Świadczenie rodzinne, gdy jeden z rodziców pracuje za granicą

Kiedy polski organ może żądać zwrotu zasiłku rodzinnego?

Zwrot zasiłku rodzinnego jest możliwy wtedy, gdy organ uzna, że świadczenie było nienależnie pobrane. Podstawą jest art. 30 ustawy z dnia 28 listopada 2003 r. o świadczeniach rodzinnych. W praktyce w sprawach transgranicznych najczęściej chodzi o sytuację, w której świadczenia rodzinne wypłacono w Polsce za okres, za który rodzina stała się uprawniona do świadczeń rodzinnych w innym państwie na podstawie przepisów o koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego.

Nie wystarczy jednak samo ogólne stwierdzenie, że drugi rodzic pracował za granicą. Decyzja powinna wskazywać konkretny okres, podstawę prawną, wyliczenie kwoty głównej, zasady naliczenia odsetek oraz to, czy i jak uwzględniono rozliczenia z instytucją zagraniczną. Jeżeli uzasadnienie jest niejasne albo pomija potrącenia dokonane przez Familienkasse, warto je zakwestionować.

W sprawach o świadczenia rodzinne znaczenie ma także kryterium dochodowe. Aktualnie zasiłek rodzinny przysługuje zasadniczo wtedy, gdy przeciętny miesięczny dochód rodziny w przeliczeniu na osobę nie przekracza 674 zł, a w rodzinie z dzieckiem z niepełnosprawnością 764 zł. Od 2016 r. działa mechanizm złotówka za złotówkę, więc samo przekroczenie progu nie zawsze oznacza całkowitą utratę prawa, ale może zmniejszyć wysokość świadczenia.

Praca rodzica za granicą a koordynacja świadczeń rodzinnych

W państwach Unii Europejskiej, Europejskiego Obszaru Gospodarczego oraz w Szwajcarii stosuje się obecnie przede wszystkim rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 883/2004 oraz rozporządzenie wykonawcze nr 987/2009. To one zastąpiły dawne rozporządzenia nr 1408/71 i 574/72, na które często powoływano się w starszych decyzjach i poradach.

Zgodnie z zasadami koordynacji, jeżeli prawo do świadczeń na te same dzieci powstaje w więcej niż jednym państwie, stosuje się reguły pierwszeństwa. W uproszczeniu: pierwszeństwo ma zwykle państwo zatrudnienia lub działalności gospodarczej rodzica, następnie państwo wypłacające rentę lub emeryturę, a dopiero dalej państwo miejsca zamieszkania dziecka. Gdy oboje rodzice pracują w różnych państwach, istotne jest m.in. państwo zamieszkania dzieci i wysokość świadczeń.

Jeżeli świadczenie w państwie mającym pierwszeństwo jest niższe niż w drugim państwie, drugie państwo może wypłacić dodatek dyferencyjny, czyli różnicę między świadczeniami. Jeżeli natomiast świadczenie zagraniczne jest wyższe, w Polsce może nie być prawa do wypłaty albo wypłata powinna być odpowiednio ograniczona.

Osoby pracujące poza Polską powinny też sprawdzać obowiązki wobec instytucji zagranicznej. W sprawach powiązanych z zatrudnieniem poza krajem pomocne mogą być materiały z działu praca za granicą, a przy problemach z niemiecką instytucją rodzinną także dział prawo niemieckie. Przy zatrudnieniu w Norwegii osobno omawiamy wypłatę 800+ wstecz przy pracy w Norwegii.

Kindergeld pomniejszone o zasiłek rodzinny z Polski

W opisanej sytuacji ważne jest to, że niemiecki urząd wypłacał świadczenie na dzieci po potrąceniu kwot pobieranych w Polsce. Taki mechanizm nie oznacza automatycznie, że żądanie polskiego organu jest błędne, ale oznacza, że trzeba dokładnie sprawdzić rozliczenie. Nie powinno dojść do sytuacji, w której rodzina faktycznie traci tę samą kwotę dwa razy: raz przez potrącenie w Niemczech, drugi raz przez pełny zwrot w Polsce bez późniejszego zaliczenia.

Jeżeli w aktach znajduje się decyzja Familienkasse albo innej instytucji zagranicznej, z której wynika potrącenie polskich świadczeń, należy złożyć jej kopię do polskiego organu i żądać pisemnego wyjaśnienia, jak zostanie rozliczona kwota potrącona za granicą. Warto także poprosić o informację, czy wojewoda wystąpił do instytucji zagranicznej o rozliczenie oraz za jaki okres.

W praktyce znaczenie mają konkretne dokumenty: decyzja polska, decyzja zagraniczna, zaświadczenia o zatrudnieniu, potwierdzenia wypłat, informacja o dzieciach, dokumenty o dochodach oraz korespondencja między organami. Bez nich trudno ocenić, czy kwota wskazana do zwrotu jest prawidłowa.

Czy płacić od razu, czy czekać na rozliczenie z Niemiec?

Najbezpieczniejsza odpowiedź brzmi: nie należy biernie czekać. Trzeba najpierw ustalić, czy decyzja polskiego organu jest już ostateczna. Jeżeli decyzja została dopiero doręczona, co do zasady można wnieść odwołanie w terminie 14 dni od dnia doręczenia. W odwołaniu warto wskazać, że niemiecka instytucja potrąciła świadczenia wypłacone w Polsce, a polski organ powinien wyjaśnić, czy żądana kwota nie prowadzi do podwójnego obciążenia rodziny.

W odwołaniu można żądać ponownego przeliczenia świadczeń, uwzględnienia dokumentów z Niemiec, wyjaśnienia okresów objętych decyzją oraz wstrzymania wykonania decyzji do czasu zakończenia postępowania. Warto też dołączyć kopie decyzji Familienkasse, potwierdzenia wypłat i korespondencję z urzędem.

Jeżeli decyzja jest już ostateczna, samo oczekiwanie na kontakt między organami może skutkować egzekucją administracyjną. Wtedy można złożyć wniosek o rozłożenie należności na raty, odroczenie terminu płatności albo umorzenie całości lub części należności wraz z odsetkami, jeżeli przemawiają za tym szczególnie uzasadnione okoliczności dotyczące sytuacji rodziny. Taki wniosek powinien zawierać dokumenty potwierdzające dochody, koszty utrzymania, sytuację dzieci, zobowiązania i stan zdrowia, jeżeli ma znaczenie.

Odsetki i egzekucja nienależnie pobranych świadczeń

Od kwot nienależnie pobranych świadczeń rodzinnych co do zasady nalicza się odsetki ustawowe za opóźnienie, ale ustawa przewiduje wyjątki. Szczególnie istotny jest wyjątek dotyczący nienależnie pobranych świadczeń wynikających z decyzji tymczasowej wydanej na podstawie przepisów o koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego. W takiej sytuacji trzeba sprawdzić, czy organ prawidłowo naliczył odsetki.

Należności z tytułu nienależnie pobranych świadczeń mogą być dochodzone w trybie egzekucji administracyjnej. Oznacza to m.in. możliwość zajęcia rachunku bankowego, wynagrodzenia albo innych wierzytelności. Dlatego nawet gdy rodzina uważa decyzję za niesprawiedliwą, powinna działać formalnie: wnieść odwołanie, wniosek o ponowne przeliczenie albo wniosek o ulgę w spłacie.

Warto pamiętać, że organ powinien dokładnie wykazać, dlaczego świadczenie uznał za nienależnie pobrane. Jeżeli rodzina była prawidłowo pouczona, wiedziała o obowiązku informowania o pracy za granicą i mimo to nie zgłosiła zmiany, sytuacja procesowa jest trudniejsza. Jeżeli jednak organ dysponował informacjami, wydał decyzję tymczasową albo sam zwlekał z koordynacją, argumenty w odwołaniu mogą być silniejsze.

Jakie działania podjąć po otrzymaniu decyzji?

Po otrzymaniu pisma z urzędu najlepiej działać według krótkiej procedury:

• sprawdzić datę doręczenia decyzji i termin na odwołanie,
• ustalić, czy decyzję wydał właściwy organ i czy sprawa koordynacyjna została przekazana do wojewody,
• porównać okresy wskazane w decyzji polskiej z okresami wypłat i potrąceń w Niemczech,
• zebrać decyzje i zaświadczenia z Familienkasse albo innej instytucji zagranicznej,
• wnieść odwołanie albo wniosek o przeliczenie, jeżeli kwota lub odsetki budzą wątpliwości,
• złożyć wniosek o raty, odroczenie lub umorzenie, jeżeli decyzja jest ostateczna albo egzekucja realnie grozi rodzinie.

Nie należy zakładać, że urząd sam automatycznie skoryguje całą sprawę po kontakcie z instytucją niemiecką. Nawet jeśli urząd zapowiada wystąpienie do Niemiec, warto żądać informacji na piśmie i pilnować terminów procesowych po stronie polskiej.

FAQ

Czy mogę pobierać zasiłek rodzinny w Polsce i Kindergeld w Niemczech?

Nie w pełnej wysokości za ten sam okres i na te same dzieci, jeżeli zastosowanie mają przepisy o koordynacji. Jedno państwo ma pierwszeństwo, a drugie może ewentualnie wypłacić różnicę, jeżeli jego świadczenie jest wyższe.

Co zrobić, gdy Niemcy już potrąciły polski zasiłek?

Trzeba przedłożyć polskiemu organowi decyzję lub zaświadczenie z instytucji niemieckiej i żądać uwzględnienia potrącenia w rozliczeniu. Warto też dopilnować, aby organ wyjaśnił to w decyzji albo osobnym piśmie.

Czy od decyzji o zwrocie świadczeń rodzinnych można się odwołać?

Tak. Co do zasady odwołanie wnosi się w terminie 14 dni od doręczenia decyzji, za pośrednictwem organu, który ją wydał. W sprawach koordynacyjnych warto dołączyć dokumenty z zagranicy i wskazać, które okresy lub kwoty są sporne.

Czy muszę zapłacić odsetki?

To zależy od podstawy decyzji. Odsetki są zasadą przy wielu rodzajach nienależnie pobranych świadczeń, ale przy decyzjach tymczasowych wydanych w ramach koordynacji ustawa przewiduje szczególne rozwiązanie. Dlatego trzeba sprawdzić podstawę naliczenia odsetek.

Czy można rozłożyć zwrot zasiłku rodzinnego na raty?

Tak. Organ może rozłożyć należność na raty, odroczyć termin płatności albo umorzyć ją w całości lub części, jeżeli przemawiają za tym szczególnie uzasadnione okoliczności dotyczące sytuacji rodziny.

Podsumowanie

Jeżeli jeden z rodziców pracuje za granicą, prawo do świadczeń rodzinnych trzeba ustalać według zasad koordynacji. Sam fakt, że niemiecka instytucja potrącała polski zasiłek, nie kończy sprawy, ale jest bardzo ważnym argumentem przy rozliczeniu. Po otrzymaniu decyzji o zwrocie nie należy czekać bezczynnie na wymianę pism między urzędami. Trzeba pilnować terminu odwołania, żądać przeliczenia kwoty i w razie potrzeby złożyć wniosek o raty, odroczenie albo umorzenie.

Źródła

• Ustawa z dnia 28 listopada 2003 r. o świadczeniach rodzinnych, w szczególności art. 5, art. 23a i art. 30.
• Ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego, w szczególności art. 127 i art. 129.
• Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 883/2004, w szczególności art. 67 i art. 68.
• Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 987/2009.
• Informacje Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej oraz urzędów wojewódzkich dotyczące koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego.