Kto decyduje o terminie urlopu?

Kto ustala terminy urlopów?

Urlop wypoczynkowy jest prawem pracownika, ale jego termin nie jest ustalany jednostronnie przez pracownika. Zgodnie z art. 163 Kodeksu pracy urlopy powinny być udzielane zgodnie z planem urlopów. Plan urlopów ustala pracodawca, biorąc pod uwagę wnioski pracowników oraz konieczność zapewnienia normalnego toku pracy.

Oznacza to, że pracownik może wskazać preferowany termin, ale pracodawca nie musi automatycznie go zaakceptować. Ma obowiązek rozważyć wniosek pracownika, jednak może uwzględnić także potrzeby zakładu pracy, obsadę stanowisk, sezonowość działalności, zastępstwa i kumulację wniosków urlopowych.

Planem urlopów nie obejmuje się 4 dni urlopu udzielanego na żądanie pracownika. W praktyce plan urlopów ma uporządkować korzystanie z urlopów w zakładzie pracy i ograniczyć spory o terminy. Więcej o zasadach planowania można przeczytać w artykule o tym, czy pracownik musi wskazać plan urlopów na cały rok.

Co jeśli u pracodawcy nie ma planu urlopów?

Pracodawca nie ustala planu urlopów, jeżeli zakładowa organizacja związkowa wyraziła na to zgodę. Plan urlopów nie jest również ustalany u pracodawcy, u którego nie działa zakładowa organizacja związkowa. W takim przypadku termin urlopu ustala się po porozumieniu z pracownikiem.

Porozumienie nie oznacza jednak, że pracownik może sam wybrać termin i rozpocząć urlop bez zgody pracodawcy. Także wtedy stosuje się zasadę, że pracodawca bierze pod uwagę wniosek pracownika oraz potrzebę zapewnienia normalnego toku pracy. Jeżeli wielu pracowników chce urlopu w tym samym okresie, pracodawca może odmówić części wniosków albo zaproponować inne terminy.

W opisanej sytuacji istotne jest więc to, czy pracodawca już zaakceptował wniosek urlopowy. Jeżeli pracownik tylko złożył wniosek kilka miesięcy wcześniej, ale nie otrzymał zgody, samo kupienie wycieczki nie tworzy po stronie pracodawcy obowiązku udzielenia urlopu w tym terminie. Ryzyko finansowe zakupu wakacji przed zatwierdzeniem urlopu co do zasady ponosi pracownik.

Czy pracodawca może odmówić urlopu w terminie wnioskowanym przez pracownika?

Tak, pracodawca może odmówić urlopu w terminie wskazanym przez pracownika, jeżeli przemawiają za tym potrzeby organizacyjne zakładu pracy. Nie powinien jednak robić tego arbitralnie, bez rzeczywistego uzasadnienia i bez uwzględnienia wniosków pracowników. Inaczej ocenia się zwykłą odmowę konkretnego terminu, a inaczej uporczywe uniemożliwianie pracownikowi wykorzystania urlopu w ogóle.

Pracownik nie powinien rozpoczynać urlopu tylko dlatego, że złożył wniosek. W orzecznictwie Sądu Najwyższego przyjmuje się, że złożenie wniosku o urlop nie usprawiedliwia nieobecności w pracy, jeżeli urlop nie został ujęty w planie urlopów albo wyraźnie zaakceptowany przez pracodawcę. Dotyczy to zwłaszcza urlopu nieprzewidzianego w planie urlopów.

Jeżeli pracownik mimo braku zgody nie stawi się do pracy, naraża się na konsekwencje porządkowe, a w poważniejszych przypadkach nawet na zarzut ciężkiego naruszenia podstawowych obowiązków pracowniczych. Każdorazowo znaczenie mają okoliczności sprawy, w tym sposób komunikacji z pracodawcą, wcześniejsza praktyka w firmie i to, czy pracownik mógł zasadnie uważać, że urlop został zaakceptowany.

Przesunięcie terminu urlopu po jego zatwierdzeniu

Inaczej wygląda sytuacja, gdy termin urlopu został już ustalony w planie urlopów albo pracodawca wyraźnie zaakceptował wniosek pracownika. Wtedy pracownik ma silniejszą podstawę, aby oczekiwać udzielenia urlopu w uzgodnionym czasie.

Zgodnie z art. 164 Kodeksu pracy przesunięcie terminu urlopu może nastąpić na wniosek pracownika umotywowany ważnymi przyczynami. Przesunięcie terminu urlopu jest także dopuszczalne z powodu szczególnych potrzeb pracodawcy, jeżeli nieobecność pracownika spowodowałaby poważne zakłócenia toku pracy.

Nie wystarczy więc ogólne stwierdzenie, że pracodawcy jest niewygodnie udzielić urlopu. Przy już zatwierdzonym urlopie pracodawca powinien wykazać szczególne potrzeby oraz realne ryzyko poważnych zakłóceń pracy. W praktyce mogą to być na przykład nagła awaria, nieprzewidziana absencja kilku osób na kluczowych stanowiskach albo pilne zdarzenie organizacyjne, którego nie można było wcześniej przewidzieć.

Odwołanie pracownika z urlopu

Jeżeli pracownik rozpoczął już urlop, pracodawca może odwołać go z urlopu tylko wtedy, gdy obecności pracownika w zakładzie wymagają okoliczności nieprzewidziane w chwili rozpoczynania urlopu. Wynika to z art. 167 Kodeksu pracy.

Odwołanie z urlopu nie może być zwykłą zmianą planów pracodawcy. Powinno wynikać z realnej, nagłej potrzeby. Pracodawca ma obowiązek pokryć koszty poniesione przez pracownika w bezpośrednim związku z odwołaniem go z urlopu, na przykład koszty wcześniejszego powrotu, utraconej części pobytu albo koniecznej zmiany rezerwacji, jeżeli pozostają w bezpośrednim związku z odwołaniem.

Urlop na żądanie a brak zgody na urlop wypoczynkowy

Pracownik ma prawo do maksymalnie 4 dni urlopu na żądanie w każdym roku kalendarzowym. Zgodnie z art. 167² Kodeksu pracy pracodawca jest obowiązany udzielić tego urlopu w terminie wskazanym przez pracownika, a pracownik zgłasza żądanie najpóźniej w dniu rozpoczęcia urlopu.

W praktyce najbezpieczniej zgłosić żądanie przed godziną, o której pracownik powinien rozpocząć pracę. Urlop na żądanie nie jest dodatkowym urlopem poza rocznym wymiarem urlopu wypoczynkowego, lecz częścią tego wymiaru. Szczegółowe zasady omawia artykuł o tym, jak działa urlop na żądanie.

Nie należy jednak traktować urlopu na żądanie jako sposobu na obejście odmowy dłuższego urlopu wypoczynkowego. Po pierwsze, obejmuje on tylko 4 dni w roku. Po drugie, w wyjątkowych sytuacjach nadużycie tego uprawnienia albo oczywiste zagrożenie dla pracy zakładu może prowadzić do sporu z pracodawcą. Ocena zawsze zależy od konkretnego stanu faktycznego.

Co zrobić przed zakupem wakacji?

Najbezpieczniej kupować wyjazd dopiero po uzyskaniu wyraźnej zgody na urlop. Dla celów dowodowych dobrze, aby zgoda była widoczna w systemie kadrowym, e-mailu, harmonogramie albo innym utrwalonym dokumencie. Ustne zapewnienie przełożonego może być pomocne, ale w razie sporu trudniejsze do wykazania.

Jeżeli pracodawca zwleka z odpowiedzią, warto ponowić wniosek i poprosić o jednoznaczne stanowisko. Jeżeli odmowa następuje bardzo późno, po wcześniejszych zapewnieniach albo w sposób sprzeczny z praktyką w firmie, można rozważyć pisemne wezwanie do wyjaśnienia przyczyn odmowy, rozmowę z działem HR, organizacją związkową albo skargę do Państwowej Inspekcji Pracy. Należy jednak pamiętać, że PIP zwykle ocenia przestrzeganie przepisów o urlopach, a nie zastępuje pracodawcy w bieżącym ustalaniu każdego konkretnego terminu.

Pracodawca ma obowiązek udzielić pracownikowi urlopu wypoczynkowego. Co do zasady urlop powinien być udzielony w roku, w którym pracownik nabył do niego prawo, a urlop zaległy powinien zostać udzielony najpóźniej do 30 września następnego roku kalendarzowego. Nie oznacza to jednak roszczenia o każdy wybrany przez pracownika termin.

FAQ

Podsumowanie

O terminie urlopu decyduje mechanizm przewidziany w Kodeksie pracy: plan urlopów albo porozumienie pracodawcy z pracownikiem. Pracodawca powinien uwzględniać wnioski urlopowe, ale może odmówić konkretnego terminu, jeżeli wymaga tego normalny tok pracy. Pracownik nie powinien rozpoczynać urlopu bez akceptacji wniosku. Jeżeli urlop został już zatwierdzony, jego przesunięcie albo odwołanie wymaga szczególnych podstaw, a w niektórych sytuacjach może rodzić po stronie pracodawcy obowiązek zwrotu kosztów.

Źródła

• Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy, w szczególności art. 152, art. 161-167² oraz art. 282 § 1 pkt 2, tekst jednolity: Dz. U. 2025 poz. 277.
• Wyrok Sądu Najwyższego z 13 maja 1998 r., I PKN 99/98 - złożenie wniosku urlopowego nie usprawiedliwia nieobecności pracownika bez akceptacji pracodawcy.
• Wyrok Sądu Najwyższego z 15 listopada 2006 r., I PK 128/06 - rozpoczęcie urlopu bez zgody pracodawcy może naruszać podstawowe obowiązki pracownicze.