Wliczenie biletów lotniczych w koszty spółki z o.o.

Czy bilet lotniczy prezesa może być kosztem spółki z o.o.?

Co do zasady tak. Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych kosztem uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów albo w celu zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 tej ustawy.

Oznacza to, że wydatek na bilet lotniczy może zostać ujęty w kosztach podatkowych spółki, jeżeli spółka potrafi wykazać jego związek z działalnością gospodarczą. W opisanej sytuacji takim związkiem może być przylot prezesa z Monachium do Szczecina w celu spotkania z klientem, wykonania usługi, podpisania dokumentów, nadzoru nad realizacją zlecenia albo reprezentowania spółki wobec kontrahenta.

Podstawą gospodarczą takiej podróży może być również funkcja prezesa zarządu. Z art. 201 § 1 ustawy z dnia 15 września 2000 r. Kodeks spółek handlowych wynika, że zarząd prowadzi sprawy spółki i reprezentuje spółkę. Z kolei art. 204 § 1 Kodeksu spółek handlowych stanowi, że prawo członka zarządu do prowadzenia spraw spółki i jej reprezentowania dotyczy wszystkich czynności sądowych i pozasądowych spółki, chyba że przepisy szczególne przewidują ograniczenia.

Jakie wydatki związane z podróżą można rozliczyć?

Jeżeli podróż ma związek z działalnością spółki, do kosztów uzyskania przychodów mogą trafić nie tylko bilety lotnicze, lecz także inne racjonalne i udokumentowane wydatki związane z wyjazdem, np. przejazd z lotniska, nocleg, opłaty parkingowe, bilety kolejowe lub autobusowe. Każdy wydatek należy jednak oceniać osobno według art. 15 ust. 1 oraz art. 16 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

Przy wydatkach związanych z działalnością warto pamiętać, że koszt podatkowy nie powstaje automatycznie dlatego, że faktura została wystawiona na spółkę. Liczy się rzeczywisty cel poniesienia wydatku, jego racjonalność i możliwość wykazania związku z przychodem. Zobacz również praktyczne omówienie, jak rozliczać KUP w spółce.

Wydatki reprezentacyjne wymagają dodatkowej ostrożności. Art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych wyłącza z kosztów uzyskania przychodów koszty reprezentacji, w szczególności poniesione na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych. Sam bilet lotniczy prezesa nie jest z tego powodu kosztem reprezentacji, ale np. wystawna kolacja z kontrahentem może zostać oceniona inaczej.

Prezes jako wspólnik spółki a ryzyko świadczenia jednostronnego

W opisanym stanie faktycznym istotne jest to, że prezes zarządu jest jednocześnie wspólnikiem spółki. Taka okoliczność nie wyklucza ujęcia biletu lotniczego w kosztach, ale wymaga dobrej dokumentacji.

Art. 16 ust. 1 pkt 38 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych stanowi, że nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wydatków związanych z dokonywaniem jednostronnych świadczeń na rzecz udziałowców albo akcjonariuszy niebędących pracownikami w rozumieniu odrębnych przepisów. Przepis ten może mieć znaczenie, gdy spółka finansuje wspólnikowi wydatek, a w zamian nie otrzymuje żadnego świadczenia gospodarczego.

Jeżeli jednak prezes przyjeżdża do Polski po to, aby wykonywać czynności zarządcze lub realizować konkretne zadania na rzecz spółki, trudno mówić o świadczeniu jednostronnym. W takim przypadku spółka finansuje wydatek po to, aby członek zarządu wykonał obowiązki związane z prowadzeniem spraw spółki, o których mowa w art. 201 § 1 Kodeksu spółek handlowych.

Warto też odróżnić zarząd od organów nadzorczych i stanowiących. Art. 16 ust. 1 pkt 38a ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych wyłącza z kosztów wydatki na rzecz osób wchodzących w skład rad nadzorczych, komisji rewizyjnych lub organów stanowiących osób prawnych, z wyjątkiem wynagrodzeń wypłacanych z tytułu pełnionych funkcji. Przepis ten nie dotyczy wprost członków zarządu jako organu prowadzącego sprawy spółki.

Przy wydatkach na rzecz członków zarządu urząd skarbowy może badać, czy wyjazd służył spółce, czy raczej prywatnym interesom osoby fizycznej. Podobne problemy praktyczne pojawiają się przy innych wydatkach na rzecz osób powiązanych ze spółką, dlatego warto porównać zasady dotyczące KUP firmowe.

Jak udokumentować bilet lotniczy i cel podróży?

Art. 9 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych nakłada na podatników obowiązek prowadzenia ewidencji rachunkowej zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu lub straty, podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy.

Odrębnymi przepisami są przede wszystkim przepisy ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości. Z art. 20 ust. 1 ustawy o rachunkowości wynika obowiązek wprowadzania do ksiąg rachunkowych każdego zdarzenia, które nastąpiło w danym okresie sprawozdawczym. Art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości określa elementy dowodu księgowego, m.in. określenie rodzaju dowodu i jego numeru, strony operacji gospodarczej, opis operacji i jej wartość oraz datę dokonania operacji. Art. 22 ust. 1 ustawy o rachunkowości wymaga, aby dowody księgowe były rzetelne, kompletne i wolne od błędów rachunkowych.

W praktyce do dokumentacji warto dołączyć:

• fakturę, bilet elektroniczny lub inny dowód zakupu biletu wystawiony na spółkę albo rozliczony przez spółkę,
• kartę pokładową lub potwierdzenie odbycia lotu, jeżeli jest dostępne,
• opis celu podróży, np. spotkanie z klientem, realizacja usługi, negocjacje umowy, udział w odbiorze prac,
• korespondencję z kontrahentem, zaproszenie na spotkanie, harmonogram albo notatkę służbową,
• uchwałę, polecenie wyjazdu, regulamin zwrotu kosztów albo inny dokument wewnętrzny potwierdzający zasady finansowania podróży członka zarządu,
• krótkie rozliczenie podróży wskazujące daty, trasę, cel i rezultat wyjazdu.

Jeżeli spółka zawiera z członkiem zarządu umowę, np. kontrakt menedżerski, umowę o świadczenie usług albo umowę określającą zwrot kosztów, trzeba pamiętać o art. 210 § 1 Kodeksu spółek handlowych. Zgodnie z tym przepisem w umowie między spółką z o.o. a członkiem zarządu oraz w sporze z nim spółkę reprezentuje rada nadzorcza albo pełnomocnik powołany uchwałą zgromadzenia wspólników.

Kiedy urząd skarbowy może zakwestionować koszt?

Organ podatkowy może zakwestionować ujęcie biletu lotniczego w kosztach, jeżeli spółka nie wykaże przesłanek z art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych albo wydatek będzie podpadał pod jedno z wyłączeń wskazanych w art. 16 ust. 1 tej ustawy.

Najczęstsze sytuacje ryzykowne to:

• brak dowodów, że prezes rzeczywiście spotkał się z klientem albo wykonywał zadania na rzecz spółki,
• łączenie wyjazdu prywatnego z kosztami spółki bez rozdzielenia części służbowej i prywatnej,
• finansowanie podróży osoby powiązanej bez żadnego świadczenia na rzecz spółki, co może być oceniane przez pryzmat art. 16 ust. 1 pkt 38 ustawy o CIT,
• brak uchwały, umowy, regulaminu albo innej podstawy zwrotu kosztów członka zarządu,
• nieadekwatna skala wydatku, np. bardzo drogie bilety bez uzasadnienia gospodarczego,
• rozliczanie przez jedną spółkę kosztów podróży, które faktycznie dotyczą działalności innego podmiotu.

Jeżeli koszt zostanie wyłączony z rozliczenia, spółka może mieć zaległość podatkową. Zgodnie z art. 53 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa od zaległości podatkowych naliczane są odsetki za zwłokę. W skrajnych przypadkach, gdy rozliczenie wiąże się z podaniem nieprawdy w deklaracji, organ może badać odpowiedzialność na podstawie art. 56 § 1 ustawy z dnia 10 września 1999 r. Kodeks karny skarbowy. Ocena zależy jednak od konkretnych okoliczności i stopnia winy.

Czy trzeba wystąpić o interpretację indywidualną?

Nie ma obowiązku występowania o interpretację indywidualną, ale w nietypowych sytuacjach może to być rozsądne. Dotyczy to zwłaszcza przypadków, gdy prezes mieszka za granicą, podróże są częste, kwoty są wysokie, a członek zarządu jest jednocześnie wspólnikiem lub wykonuje czynności także dla innych spółek.

Interpretacja indywidualna chroni wnioskodawcę na zasadach określonych w art. 14k i nast. Ordynacji podatkowej, o ile stan faktyczny opisany we wniosku odpowiada rzeczywistości. W praktyce warto we wniosku dokładnie opisać: funkcję prezesa, cel podróży, związek z klientami, sposób dokumentowania i zasady zwrotu kosztów.

FAQ

Czy spółka z o.o. może rozliczyć bilet lotniczy prezesa mieszkającego za granicą?

Tak, jeżeli podróż ma związek z działalnością spółki i spełnia warunki z art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych. Miejsce zamieszkania prezesa za granicą nie przesądza samo w sobie o braku kosztu.

Czy faktura za bilet wystarczy do ujęcia wydatku w kosztach?

Najczęściej nie powinna być jedynym dokumentem. Z art. 9 ust. 1 ustawy o CIT oraz art. 20, art. 21 i art. 22 ustawy o rachunkowości wynika obowiązek rzetelnego ujęcia zdarzenia w księgach. Warto mieć także opis celu podróży, potwierdzenie spotkania i dokumenty wskazujące związek z przychodem.

Czy prezes będący wspólnikiem może otrzymać zwrot kosztów podróży?

Może, ale spółka powinna wykazać, że zwrot dotyczy wykonywania czynności na rzecz spółki. Jeżeli spółka finansuje wydatek bez świadczenia wzajemnego, organ może powołać się na art. 16 ust. 1 pkt 38 ustawy o CIT dotyczący jednostronnych świadczeń na rzecz udziałowców.

Czy kosztem mogą być także hotel i przejazd z lotniska?

Tak, o ile są racjonalne, udokumentowane i związane z celem służbowym podróży. Każdy wydatek należy ocenić według art. 15 ust. 1 ustawy o CIT oraz sprawdzić, czy nie jest objęty wyłączeniem z art. 16 ust. 1 tej ustawy.

Czy urząd skarbowy może zakwestionować taki koszt?

Tak. Organ może zakwestionować wydatek, jeżeli uzna, że podróż miała charakter prywatny, nie została należycie udokumentowana albo nie służyła przychodom spółki. Dlatego kluczowe jest opisanie celu biznesowego i zachowanie dowodów potwierdzających wykonanie zadań na rzecz spółki.

Źródła

• Art. 9 ust. 1, art. 15 ust. 1, art. 16 ust. 1 pkt 28, pkt 38 i pkt 38a ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych.
• Art. 201 § 1, art. 204 § 1 i art. 210 § 1 ustawy z dnia 15 września 2000 r. Kodeks spółek handlowych.
• Art. 20 ust. 1, art. 21 ust. 1 i art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości.
• Art. 14k i nast. oraz art. 53 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa.
• Art. 56 § 1 ustawy z dnia 10 września 1999 r. Kodeks karny skarbowy.
• Interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 29 października 2009 r., IPPB5/423-441/09-4/DG.
• Interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z 10 maja 2010 r., IBPBI/2/423-0/PC.