Data zakończenia stosunku pracy za porozumieniem stron

Rozwiązanie umowy o pracę za porozumieniem stron

Zgodnie z art. 30 § 1 pkt 1 Kodeksu pracy umowa o pracę może rozwiązać się na mocy porozumienia stron. Jest to odrębny tryb zakończenia zatrudnienia, różny od wypowiedzenia umowy przez pracownika albo pracodawcę.

W praktyce często mówi się potocznie o „wypowiedzeniu za porozumieniem stron”, ale prawidłowo chodzi o porozumienie stron. Nie ma tu ustawowego okresu wypowiedzenia. Strony same ustalają, czy umowa zakończy się tego samego dnia, po kilku dniach, z końcem miesiąca, z końcem roku albo w innym, jasno oznaczonym terminie.

Porozumienie powinno być sporządzone na piśmie. Przepisy nie przewidują dla niego szczególnego formularza, ale dokument pisemny jest najbezpieczniejszy dowodowo. Powinien wskazywać co najmniej:

• dane pracownika i pracodawcy,
• umowę o pracę, której dotyczy,
• zgodny zamiar rozwiązania stosunku pracy na mocy porozumienia stron,
• konkretną datę ustania stosunku pracy,
• podpisy obu stron albo inny sposób jednoznacznego potwierdzenia zgody.

Sama prośba pracownika o rozwiązanie umowy nie wystarczy. Dopiero przyjęcie tej propozycji przez pracodawcę powoduje zawarcie porozumienia. Jeżeli pracodawca odmawia albo nie odpowiada, stosunek pracy trwa nadal, chyba że pracownik skorzysta z innego trybu zakończenia umowy, np. wypowiedzenia.

Termin rozwiązania stosunku pracy za porozumieniem stron

Najważniejsza zasada jest prosta: przy rozwiązaniu umowy o pracę za porozumieniem stron stosunek pracy ustaje w terminie, który strony wskażą w porozumieniu. Jeżeli zatem pracownik i pracodawca napiszą, że umowa rozwiązuje się 31 grudnia, to ostatnim dniem zatrudnienia jest 31 grudnia.

Nie należy utożsamiać daty rozwiązania umowy z dniem poprzedzającym tę datę. Jeżeli porozumienie przewiduje zakończenie stosunku pracy 31.12.2026 r., pracownik jest zatrudniony do końca 31.12.2026 r. W świadectwie pracy okres zatrudnienia powinien więc co do zasady obejmować datę „do 31.12.2026 r.”.

Inaczej byłoby tylko wtedy, gdyby strony wyraźnie ustaliły wcześniejszą datę, np. 30 grudnia, albo gdyby z dokumentu wynikało, że ostatnim dniem zatrudnienia ma być dzień poprzedzający określone zdarzenie. W razie wątpliwości trzeba odczytywać porozumienie zgodnie z jego treścią i rzeczywistym zamiarem stron.

W orzecznictwie przyjmuje się, że termin rozwiązania stosunku pracy za porozumieniem stron może być określony nie tylko konkretną datą, ale także zdarzeniem przyszłym, jeżeli strony potrafią je dostatecznie oznaczyć. Sąd Najwyższy wskazał tak m.in. w wyroku z 20 października 1998 r., I PKN 317/98. W typowych sprawach pracowniczych najbezpieczniejsze jest jednak wpisanie konkretnej daty dziennej.

Czy można ustalić zakończenie umowy na 31 grudnia albo 1 stycznia?

Tak. Strony mogą ustalić zarówno 31 grudnia, jak i 1 stycznia, jeżeli obie na to się zgadzają. Różnica jest praktyczna:

• przy dacie 31 grudnia ostatnim dniem zatrudnienia jest 31 grudnia,
• przy dacie 1 stycznia stosunek pracy trwa jeszcze 1 stycznia i kończy się tego dnia,
• jeżeli 1 stycznia jest dniem wolnym od pracy, nie zmienia to samej możliwości wskazania tej daty jako daty ustania stosunku pracy.

Dla pracownika odchodzącego po wielu latach zatrudnienia znaczenie mogą mieć nie tylko wynagrodzenie i świadectwo pracy, ale także staż pracy, rozliczenie urlopu, świadczenia związane z emeryturą oraz dokumenty przekazywane do ZUS. Dlatego data powinna być wpisana jednoznacznie.

Urlop wypoczynkowy, zwolnienie lekarskie i zakończenie umowy

Przebywanie na urlopie wypoczynkowym albo na zwolnieniu lekarskim nie blokuje zawarcia porozumienia stron. Ochrona pracownika przed wypowiedzeniem w czasie usprawiedliwionej nieobecności dotyczy przede wszystkim jednostronnego wypowiedzenia dokonywanego przez pracodawcę. Nie oznacza natomiast zakazu rozwiązania umowy, jeżeli pracownik i pracodawca zgodnie zawierają porozumienie.

Jeżeli do dnia rozwiązania umowy pracownik wykorzystuje urlop wypoczynkowy, pracodawca rozlicza go według stanu na dzień ustania zatrudnienia. Gdy po tej dacie pozostaje niewykorzystany urlop, co do zasady należy wypłacić ekwiwalent pieniężny, chyba że strony kontynuują zatrudnienie na podstawie kolejnej umowy i spełnione są warunki do przeniesienia urlopu.

W razie choroby świadczenia chorobowe rozlicza się według zasad właściwych dla okresu niezdolności do pracy i statusu pracownika albo osoby po ustaniu zatrudnienia. Sama choroba nie przesuwa jednak daty zakończenia umowy ustalonej w porozumieniu.

Świadectwo pracy i ostatni dzień zatrudnienia

Po rozwiązaniu lub wygaśnięciu stosunku pracy pracodawca ma obowiązek wydać świadectwo pracy w dniu ustania stosunku pracy, jeżeli nie zamierza nawiązać z pracownikiem kolejnej umowy w ciągu 7 dni. W świadectwie pracy trzeba wskazać m.in. okres zatrudnienia oraz tryb rozwiązania umowy.

Jeżeli porozumienie przewiduje zakończenie pracy 31 grudnia, w świadectwie pracy jako końcową datę okresu zatrudnienia należy zasadniczo wpisać 31 grudnia. Wpisanie 30 grudnia byłoby nieprawidłowe, jeżeli z porozumienia wynika, że stosunek pracy miał trwać do 31 grudnia.

Gdy świadectwo pracy zawiera błędną datę, pracownik może wystąpić do pracodawcy o jego sprostowanie. Ma na to 14 dni od otrzymania świadectwa pracy. Jeżeli pracodawca odmówi, pracownik może dochodzić sprostowania przed sądem pracy w terminie 14 dni od zawiadomienia o odmowie.

Przejście na emeryturę a data rozwiązania umowy

W opisanej sytuacji istotne jest także to, że pracownik nabył już prawo do emerytury, ale nadal pozostawał w zatrudnieniu. Samo nabycie prawa do emerytury nie kończy umowy o pracę. Stosunek pracy trwa do czasu jego rozwiązania w jednym z trybów przewidzianych w Kodeksie pracy, np. właśnie za porozumieniem stron.

Jeżeli stosunek pracy ustaje w związku z przejściem na emeryturę, pracownikowi przysługuje odprawa emerytalna w wysokości jednomiesięcznego wynagrodzenia, chyba że już wcześniej otrzymał taką odprawę. W niektórych grupach zawodowych albo u konkretnych pracodawców przepisy szczególne, układy zbiorowe lub regulaminy mogą przewidywać korzystniejsze zasady.

To, że pracownik nabył prawo do emerytury kilka lat wcześniej i kontynuował zatrudnienie, nie wyklucza automatycznie odprawy. Trzeba jednak wykazać związek między ustaniem stosunku pracy a przejściem na emeryturę oraz sprawdzić, czy odprawa nie została już wypłacona.

Jaki dzień przyjąć w opisanej sprawie?

Jeżeli pracownica i pracodawca zgodnie ustalą w porozumieniu, że umowa o pracę rozwiązuje się 31 grudnia, to właśnie 31 grudnia jest ostatnim dniem zatrudnienia. Okres zatrudnienia nie kończy się 30 grudnia. Data 30 grudnia byłaby prawidłowa tylko wtedy, gdyby strony tak ją wskazały jako datę ustania stosunku pracy.

Jeżeli natomiast strony chcą, aby stosunek pracy trwał jeszcze 1 stycznia, powinny wpisać w porozumieniu datę 1 stycznia. Wtedy ostatnim dniem zatrudnienia byłby 1 stycznia. Nie wynika to jednak automatycznie z faktu, że urlop kończy się 31 grudnia albo że po tej dacie pracownik przechodzi wyłącznie na emeryturę.

Dla uniknięcia sporów rekomendowane brzmienie porozumienia może być proste: „Strony zgodnie postanawiają rozwiązać umowę o pracę na mocy porozumienia stron z dniem 31 grudnia 2026 r.”. Przy takim zapisie ostatnim dniem zatrudnienia jest 31 grudnia 2026 r.

FAQ

Podsumowanie

W przypadku rozwiązania umowy o pracę za porozumieniem stron decydujące znaczenie ma treść uzgodnienia między pracownikiem a pracodawcą. Jeżeli w porozumieniu wpisano 31 grudnia, stosunek pracy ustaje 31 grudnia i ten dzień jest ostatnim dniem zatrudnienia. Nie ma podstaw, aby automatycznie przyjmować 30 grudnia.

Warto zadbać, aby porozumienie było pisemne, jednoznaczne i obejmowało wszystkie istotne rozliczenia: urlop, świadectwo pracy, ewentualną odprawę, świadczenia chorobowe oraz dokumenty potrzebne przy emeryturze. W sprawach emerytalnych szczególnie ważne jest także sprawdzenie, czy rozwiązanie umowy pozostaje w związku z przejściem na emeryturę.

Źródła

• art. 30, art. 97, art. 92¹ i art. 171 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. — Kodeks pracy, tekst jednolity: Dz. U. z 2025 r. poz. 277 ze zm., ISAP — Kodeks pracy
• wyrok Sądu Najwyższego z 20 października 1998 r., I PKN 317/98