Czy akt notarialny spółki jest jawny w KRS?

Czy umowa spółki komandytowej w akcie notarialnym jest dostępna publicznie?

Tak, co do zasady umowa spółki komandytowej sporządzona w formie aktu notarialnego może być dostępna w aktach rejestrowych KRS. Wynika to z kilku przepisów działających łącznie. Po pierwsze, zgodnie z art. 106 Kodeksu spółek handlowych umowa spółki komandytowej powinna być zawarta w formie aktu notarialnego. Po drugie, przy wpisie podmiotu do KRS dołącza się umowę albo statut, jeżeli podmiot działa na ich podstawie. Po trzecie, akta rejestrowe obejmują w szczególności dokumenty stanowiące podstawę wpisu.

W praktyce oznacza to, że jeżeli umowa spółki, zmiana umowy spółki albo tekst jednolity umowy zostały złożone do KRS, dokument ten może zostać udostępniony w ramach akt rejestrowych. Nie trzeba wykazywać interesu prawnego, aby przeglądać takie akta. Przy zakładaniu albo zmianie spółki warto więc od razu założyć, że treść dokumentów składanych do KRS nie będzie dokumentem prywatnym znanym wyłącznie wspólnikom.

Na czym polega jawność Krajowego Rejestru Sądowego?

Podstawowa zasada jest prosta: Krajowy Rejestr Sądowy jest jawny. Każdy ma prawo dostępu do danych zawartych w rejestrze za pośrednictwem Centralnej Informacji, a także prawo otrzymania odpisów, wyciągów, zaświadczeń i informacji z rejestru, również w postaci elektronicznej. Jawność dotyczy jednak nie tylko samych rubryk rejestru, ale również akt rejestrowych podmiotów wpisanych do KRS.

Art. 10 ustawy o KRS stanowi, że każdy ma prawo przeglądania akt rejestrowych podmiotów wpisanych do rejestru, chyba że ustawa stanowi inaczej. Obecnie dla podmiotów wpisanych do rejestru przedsiębiorców akta są prowadzone wyłącznie w systemie teleinformatycznym. Oznacza to, że zamiast tradycyjnego zamawiania papierowych akt do czytelni coraz większe znaczenie ma dostęp elektroniczny przez Portal Rejestrów Sądowych.

Jeżeli interesuje Cię szerszy zakres składanych dokumentów, przydatne może być omówienie tego, jakie dokumenty do KRS trzeba składać przy zmianach dotyczących spółki.

Jak można sprawdzić dokumenty spółki w KRS?

Najprościej zacząć od wyszukiwarki KRS albo Portalu Rejestrów Sądowych. Do sprawdzenia podmiotu zwykle potrzebny jest numer KRS, firma spółki albo inne dane identyfikujące. W publicznym rejestrze można sprawdzić m.in. firmę, siedzibę, sposób reprezentacji, osoby uprawnione do reprezentacji oraz część informacji o wspólnikach lub organach, zależnie od rodzaju spółki.

Jeżeli potrzebna jest sama umowa spółki albo akt notarialny obejmujący zmianę umowy, należy sprawdzić akta rejestrowe. Dla przedsiębiorców służy do tego w szczególności przeglądarka akt rejestrowych dostępna w Portalu Rejestrów Sądowych. W przypadku starszych dokumentów papierowych albo dokumentów niedostępnych w pełni elektronicznie może być konieczny kontakt z właściwym sądem rejestrowym albo skorzystanie z procedury udostępnienia dokumentu w formie przewidzianej przez przepisy i możliwości techniczne sądu.

Czy jawność aktu notarialnego spółki jest niebezpieczna?

Sama jawność aktu notarialnego złożonego do KRS nie jest wadą systemu ani naruszeniem poufności. Jest elementem bezpieczeństwa obrotu gospodarczego: kontrahenci, wierzyciele i osoby zainteresowane mogą sprawdzić podstawowe informacje o spółce oraz dokumenty, na których oparto wpis. Dzięki temu łatwiej ocenić, kto reprezentuje spółkę i jakie są najważniejsze zasady jej działania.

Ryzyka mają raczej charakter praktyczny. Osoba trzecia może zapoznać się z treścią umowy spółki, wysokością wkładów, sposobem udziału w zysku, zasadami prowadzenia spraw spółki, ograniczeniami reprezentacji albo innymi postanowieniami, które zostały wpisane do umowy. Jeżeli wspólnicy wpiszą do umowy także informacje biznesowo wrażliwe, np. szczegółowy model rozliczeń, poufne zasady współpracy lub dane wykraczające poza minimum wymagane dla umowy, trzeba liczyć się z tym, że informacje te mogą być dostępne w aktach.

Nie należy natomiast utożsamiać jawności KRS z dostępem do całej dokumentacji przedsiębiorstwa. Publiczne są dokumenty złożone do rejestru albo do akt rejestrowych, a nie wszystkie umowy handlowe, dokumentacja księgowa, korespondencja, know-how czy wewnętrzne ustalenia wspólników, o ile nie zostały złożone w KRS lub nie podlegają odrębnemu obowiązkowi ujawnienia.

Co z ochroną danych osobowych i tajemnicą przedsiębiorstwa?

Dokumenty składane do KRS powinny być przygotowywane z uwzględnieniem zasady jawności. Jeżeli przepisy wymagają ujawnienia określonych danych, samo ich zamieszczenie w dokumentach rejestrowych jest naturalną konsekwencją obowiązków rejestrowych. Nie oznacza to jednak, że w umowie spółki należy zamieszczać wszystkie informacje, które wspólnicy chcieliby między sobą ustalić.

W praktyce warto rozdzielić trzy grupy informacji. Pierwsza to informacje konieczne, bez których umowa spółki albo wpis do KRS byłyby nieprawidłowe. Druga to informacje dopuszczalne, ale niewymagane, które mogą zwiększać przejrzystość umowy, lecz jednocześnie ujawniają więcej niż minimum. Trzecia to informacje poufne lub operacyjne, które lepiej uregulować poza dokumentami rejestrowymi, o ile prawo i cel ustaleń na to pozwalają.

W sprawach z udziałem podmiotów zagranicznych znaczenie może mieć także zakres dokumentów przedstawianych notariuszowi. Inaczej wygląda bowiem publiczny dostęp do dokumentów złożonych do polskiego KRS, a inaczej komplet dokumentów wymaganych do dokonania czynności notarialnej, np. gdy chodzi o dokumenty notariusza LTD.

Czy można ukryć umowę spółki przed osobami trzecimi?

Jeżeli umowa spółki musi zostać złożona do KRS jako dokument stanowiący podstawę wpisu, nie można skutecznie żądać, aby była traktowana jak dokument całkowicie niejawny tylko dlatego, że wspólnicy uznają jej treść za prywatną. Jawność akt rejestrowych wynika z ustawy i służy bezpieczeństwu obrotu.

Można natomiast ograniczać zakres informacji umieszczanych w dokumentach rejestrowych do tego, co jest potrzebne i prawnie uzasadnione. Przy bardziej rozbudowanych relacjach wspólników często warto rozważyć dodatkowe porozumienia, regulaminy albo umowy inwestycyjne, ale trzeba każdorazowo sprawdzić, czy dane postanowienia nie powinny znaleźć się w umowie spółki, aby były skuteczne wobec wspólników albo osób trzecich.

Jawność ma znaczenie również na późniejszych etapach życia spółki, np. przy wykreślaniu spółki z rejestru. W takich sytuacjach przydatne może być omówienie zagadnienia jawność/wykreślenie w kontekście postanowień sądu rejestrowego.

FAQ

Podsumowanie

Akt notarialny obejmujący umowę spółki komandytowej jest co do zasady dokumentem, który trafia do KRS i może być dostępny w aktach rejestrowych. Wynika to z ustawowej jawności KRS oraz z obowiązku dołączania umowy lub statutu do wniosku o wpis podmiotu działającego na takiej podstawie. Obecnie akta rejestrowe przedsiębiorców mają przede wszystkim postać elektroniczną, a dostęp do nich zapewnia Portal Rejestrów Sądowych.

Nie oznacza to jednak, że publiczne są wszystkie dokumenty spółki. Publiczny dostęp obejmuje dane rejestrowe i dokumenty złożone do KRS. Dlatego przy tworzeniu albo zmianie umowy spółki trzeba świadomie zdecydować, jakie postanowienia umieszczać w dokumencie rejestrowym, a jakie — jeżeli jest to prawnie dopuszczalne — uregulować poza aktami KRS.

Źródła

• Ustawa z dnia 20 sierpnia 1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym, w szczególności art. 8, art. 9 i art. 10.
• Ustawa z dnia 15 września 2000 r. — Kodeks spółek handlowych, w szczególności art. 26, art. 103 i art. 106.
• Portal Rejestrów Sądowych — Krajowy Rejestr Sądowy.
• Tekst jednolity ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym w serwisie Sejmu.