Zaległy urlop pracownika administracji w szkole – czy pracodawca może narzucić termin?

Kiedy zaległy urlop trzeba wykorzystać

Zasadę terminu wykorzystania zaległego urlopu określa art. 168 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy. Przepis stanowi, że urlopu niewykorzystanego w terminie ustalonym zgodnie z art. 163 tej ustawy należy pracownikowi udzielić najpóźniej do dnia 30 września następnego roku kalendarzowego.

To oznacza, że urlop za poprzedni rok nie musi być wykorzystany do końca maja. Graniczną datą wynikającą z przepisu jest 30 września następnego roku. Pracodawca może jednak wyznaczyć wcześniejszy termin, byle mieścił się on w granicach prawa i był związany z organizacją pracy.

W praktyce warto też pamiętać, że zgodnie z art. 161 Kodeksu pracy pracodawca ma obowiązek udzielić pracownikowi urlopu w roku kalendarzowym, w którym pracownik uzyskał do niego prawo. Skoro urlop nie został wykorzystany w podstawowym terminie, przechodzi on na kolejny rok jako urlop zaległy.

Zobacz również: zaległy urlop

Czy pracodawca może sam wyznaczyć termin zaległego urlopu

Tak. Co do zasady urlopy są udzielane zgodnie z planem urlopów albo po porozumieniu z pracownikiem, o czym mówi art. 163 § 1 i § 1¹ Kodeksu pracy. Jednak przy urlopie zaległym utrwalona praktyka prawa pracy i orzecznictwo przyjmują, że pracodawca może jednostronnie nakazać jego wykorzystanie, jeżeli urlop nie został uzgodniony i trzeba zrealizować obowiązek z art. 168 Kodeksu pracy.

Takie stanowisko potwierdził m.in. Sąd Najwyższy w wyroku z 24 stycznia 2006 r., sygn. akt I PK 124/05, wskazując, że pracodawca może wysłać pracownika na zaległy urlop bez jego zgody. Dla pracownika oznacza to, że samo niezadowolenie z wybranego terminu zwykle nie daje podstaw do odmowy pójścia na urlop.

Pracodawca powinien jednak działać racjonalnie, z uwzględnieniem potrzeb zakładu pracy i w miarę możliwości stanowiska pracownika. Jeżeli więc istnieje możliwość uzgodnienia dogodniejszego terminu, warto najpierw przedstawić własną propozycję na piśmie.

Czy w szkole urlop administracji musi przypadać tylko poza zajęciami dydaktycznymi

Nie. Jeżeli pracownik administracji jest zatrudniony na podstawie Kodeksu pracy, a nie ustawy z dnia 26 stycznia 1982 r. – Karta Nauczyciela, to stosuje się do niego zwykłe zasady urlopu wypoczynkowego z Kodeksu pracy, a nie szczególne zasady urlopowe właściwe dla nauczycieli.

Oznacza to, że o dopuszczalności terminu nie decyduje sam fakt ferii, przerwy świątecznej czy braku lekcji. Decydujące jest to, czy w danym czasie szkoła funkcjonuje i czy zgodnie z rozkładem czasu pracy są to dla pracownika dni pracy. Jeżeli tak, urlop może przypadać także w okresie wolnym od zajęć dydaktycznych.

Inaczej byłoby tylko wtedy, gdy pracodawca próbował zaliczyć urlop na dni, które dla tego pracownika są dniami wolnymi od pracy, np. soboty lub inne dni wolne wynikające z harmonogramu. Urlopu udziela się bowiem wyłącznie w dni, które są dla pracownika dniami pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy – tak stanowi art. 154² § 1 Kodeksu pracy.

Zobacz również: termin urlopu oraz terminy urlopów

Czy przyczyna niewykorzystania urlopu ma znaczenie

W opisanej sytuacji przyczyną niewykorzystania urlopu było zastępowanie chorego pracownika. Taka okoliczność może mieć znaczenie organizacyjne i praktyczne, ale nie znosi obowiązku udzielenia zaległego urlopu do 30 września następnego roku. Kodeks pracy nie uzależnia stosowania art. 168 od tego, dlaczego urlop nie został wcześniej wykorzystany.

Znaczenie może mieć natomiast to, czy występowały przeszkody prawne w udzieleniu urlopu, np. choroba pracownika. Zgodnie z art. 165 Kodeksu pracy, jeżeli pracownik nie może rozpocząć urlopu z przyczyn usprawiedliwiających nieobecność wskazanych w przepisie, pracodawca ma obowiązek przesunąć urlop. Natomiast zgodnie z art. 166 Kodeksu pracy część urlopu niewykorzystaną z powodu m.in. czasowej niezdolności do pracy wskutek choroby udziela się w terminie późniejszym.

Jeżeli więc zaległość powstała dlatego, że pracownik zrezygnował z urlopu z uwagi na potrzeby pracodawcy, nie daje to prawa do dowolnego odwlekania urlopu. Może jednak być dobrym argumentem przy negocjowaniu dogodniejszego terminu.

Czy pracownik może odmówić wykorzystania zaległego urlopu

Co do zasady nie powinien. Jeżeli pracodawca prawidłowo wyznaczył termin zaległego urlopu, a termin ten obejmuje dni pracy pracownika, odmowa może zostać potraktowana jako niewykonanie polecenia służbowego dotyczącego organizacji pracy. Ocena skutków zawsze zależy jednak od konkretnego stanu faktycznego.

Jednocześnie pracownik może zgłosić zastrzeżenia, gdy termin został ustalony wadliwie, np. obejmuje dni niebędące dniami pracy albo pracodawca błędnie rozlicza liczbę godzin urlopu. Przy udzielaniu urlopu trzeba bowiem stosować zasadę godzinową z art. 154² § 1 i § 2 Kodeksu pracy, zgodnie z którą 1 dzień urlopu odpowiada 8 godzinom pracy, a urlopu udziela się w wymiarze godzinowym odpowiadającym dobowemu wymiarowi czasu pracy pracownika w danym dniu.

Ekwiwalent za zaległy urlop – kiedy jest możliwy

W czasie trwania stosunku pracy zaległego urlopu co do zasady nie można zamienić na wypłatę pieniędzy. Wynika to z art. 171 § 1 Kodeksu pracy, zgodnie z którym ekwiwalent pieniężny za niewykorzystany urlop przysługuje tylko w razie niewykorzystania urlopu z powodu rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy.

Jeżeli więc pracownik nadal pracuje, zasadą jest udzielenie urlopu w naturze. Wyjątkiem nie jest tu ani brak wygody, ani trudności organizacyjne po stronie pracownika lub pracodawcy.

Podsumowanie odpowiedzi na opisane pytanie

Jeżeli jest Pani pracownikiem administracji w państwowej szkole zatrudnionym na podstawie Kodeksu pracy, pracodawca może zobowiązać Panią do wykorzystania zaległego urlopu i sam wyznaczyć jego termin, jeśli nie dojdzie do porozumienia. Podstawą są art. 163 i art. 168 Kodeksu pracy oraz utrwalone orzecznictwo Sądu Najwyższego.

Nie ma natomiast podstawy prawnej do twierdzenia, że zaległy urlop z poprzedniego roku musi być wykorzystany akurat do końca maja. Ustawowy termin graniczny to 30 września następnego roku. Jednocześnie urlop może przypadać w okresach bez zajęć dydaktycznych, jeżeli dla pracownika administracji są to normalne dni pracy, a szkoła działa.

Przykłady

Poniższe sytuacje pokazują, jak te zasady działają w praktyce u pracowników niebędących nauczycielami.

FAQ

Czy pracodawca może wysłać mnie na zaległy urlop bez mojej zgody?

Tak, jeżeli chodzi o urlop zaległy i termin nie został uzgodniony. Podstawą jest art. 168 Kodeksu pracy w powiązaniu z praktyką orzeczniczą, w tym wyrokiem Sądu Najwyższego z 24 stycznia 2006 r., I PK 124/05.

Do kiedy trzeba wykorzystać zaległy urlop?

Najpóźniej do 30 września następnego roku kalendarzowego, zgodnie z art. 168 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy.

Czy w szkole administracja ma takie same zasady urlopu jak nauczyciele?

Nie. Pracownik administracji zatrudniony na podstawie Kodeksu pracy podlega przepisom Kodeksu pracy, a nie zasadom urlopowym z Karty Nauczyciela.

Czy zaległy urlop można wykorzystać tylko wtedy, gdy uczniowie nie mają lekcji?

Nie. Istotne jest to, czy są to dni pracy pracownika. Brak zajęć dydaktycznych nie oznacza automatycznie dnia wolnego dla administracji.

Czy można dostać pieniądze zamiast wykorzystać zaległy urlop?

Zasadniczo nie w trakcie zatrudnienia. Zgodnie z art. 171 § 1 Kodeksu pracy ekwiwalent przysługuje co do zasady dopiero przy rozwiązaniu lub wygaśnięciu stosunku pracy.

Źródła:

1. Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy – Dz.U. 1974 nr 24 poz. 141.

2. Art. 168 Kodeksu pracy.

3. Wyrok Sądu Najwyższego z 24 stycznia 2006 r., sygn. akt I PK 124/05.