Działalność gospodarcza w Polsce i usługi w Szwecji – gdzie płacić podatek?

Jak przejść przez analizę krok po kroku?

1. Ustal, gdzie masz rezydencję podatkową.
2. Określ rzeczywisty charakter usług wykonywanych w Szwecji.
3. Sprawdź, czy masz w Szwecji zakład albo stałą placówkę regularnie dostępną do wykonywania działalności.
4. Jeżeli wykonujesz prace budowlane lub instalacyjne, ustal, czy konkretny projekt podlega szczególnej regule 12 miesięcy.
5. Sprawdź status F-tax i to, czy szwedzki płatnik ma obowiązek potrącić podatek z wynagrodzenia.
6. Oddzielnie przeanalizuj VAT oraz ubezpieczenia społeczne i dokument A1.

W przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej wykonywanej częściowo albo faktycznie za granicą nie wystarczy sprawdzić, gdzie firma jest zarejestrowana. O miejscu opodatkowania decydują przede wszystkim rezydencja podatkowa przedsiębiorcy, kwalifikacja dochodu na gruncie konwencji, czas i sposób obecności w Szwecji oraz ewentualne istnienie zakładu lub stałej placówki.

Jeżeli działalność jest zarejestrowana w Polsce, przedsiębiorca mieszka w Polsce, ma tu rodzinę oraz główne sprawy życiowe i gospodarcze, a w Szwecji jedynie realizuje zlecenia, punktem wyjścia będzie zwykle polska rezydencja podatkowa. Nie oznacza to jednak automatycznie, że Szwecja nigdy nie może opodatkować dochodu z usług wykonywanych na jej terytorium. Podobny mechanizm analizy występuje przy prowadzeniu firm w Polsce i we Włoszech a miejscu opodatkowania, z tym że zawsze trzeba zastosować właściwą umowę międzynarodową.

Rezydencja podatkowa – czy przedsiębiorca nadal rozlicza się w Polsce?

Zgodnie z art. 3 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych osoba mająca miejsce zamieszkania na terytorium Polski podlega w Polsce nieograniczonemu obowiązkowi podatkowemu, czyli co do zasady rozlicza tutaj całość swoich dochodów bez względu na miejsce położenia ich źródeł. Za osobę mającą miejsce zamieszkania w Polsce uważa się osobę fizyczną, która posiada w Polsce centrum interesów osobistych lub gospodarczych, czyli ośrodek interesów życiowych, albo przebywa w Polsce dłużej niż 183 dni w roku podatkowym.

Ośrodek interesów życiowych ocenia się całościowo. Znaczenie mają m.in. miejsce zamieszkania rodziny, posiadanie mieszkania lub domu, prowadzenie spraw majątkowych, główne źródła zarządzania działalnością, miejsce zawierania umów oraz inne trwałe powiązania osobiste i gospodarcze. Samo wykonywanie usług w Szwecji nie musi przenosić rezydencji podatkowej do Szwecji.

Jeżeli jednak przedsiębiorca długo i stale przebywa w Szwecji, ma tam mieszkanie, przenosi rodzinę albo główne centrum spraw życiowych, może pojawić się problem podwójnej rezydencji. Wtedy stosuje się reguły kolizyjne z art. 4 konwencji Polska–Szwecja: bada się kolejno stałe miejsce zamieszkania, ściślejsze powiązania osobiste i gospodarcze, zwykłe przebywanie, obywatelstwo, a w razie potrzeby sprawę rozstrzygają właściwe organy obu państw.

Kiedy Szwecja może opodatkować polskiego przedsiębiorcę?

Art. 7 czy art. 14 konwencji – najpierw trzeba ustalić rodzaj działalności

Nie każdą działalność osoby fizycznej należy automatycznie analizować wyłącznie przez art. 7 konwencji. Art. 7 reguluje zyski przedsiębiorstw i odwołuje się do pojęcia zakładu, natomiast art. 14 dotyczy dochodów osoby fizycznej z wolnego zawodu lub innej działalności o samodzielnym charakterze. O właściwej kwalifikacji decyduje rzeczywisty charakter świadczeń, a nie sama nazwa działalności w CEIDG.

Art. 7 – zakład w Szwecji

Zgodnie z art. 7 konwencji zyski przedsiębiorstwa polskiego podlegają opodatkowaniu tylko w Polsce, chyba że przedsiębiorstwo prowadzi działalność w Szwecji przez położony tam zakład. Jeżeli zakład nie powstaje i dochód nie podlega innemu szczególnemu artykułowi konwencji, działalność rozlicza się w Polsce według właściwej formy opodatkowania.

Zakład oznacza co do zasady stałą placówkę, przez którą całkowicie lub częściowo prowadzona jest działalność przedsiębiorstwa. Może to być m.in. miejsce zarządu, filia, biuro, fabryka, warsztat albo inne stałe miejsce pozostające faktycznie do dyspozycji przedsiębiorcy. Nie trzeba być właścicielem lokalu; znaczenie ma możliwość trwałego korzystania z określonego miejsca do prowadzenia działalności.

Art. 14 – stała placówka przy samodzielnych usługach

Jeżeli dochód osoby fizycznej mieści się w art. 14, jest co do zasady opodatkowany w państwie rezydencji, chyba że podatnik ma w drugim państwie stałą placówkę regularnie dostępną do wykonywania tej działalności. W takim przypadku drugie państwo może opodatkować dochód tylko w części przypisanej tej placówce.

Do wolnych zawodów konwencja zalicza przykładowo samodzielną działalność naukową, literacką, artystyczną, wychowawczą lub oświatową oraz działalność lekarzy, prawników, inżynierów, architektów, dentystów i księgowych. Katalog nie wyczerpuje jednak całego art. 14, ponieważ przepis obejmuje również inną działalność o samodzielnym charakterze. Przy typowej działalności przedsiębiorstwa, np. zorganizowanych pracach budowlanych lub instalacyjnych, zasadniczym punktem analizy pozostaje art. 7 i zakład, lecz przy szeroko rozumianych usługach osoby fizycznej art. 14 nie powinien być pomijany.

Kiedy działa limit 12 miesięcy?

Konwencja Polska–Szwecja przewiduje szczególną regułę dla placu budowy, prac budowlanych lub instalacyjnych oraz czynności związanych z takimi pracami. Taka budowa, prace albo czynności stanowią zakład tylko wtedy, gdy trwają dłużej niż 12 miesięcy. Reguła ma znaczenie m.in. przy rzeczywistych projektach budowlanych i instalacyjnych.

W aktualnych wyjaśnieniach Skatteverket do reguły budowlanej zaliczane są m.in. budowa i przebudowa, remonty objęte charakterem projektu budowlanego, układanie rurociągów i prace ziemne, instalacja ciężkiego wyposażenia oraz określone czynności planistyczne i zarządcze wykonywane na miejscu w związku z projektem. Przy ustalaniu czasu trzeba badać rzeczywistą ciągłość projektu. Kilka etapów gospodarczo i geograficznie powiązanych może być oceniane łącznie, nawet jeśli formalnie podzielono je na kilka umów.

Kiedy 12 miesięcy nie ma zastosowania?

12 miesięcy nie jest uniwersalnym limitem dla każdej usługi wykonywanej w Szwecji. Skatteverket wyraźnie rozróżnia projekty objęte szczególną regułą budowlaną od zwykłych napraw, konserwacji, utrzymania nieruchomości, facility management oraz prostych prac serwisowych. Takie czynności mogą podlegać ogólnej definicji zakładu, zamiast korzystać z testu ponad 12 miesięcy.

To oznacza, że krótki czas pojedynczego zlecenia nie daje automatycznie bezpieczeństwa podatkowego. Jeżeli przedsiębiorca wykonujący naprawy lub serwis ma w Szwecji stałe miejsce pozostające do jego dyspozycji i prowadzi przez nie działalność, zakład może powstać niezależnie od tego, że żaden pojedynczy projekt nie trwa 12 miesięcy.

Biuro, warsztat i inne stałe miejsce w Szwecji

Nawet przy projekcie trwającym krócej niż 12 miesięcy zakład może powstać z innego powodu, np. przez biuro, warsztat albo inne stałe miejsce wykorzystywane regularnie do wykonywania działalności. Trzeba ustalić, czy miejsce ma odpowiedni stopień trwałości i czy pozostaje do dyspozycji przedsiębiorcy. Nie wystarczy sama obecność u klienta; liczy się rzeczywisty sposób organizacji pracy.

Podobne problemy występują w innych państwach, dlatego przydatne może być omówienie rozliczenia działalności wykonywanej w Holandii. Nie należy jednak przenosić progów i szczegółów z jednej umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania do drugiej.

Przedstawiciel i podpisywanie umów

Konwencja przewiduje również możliwość powstania zakładu przez przedstawiciela zależnego, który posiada i zwyczajowo wykonuje pełnomocnictwo do zawierania umów w imieniu przedsiębiorstwa. Przy jednoosobowej działalności trzeba jednak odróżnić przedstawiciela od samego przedsiębiorcy. Skatteverket wskazuje, że osoba prowadząca własną jednoosobową działalność nie może być przedstawicielem zależnym własnego przedsiębiorstwa, ponieważ konstrukcja pełnomocnictwa wymaga odrębności podmiotów.

Samo podpisanie umowy podczas pobytu w Szwecji nie przesądza więc o powstaniu zakładu. Trzeba ocenić cały model działalności: miejsce zarządzania, stałe zaplecze, sposób wykonywania kolejnych zleceń, dostęp do lokalu lub warsztatu oraz ewentualne działanie innych osób uprawnionych do zawierania umów. Analogicznie przy usłudze wykonanej w Danii dla polskiej firmy o wyniku nie decyduje samo miejsce wystawienia faktury, lecz właściwe przepisy i faktyczny model działalności.

Jak rozliczyć dochód, gdy zakład lub stała placówka powstanie?

Jeżeli działalność podlega art. 7 i polski przedsiębiorca prowadzi ją w Szwecji przez zakład, Szwecja może opodatkować zyski przypisane temu zakładowi. Trzeba wtedy ustalić, jaka część przychodów i kosztów jest związana ze szwedzką działalnością. Zysk zakładu ustala się tak, jak gdyby był on odrębnym przedsiębiorstwem prowadzącym porównywalną działalność w porównywalnych warunkach.

Jeżeli natomiast zastosowanie ma art. 14, Szwecja może opodatkować tę część dochodu z samodzielnej działalności osoby fizycznej, którą można przypisać stałej placówce regularnie dostępnej w Szwecji. Dlatego prawidłowa kwalifikacja dochodu powinna poprzedzać samo ustalanie miejsca opodatkowania.

W Polsce podwójnego opodatkowania unika się na zasadach art. 22 konwencji. Co do zasady dochód, który zgodnie z konwencją może być opodatkowany w Szwecji, Polska zwalnia z opodatkowania, z możliwością uwzględnienia go przy ustalaniu stopy podatku dla pozostałego dochodu. Sposób wykazania zależy od rodzaju dochodu, formy opodatkowania i aktualnych formularzy. Inne źródła, takie jak najem czy praca, analizuje się odrębnie; przykładem jest wynajem mieszkania w Polsce przez rezydenta podatkowego Szwecji.

F-tax w Szwecji dla polskiej firmy i potrącenie podatku z faktury

F-tax nie przesądza, gdzie ostatecznie należy zapłacić PIT. Jest to odrębny element szwedzkiego systemu podatkowego, który ma duże znaczenie dla sposobu wypłaty wynagrodzenia, obowiązków płatnika i płynności finansowej wykonawcy.

Jeżeli wykonawca jest zatwierdzony do F-tax, klient co do zasady nie powinien potrącać szwedzkiego podatku z wynagrodzenia za pracę objętą tym statusem. Jeżeli zagraniczny wykonawca nie ma F-tax ani odpowiedniej decyzji Skatteverket, w określonych sytuacjach płatnik jest zobowiązany potrącić podatek od wynagrodzenia za pracę wykonaną w Szwecji.

W przepisach dotyczących zagranicznych wykonawców występuje m.in. potrącenie w wysokości 30%, ale nie należy stosować tej stawki automatycznie do każdej faktury. Konkretny obowiązek zależy m.in. od tego, czy wykonawcą jest osoba fizyczna czy osoba prawna, od statusu płatnika oraz od decyzji Skatteverket. Jeżeli podatek został potrącony, a po rozliczeniu okaże się, że Szwecja nie miała prawa do ostatecznego opodatkowania danego dochodu, potrącona kwota może podlegać rozliczeniu lub zwrotowi w szwedzkim systemie podatkowym.

Dlatego F-tax warto sprawdzić przed rozpoczęciem zlecenia, a nie dopiero po potrąceniu części należności z faktury. Dla przedsiębiorcy jest to kwestia nie tylko formalna, lecz także związana z cash flow i warunkami współpracy ze szwedzkim kontrahentem.

VAT i A1 – odrębne obowiązki

Podatek dochodowy, VAT i ubezpieczenia społeczne trzeba analizować osobno. Brak zakładu albo stałej placówki dla celów podatku dochodowego nie oznacza automatycznie braku obowiązków w VAT lub wobec instytucji ubezpieczeniowych.

Przy VAT znaczenie mają rodzaj usługi, status kontrahenta oraz związek świadczenia z nieruchomością lub konkretnym obiektem. W usługach budowlanych i instalacyjnych miejsce opodatkowania VAT może wymagać odrębnego ustalenia. Z kolei przy czasowym wykonywaniu pracy na własny rachunek w innym państwie UE trzeba sprawdzić właściwe ustawodawstwo w zakresie ubezpieczeń społecznych i możliwość posługiwania się zaświadczeniem A1.

Ryczałt, skala i podatek liniowy przy usługach w Szwecji

Polska forma opodatkowania nie rozstrzyga sama, któremu państwu przysługuje prawo do opodatkowania. Najpierw trzeba zastosować przepisy o rezydencji i właściwy artykuł konwencji, a dopiero potem ustalić sposób rozliczenia w Polsce.

Przy skali podatkowej i podatku liniowym opodatkowany jest zasadniczo dochód, czyli przychód pomniejszony o koszty uzyskania przychodów. Przy ryczałcie od przychodów ewidencjonowanych podstawą jest przychód. Dlatego bezpieczniej mówić, że przy braku prawa Szwecji do opodatkowania przedsiębiorca rozlicza działalność w Polsce według właściwej dla siebie formy opodatkowania, a nie że w każdym przypadku rozlicza przychód.

Podobny problem kwalifikacji miejsca faktycznego wykonywania działalności pojawia się przy pracy zdalnej za granicą w ramach polskiej działalności gospodarczej.

Jak ograniczyć ryzyko sporu ze szwedzkim fiskusem?

Przed rozpoczęciem albo przedłużeniem zlecenia warto zebrać dane potrzebne do oceny modelu działalności. W szczególności trzeba ustalić:

• dokładny rodzaj prac i to, czy mieszczą się w szczególnej regule budowlanej,
• datę rozpoczęcia i przewidywanego zakończenia projektu oraz związki między kolejnymi etapami,
• czy przedsiębiorca ma w Szwecji biuro, warsztat, magazyn, stanowisko pracy lub inne miejsce pozostające do jego dyspozycji,
• gdzie faktycznie zarządzana jest działalność i gdzie podejmowane są kluczowe decyzje,
• czy w Szwecji działa odrębna osoba uprawniona do zawierania umów w imieniu przedsiębiorstwa,
• jaki jest status F-tax i czy płatnik ma obowiązek potrącenia podatku,
• jak wyglądają odrębne obowiązki w VAT i ubezpieczeniach społecznych.

Przydatne są umowy, faktury, harmonogramy, korespondencja z kontrahentem, dowody przejazdów, informacje o udostępnionym zapleczu oraz dokumenty dotyczące F-tax, VAT i A1. Szczególnie ostrożnie trzeba podchodzić do projektów zbliżających się do 12 miesięcy i do kolejnych zleceń realizowanych na tym samym obiekcie lub dla tego samego kontrahenta.

Przykłady rozliczenia działalności w Polsce i usług w Szwecji

Najczęstsze pytania o podatki przy usługach wykonywanych w Szwecji

Czy polska firma wykonująca usługi w Szwecji zawsze płaci podatek w Polsce?

Nie. Polska rezydencja jest punktem wyjścia, ale trzeba zastosować konwencję. Przy zyskach przedsiębiorstwa Szwecja może opodatkować zysk przypisany położonemu tam zakładowi. Przy działalności osoby fizycznej objętej art. 14 znaczenie ma z kolei stała placówka regularnie dostępna w Szwecji.

Czy pobyt w Szwecji dłuższy niż 183 dni automatycznie zmienia rezydencję podatkową?

Nie automatycznie. Polski przepis uwzględnia zarówno długość pobytu, jak i ośrodek interesów osobistych lub gospodarczych. Gdy oba państwa uznają osobę za rezydenta, trzeba zastosować reguły kolizyjne z art. 4 konwencji Polska–Szwecja.

Kiedy prace instalacyjne w Szwecji tworzą zakład?

Jeżeli są częścią projektu objętego szczególną regułą z art. 5 ust. 3 konwencji, plac budowy, prace budowlane lub instalacyjne albo czynności związane z nimi stanowią zakład dopiero po przekroczeniu 12 miesięcy. Trzeba jednak uwzględnić powiązane etapy projektu oraz sprawdzić, czy zakład nie powstał niezależnie na zasadach ogólnych, np. przez stałe biuro lub warsztat.

Czy naprawy i konserwacja także korzystają z limitu 12 miesięcy?

Nie można tego zakładać. Skatteverket wskazuje, że proste naprawy, bieżąca konserwacja, property maintenance i facility management nie są automatycznie objęte szczególną regułą budowlaną. W takich sytuacjach stosuje się ogólne zasady dotyczące stałego zakładu, a przy dochodach objętych art. 14 trzeba również zbadać istnienie stałej placówki.

Czy F-tax oznacza, że trzeba zapłacić szwedzki podatek dochodowy, i co z potrąceniem z faktury?

Nie. F-tax i potrącenie są kwestiami administracyjnymi oraz zaliczkowymi i nie przesądzają o ostatecznym prawie Szwecji do opodatkowania dochodu. Brak F-tax albo odpowiedniej decyzji może jednak spowodować obowiązek potrącenia podatku przez płatnika. Jeżeli podatek został już potrącony, trzeba sprawdzić podstawę potrącenia, rzeczywistą szwedzką odpowiedzialność podatkową oraz sposób rozliczenia lub odzyskania kwoty w Skatteverket.

Czy przy usługach w Szwecji trzeba analizować również VAT i A1?

Tak. VAT i ubezpieczenia społeczne mają odrębne reguły. Przy usługach związanych z nieruchomościami VAT może zależeć od miejsca położenia nieruchomości i statusu kontrahenta, a przy czasowym wykonywaniu działalności w innym państwie UE znaczenie może mieć zaświadczenie A1 potwierdzające właściwe ustawodawstwo ubezpieczeniowe.

Źródła

• Ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych, w szczególności art. 3 – ISAP Sejm.
• Konwencja między Rządem Rzeczypospolitej Polskiej a Rządem Królestwa Szwecji w sprawie unikania podwójnego opodatkowania, w szczególności art. 4, 5, 7, 14 i 22 – tekst konwencji na podatki.gov.pl.
• Informacje Ministerstwa Finansów o konwencji MLI i tekstach syntetycznych umów o unikaniu podwójnego opodatkowania – podatki.gov.pl.
• Objaśnienia Ministerstwa Finansów dotyczące rezydencji podatkowej oraz zakresu obowiązku podatkowego osób fizycznych w Polsce – gov.pl.
• Informacje Skatteverket o stałym zakładzie w Szwecji, w tym o projektach budowlanych, instalacyjnych, naprawach i utrzymaniu – Skatteverket.
• Informacje Skatteverket o rejestracji zagranicznej działalności, F-tax, VAT i rejestracji jako pracodawca – Skatteverket.
• Informacje Skatteverket o potrącaniu podatku z wynagrodzenia za pracę wykonaną w Szwecji przez zagraniczne podmioty – Skatteverket.
• Informacje Skatteverket o zatwierdzeniu do F-tax i skutkach dla potrącenia podatku – Skatteverket.