Faksymile zamiast własnoręcznego podpisu• Autor: Tomasz Ciasnocha |
|
Moje pytanie dotyczy użycia tzw. faksymile zamiast złożenia własnoręcznego podpisu. Czy pisma adresowane do członków spółdzielni mieszkaniowej mogą być podpisane przez prezesa poprzez faksymile, czy konieczne jest złożenie własnoręcznego podpisu? W szczególności chodzi o informację o rozliczeniu wydatków z funduszu remontowego, informację o terminie walnego zgromadzenia i porządku obrad tego zgromadzenia. |
|
Czy faksymile może zastąpić własnoręczny podpis?Na początku muszę wskazać, iż użycie faksymile nie jest uregulowane w drodze ustaw. Faksymile jest mechanicznym odbiciem podpisu i może ważnie zastępować podpis jedynie, gdy ustawa na to pozwala.
Pewne informacje na temat faksymile znajdujemy w orzecznictwie dotyczącym wymogów dla ważności podpisu. W uzasadnieniu do uchwały 7 sędziów Sądu Najwyższego z dnia 30 grudnia 1993 r. (III CZP 146/93), dotyczącej podpisu na wekslu, czytamy:
„Zachodzą zatem podstawy, by przyjąć, że podpis musi stanowić wytwór pisania; mówiąc inaczej – podpisem jest wyłącznie znak napisany. Takie rozumienie interpretowanego pojęcia odpowiada wynikowi analizy semantycznej słowa »podpis«, w którym akcent trzeba położyć na określonej w nim czynności – pisać. Nie jest więc podpisem tuszowy odcisk palca, z którym ustawa – przy zachowaniu pozostałych wymagań określonych w art. 79 k.c. – wiąże jedynie skutki prawne przewidziane dla podpisu. Wobec warunku własnoręczności, o którym mowa w art. 78 k.c., nie jest również podpisem, a jedynie jego kopią, faksymile, który może być odciśnięty na dokumencie przez inną osobę. Ustawodawca sankcjonuje wprawdzie niekiedy mechaniczne odtworzenie podpisu, co uczynił np. w art. 921(10) § 2 k.c. w odniesieniu do podpisu dłużnika na dokumencie stanowiącym papier wartościowy na okaziciela, »…chyba że przepisy szczególne stanowią inaczej«, czy w art. 339 § 2 k.h. w odniesieniu do podpisu zarządu na akcji. Wymienione przepisy świadczą jednak o tym, że mechaniczne odtworzenie podpisu może być jedynie uznane za równoważne z podpisem. Immanentną cechą podpisu bowiem jest własnoręczność. Cecha ta umożliwia funkcję identyfikacyjną, gdyż tylko własnoręczny podpis, który zawiera w sobie osobiste cechy charakteru pisma podpisującego (ukształtowanie liter, ich łączenie itp.), pozwala na stwierdzenie – za pomocą graficznej ekspertyzy pisma – że jest on autentyczny.
W obowiązującym ustawodawstwie nie ma wyraźnego wskazania, jaka ma być treść podpisu i w jaki sposób powinien on być wykonany. Odpowiedzi na to pytanie trzeba zatem poszukiwać, mając na uwadze całokształt materiału normatywnego oraz dyrektywy wynikające z języka, a także z funkcji, jaką pełni przepis mówiący o podpisie”. Kiedy własnoręczny podpis jest wymagalny?Z ww. uzasadnienia wynika niezbicie, iż własnoręcznego podpisu wymaga oświadczenie woli, gdyż tylko własnoręczny podpis pozwala zidentyfikować składającego oświadczenie woli – czyli oświadczenie tworzące nowy stosunek prawny (np. zobowiązanie dla dłużnika). Przykład ważnego użycia faksymile w przypadku oświadczenia woli daje art. 92110 § 2 Kodeksu cywilnego pozwalający dokonywać podpisu faksymile na papierach wartościowych – stanowiących oświadczenie woli dłużnika (wystawcy papieru wartościowego), którego treścią jest zobowiązanie do określonego zachowania. „Art. 92110. § 1. Jeżeli do puszczenia w obieg dokumentu na okaziciela jest wymagane zezwolenie właściwego organu państwowego, dokument wystawiony bez takiego zezwolenia jest nieważny.
§ 2. Podpis dłużnika może być odbity sposobem mechanicznym, chyba że przepisy szczególne stanowią inaczej”.
Należy się zastanowić, czy zawiadomienie o zwołaniu walnego zgromadzenia czy informacja o rozliczeniu wydatków z funduszu remontowego jest oświadczeniem woli, które wymaga własnoręcznego popisu składającego oświadczenie woli.
W mojej ocenie ani zawiadomienie o zwołaniu walnego zgromadzenia, ani informacja o rozliczeniu wydatków z funduszu remontowego nie są oświadczeniami woli, nie tworzą nowych stosunków prawnych, nie wymagają więc własnoręcznego podpisu osoby (organu) na tych dokumentach. W mojej ocenie w tej sytuacji użycie faksymile jest dozwolone. PrzykładyPrezes spółdzielni mieszkaniowej wysyła do wszystkich mieszkańców informację o planowanym terminie walnego zgromadzenia i porządku obrad. Ponieważ jest to informacja organizacyjna, a nie oświadczenie woli, dokument został przygotowany komputerowo i podpisany faksymile prezesa. Członkowie spółdzielni otrzymali pisma drogą pocztową i elektroniczną.
Księgowa spółdzielni sporządza dla każdego właściciela lokalu roczne rozliczenie wpłat na fundusz remontowy. Rozliczenia są wydrukowane seryjnie z systemu finansowego, a na dole dokumentu widnieje odbity mechanicznie podpis prezesa zarządu w formie faksymile. Taki sposób podpisania został przyjęty jako praktyka w spółdzielni, bo dokument nie stanowi oświadczenia woli ani nie wywołuje skutków prawnych dla właściciela.
Spółdzielnia podpisuje umowę o wykonanie prac remontowych z zewnętrzną firmą budowlaną. W tym przypadku prezes składa na umowie własnoręczny podpis, ponieważ jest to oświadczenie woli spółdzielni, rodzące zobowiązania finansowe i prawne, a więc wymagana jest własnoręczność podpisu dla jego ważności. PodsumowanieUżycie faksymile, czyli mechanicznego odwzorowania podpisu, nie jest wprost uregulowane w przepisach prawa i co do zasady nie zastępuje ono własnoręcznego podpisu w przypadkach, gdy wymagane jest złożenie oświadczenia woli. Dokumenty takie jak zawiadomienia o walnym zgromadzeniu czy rozliczenia funduszu remontowego nie stanowią jednak oświadczeń woli, lecz mają charakter informacyjny. W takich sytuacjach dopuszczalne jest zastosowanie faksymile prezesa spółdzielni. Natomiast w przypadku dokumentów wywołujących skutki prawne, jak np. umowy, konieczne pozostaje złożenie podpisu własnoręcznego. Oferta porad prawnychOferujemy profesjonalne porady prawne online, dostępne wygodnie z każdego miejsca. Udzielamy wsparcia w sprawach cywilnych, rodzinnych, spadkowych, gospodarczych i wielu innych. Gwarantujemy szybką analizę problemu, jasne odpowiedzi oraz praktyczne rozwiązania dopasowane do indywidualnej sytuacji klienta. Nasze doświadczenie i rzetelność zapewniają bezpieczeństwo prawne na każdym etapie sprawy. Źródła:1. Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny - Dz.U. 1964 nr 16 poz. 93
Nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania? Opisz nam swoją sprawę, wypełniając formularz poniżej ▼▼▼. Zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje.
Zapytaj prawnika - porady prawne online 
O autorze: Tomasz Ciasnocha Magister prawa, absolwent Uniwersytetu Rzeszowskiego. Aplikację sadową również ukończył w Rzeszowie. Specjalizuje się w prawie administracyjnym oraz cywilnym, na co dzień zajmuje się gospodarką nieruchomościami. Dzięki stałej współpracy z bankiem spółdzielczym doskonale orientuje się w prawie bankowym. Za sprawą pobytu na uniwersytecie katolickim w Angers we Francji oraz stażu w firmie ubezpieczeniowej AXA, również w Angers, poznał dość dobrze prawo francuskie. Językiem francuskim posługuje się w stopniu biegłym. Prywatnie interesuje się ochroną prawną człowieka, w szczególności wynikającą z Europejskiej Konwencji Praw Człowieka. |
|
