Wypowiedzenie wysłane mailem – czy jest skuteczne bez odpowiedzi pracodawcy?

Sposób składania oświadczenia woli

Wypowiedzenie umowy o pracę przez pracownika jest jednostronnym oświadczeniem woli. Oznacza to, że do jego skuteczności nie jest potrzebna zgoda pracodawcy ani jego odpowiedź. Pracodawca nie musi też „zaakceptować” wypowiedzenia, aby stosunek pracy uległ rozwiązaniu po upływie okresu wypowiedzenia.

Podstawą jest art. 30 § 1 pkt 2 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy, zgodnie z którym umowa o pracę rozwiązuje się przez oświadczenie jednej ze stron z zachowaniem okresu wypowiedzenia. Z kolei art. 30 § 3 Kodeksu pracy wymaga, aby oświadczenie o wypowiedzeniu umowy o pracę nastąpiło na piśmie.

Jednocześnie przy ocenie, kiedy takie oświadczenie zostało złożone drugiej stronie, stosuje się art. 61 § 1 ustawy z 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny w zw. z art. 300 Kodeksu pracy. Zgodnie z tym przepisem oświadczenie woli, które ma być złożone innej osobie, jest złożone z chwilą, gdy doszło do niej w taki sposób, że mogła zapoznać się z jego treścią. W przypadku postaci elektronicznej zastosowanie ma też art. 61 § 2 Kodeksu cywilnego.

W praktyce oznacza to, że brak reakcji pracodawcy nie ma decydującego znaczenia. Ważne jest to, czy wiadomość e-mail albo dokument papierowy dotarły do sfery organizacyjnej pracodawcy tak, że mógł się z nimi zapoznać.

Przy problemach z odbiorem dokumentu przez firmę warto znać zasady, jakie obowiązują przy doręczeniu wypowiedzenia.

Czy wypowiedzenie wysłane mailem jest ważne?

Tak, ale trzeba odróżnić skuteczność oświadczenia od dochowania wymaganej formy.

Art. 30 § 3 Kodeksu pracy wymaga formy pisemnej. Z kolei zgodnie z art. 78 § 1 Kodeksu cywilnego do zachowania formy pisemnej wystarcza złożenie własnoręcznego podpisu na dokumencie obejmującym treść oświadczenia woli. Natomiast art. 78¹ § 1 Kodeksu cywilnego stanowi, że do zachowania elektronicznej formy czynności prawnej konieczne jest złożenie oświadczenia w postaci elektronicznej i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

W praktyce podobne wątpliwości budzi faksymile zamiast własnoręcznego podpisu, bo trzeba ocenić, czy dana forma spełnia wymagania dla konkretnego oświadczenia.

Zwykły e-mail, nawet z załączonym skanem podpisanego wypowiedzenia, co do zasady nie zachowuje formy pisemnej z art. 30 § 3 Kodeksu pracy ani formy elektronicznej z art. 78¹ § 1 Kodeksu cywilnego. Nie oznacza to jednak automatycznie, że jest nieważny.

W orzecznictwie Sądu Najwyższego utrwalone jest stanowisko, że niezachowanie formy pisemnej przy wypowiedzeniu umowy o pracę nie powoduje nieważności czynności, lecz jej wadliwość formalną. W odniesieniu do wypowiedzenia składanego przez pracownika pracodawca co do zasady nie uzyskuje przez to prawa do „unieważnienia” wypowiedzenia, jeśli z treści oświadczenia jasno wynika wola rozwiązania umowy.

Kiedy e-mail z wypowiedzeniem wywołuje skutek?

Jeżeli wypowiedzenie zostało wysłane na rzeczywiście używany przez pracodawcę adres e-mail, np. do działu kadr, przełożonego albo oficjalny adres służbowy, to co do zasady może zostać uznane za złożone w chwili, gdy zostało wprowadzone do środka komunikacji elektronicznej w taki sposób, aby pracodawca mógł zapoznać się z jego treścią – tak wynika z art. 61 § 2 Kodeksu cywilnego.

Nie trzeba wykazywać, że pracodawca faktycznie przeczytał wiadomość. Wystarczy, że miał realną możliwość zapoznania się z nią. Brak potwierdzenia odbioru, brak odpowiedzi albo nieobecność konkretnego kierownika nie przesądzają jeszcze o nieskuteczności.

Inaczej może być, jeśli e-mail został wysłany na błędny adres, na prywatną skrzynkę osoby nieuprawnionej albo na adres od dawna nieużywany. Wtedy ocena zależy od konkretnego stanu faktycznego i dowodów.

Przy wiadomościach elektronicznych znaczenie mają m.in.: poprawny adres odbiorcy, brak komunikatu o niedostarczeniu, wydruk wysłanej wiadomości, nagłówki e-maila, potwierdzenie z serwera, a także praktyka komunikacji w danym zakładzie pracy.

Jeżeli wypowiedzenie było składane elektronicznie, pomocne może być też omówienie zasad, jakie rządzą doręczeniem oświadczeń między pracownikiem a pracodawcą.

Znaczenie papierowego doręczenia wypowiedzenia

W opisanej sytuacji bardzo istotne jest to, że oprócz e-maila wypowiedzenie zostało doręczone także w formie papierowej do placówki pracodawcy, a odbiór został potwierdzony podpisem pracownika i datą.

Takie doręczenie zwykle istotnie wzmacnia sytuację dowodową pracownika. Jeżeli dokument trafił do miejsca prowadzenia działalności pracodawcy i został przyjęty przez osobę obecną w zakładzie pracy, to najczęściej będzie można wykazać, że pracodawca mógł zapoznać się z treścią wypowiedzenia. Nie jest konieczne, aby dokument osobiście odebrał właściciel, prezes czy bezpośredni przełożony.

W razie sporu sąd będzie oceniał, czy osoba odbierająca działała w ramach normalnego funkcjonowania zakładu i czy dokument wszedł do obiegu organizacyjnego pracodawcy. Podpis pracownika z datą odbioru jest tu ważnym dowodem.

Czy można wypowiedzieć umowę podczas L4?

Tak. Ograniczenie z art. 41 Kodeksu pracy dotyczy pracodawcy, który co do zasady nie może wypowiedzieć umowy o pracę pracownikowi w czasie urlopu lub innej usprawiedliwionej nieobecności, jeżeli nie upłynął jeszcze okres uprawniający do rozwiązania umowy bez wypowiedzenia. Przepis ten nie zakazuje natomiast złożenia wypowiedzenia przez samego pracownika.

To oznacza, że pracownik przebywający na zwolnieniu lekarskim może skutecznie wypowiedzieć umowę o pracę. Dotyczy to również zwolnienia wystawionego przez psychiatrę. Sam fakt przebywania na L4 nie blokuje złożenia oświadczenia o wypowiedzeniu.

Jeżeli masz wątpliwości praktyczne, zobacz także opracowanie o relacji L4 a wypowiedzenie oraz o tym, jak wygląda wypowiedzenie na L4.

Jak liczyć okres wypowiedzenia?

Przy umowie o pracę zawartej na czas nieokreślony i określony okres wypowiedzenia zależy od zakładowego stażu pracy u danego pracodawcy – art. 36 § 1 Kodeksu pracy:

Zgodnie z art. 30 § 2¹ Kodeksu pracy okres wypowiedzenia obejmujący tydzień lub miesiąc albo ich wielokrotność kończy się odpowiednio w sobotę albo w ostatnim dniu miesiąca.

Jeżeli więc pracownika obowiązuje jednomiesięczny okres wypowiedzenia i skuteczne złożenie wypowiedzenia nastąpiło jeszcze w październiku, to okres wypowiedzenia kończy się 30 listopada. Jeżeli jednak skuteczne doręczenie nastąpiło dopiero w listopadzie, rozwiązanie umowy nastąpi z końcem grudnia. Właśnie dlatego tak ważne jest ustalenie dokładnej daty doręczenia.

Czy w opisanej sytuacji można uznać wypowiedzenie za skuteczne?

Przy założeniu, że:

• e-mail został wysłany na prawidłowe służbowe adresy używane przez pracodawcę,
• nie pojawił się komunikat o niedostarczeniu,
• a następnie wypowiedzenie w formie papierowej zostało doręczone do placówki pracodawcy i odbiór potwierdził pracownik datą oraz podpisem,

– istnieją mocne argumenty za przyjęciem, że wypowiedzenie zostało skutecznie złożone.

Nie można jednak abstrahować od szczegółów. W razie sporu znaczenie mogą mieć: treść umowy, przyjęty w firmie obieg dokumentów, dokładna data i godzina wysłania e-maila, osoba podpisująca odbiór, a także to, czy był to ostatni dzień miesiąca i czy dokument wpłynął jeszcze przed końcem dnia pracy lub do firmowej skrzynki pocztowej.

Jeśli celem było rozwiązanie umowy z końcem listopada, trzeba umieć wykazać, że skuteczne doręczenie nastąpiło najpóźniej w październiku. Sam brak odpowiedzi z kadr nie przesądza o niczym.

Co zrobić, aby dodatkowo zabezpieczyć swoją sytuację?

Jeżeli nadal nie masz pewności, warto:

• zachować kopię wypowiedzenia z własnoręcznym podpisem,
• zabezpieczyć wydruk e-maila z datą, godziną i adresatami,
• zachować podpisane potwierdzenie odbioru wersji papierowej,
• wysłać dodatkowo wypowiedzenie listem poleconym za potwierdzeniem odbioru na adres pracodawcy,
• poprosić świadka doręczenia papierowego o krótkie pisemne potwierdzenie przebiegu zdarzenia.

Jeżeli pracodawca później twierdzi, że stosunek pracy nadal trwa, warto wystąpić do niego pisemnie o wydanie świadectwa pracy. Obowiązek jego wydania po ustaniu stosunku pracy wynika z art. 97 § 1 Kodeksu pracy.

Podsumowanie

Brak odpowiedzi pracodawcy na wypowiedzenie wysłane mailem nie oznacza, że wypowiedzenie jest nieskuteczne. Decydujące jest to, czy pracodawca mógł zapoznać się z treścią oświadczenia. Dodatkowe doręczenie papierowego wypowiedzenia z podpisem osoby odbierającej istotnie wzmacnia pozycję pracownika.

W opisanej sprawie można więc mówić o dużym prawdopodobieństwie skutecznego złożenia wypowiedzenia, ale ostateczna ocena zawsze zależy od dokładnych dat, sposobu doręczenia i dostępnych dowodów.

FAQ

Czy pracodawca musi potwierdzić przyjęcie wypowiedzenia?

Nie. Wypowiedzenie jest jednostronnym oświadczeniem woli. Do jego skuteczności nie jest potrzebna zgoda ani potwierdzenie pracodawcy.

Czy e-mail bez podpisu kwalifikowanego wystarczy?

Może wystarczyć do skutecznego złożenia oświadczenia, ale co do zasady nie zachowuje formy pisemnej z art. 30 § 3 Kodeksu pracy. Dlatego najlepiej dodatkowo doręczyć podpisaną wersję papierową.

Czy można wypowiedzieć umowę na zwolnieniu lekarskim?

Tak. Zakaz z art. 41 Kodeksu pracy dotyczy wypowiedzenia dokonywanego przez pracodawcę, a nie przez pracownika.

Czy podpis innego pracownika na kopii wypowiedzenia ma znaczenie?

Tak, może być ważnym dowodem doręczenia dokumentu do zakładu pracy. Ostateczna ocena zależy jednak od tego, kim była ta osoba i czy dokument realnie wszedł do obiegu u pracodawcy.

Co zrobić, gdy pracodawca twierdzi, że wypowiedzenie nie dotarło?

Trzeba zebrać dowody: kopię pisma, wydruk e-maila, potwierdzenie odbioru, dane świadka, ewentualnie dowód nadania listu poleconego. W razie sporu może być konieczne wystąpienie o ustalenie daty rozwiązania stosunku pracy lub o wydanie świadectwa pracy.

Źródła:

Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy, w szczególności art. 30 § 1 pkt 2, art. 30 § 2¹, art. 30 § 3, art. 36 § 1, art. 41, art. 97 § 1 – ISAP

Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny, w szczególności art. 61 § 1 i 2, art. 78 § 1, art. 78¹ § 1 – ISAP