Zaległy urlop i ekwiwalent za urlop – zasady

Ekwiwalent za niewykorzystany urlop po rozwiązaniu umowy

Podstawowa zasada wynika z art. 171 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy: jeżeli pracownik nie wykorzystał przysługującego mu urlopu w całości lub w części z powodu rozwiązania albo wygaśnięcia stosunku pracy, pracodawca musi wypłacić ekwiwalent pieniężny.

ekwiwalent za niewykorzystany urlop staje się należny zasadniczo dopiero wtedy, gdy stosunek pracy ustaje, a urlopu nie można już wykorzystać w naturze. Ekwiwalent nie jest więc swobodną decyzją pracodawcy. Staje się należny wtedy, gdy w dniu ustania zatrudnienia nadal istnieje niewykorzystany urlop wypoczynkowy, którego nie da się już udzielić w naturze. Dotyczy to zarówno urlopu bieżącego, jak i zaległego, o ile roszczenie o ten urlop nie jest skutecznie przedawnione.

Wyjątek przewiduje art. 171 § 3 Kodeksu pracy. Pracodawca nie musi wypłacać ekwiwalentu, jeżeli strony postanowią o wykorzystaniu urlopu w czasie pozostawania pracownika w zatrudnieniu na podstawie kolejnej umowy o pracę zawartej z tym samym pracodawcą bezpośrednio po rozwiązaniu albo wygaśnięciu poprzedniej umowy.

Czy pracodawca może zmusić do wykorzystania urlopu w okresie wypowiedzenia?

Tak. Zgodnie z art. 167¹ Kodeksu pracy w okresie wypowiedzenia umowy o pracę pracownik jest obowiązany wykorzystać przysługujący mu urlop, jeżeli pracodawca w tym okresie mu go udzieli. Oznacza to, że zgoda pracownika nie jest wtedy konieczna.

Pracodawca może w okresie wypowiedzenia udzielić zarówno urlopu zaległego, jak i urlopu bieżącego. W przypadku urlopu bieżącego trzeba jednak pamiętać o art. 155¹ § 1 pkt 1 Kodeksu pracy, zgodnie z którym przy ustaniu stosunku pracy w trakcie roku kalendarzowego urlop u dotychczasowego pracodawcy ustala się proporcjonalnie do okresu przepracowanego u tego pracodawcy w danym roku, chyba że przed ustaniem zatrudnienia pracownik wykorzystał urlop w wyższym wymiarze.

Jeżeli okres wypowiedzenia jest zbyt krótki, aby wykorzystać cały urlop, albo urlop zostanie przerwany chorobą, za niewykorzystaną część pracodawca powinien wypłacić ekwiwalent na podstawie art. 171 § 1 Kodeksu pracy.

Kumulacja urlopów wypoczynkowych z kilku lat

Jeżeli pracownik ma 80 dni urlopu, zwykle oznacza to kumulację urlopów z kilku lat. Samo nagromadzenie zaległości nie powoduje automatycznie utraty prawa do urlopu, ale trzeba sprawdzić, czy część roszczeń nie uległa przedawnieniu.

Zgodnie z art. 161 Kodeksu pracy pracodawca ma obowiązek udzielić pracownikowi urlopu w tym roku kalendarzowym, w którym pracownik uzyskał do niego prawo. Jeżeli urlop nie zostanie wykorzystany w terminie, art. 168 Kodeksu pracy nakazuje udzielić urlopu zaległego najpóźniej do 30 września następnego roku kalendarzowego. Termin ten nie dotyczy części urlopu udzielanej na żądanie, o której mowa w art. 167² Kodeksu pracy.

W praktyce przy dużej liczbie zaległych dni trzeba ustalić, z których lat pochodzi urlop, kiedy stał się wymagalny i czy pracodawca może skutecznie podnieść zarzut przedawnienia. Więcej o podobnym problemie omawia artykuł o tym, jak rozliczać zaległy urlop przy planowaniu urlopów.

Przedawnienie roszczeń o urlop i ekwiwalent

Zgodnie z art. 291 § 1 Kodeksu pracy roszczenia ze stosunku pracy przedawniają się z upływem 3 lat od dnia, w którym stały się wymagalne. W przypadku urlopu wypoczynkowego termin wymagalności zależy od konkretnej sytuacji, w szczególności od tego, czy chodzi o urlop bieżący, zaległy czy ekwiwalent po ustaniu stosunku pracy.

Co do urlopu zaległego bezpieczne praktycznie założenie jest takie, że termin przedawnienia należy liczyć najpóźniej od dnia, w którym pracodawca powinien udzielić urlopu zaległego, czyli od 30 września następnego roku kalendarzowego na podstawie art. 168 Kodeksu pracy. W orzecznictwie Sądu Najwyższego podkreśla się, że bieg przedawnienia roszczenia urlopowego może rozpocząć się najpóźniej z końcem terminu przewidzianego na udzielenie urlopu zaległego.

Inaczej wygląda ekwiwalent pieniężny. Roszczenie o ekwiwalent staje się wymagalne zasadniczo w dniu rozwiązania albo wygaśnięcia stosunku pracy, ponieważ dopiero wtedy urlop niewykorzystany w naturze przekształca się w roszczenie pieniężne na podstawie art. 171 § 1 Kodeksu pracy. Jeżeli jednak urlop, za który pracownik domaga się ekwiwalentu, był już wcześniej przedawniony, pracodawca może bronić się zarzutem przedawnienia.

Przedawnienie nie oznacza, że dług nigdy nie istniał. Oznacza natomiast, że po podniesieniu przez pracodawcę zarzutu przedawnienia pracownik może przegrać spór sądowy o zapłatę. Jeżeli pracodawca dobrowolnie wypłaci ekwiwalent za przedawniony urlop, co do zasady nie może żądać jego zwrotu tylko dlatego, że świadczenie było przedawnione.

Nieudzielenie urlopu jako naruszenie praw pracownika

Prawo do corocznego, nieprzerwanego i płatnego urlopu wypoczynkowego wynika z art. 152 § 1 Kodeksu pracy. Zgodnie z art. 152 § 2 Kodeksu pracy pracownik nie może zrzec się prawa do urlopu. Pracodawca ma więc aktywny obowiązek tak organizować pracę, aby urlop został wykorzystany w ustawowych terminach.

Nieudzielenie przysługującego urlopu wypoczynkowego albo bezpodstawne obniżenie jego wymiaru może stanowić wykroczenie przeciwko prawom pracownika. Art. 282 § 1 pkt 2 Kodeksu pracy przewiduje za takie działanie karę grzywny od 1000 zł do 30 000 zł. Niewypłacenie ekwiwalentu za urlop po ustaniu zatrudnienia może natomiast wchodzić w zakres art. 282 § 1 pkt 1 Kodeksu pracy, który dotyczy niewypłacenia w ustalonym terminie wynagrodzenia lub innego świadczenia przysługującego pracownikowi.

W skrajnych przypadkach długotrwałe i zawinione nieudzielanie urlopu może być oceniane jako ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracodawcy wobec pracownika. Wtedy pracownik może rozważać rozwiązanie umowy bez wypowiedzenia na podstawie art. 55 K.p., czyli art. 55 § 1¹ Kodeksu pracy. Trzeba jednak pamiętać, że zgodnie z art. 55 § 2 Kodeksu pracy stosuje się odpowiednio art. 52 § 2 Kodeksu pracy, a więc oświadczenie trzeba złożyć w terminie 1 miesiąca od uzyskania wiadomości o okoliczności uzasadniającej rozwiązanie umowy.

Ocena, czy w danej sprawie doszło do ciężkiego naruszenia, zależy od okoliczności: skali zaległości, przyczyn nieudzielania urlopu, zachowania pracownika i pracodawcy oraz tego, czy pracodawca uporczywie odmawiał realizacji prawa do wypoczynku. Podobne problemy dotyczą także innych sytuacji, w których występuje naruszenie praw pracownika.

Jak obliczyć ekwiwalent za urlop?

Zasady obliczania ekwiwalentu określa rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop. Dla ekwiwalentu szczególne znaczenie mają § 14–19 tego rozporządzenia.

Ekwiwalentu nie liczy się po prostu przez proporcjonalne pomnożenie pensji zasadniczej przez liczbę dni urlopu. Do podstawy wchodzą odpowiednie składniki wynagrodzenia, a następnie stosuje się współczynnik ekwiwalentowy i przeliczenie na godziny urlopu.

Najczęściej obliczenia przebiegają następująco: ustala się miesięczną podstawę ekwiwalentu, dzieli ją przez współczynnik ekwiwalentowy, następnie wynik dzieli przez dobową normę czasu pracy pracownika, zwykle 8 godzin, i mnoży przez liczbę godzin niewykorzystanego urlopu. Przy niepełnym etacie współczynnik obniża się proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy, co wynika z § 19 ust. 3 rozporządzenia urlopowego z 8 stycznia 1997 r.

Z podstawy ekwiwalentu wyłącza się m.in. jednorazowe lub nieperiodyczne wypłaty za określone zadanie, wynagrodzenie za czas gotowości do pracy i przestoju, nagrody jubileuszowe, odprawy emerytalne i rentowe oraz inne składniki wymienione w § 6 rozporządzenia urlopowego z 8 stycznia 1997 r., stosowanym przy ekwiwalencie na podstawie § 14 tego rozporządzenia.

Choroba w czasie urlopu albo wypowiedzenia

Jeżeli pracownik zachoruje przed rozpoczęciem urlopu, art. 165 pkt 1 Kodeksu pracy nakazuje pracodawcy przesunąć urlop na termin późniejszy, jeżeli nieobecność z powodu czasowej niezdolności do pracy uniemożliwia rozpoczęcie urlopu. Jeżeli choroba wystąpi już w czasie urlopu, art. 166 pkt 1 Kodeksu pracy nakazuje udzielić w terminie późniejszym tej części urlopu, której pracownik nie wykorzystał z powodu czasowej niezdolności do pracy wskutek choroby.

Jeżeli jednak okres wypowiedzenia skończy się przed udzieleniem pozostałej części urlopu, pracodawca powinien wypłacić ekwiwalent za niewykorzystane godziny urlopu na podstawie art. 171 § 1 Kodeksu pracy.

Samo zwolnienie lekarskie w okresie wypowiedzenia nie przedłuża umowy o pracę. Jeżeli oświadczenie o wypowiedzeniu zostało skutecznie złożone, stosunek pracy rozwiąże się z upływem okresu wypowiedzenia wynikającego z przepisów lub umowy. Po ustaniu zatrudnienia dalsza niezdolność do pracy może mieć znaczenie dla świadczeń chorobowych z ubezpieczenia społecznego, ale nie powoduje automatycznego dalszego trwania umowy o pracę.

Co zrobić, gdy pracodawca nie rozlicza urlopu?

W pierwszej kolejności warto zwrócić się do pracodawcy o pisemne zestawienie urlopu: ile dni pochodzi z poszczególnych lat, ile dni udzielono w okresie wypowiedzenia i za ile godzin ma zostać wypłacony ekwiwalent. Przydatne są świadectwa pracy, paski płacowe, informacje roczne o urlopie, wnioski urlopowe i korespondencja z pracodawcą.

Jeżeli pracodawca nie wypłaca ekwiwalentu, pracownik może wezwać go do zapłaty, złożyć skargę do Państwowej Inspekcji Pracy albo dochodzić należności przed sądem pracy. W sprawach o ekwiwalent trzeba pilnować 3-letniego terminu przedawnienia z art. 291 § 1 Kodeksu pracy.

Jeżeli brak rozliczenia urlopu łączy się z innymi problemami, takimi jak brak kontaktu z firmą, niewydanie dokumentów albo zaległości płacowe, może to wskazywać na szersze naruszenie obowiązków przez pracodawcę.

FAQ

Źródła

• Art. 152, art. 155¹, art. 161, art. 165, art. 166, art. 167¹, art. 167², art. 168, art. 171, art. 282 § 1 pkt 1–2 oraz art. 291 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy.
• Art. 55 § 1¹ i § 2 oraz art. 52 § 2 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy.
• § 6 oraz § 14–19 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop.