki dokument może mieć znaczenie wyjaśniające lub techniczne, ale nie zastąpi prawidłowej uchwały zmieniającej.

Wyjątek można rozważać tylko wtedy, gdy w rzeczywistości nie doszło do zmiany treści uchwały, lecz do oczywistej omyłki pisarskiej w protokole lub błędnego odpisu dokumentu. Wtedy można mówić o sprostowaniu dokumentu odzwierciedlającego przebieg zgromadzenia, a nie o zmianie samej uchwały.

Czy można zmienić uchwałę o podziale zysku?

Przepisy Kodeksu spółek handlowych nie zawierają wprost szczegółowej procedury „uchwały zmieniającej uchwałę o podziale zysku”. Nie oznacza to jednak automatycznie zakazu. W praktyce dopuszczalność zmiany zależy od konkretnego stanu faktycznego, zwłaszcza od tego, czy wspólnicy nabyli już roszczenie o wypłatę dywidendy i czy doszło do jej wypłaty.

Z art. 193 § 1 Kodeksu spółek handlowych wynika, że dzień dywidendy określa uchwała zgromadzenia wspólników o podziale zysku, a zgodnie z art. 193 § 4 Kodeksu spółek handlowych dywidendę wypłaca się w dniu określonym w uchwale wspólników. Jeżeli więc uchwała prawidłowo przyznała wspólnikom określone kwoty, po stronie wspólników może powstać roszczenie o ich wypłatę. Zmiana tego uprawnienia bez zgody zainteresowanych wspólników jest ryzykowna.

Najbezpieczniejsze stanowisko praktyczne jest takie:

• jeżeli błąd ma charakter oczywistej omyłki i wszyscy wspólnicy są zgodni co do rzeczywistej treści rozstrzygnięcia, można podjąć uchwałę korygującą albo uchwałę zmieniającą,
• jeżeli zmiana obniża lub modyfikuje kwoty należne wspólnikom, najlepiej, aby wszyscy wspólnicy, których to dotyczy, wyrazili zgodę i uczestniczyli w podjęciu nowej uchwały,
• jeżeli dywidenda została już wypłacona, skutki zmiany trzeba oceniać ostrożniej, także pod kątem zwrotu nienależnie pobranych świadczeń i rozliczeń podatkowych.

W praktyce bezpieczniejsze od „aneksu” jest podjęcie nowej uchwały zgromadzenia wspólników, która jednoznacznie wskaże, że zmienia wcześniejszą uchwałę o podziale zysku, podając jej datę i numer, oraz precyzyjnie określi nowe kwoty.

Sprostowanie protokołu czy nowa uchwała?

Sprostowanie protokołu ma sens tylko wtedy, gdy protokół nie oddaje prawidłowo tego, co rzeczywiście uchwalono. Jeżeli podczas zgromadzenia wspólnicy faktycznie głosowali nad kwotami brutto, a w dokumencie wpisano przez omyłkę kwoty netto, można rozważyć sprostowanie dokumentacji. Jeżeli jednak wspólnicy rzeczywiście podjęli uchwałę o treści zawierającej błędne kwoty, mamy do czynienia nie z prostym sprostowaniem, lecz ze zmianą uchwały.

To rozróżnienie ma duże znaczenie dowodowe. W razie sporu sąd będzie badał, jaka uchwała została rzeczywiście podjęta. Dlatego nie warto „poprawiać” dokumentów w sposób, który może wyglądać na zmianę decyzji bez ponownego głosowania.

Jeżeli masz wątpliwości, czy błąd można potraktować jako omyłkę, pomocna może być analiza także innych nieprawidłowości w dokumentacji spółki, np. takich jak błędy w sprawozdaniu.

Jak zgłosić zmianę do KRS?

Dokumenty finansowe spółki z o.o. składa się obecnie do Repozytorium Dokumentów Finansowych. Obowiązek złożenia rocznego sprawozdania finansowego, sprawozdania z działalności, uchwały albo postanowienia o zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego oraz uchwały o podziale zysku albo pokryciu straty wynika z art. 69 ust. 1 ustawy o rachunkowości w związku z art. 19e ustawy z 20 sierpnia 1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym.

Jeżeli do RDF trafiła błędna uchwała o podziale zysku, w praktyce należy złożyć prawidłowy dokument obejmujący uchwałę zmieniającą albo nową uchwałę wspólników. Warto, aby z treści dokumentu jasno wynikało, że odnosi się on do wcześniej złożonej uchwały i ją koryguje lub zastępuje. Sam system RDF nie „edytuje” starego pliku, ale umożliwia dołączenie kolejnych dokumentów.

Jeżeli błąd dotyczy tylko uchwały o podziale zysku, co do zasady nie ma potrzeby ponownego składania całego sprawozdania finansowego. Jeżeli jednak korekta dotyczy również sprawozdania finansowego, trzeba złożyć skorygowane sprawozdanie wraz z odpowiednimi uchwałami i zachować spójność całego pakietu dokumentów.

W piśmiennictwie i praktyce sądów rejestrowych znaczenie ma przede wszystkim to, aby w aktach rejestrowych znajdował się dokument prawidłowo odzwierciedlający aktualny stan sprawy. Dla porządku wewnętrznego spółki warto także sporządzić protokół albo notę wyjaśniającą, dlaczego podjęto nową uchwałę.

Czy trzeba zgłaszać zmianę do urzędu skarbowego?

Jeżeli zmiana dotyczy kwot dywidendy brutto i netto, trzeba przeanalizować również obowiązki płatnika podatku dochodowego. Wypłata dywidendy co do zasady wiąże się z poborem zryczałtowanego podatku dochodowego, a spółka jako płatnik odpowiada za prawidłowe pobranie i wpłatę podatku. Jeżeli błąd ujawniono przed wypłatą dywidendy, sprawa jest prostsza, bo można skorygować dokumentację przed wykonaniem świadczenia.

Jeżeli dywidenda została już wypłacona albo pobrano podatek w nieprawidłowej wysokości, trzeba ocenić obowiązki korygujące na gruncie przepisów podatkowych, w szczególności ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych albo ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych – zależnie od statusu wspólnika. Tu rozstrzygające są szczegóły: kto jest wspólnikiem, czy dywidenda została wypłacona, czy pobrano podatek i czy złożono już deklaracje.

Jak postąpić najbezpieczniej w opisanej sytuacji?

Najbezpieczniejszy wariant w opisanym stanie faktycznym to:

1. ustalić, czy błąd dotyczy tylko uchwały o podziale zysku, czy także samego sprawozdania finansowego,
2. jeżeli błąd dotyczy uchwały – zwołać zgromadzenie wspólników i podjąć nową uchwałę albo uchwałę zmieniającą wcześniejszą uchwałę,
3. w treści nowej uchwały dokładnie wskazać, jakie postanowienia poprzedniej uchwały ulegają zmianie oraz jakie są prawidłowe kwoty brutto, netto i kwota przekazywana na kapitał zapasowy,
4. złożyć prawidłowy dokument do Repozytorium Dokumentów Finansowych,
5. sprawdzić skutki podatkowe i ewentualne obowiązki korekty wobec urzędu skarbowego.

Samo podpisanie przez zarząd aneksu do uchwały wspólników oceniam jako rozwiązanie niewystarczające, chyba że chodziło wyłącznie o techniczne sprostowanie dokumentu, który błędnie zapisał rzeczywistą treść głosowania. W większości przypadków bezpieczniej będzie powtórzyć czynność w prawidłowej formie korporacyjnej.

Tabela: co korygować w zależności od rodzaju błędu?

FAQ

Czy po złożeniu dokumentów do KRS można jeszcze poprawić uchwałę o podziale zysku?

Tak, ale co do zasady przez nową uchwałę albo uchwałę zmieniającą podjętą przez zgromadzenie wspólników, a nie przez sam aneks zarządu. Potem należy złożyć prawidłowy dokument do Repozytorium Dokumentów Finansowych.

Czy trzeba składać korektę całego sprawozdania finansowego?

Nie zawsze. Jeżeli błąd dotyczy wyłącznie uchwały o podziale zysku, a samo sprawozdanie finansowe jest poprawne, zwykle nie ma potrzeby korygowania całego sprawozdania.

Czy zarząd może samodzielnie poprawić uchwałę wspólników?

Nie, jeżeli poprawka zmienia treść rozstrzygnięcia wspólników. Kompetencja do podziału zysku należy do zgromadzenia wspólników, więc zmiana powinna nastąpić także uchwałą wspólników.

Czy zgoda wszystkich wspólników jest konieczna?

Nie wynika to wprost z każdego przepisu, ale w praktyce jest bardzo istotna, jeżeli zmiana ingeruje w prawo do dywidendy już przyznanej poszczególnym wspólnikom. Im większy wpływ zmiany na ich uprawnienia, tym większe ryzyko sporu bez jednomyślności.

Co jeśli dywidenda została już wypłacona?

Wtedy sprawa jest bardziej złożona. Trzeba ocenić skutki cywilne, korporacyjne i podatkowe, w tym ewentualny zwrot nadpłaty lub niedopłaty oraz korekty rozliczeń podatkowych.

Źródła

• art. 191 § 1 i § 2, art. 193 § 1 i § 4, art. 231 § 2 pkt 2 ustawy z 15 września 2000 r. – Kodeks spółek handlowych
• art. 53 ust. 1 i ust. 3, art. 54 ust. 1 i 2, art. 69 ust. 1 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości
• art. 19e ustawy z 20 sierpnia 1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym