Faksymile zamiast własnoręcznego podpisu

Czy faksymile może zastąpić własnoręczny podpis?

Faksymile to mechaniczne odwzorowanie podpisu, najczęściej w formie pieczęci, nadruku, skanu albo innego powtarzalnego odbicia. W praktyce ułatwia masowe podpisywanie pism, ale nie należy go utożsamiać z podpisem własnoręcznym.

Zgodnie z art. 78 § 1 Kodeksu cywilnego do zachowania pisemnej formy czynności prawnej wystarcza złożenie własnoręcznego podpisu na dokumencie obejmującym treść oświadczenia woli. Oznacza to, że tam, gdzie ustawa lub umowa wymaga formy pisemnej, podpis powinien pochodzić od osoby składającej oświadczenie i być przez nią własnoręcznie naniesiony na dokument.

Sąd Najwyższy w uchwale składu 7 sędziów z 30 grudnia 1993 r., sygn. III CZP 146/93, wskazał, że podpis musi być wytworem pisania, a faksymile nie jest podpisem, lecz jego kopią, która może zostać odciśnięta przez inną osobę. Ten pogląd nadal ma znaczenie przy ocenie, czy dany dokument spełnia wymóg podpisu własnoręcznego.

Wyjątki są możliwe, ale muszą wynikać z przepisu szczególnego. Przykładem jest art. 921¹⁰ § 2 Kodeksu cywilnego, zgodnie z którym podpis dłużnika na dokumencie na okaziciela może być odbity sposobem mechanicznym, chyba że przepisy szczególne stanowią inaczej. Taki wyjątek nie oznacza jednak ogólnej zasady, że faksymile zastępuje podpis we wszystkich dokumentach.

Oświadczenie woli, oświadczenie wiedzy i zwykła informacja

Najważniejsze jest ustalenie, jaki charakter ma dokument. Jeżeli pismo zawiera oświadczenie woli, czyli ma wywołać skutek prawny, np. zawiera umowę, wypowiedzenie, wezwanie o określonych skutkach umownych, oświadczenie o potrąceniu albo zgodę na określoną czynność, trzeba zachować wymaganą formę. Jeżeli wymagana jest forma pisemna, faksymile co do zasady nie wystarczy.

Inaczej należy oceniać pisma czysto informacyjne albo organizacyjne. Jeżeli dokument tylko przekazuje dane, informuje o terminie zebrania, przedstawia rozliczenie, zestawia koszty albo wskazuje porządek obrad, nie zawsze musi zawierać własnoręczny podpis osoby reprezentującej spółdzielnię. W takich przypadkach użycie faksymile może być dopuszczalne, o ile nie sprzeciwia się temu ustawa, statut spółdzielni, regulamin albo utrwalona uchwała organów spółdzielni.

Trzeba jednak pamiętać, że nawet pismo informacyjne powinno pozwalać ustalić, kto je sporządził, od kogo pochodzi i czego dotyczy. Z praktycznego punktu widzenia warto więc, aby zawierało oznaczenie spółdzielni, datę, podstawę sporządzenia, dane osoby albo organu odpowiedzialnego oraz czytelne wskazanie, że faksymile zostało użyte za wiedzą i zgodą uprawnionej osoby.

Faksymile na zawiadomieniu o walnym zgromadzeniu spółdzielni

W spółdzielni mieszkaniowej szczególne znaczenie ma art. 8³ ust. 6 ustawy o spółdzielniach mieszkaniowych. Przepis ten wymaga, aby o czasie, miejscu i porządku obrad walnego zgromadzenia albo jego części zawiadomić wszystkich członków na piśmie co najmniej 21 dni przed terminem posiedzenia walnego zgromadzenia albo jego pierwszej części.

Takie zawiadomienie ma przede wszystkim charakter organizacyjno-informacyjny. Samo w sobie nie tworzy nowego zobowiązania członka i nie jest typową czynnością prawną w rozumieniu art. 78 Kodeksu cywilnego. Dlatego faksymile prezesa albo członka zarządu na zawiadomieniu o walnym zgromadzeniu można uznać za dopuszczalne, jeżeli statut spółdzielni nie przewiduje surowszych wymogów, np. podpisu dwóch członków zarządu albo podpisu własnoręcznego.

Ryzyko pojawia się wtedy, gdy członek spółdzielni kwestionuje prawidłowość zwołania walnego zgromadzenia. W sporze istotne będzie nie samo faksymile, ale przede wszystkim to, czy zawiadomienie zostało sporządzone przez uprawniony organ, zawierało wymagane informacje i zostało doręczone wszystkim członkom w ustawowym terminie. Wadliwe zawiadomienie może mieć znaczenie przy zaskarżaniu uchwał.

Rozliczenie funduszu remontowego a faksymile

Informacja o rozliczeniu wydatków z funduszu remontowego ma zazwyczaj charakter rozliczeniowy i informacyjny. Jeżeli pismo pokazuje wpłaty, koszty, saldo, wykonane remonty albo planowane wydatki, nie jest samo przez się oświadczeniem woli wymagającym podpisu własnoręcznego. W takim przypadku użycie faksymile prezesa zarządu albo osoby upoważnionej jest co do zasady dopuszczalne.

Inaczej należy ocenić pismo, które nie tylko informuje o rozliczeniu, ale jednocześnie zmienia wysokość opłat albo nakłada na adresata konkretny obowiązek zapłaty w nowej wysokości. Zgodnie z art. 4 ust. 7 ustawy o spółdzielniach mieszkaniowych o zmianie wysokości opłat spółdzielnia co do zasady zawiadamia z co najmniej 3-miesięcznym wyprzedzeniem na koniec miesiąca kalendarzowego, a zmiana wymaga pisemnego uzasadnienia. Przy kosztach niezależnych od spółdzielni, takich jak energia, gaz, woda, odbiór ścieków, odpadów i nieczystości ciekłych, obowiązuje krótszy termin: co najmniej 14 dni przed upływem terminu do wnoszenia opłat, nie później jednak niż ostatniego dnia miesiąca poprzedzającego ten termin.

Dlatego przy dokumentach dotyczących opłat warto zachować większą ostrożność. Jeżeli pismo ma tylko przedstawić rozliczenie, faksymile zwykle wystarczy. Jeżeli ma formalnie zmienić wysokość opłat albo stanowić podstawę późniejszego dochodzenia należności, bezpieczniejsze będzie podpisanie go zgodnie z zasadami reprezentacji spółdzielni.

Kiedy faksymile nie wystarczy?

Faksymile nie powinno zastępować podpisu własnoręcznego tam, gdzie dokument ma wywołać bezpośrednie skutki prawne i dla ważności albo skuteczności czynności wymagana jest forma pisemna. Dotyczy to w szczególności umów, aneksów, wypowiedzeń, oświadczeń o rozwiązaniu umowy, pełnomocnictw, oświadczeń o potrąceniu, uznań długu, porozumień, ugód oraz pism składanych w postępowaniu sądowym, jeżeli przepisy wymagają podpisu strony albo pełnomocnika.

W obrocie cywilnym alternatywą dla podpisu własnoręcznego może być kwalifikowany podpis elektroniczny. Art. 78¹ Kodeksu cywilnego stanowi, że do zachowania elektronicznej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci elektronicznej i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym, a oświadczenie złożone w tej formie jest równoważne z oświadczeniem złożonym w formie pisemnej.

Nie należy mylić faksymile z podpisem elektronicznym. Skan podpisu, grafika podpisu wklejona do pliku PDF albo pieczęć z podpisem nie są kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Mogą mieć znaczenie dowodowe, ale nie zastąpią formy pisemnej, jeżeli ta forma jest wymagana.

Jak spółdzielnia powinna bezpiecznie korzystać z faksymile?

Najbezpieczniej uregulować używanie faksymile wewnętrznie: w uchwale zarządu, instrukcji kancelaryjnej albo regulaminie obiegu dokumentów. Warto wskazać, kto może używać faksymile, na jakich rodzajach pism, gdzie jest ono przechowywane i kto odpowiada za jego użycie.

Przy pismach masowych, takich jak zawiadomienia, rozliczenia albo informacje organizacyjne, faksymile może usprawnić obsługę członków spółdzielni. Nie powinno jednak zastępować prawidłowej reprezentacji tam, gdzie spółdzielnia składa oświadczenie woli. Jeżeli zgodnie ze statutem do składania oświadczeń w imieniu spółdzielni potrzebne jest współdziałanie dwóch członków zarządu albo członka zarządu i pełnomocnika, mechaniczne odbicie podpisu jednej osoby nie rozwiązuje problemu reprezentacji.

FAQ

Czy faksymile prezesa spółdzielni jest ważne?

Może być wystarczające przy pismach informacyjnych i organizacyjnych, jeżeli statut lub regulamin spółdzielni nie wymagają podpisu własnoręcznego. Nie zastąpi jednak podpisu własnoręcznego przy czynnościach prawnych wymagających formy pisemnej.

Czy zawiadomienie o walnym zgromadzeniu musi mieć własnoręczny podpis?

Ustawa o spółdzielniach mieszkaniowych wymaga zawiadomienia członków na piśmie co najmniej 21 dni przed terminem walnego zgromadzenia albo jego pierwszej części. Przepis nie przesądza wprost, że zawiadomienie musi być podpisane własnoręcznie, ale statut spółdzielni może wprowadzać dodatkowe wymagania.

Czy rozliczenie funduszu remontowego może być podpisane faksymile?

Tak, jeżeli jest to tylko informacja o kosztach, wpłatach, saldzie albo wykonanych pracach. Jeżeli pismo jednocześnie zmienia wysokość opłat lub nakłada nowy obowiązek płatniczy, należy sprawdzić wymogi ustawowe, statutowe i zasady reprezentacji spółdzielni.

Czy skan podpisu w PDF jest tym samym co podpis własnoręczny?

Nie. Skan podpisu albo wklejona grafika podpisu mogą wskazywać, kto przygotował dokument, ale nie są podpisem własnoręcznym. Nie są też kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

Czy kwalifikowany podpis elektroniczny zastępuje podpis własnoręczny?

Tak, w obrocie cywilnym oświadczenie woli złożone w postaci elektronicznej i opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym jest równoważne z oświadczeniem złożonym w formie pisemnej.

Co zrobić, gdy spółdzielnia wysłała ważne pismo tylko z faksymile?

Należy najpierw ustalić charakter pisma. Jeżeli jest to zwykła informacja, samo faksymile zwykle nie przesądza o wadliwości. Jeżeli pismo zmienia prawa lub obowiązki, warto zażądać podstawy prawnej, sprawdzić statut i zasady reprezentacji oraz rozważyć zakwestionowanie pisma w odpowiednim trybie.

Podsumowanie

Faksymile może być użyte w praktyce spółdzielni mieszkaniowej, ale nie jako uniwersalny zamiennik podpisu własnoręcznego. Przy zawiadomieniach o walnym zgromadzeniu i rozliczeniach funduszu remontowego decydujące znaczenie ma to, czy pismo ma charakter informacyjny, czy wywołuje skutki prawne. Jeżeli dokument jedynie informuje członków spółdzielni, faksymile zwykle będzie dopuszczalne. Jeżeli jednak dokument zawiera oświadczenie woli, zmienia obowiązki finansowe albo wymaga formy pisemnej, należy zastosować podpis własnoręczny albo kwalifikowany podpis elektroniczny.

Źródła:

1. Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny, w szczególności art. 78, art. 78¹ i art. 921¹⁰ § 2 - Dz.U. 1964 nr 16 poz. 93
2. Ustawa z dnia 15 grudnia 2000 r. o spółdzielniach mieszkaniowych, w szczególności art. 4 ust. 7-7¹ i art. 8³ ust. 6 - Dz.U. 2001 nr 4 poz. 27
3. Uchwała składu 7 sędziów Sądu Najwyższego z dnia 30 grudnia 1993 r., III CZP 146/93
4. Postanowienie Sądu Najwyższego z dnia 17 kwietnia 2008 r., IV CZ 23/08