Brak zgłoszenia aktualizacyjnego do KRS po zmianie zarządu

Kto ma obowiązek zgłosić zmianę zarządu do KRS?

Jeżeli doszło do sprzedaży udziałów w spółce z o.o. oraz do odwołania dotychczasowego prezesa zarządu, trzeba rozdzielić dwie kwestie: skuteczność zmian w spółce oraz ich ujawnienie w Krajowym Rejestrze Sądowym. Odwołanie członka zarządu jest co do zasady skuteczne z chwilą podjęcia właściwej uchwały albo z chwilą wskazaną w tej uchwale. Wpis w KRS dotyczący składu zarządu ma zasadniczo charakter deklaratoryjny, czyli ujawnia zmianę, która już nastąpiła.

Nie oznacza to jednak, że aktualizacja rejestru jest fakultatywna. Zgodnie z art. 22 ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym wniosek o wpis do Rejestru powinien być złożony nie później niż w terminie 7 dni od dnia zdarzenia uzasadniającego dokonanie wpisu, chyba że przepis szczególny stanowi inaczej. Wpisem jest także wykreślenie danych, np. wykreślenie byłego członka zarządu.

Obowiązek zgłoszenia zmian spoczywa na spółce, którą reprezentuje aktualny zarząd albo pełnomocnik prawidłowo umocowany przez osoby uprawnione do reprezentacji. W praktyce wniosek zmianowy składa się elektronicznie przez Portal Rejestrów Sądowych, a w przypadku spółki prowadzonej w systemie S24 - w odpowiednim trybie tego systemu, jeżeli dana zmiana może być tam obsłużona.

Jeżeli wraz ze zmianą zarządu doszło do sprzedaży udziałów, trzeba dodatkowo sprawdzić, czy w KRS ujawniane były dane wspólnika albo wspólników. Samo zbycie udziałów wymaga zachowania właściwej formy, a następnie złożenia do spółki dokumentów pozwalających na aktualizację księgi udziałów i - gdy przepisy tego wymagają - danych ujawnianych w KRS.

Czy były członek zarządu może sam złożyć wniosek o wykreślenie z KRS?

Po skutecznym odwołaniu albo rezygnacji były członek zarządu traci prawo reprezentowania spółki. Z tego powodu co do zasady nie może złożyć za spółkę wniosku zmianowego do KRS, tak jakby nadal był jej reprezentantem. Taki wniosek powinien pochodzić od aktualnego zarządu albo od pełnomocnika umocowanego przez osoby uprawnione do działania za spółkę.

Były członek zarządu nie jest jednak całkowicie bezradny. Może skierować do właściwego sądu rejestrowego pismo informujące, że dane ujawnione w rejestrze są nieaktualne. Do pisma warto dołączyć kopię uchwały o odwołaniu, oświadczenie o rezygnacji wraz z dowodem doręczenia, umowę sprzedaży udziałów, protokół zgromadzenia wspólników, korespondencję z nowymi właścicielami lub inne dokumenty potwierdzające rzeczywisty stan sprawy.

Takie pismo nie zastępuje wniosku zmianowego spółki, ale może spowodować, że sąd rejestrowy sprawdzi akta i rozważy zastosowanie środków przewidzianych w ustawie o KRS. Warto w nim konkretnie wskazać numer KRS spółki, datę odwołania albo rezygnacji, dane osoby nadal widniejącej w rejestrze oraz żądanie podjęcia czynności nadzorczych lub przymuszających wobec obowiązanych.

Postępowanie przymuszające w KRS - kiedy sąd może zareagować?

Podstawowym instrumentem sądu rejestrowego jest postępowanie przymuszające z art. 24 ustawy o KRS. Jeżeli sąd stwierdzi, że wniosek o wpis albo dokumenty, których złożenie jest obowiązkowe, nie zostały złożone mimo upływu terminu, wzywa obowiązanych do ich złożenia i wyznacza dodatkowy 7-dniowy termin. Wezwanie następuje pod rygorem grzywny przewidzianej w przepisach Kodeksu postępowania cywilnego o egzekucji świadczeń niepieniężnych.

Jeżeli obowiązani nie wykonają wezwania, sąd nakłada grzywnę. Grzywna może być ponawiana. Zgodnie z art. 1052 K.p.c. w jednym postanowieniu sąd może wymierzyć grzywnę nie wyższą niż 15 000 zł, chyba że dwukrotne wymierzenie grzywny okazało się nieskuteczne; ogólna suma grzywien w tej samej sprawie nie może przewyższać 1 000 000 zł.

Obecne brzmienie art. 24 ustawy o KRS przewiduje również szczególne rozwiązania, gdy osoba prawna nie ma organu uprawnionego do reprezentacji albo w składzie tego organu są braki uniemożliwiające jej działanie. W takiej sytuacji sąd może wzywać obowiązanych do powołania lub wyboru organu albo do wykazania, że braki zostały usunięte. Jeżeli sytuacja nie zostanie naprawiona, w grę mogą wchodzić dalsze środki, w tym ustanowienie kuratora na podstawie przepisów ustawy o KRS.

Trzeba jednak pamiętać, że pismo byłego członka zarządu nie gwarantuje automatycznego wykreślenia danych. Sąd rejestrowy działa w granicach przepisów i ocenia, czy ma w aktach wystarczające dokumenty oraz czy zachodzą przesłanki do podjęcia działań z urzędu. W praktyce im lepiej udokumentowana jest zmiana, tym większa szansa na realną reakcję sądu.

Jakie ryzyko ma były prezes nadal widniejący w KRS?

Największy problem praktyczny wynika z domniemania prawdziwości danych ujawnionych w KRS. Zgodnie z art. 17 ustawy o KRS domniemywa się, że dane wpisane do Rejestru są prawdziwe. Dodatkowo przepisy chronią osoby trzecie działające w zaufaniu do rejestru. Dlatego nieaktualny wpis może prowadzić do kierowania korespondencji, wezwań, pozwów albo zapytań urzędowych do osoby, która faktycznie nie pełni już funkcji.

Nie oznacza to jednak, że były członek zarządu odpowiada za zobowiązania spółki wyłącznie dlatego, że nadal widnieje w KRS. Odpowiedzialność z art. 299 Kodeksu spółek handlowych wymaga spełnienia ustawowych przesłanek, w tym bezskuteczności egzekucji przeciwko spółce oraz związku odpowiedzialności z rzeczywistym pełnieniem funkcji w relewantnym czasie. Wpis w rejestrze jest ważnym dowodem dla osób trzecich, ale można go obalać dokumentami potwierdzającymi odwołanie, rezygnację albo wygaśnięcie mandatu.

Z punktu widzenia byłego członka zarządu kluczowe jest więc zachowanie dokumentów. Należy mieć uchwałę odwołującą, dowód sprzedaży udziałów, potwierdzenia doręczeń, korespondencję z nowym zarządem oraz kopie pism wysłanych do sądu rejestrowego. W razie sporu to te dokumenty pozwalają wykazać, od kiedy dana osoba nie była już członkiem zarządu.

Odpowiedzialność spółki za brak aktualizacji danych

Brak zgłoszenia aktualizacyjnego może obciążać samą spółkę. Art. 18 ustawy o KRS przewiduje odpowiedzialność podmiotu obowiązanego za szkodę wyrządzoną zgłoszeniem nieprawdziwych danych, niezgłoszeniem danych podlegających obowiązkowi wpisu albo niezłożeniem wymaganych dokumentów, chyba że szkoda nastąpiła wskutek siły wyższej albo wyłącznie z winy poszkodowanego lub osoby trzeciej, za którą podmiot nie ponosi odpowiedzialności.

W praktyce oznacza to, że nieaktualny wpis może stać się podstawą roszczeń, jeżeli ktoś poniósł szkodę przez to, że spółka nie ujawniła prawdziwych danych w rejestrze. Dotyczy to zarówno kontrahentów, jak i osoby, której dane bezpodstawnie nadal widnieją w KRS, o ile wykaże szkodę i związek przyczynowy.

Po stronie aktualnego zarządu dochodzi także ryzyko kosztów postępowania, grzywien i problemów operacyjnych. Nieaktualny KRS utrudnia podpisywanie umów, obsługę rachunku bankowego, udział w przetargach, kontakty z urzędami i wykazywanie prawidłowej reprezentacji.

Co powinien zrobić były członek zarządu krok po kroku?

Jeżeli po sprzedaży udziałów i odwołaniu z funkcji dane byłego prezesa nadal widnieją w KRS, warto działać pisemnie i etapowo:

1. pobrać aktualny odpis KRS i sprawdzić, jakie dane są nieaktualne,
2. zebrać dokumenty potwierdzające sprzedaż udziałów, odwołanie albo rezygnację oraz powołanie nowych osób, jeżeli są dostępne,
3. wezwać aktualny zarząd lub nabywcę udziałów do niezwłocznego złożenia wniosku zmianowego do KRS,
4. wskazać w wezwaniu termin na wykonanie czynności i zapowiedzieć zawiadomienie sądu rejestrowego,
5. po bezskutecznym wezwaniu złożyć do sądu rejestrowego pismo informujące o nieaktualnym wpisie i załączyć dokumenty,
6. zachować dowody nadania, potwierdzenia doręczeń i kopie całej korespondencji.

W piśmie do sądu rejestrowego warto unikać ogólników. Najlepiej wskazać dokładnie, który wpis jest niezgodny ze stanem rzeczywistym, od kiedy, na podstawie jakiego dokumentu oraz jakie osoby powinny obecnie działać za spółkę. Jeżeli były członek zarządu nie zna nowych danych, powinien opisać, jakie dokumenty posiada i dlaczego nie jest w stanie samodzielnie doprowadzić do aktualizacji wpisu.

FAQ

Czy zmiana zarządu spółki z o.o. działa dopiero po wpisie do KRS?

Co do zasady nie. Zmiana członka zarządu jest skuteczna już z chwilą podjęcia właściwej uchwały, złożenia skutecznej rezygnacji albo innego zdarzenia powodującego wygaśnięcie mandatu. Wpis do KRS ma zasadniczo charakter deklaratoryjny, ale jest bardzo ważny dla bezpieczeństwa obrotu.

Ile czasu jest na zgłoszenie zmiany zarządu do KRS?

Wniosek o wpis do KRS powinien być złożony nie później niż w terminie 7 dni od zdarzenia uzasadniającego wpis, chyba że przepis szczególny przewiduje inny termin. Przy zmianie zarządu będzie to zwykle dzień podjęcia uchwały o odwołaniu lub powołaniu albo dzień skutecznej rezygnacji.

Czy były prezes może sam wykreślić się z KRS?

Zwykle nie może złożyć wniosku zmianowego w imieniu spółki, ponieważ po odwołaniu albo rezygnacji nie jest już osobą uprawnioną do jej reprezentowania. Może natomiast zawiadomić sąd rejestrowy o nieaktualnym wpisie i załączyć dokumenty potwierdzające rzeczywisty stan.

Co grozi spółce za brak aktualizacji KRS?

Sąd rejestrowy może wezwać obowiązanych do złożenia wniosku lub dokumentów w dodatkowym 7-dniowym terminie, a następnie nakładać grzywny. Brak aktualizacji może również powodować odpowiedzialność odszkodowawczą podmiotu obowiązanego, jeżeli przez niezgłoszenie danych powstała szkoda.

Czy osoba nadal widniejąca w KRS odpowiada za długi spółki?

Nie automatycznie. Odpowiedzialność z art. 299 K.s.h. zależy od rzeczywistego pełnienia funkcji i innych ustawowych przesłanek, w szczególności bezskuteczności egzekucji przeciwko spółce. Nieaktualny wpis może jednak spowodować, że wierzyciel skieruje roszczenia przeciwko osobie wpisanej w KRS, a wtedy trzeba będzie wykazywać rzeczywistą datę odwołania, rezygnacji lub wygaśnięcia mandatu.

Czy sąd rejestrowy musi wszcząć postępowanie po piśmie byłego członka zarządu?

Nie zawsze. Sąd ocenia, czy istnieją podstawy do działania w konkretnej sprawie i czy z akt albo załączonych dokumentów wynika niezgodność wpisu z rzeczywistym stanem. Dobrze udokumentowane pismo zwiększa szansę na reakcję, ale nie zastępuje formalnego wniosku spółki.

Czy przy sprzedaży udziałów trzeba aktualizować wspólników w KRS?

To zależy od struktury udziałów i danych ujawnionych w rejestrze. W spółce z o.o. zmiany dotyczące wspólników mogą wymagać aktualizacji dokumentów i danych rejestrowych, zwłaszcza gdy chodzi o jedynego wspólnika albo wspólników ujawnianych w KRS. W każdym przypadku należy też zadbać o księgę udziałów i dokumenty potwierdzające skuteczne przejście udziałów.

Podsumowanie

Brak zgłoszenia aktualizacyjnego do KRS po sprzedaży udziałów i zmianie zarządu nie powoduje, że były członek zarządu automatycznie nadal pełni funkcję. Może jednak wywołać poważne skutki praktyczne: kierowanie korespondencji do niewłaściwej osoby, roszczenia wierzycieli, konieczność składania wyjaśnień oraz ryzyko sporów o odpowiedzialność.

Najbezpieczniejsze działanie to szybkie zebranie dokumentów, pisemne wezwanie aktualnego zarządu do złożenia wniosku zmianowego i - w razie dalszej bezczynności - zawiadomienie sądu rejestrowego. W sprawach spornych szczególne znaczenie mają dowody daty odwołania, rezygnacji, sprzedaży udziałów i doręczenia dokumentów właściwym osobom.

Źródła

1. Ustawa z dnia 20 sierpnia 1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym - ISAP
2. Ustawa z dnia 15 września 2000 r. - Kodeks spółek handlowych - ISAP
3. Ustawa z dnia 17 listopada 1964 r. - Kodeks postępowania cywilnego - ISAP
4. Ustawa z dnia 28 lipca 2005 r. o kosztach sądowych w sprawach cywilnych - ISAP
5. Wyrok Sądu Najwyższego z 8 marca 2019 r., III CSK 96/17 - znaczenie wpisu członka zarządu w KRS dla odpowiedzialności z art. 299 K.s.h.