Co z zaległym urlopem po zmianie pracy?

Co dzieje się z urlopem po rozwiązaniu umowy o pracę?

Jeżeli doszło do rozwiązania stosunku pracy, niewykorzystany urlop wypoczynkowy z poprzedniej pracy co do zasady nie „przechodzi” do nowego pracodawcy. Zamiast urlopu w naturze powstaje roszczenie o ekwiwalent pieniężny.

Wynika to wprost z art. 171 § 1 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy, zgodnie z którym w razie niewykorzystania przysługującego urlopu w całości lub w części z powodu rozwiązania albo wygaśnięcia stosunku pracy pracownikowi przysługuje ekwiwalent pieniężny.

Oznacza to, że przy zwykłej zmianie pracodawcy – także za porozumieniem stron – poprzedni pracodawca powinien rozliczyć urlop przy zakończeniu zatrudnienia. Nowy pracodawca udziela już tylko urlopu przysługującego z nowego stosunku pracy, liczonego według zasad dotyczących danego roku i stażu urlopowego.

W praktyce warto też odróżnić samą kwestię przejścia niewykorzystanych dni od zagadnienia, jaki jest wymiar urlopu u nowego pracodawcy, bo zależy on od ogólnego stażu urlopowego pracownika.

Prawo do urlopu i zasada udzielania go w naturze

Prawo do corocznego, nieprzerwanego i płatnego urlopu wypoczynkowego gwarantuje art. 152 § 1 Kodeksu pracy. Z kolei art. 152 § 2 Kodeksu pracy stanowi, że pracownik nie może zrzec się prawa do urlopu.

Zasadą jest udzielanie urlopu w naturze, a nie jego „spłacanie”. Potwierdza to także art. 14 Kodeksu pracy oraz art. 66 ust. 2 Konstytucji RP, który gwarantuje pracownikowi prawo do dni wolnych i corocznych płatnych urlopów.

Ekwiwalent pieniężny jest więc wyjątkiem od zasady wykorzystywania urlopu, a nie równorzędnym sposobem realizacji tego prawa. Taki wyjątek pojawia się właśnie wtedy, gdy stosunek pracy się kończy i nie ma już możliwości wykorzystania urlopu u dotychczasowego pracodawcy.

Ekwiwalent za niewykorzystany urlop – kiedy jest obowiązkowy?

Jeżeli umowa o pracę została rozwiązana albo wygasła, pracodawca ma obowiązek wypłacić ekwiwalent za niewykorzystany urlop na podstawie art. 171 § 1 Kodeksu pracy. Dotyczy to zarówno urlopu bieżącego, jak i zaległego, o ile nie został wykorzystany do dnia ustania zatrudnienia.

Nie ma znaczenia sam tryb rozwiązania umowy – wypowiedzenie, porozumienie stron, upływ czasu, na jaki zawarto umowę, czy rozwiązanie bez wypowiedzenia. Kluczowe jest to, że stosunek pracy się kończy.

Ekwiwalent powinien zostać wypłacony najpóźniej w dniu rozwiązania stosunku pracy, bo wtedy roszczenie staje się wymagalne. Jeżeli pracodawca go nie wypłaci, pracownik może dochodzić należności wraz z odsetkami ustawowymi za opóźnienie na podstawie art. 481 § 1 ustawy z 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny w związku z art. 300 Kodeksu pracy.

Na temat sposobu obliczania świadczenia warto przeczytać także materiał: zaległy urlop ekwiwalent.

Kiedy ekwiwalent nie przysługuje?

Jedyny wyraźnie wskazany w Kodeksie pracy wyjątek wynika z art. 171 § 3 Kodeksu pracy. Zgodnie z tym przepisem ekwiwalentu nie wypłaca się, jeżeli strony postanowią o wykorzystaniu urlopu w czasie pozostawania pracownika w stosunku pracy na podstawie kolejnej umowy o pracę zawartej z tym samym pracodawcą bezpośrednio po rozwiązaniu albo wygaśnięciu poprzedniej umowy.

Muszą więc wystąpić łącznie następujące warunki:

• kolejna umowa jest zawarta z tym samym pracodawcą,
• została zawarta bezpośrednio po poprzedniej umowie,
• strony uzgodniły, że niewykorzystany urlop zostanie wykorzystany w naturze.

Jeżeli zmienia się pracodawca, ten wyjątek nie ma zastosowania. Sam fakt, że pracownik niemal od razu podejmuje zatrudnienie w innej firmie, nie pozwala „przenieść” urlopu do nowego miejsca pracy.

Czy porozumienie stron zmienia zasady rozliczenia urlopu?

Nie. Rozwiązanie umowy za porozumieniem stron nie pozbawia pracownika prawa do ekwiwalentu. Art. 171 § 1 Kodeksu pracy odnosi się ogólnie do rozwiązania stosunku pracy, bez różnicowania jego trybu.

Dlatego jeżeli umowa zakończyła się na mocy porozumienia stron, a urlop nie został wykorzystany przed ostatnim dniem zatrudnienia, pracodawca powinien wypłacić ekwiwalent. Nie może uzależniać tego od tego, że pracownik sam zgodził się na termin odejścia.

Co przy przejściu zakładu pracy na nowego pracodawcę?

Inaczej wygląda sytuacja, gdy nie dochodzi do definitywnego zakończenia zatrudnienia, lecz do przejścia zakładu pracy lub jego części na innego pracodawcę. Zgodnie z art. 23¹ § 1 Kodeksu pracy nowy pracodawca staje się z mocy prawa stroną w dotychczasowych stosunkach pracy.

W takim przypadku co do zasady zachowana jest ciągłość zatrudnienia, a prawa i obowiązki pracodawcy przechodzą na nowy podmiot. To oznacza, że niewykorzystany urlop nie jest wtedy rozliczany ekwiwalentem tylko dlatego, że zmienił się podmiot zatrudniający. Pracownik pozostaje nadal w tym samym stosunku pracy, tyle że z nowym pracodawcą.

Ocena, czy rzeczywiście doszło do przejścia zakładu pracy, zależy od konkretnego stanu faktycznego. Samo podpisanie nowej umowy po rozwiązaniu poprzedniej nie oznacza jeszcze automatycznie zastosowania art. 23¹ Kodeksu pracy.

Przy analizie takiej sytuacji pomocne bywa też ustalenie, jak wcześniej planowano urlopy i czy funkcjonował plan urlopowy, choć sam plan nie przesądza o przejściu obowiązków między pracodawcami.

Jak odróżnić zwykłą zmianę pracodawcy od przejścia zakładu?

Najważniejsza różnica jest taka:

Jeżeli więc podpisano porozumienie rozwiązujące umowę, wydano świadectwo pracy i dopiero potem zawarto nową umowę z inną firmą, najczęściej mamy do czynienia ze zwykłą zmianą pracodawcy, a nie z przejściem zakładu.

Zobacz również:

• termin urlopu

Czy zaległy urlop trzeba wykorzystać przed rozwiązaniem umowy?

Pracodawca może udzielić pracownikowi urlopu w okresie wypowiedzenia. Wynika to z art. 167¹ Kodeksu pracy. W takim przypadku pracownik ma obowiązek ten urlop wykorzystać.

Jeżeli jednak do rozwiązania dochodzi bez okresu wypowiedzenia albo czasu na wykorzystanie urlopu jest za mało, pozostała część powinna zostać rozliczona ekwiwalentem. Nie można zmusić pracownika, by po ustaniu zatrudnienia „odebrał” urlop już u nowego pracodawcy.

W jakim terminie trzeba wykorzystać urlop zaległy?

Zgodnie z art. 168 Kodeksu pracy urlopu niewykorzystanego w ustalonym terminie należy pracownikowi udzielić najpóźniej do dnia 30 września następnego roku kalendarzowego. Przepis ten dotyczy jednak trwającego stosunku pracy.

Jeżeli stosunek pracy kończy się wcześniej, zastosowanie ma art. 171 § 1 Kodeksu pracy, czyli ekwiwalent. W praktyce problem, czy pracodawca prawidłowo wyznaczał termin urlopu, może mieć znaczenie uboczne, ale nie zmienia obowiązku rozliczenia urlopu przy rozwiązaniu umowy.

Co zrobić, gdy pracodawca nie wypłacił ekwiwalentu?

Jeżeli poprzedni pracodawca nie wypłacił ekwiwalentu, warto:

1. sprawdzić świadectwo pracy i liczbę niewykorzystanych dni urlopu,
2. wysłać do pracodawcy pisemne wezwanie do zapłaty,
3. w razie braku reakcji złożyć skargę do Państwowej Inspekcji Pracy albo pozew do sądu pracy.

Roszczenie o ekwiwalent przedawnia się po 3 latach na podstawie art. 291 § 1 Kodeksu pracy. Termin liczy się od dnia, w którym ekwiwalent stał się wymagalny, czyli co do zasady od dnia ustania stosunku pracy.

Przykłady

Poniższe sytuacje pokazują, jak w praktyce rozlicza się niewykorzystany urlop przy zmianie zatrudnienia.

FAQ

Czy nowy pracodawca musi udzielić urlopu z poprzedniej pracy?

Nie, co do zasady nie. Przy zwykłej zmianie pracy poprzedni pracodawca rozlicza urlop ekwiwalentem na podstawie art. 171 § 1 Kodeksu pracy.

Czy przy porozumieniu stron też należy się ekwiwalent?

Tak. Tryb rozwiązania umowy nie zmienia zasady z art. 171 § 1 Kodeksu pracy, jeżeli urlop nie został wykorzystany do dnia ustania zatrudnienia.

Czy ekwiwalent można zastąpić ustnym ustaleniem, że urlop przejdzie do nowej firmy?

Nie, jeśli nowa firma jest innym pracodawcą. Taka konstrukcja nie wynika z przepisów Kodeksu pracy i nie zwalnia poprzedniego pracodawcy z obowiązku wypłaty ekwiwalentu.

Kiedy urlop może przejść bez ekwiwalentu?

Gdy bezpośrednio po poprzedniej umowie zawarto kolejną umowę z tym samym pracodawcą i strony uzgodniły wykorzystanie urlopu, albo gdy doszło do przejścia zakładu pracy w trybie art. 23¹ Kodeksu pracy.

Jak długo można dochodzić ekwiwalentu?

Co do zasady 3 lata od dnia wymagalności roszczenia, zgodnie z art. 291 § 1 Kodeksu pracy.

Źródła

• art. 14, art. 23¹ § 1, art. 152 § 1 i 2, art. 167¹, art. 168, art. 171 § 1 i § 3, art. 291 § 1 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy
• art. 66 ust. 2 Konstytucji Rzeczypospolitej Polskiej z 2 kwietnia 1997 r.
• art. 481 § 1 ustawy z 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny w zw. z art. 300 Kodeksu pracy
• uchwała Sądu Najwyższego z 20 sierpnia 1997 r., III ZP 26/97
• wyrok Sądu Najwyższego z 19 lutego 1980 r., I PRN 9/80
• wyrok Sądu Najwyższego z 18 kwietnia 2018 r., II PK 53/17